Doanh nghiệp không chốt sổ bảo hiểm: Người lao động làm gì?

Khi doanh nghiệp không thực hiện việc chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động, điều này gây ra nhiều khó khăn cho quá trình nhận các quyền lợi bảo hiểm. Vậy trong trường hợp doanh nghiệp không chốt sổ bảo hiểm người lao động cần làm gì để bảo vệ quyền lợi của mình? Bài viết của Công ty Luật ACC sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về các bước cần thực hiện và các quyền lợi pháp lý liên quan.

Doanh nghiệp không chốt sổ bảo hiểm: Người lao động làm gì? 

1. Chốt sổ bảo hiểm là gì?

Chốt sổ bảo hiểm là quá trình hoàn tất các thủ tục liên quan đến bảo hiểm xã hội (BHXH) khi một người lao động ngừng làm việc tại một công ty hoặc đơn vị. Khi chốt sổ, cơ quan BHXH sẽ xác nhận thời gian đã tham gia BHXH, BHYT (bảo hiểm y tế), và BHTN (bảo hiểm thất nghiệp) của người lao động, đồng thời cập nhật đầy đủ các thông tin về quá trình đóng bảo hiểm của người đó.

Việc chốt sổ bảo hiểm rất quan trọng vì đây là cơ sở để người lao động được hưởng các quyền lợi bảo hiểm sau này, bao gồm lương hưu, trợ cấp thất nghiệp hoặc các chế độ khác khi nghỉ hưu hoặc nghỉ việc.

2. Tại sao doanh nghiệp cần thực hiện chốt sổ bảo hiểm? 

Việc chốt sổ bảo hiểm xã hội (BHXH) là một thủ tục cần thiết đối với doanh nghiệp khi người lao động nghỉ việc. Phân tích sâu hơn về lý do doanh nghiệp cần thực hiện chốt sổ BHXH, có thể xem xét trên các khía cạnh bảo vệ quyền lợi, tuân thủ quy định pháp luật và tránh các rủi ro pháp lý. Dưới đây là phân tích kỹ hơn cùng căn cứ pháp lý cụ thể:

2.1. Bảo đảm quyền lợi cho người lao động

Doanh nghiệp cần chốt sổ BHXH để xác nhận quá trình đóng bảo hiểm cho người lao động. Điều này là cần thiết để người lao động có thể tiếp tục hưởng các quyền lợi từ bảo hiểm xã hội khi chuyển sang làm việc tại nơi khác hoặc khi họ đủ điều kiện hưởng các chế độ bảo hiểm sau này, bao gồm:

• Trợ cấp thất nghiệp: Được căn cứ theo Luật Việc làm 2013, người lao động sau khi nghỉ việc và đủ điều kiện sẽ được hưởng trợ cấp thất nghiệp. Tuy nhiên, điều này chỉ có thể thực hiện khi sổ BHXH đã được chốt đúng cách để xác định thời gian đóng bảo hiểm thất nghiệp.
• Chế độ hưu trí: Theo Điều 54 Luật Bảo hiểm xã hội 2014, để được hưởng lương hưu, người lao động cần có quá trình đóng BHXH đầy đủ. Chốt sổ BHXH giúp ghi nhận tổng thời gian tham gia bảo hiểm, từ đó làm cơ sở cho các quyền lợi hưu trí sau này.
• Nếu doanh nghiệp không chốt sổ BHXH cho người lao động, họ có thể gặp khó khăn trong việc tiếp tục tham gia bảo hiểm xã hội hoặc hưởng các quyền lợi này.

2.2. Tuân thủ quy định pháp luật

Việc chốt sổ bảo hiểm xã hội là trách nhiệm bắt buộc của doanh nghiệp khi người lao động nghỉ việc, được quy định rõ trong Luật Bảo hiểm xã hội và các văn bản hướng dẫn liên quan:

• Điều 47 Bộ luật Lao động 2019: Khi chấm dứt hợp đồng lao động, doanh nghiệp phải có trách nhiệm hoàn thành thủ tục xác nhận và trả lại sổ BHXH cho người lao động trong thời hạn 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động. Trong trường hợp đặc biệt, thời hạn này có thể kéo dài nhưng không quá 30 ngày. Việc trả lại sổ BHXH được quy định để đảm bảo quyền lợi của người lao động.
• Khoản 5 Điều 21 Luật Bảo hiểm xã hội 2014: Quy định rõ trách nhiệm của người sử dụng lao động trong việc “phối hợp với cơ quan bảo hiểm xã hội trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động, xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động hoặc hợp đồng làm việc.”

Nếu doanh nghiệp không thực hiện đúng quy định này, có thể bị xử phạt hành chính theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP. Cụ thể, Điều 41 Nghị định 12/2022/NĐ-CP quy định mức phạt tiền từ 1.000.000 đến 20.000.000 đồng tùy theo số lượng người lao động bị vi phạm nếu không thực hiện chốt sổ bảo hiểm và trả lại sổ cho người lao động.

2.3. Tránh tranh chấp lao động

Không thực hiện chốt sổ bảo hiểm đúng quy định có thể dẫn đến tranh chấp lao động giữa người lao động và doanh nghiệp. Người lao động có quyền yêu cầu giải quyết các vấn đề liên quan đến quyền lợi bảo hiểm xã hội, và nếu không được giải quyết đúng cách, họ có thể khởi kiện ra tòa án. Điều này không chỉ gây thiệt hại về thời gian và chi phí cho doanh nghiệp mà còn ảnh hưởng đến uy tín và quan hệ lao động.

Theo quy định của Bộ luật Lao động 2019 và Luật Bảo hiểm xã hội 2014, người lao động hoàn toàn có quyền khiếu nại hoặc khởi kiện nếu doanh nghiệp không tuân thủ các quy định về bảo hiểm xã hội. Điều này tạo ra rủi ro pháp lý cho doanh nghiệp nếu không hoàn thành trách nhiệm chốt sổ BHXH.

2.4. Xây dựng uy tín và trách nhiệm của doanh nghiệp

Việc thực hiện đúng các quy định về chốt sổ BHXH không chỉ đảm bảo quyền lợi cho người lao động mà còn phản ánh tính minh bạch và chuyên nghiệp của doanh nghiệp. Điều này tạo dựng niềm tin và lòng trung thành từ phía người lao động, góp phần thúc đẩy môi trường làm việc ổn định và bền vững.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp tuân thủ đúng các quy định pháp luật về bảo hiểm sẽ tránh được các vi phạm và các khoản phạt hành chính, giúp bảo vệ hình ảnh và uy tín của doanh nghiệp trên thị trường lao động.

Việc chốt sổ BHXH cho người lao động là một trách nhiệm pháp lý quan trọng của doanh nghiệp. Thực hiện đúng quy định không chỉ đảm bảo quyền lợi cho người lao động mà còn giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật, tránh các tranh chấp lao động không đáng có và giữ vững uy tín của mình. Các căn cứ pháp lý như Bộ luật Lao động 2019, Luật Bảo hiểm xã hội 2014, và Nghị định 12/2022/NĐ-CP đều quy định cụ thể trách nhiệm và nghĩa vụ của doanh nghiệp trong việc hoàn tất thủ tục này.

>>> Bài viết về Mức đóng bảo hiểm xã hội người lao động sẽ giúp bạn đọc hiểu rõ hơn các mức đóng bảo hiểm xã hội dành cho người lao động 

3. Doanh nghiệp không chốt sổ bảo hiểm: Người lao động làm gì?

Doanh nghiệp không chốt sổ bảo hiểm: Người lao động làm gì?

Khi doanh nghiệp không chốt sổ bảo hiểm xã hội (BHXH) cho người lao động sau khi chấm dứt hợp đồng lao động, người lao động có thể gặp khó khăn trong việc hưởng các quyền lợi bảo hiểm. Tuy nhiên, người lao động có thể thực hiện một số biện pháp để bảo vệ quyền lợi của mình theo đúng quy định pháp luật.

3.1. Liên hệ với doanh nghiệp yêu cầu chốt sổ BHXH

Trước tiên, người lao động nên liên hệ trực tiếp với doanh nghiệp để yêu cầu thực hiện việc chốt sổ BHXH. Đây là bước đầu tiên nhằm giải quyết vấn đề một cách ôn hòa và nhanh chóng. Theo Điều 47 Bộ luật Lao động 2019, doanh nghiệp có trách nhiệm chốt sổ và trả sổ BHXH cho người lao động trong thời hạn 14 ngày kể từ khi chấm dứt hợp đồng lao động. Trường hợp có lý do chính đáng, thời hạn này có thể kéo dài nhưng không quá 30 ngày.

3.2. Gửi đơn khiếu nại lên Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội

Nếu doanh nghiệp không hợp tác hoặc cố tình trì hoãn, người lao động có thể nộp đơn khiếu nại lên Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội tại địa phương nơi doanh nghiệp hoạt động. Cơ quan này sẽ có trách nhiệm tiếp nhận khiếu nại, giải quyết vấn đề và yêu cầu doanh nghiệp hoàn thành việc chốt sổ bảo hiểm.

Theo Điều 118 Bộ luật Lao động 2019, người lao động có quyền khiếu nại với người sử dụng lao động hoặc gửi đơn khiếu nại lên cơ quan quản lý lao động để yêu cầu giải quyết quyền lợi khi bị vi phạm về BHXH.

3.3. Nộp đơn yêu cầu giải quyết tranh chấp lao động

Nếu vấn đề không được giải quyết qua khiếu nại hoặc sự can thiệp của cơ quan quản lý lao động, người lao động có thể yêu cầu giải quyết tranh chấp lao động tại Hội đồng hòa giải lao động hoặc Tòa án nhân dân.

• Thủ tục hòa giải: Trước khi khởi kiện, người lao động có thể yêu cầu hòa giải tranh chấp tại Hội đồng hòa giải lao động của địa phương. Đây là bước trung gian giúp giải quyết tranh chấp mà không cần phải đưa ra tòa, đồng thời tiết kiệm thời gian và chi phí cho người lao động.
• Khởi kiện ra Tòa án: Theo Điều 201 Bộ luật Lao động 2019, nếu hòa giải không thành công hoặc không được giải quyết trong thời hạn quy định, người lao động có quyền nộp đơn khởi kiện tại Tòa án nhân dân nơi doanh nghiệp đặt trụ sở để yêu cầu chốt sổ BHXH và bồi thường thiệt hại nếu có. Khi đó, Tòa án sẽ căn cứ vào các quy định của pháp luật để xử lý.

3.4. Liên hệ với cơ quan BHXH

Ngoài ra, người lao động có thể liên hệ trực tiếp với cơ quan BHXH nơi tham gia bảo hiểm để nhờ can thiệp. Cơ quan BHXH sẽ kiểm tra và xác nhận quá trình tham gia BHXH của người lao động và yêu cầu doanh nghiệp hoàn thành thủ tục chốt sổ. Trong một số trường hợp, cơ quan BHXH có thể tự động xác nhận quá trình đóng bảo hiểm mà không cần thông qua doanh nghiệp nếu có đầy đủ dữ liệu.

3.5. Xử phạt hành chính doanh nghiệp

Nếu doanh nghiệp cố tình không chốt sổ BHXH, cơ quan nhà nước có thẩm quyền có thể tiến hành xử phạt hành chính đối với doanh nghiệp. Theo Điều 41 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, doanh nghiệp có thể bị phạt từ 1.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng tùy theo số lượng người lao động vi phạm nếu không trả sổ BHXH sau khi chấm dứt hợp đồng lao động.

3.6. Đòi bồi thường thiệt hại

Trong trường hợp doanh nghiệp gây ra thiệt hại nghiêm trọng cho người lao động do việc không chốt sổ BHXH kịp thời (chẳng hạn như người lao động không thể hưởng trợ cấp thất nghiệp hoặc gặp khó khăn trong việc chuyển đổi công việc), người lao động có quyền yêu cầu bồi thường thiệt hại. Tòa án sẽ xem xét mức độ thiệt hại thực tế và yêu cầu doanh nghiệp bồi thường nếu chứng minh được sự tổn thất.

Kết luận

Người lao động hoàn toàn có quyền yêu cầu doanh nghiệp chốt sổ BHXH khi chấm dứt hợp đồng lao động. Nếu doanh nghiệp không tuân thủ, người lao động có thể thực hiện các biện pháp từ khiếu nại, hòa giải, cho đến khởi kiện ra tòa. Các quy định pháp lý từ Bộ luật Lao động 2019, Luật Bảo hiểm xã hội 2014, và Nghị định 12/2022/NĐ-CP đều hỗ trợ người lao động bảo vệ quyền lợi của mình trong trường hợp doanh nghiệp không thực hiện đúng trách nhiệm chốt sổ bảo hiểm.

4. Doanh nghiệp bị xử phạt thế nào khi không chốt sổ bảo hiểm cho người lao động?

Khi doanh nghiệp không chốt sổ bảo hiểm xã hội (BHXH) cho người lao động sau khi chấm dứt hợp đồng lao động, họ có thể bị xử phạt hành chính theo các quy định hiện hành. Điều này nhằm bảo vệ quyền lợi của người lao động và đảm bảo sự tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật về bảo hiểm xã hội. Cụ thể, doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với các mức phạt sau:

Việc xử phạt doanh nghiệp không thực hiện đúng thủ tục chốt sổ BHXH cho người lao động được quy định tại Nghị định 12/2022/NĐ-CP ngày 17/01/2022. Nghị định này quy định mức xử phạt hành chính trong lĩnh vực lao động, bảo hiểm xã hội và đưa ra các mức phạt cụ thể cho hành vi vi phạm liên quan đến việc không chốt sổ BHXH.

4.1. Mức phạt cụ thể

Theo Điều 41 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, nếu doanh nghiệp không trả sổ BHXH hoặc không thực hiện chốt sổ BHXH cho người lao động khi họ nghỉ việc, thì sẽ bị xử phạt với mức phạt tùy theo số lượng người lao động bị vi phạm:

• Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 2.000.000 đồng: Nếu vi phạm đối với từ 01 đến 10 người lao động.
• Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng: Nếu vi phạm đối với từ 11 đến 50 người lao động.
• Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng: Nếu vi phạm đối với từ 51 đến 100 người lao động.
• Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng: Nếu vi phạm đối với từ 101 đến 300 người lao động.
• Phạt tiền từ 15.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng: Nếu vi phạm đối với từ 301 người lao động trở lên.

Mức phạt này áp dụng cho hành vi không thực hiện đúng các thủ tục trả sổ BHXH cho người lao động sau khi họ nghỉ việc. Mức phạt cụ thể phụ thuộc vào số lượng người lao động mà doanh nghiệp không chốt sổ.

4.2. Yêu cầu khắc phục hậu quả

Ngoài việc bị xử phạt hành chính, doanh nghiệp còn bị buộc phải thực hiện các biện pháp khắc phục hậu quả. Điều này bao gồm:

• Hoàn trả sổ BHXH đã được chốt cho người lao động trong thời gian ngắn nhất có thể. Doanh nghiệp phải thực hiện đầy đủ việc xác nhận thời gian tham gia BHXH và trả lại sổ cho người lao động đúng theo quy định.
• Nộp đủ các khoản tiền bảo hiểm nếu doanh nghiệp chưa đóng đủ bảo hiểm cho người lao động. Trường hợp doanh nghiệp chưa nộp đủ bảo hiểm xã hội cho người lao động trước khi chấm dứt hợp đồng, doanh nghiệp phải nộp đầy đủ số tiền thiếu, bao gồm cả tiền lãi chậm nộp theo quy định tại Điều 122 Luật Bảo hiểm xã hội 2014.

Doanh nghiệp không chốt sổ BHXH cho người lao động sẽ phải đối mặt với các mức phạt hành chính theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP và các biện pháp khắc phục hậu quả. Điều này không chỉ gây ra tổn thất tài chính mà còn ảnh hưởng nghiêm trọng đến uy tín của doanh nghiệp. Vì vậy, việc thực hiện đúng và kịp thời trách nhiệm chốt sổ BHXH là vô cùng quan trọng để đảm bảo quyền lợi của người lao động và tuân thủ pháp luật.

>>> Bạn đọc có thể tham khảo thêm bài viết Mẫu bảng kê thông tin bảo hiểm xã hội

5. Câu hỏi thường gặp 

Nếu doanh nghiệp không chốt sổ bảo hiểm, người lao động nên làm gì đầu tiên?

Trả lời: Người lao động nên liên hệ trực tiếp với doanh nghiệp để yêu cầu chốt sổ BHXH trong thời gian quy định (14 ngày, tối đa 30 ngày theo Bộ luật Lao động 2019).

Người lao động có thể khởi kiện doanh nghiệp không chốt sổ bảo hiểm không?

Trả lời: Có. Người lao động có thể khởi kiện ra Tòa án nếu doanh nghiệp không thực hiện chốt sổ BHXH sau khi đã qua các bước hòa giải và khiếu nại mà không có kết quả.

Doanh nghiệp có bị xử phạt nếu không chốt sổ BHXH cho người lao động?

Trả lời: Có. Theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP, doanh nghiệp có thể bị phạt tiền từ 1.000.000 đến 20.000.000 đồng tùy vào số lượng người lao động bị ảnh hưởng

Hy vọng qua bài viết về “Doanh nghiệp không chốt sổ bảo hiểm: Người lao động làm gì?: của Luật ACC, Quý bạn đọc đã nắm rõ những quyền lợi và cách giải quyết khi gặp phải vấn đề này. Nếu có bất kỳ vấn đề vướng mắc cần giải đáp cụ thể, Quý bạn đọc hãy liên hệ với Công ty luật ACC qua số hotline 1900.3330 để được hỗ trợ.