Sổ bảo hiểm xã hội có tác dụng gì?

Sổ bảo hiểm xã hội là một tài liệu mà mỗi người lao động đều quen thuộc, nhưng chúng ta có bao giờ tự đặt câu hỏi: "Sổ bảo hiểm xã hội có tác dụng gì?" Đằng sau trang giấy và con số là những chức năng và tác dụng quan trọng mà nhiều người có thể chưa rõ. Hãy cùng công ty Luật ACC khám phá sâu hơn về ý nghĩa thực sự của sổ bảo hiểm xã hội trong cuộc sống hàng ngày của chúng ta.

1. Sổ bảo hiểm xã hội có tác dụng gì?

Căn cứ Điều 96 Luật Bảo hiểm xã hội 2014 quy định như sau:

Sổ bảo hiểm xã hội được cấp riêng cho mỗi người lao động nhằm theo dõi quá trình đóng và hưởng các chế độ bảo hiểm xã hội, đó là cơ sở quan trọng để xử lý các thủ tục liên quan đến chế độ bảo hiểm xã hội.

Nguyên tắc chung là mỗi người lao động chỉ được cấp một sổ bảo hiểm xã hội, được sử dụng để ghi chép và kiểm soát quá trình đóng bảo hiểm xã hội suốt thời gian làm việc.

2. Một số câu hỏi thường gặp

Công ty có phải trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động khi họ nghỉ việc không?

Căn cứ Điều 21 Luật Bảo hiểm xã hội 2014 quy định về trách nhiệm của người sử dụng lao động như sau:

• Lập hồ sơ để người lao động được cấp sổ bảo hiểm xã hội, đóng, hưởng bảo hiểm xã hội.
• Đóng bảo hiểm xã hội theo quy định tại Điều 86 và hằng tháng trích từ tiền lương của người lao động theo quy định tại khoản 1 Điều 85 của Luật này để đóng cùng một lúc vào quỹ bảo hiểm xã hội.
• Giới thiệu người lao động thuộc đối tượng quy định tại điểm a khoản 1, khoản 2 Điều 45 và Điều 55 của Luật này đi khám giám định mức suy giảm khả năng lao động tại Hội đồng giám định y khoa.
• Phối hợp với cơ quan bảo hiểm xã hội trả trợ cấp bảo hiểm xã hội cho người lao động.
• Phối hợp với cơ quan bảo hiểm xã hội trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động, xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc thôi việc theo quy định của pháp luật.
• Cung cấp chính xác, đầy đủ, kịp thời thông tin, tài liệu liên quan đến việc đóng, hưởng bảo hiểm xã hội theo yêu cầu của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền, cơ quan bảo hiểm xã hội.
• Định kỳ 06 tháng, niêm yết công khai thông tin về việc đóng bảo hiểm xã hội cho người lao động; cung cấp thông tin về việc đóng bảo hiểm xã hội của người lao động khi người lao động hoặc tổ chức công đoàn yêu cầu.
• Hằng năm, niêm yết công khai thông tin đóng bảo hiểm xã hội của người lao động do cơ quan bảo hiểm xã hội cung cấp theo quy định tại khoản 7 Điều 23 của Luật này.

Do đó, doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm hợp tác chặt chẽ với cơ quan bảo hiểm xã hội để cung cấp sổ bảo hiểm xã hội cho nhân viên khi họ kết thúc hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc chấm dứt quan hệ lao động theo quy định của pháp luật.

Công ty không trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động khi nghỉ việc thì bị xử phạt như thế nào?

Căn cứ khoản 2 Điều 12 Nghị định 12/2022/NĐ-CP có quy định như sau:

• Phạt tiền đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi: ... không hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại cùng với bản chính giấy tờ khác đã giữ của người lao động sau khi chấm dứt hợp đồng lao động theo quy định của pháp luật; ... theo một trong các mức sau đây:

Từ 1.000.000 đồng đến 2.000.000 đồng đối với vi phạm từ 01 người đến 10 người lao động;

Từ 2.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với vi phạm từ 11 người đến 50 người lao động;

Từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với vi phạm từ 51 người đến 100 người lao động;

Từ 10.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng đối với vi phạm từ 101 người đến 300 người lao động;

Từ 15.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với vi phạm từ 301 người lao động trở lên.

...

• Biện pháp khắc phục hậu quả

Buộc người sử dụng lao động hoàn thành thủ tục xác nhận và trả lại những giấy tờ khác đã giữ của người lao động cho người lao động đối với hành vi không hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại cùng với bản chính giấy khác đã giữ của người lao động sau khi chấm dứt hợp đồng lao động theo quy định của pháp luật quy định tại khoản 2 Điều này;

Chú ý: theo khoản 1 Điều 6 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, mức phạt quy định trên chỉ áp dụng đối với cá nhân. Đối với tổ chức, mức phạt tiền sẽ là gấp đôi mức phạt đối với cá nhân.

Do đó, nếu công ty không cung cấp sổ bảo hiểm xã hội cho nhân viên khi họ nghỉ việc, có thể phải chịu mức phạt hành chính từ 2.000.000 đồng đến 40.000.000 đồng, tùy thuộc vào số lượng người vi phạm, và đồng thời, buộc công ty phải trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động.

Như vậy, sổ bảo hiểm xã hội không chỉ là một văn bản theo dõi việc đóng và hưởng các chế độ bảo hiểm xã hội mà còn là công cụ quan trọng giúp người lao động đảm bảo quyền lợi và chế độ an sinh của mình. Việc sử dụng sổ bảo hiểm xã hội giúp quản lý và theo dõi chặt chẽ thông tin liên quan đến tham gia bảo hiểm, từ thời gian đóng, mức đóng đến các chế độ hưởng, tạo điều kiện thuận lợi cho người lao động khi cần xác minh thông tin về bảo hiểm. Tính minh bạch và chính xác của sổ bảo hiểm xã hội đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo công bằng, minh bạch trong quá trình thực hiện các chính sách bảo hiểm xã hội, từ đó góp phần nâng cao hệ thống an sinh xã hội của Việt Nam. 

Công ty Luật ACC xin cảm ơn quý khách đã theo dõi bài viết.