Doanh nghiệp có được giữ sổ bảo hiểm của người lao động khi nghỉ việc

Trong trường hợp doanh nghiệp và người lao động chấm dứt hợp đồng, việc giữ sổ bảo hiểm xã hội của người lao động trở thành một chủ đề cần được làm rõ. Bài viết của Công ty Luật ACC sẽ trình bày những quy định pháp lý liên quan đến trách nhiệm của doanh nghiệp có được giữ sổ bảo hiểm của người lao động khi nghỉ việc hay không và việc chốt sổ bảo hiểm bảo vệ quyền lợi của người lao động.

Doanh nghiệp có được giữ sổ bảo hiểm của người lao động khi nghỉ việc

1. Sổ bảo hiểm là gì? 

Sổ bảo hiểm là một loại sổ do cơ quan bảo hiểm xã hội cấp cho người lao động. Đây là tài liệu quan trọng ghi nhận toàn bộ quá trình tham gia bảo hiểm xã hội (BHXH) của cá nhân, bao gồm thời gian, mức lương đóng bảo hiểm, và các chế độ bảo hiểm mà người lao động đã được hưởng. Sổ bảo hiểm là cơ sở để tính toán và giải quyết các quyền lợi bảo hiểm xã hội khi người lao động nghỉ hưu, ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, hoặc khi chấm dứt hợp đồng lao động.

Nội dung của sổ bảo hiểm bao gồm các thông tin sau:

• Thông tin cá nhân của người lao động (tên, ngày sinh, mã số BHXH,...).
• Thời gian bắt đầu và kết thúc tham gia BHXH tại mỗi đơn vị sử dụng lao động.
• Tổng số thời gian tham gia BHXH.
• Quá trình hưởng các chế độ BHXH (nếu có).

Sổ bảo hiểm giúp đảm bảo quyền lợi của người lao động theo quy định của pháp luật về bảo hiểm xã hội, là bằng chứng pháp lý về quá trình đóng và hưởng bảo hiểm.

2. Chốt sổ bảo hiểm là gì? 

Chốt sổ bảo hiểm xã hội (BHXH) là quá trình doanh nghiệp và cơ quan bảo hiểm xã hội xác nhận toàn bộ quá trình tham gia đóng bảo hiểm của người lao động đến thời điểm chấm dứt hợp đồng lao động. Khi người lao động nghỉ việc, doanh nghiệp có trách nhiệm thực hiện thủ tục này để ghi nhận rõ ràng thời gian, mức lương đóng BHXH, và các khoản đóng bảo hiểm liên quan.

Quá trình chốt sổ bảo hiểm bao gồm việc doanh nghiệp kiểm tra và xác nhận thời gian, mức lương đã đóng BHXH, sau đó gửi hồ sơ lên cơ quan bảo hiểm xã hội để xác nhận chính thức. Sau khi hoàn tất, sổ bảo hiểm xã hội sẽ được trả lại cho người lao động, giúp họ tiếp tục tham gia bảo hiểm ở nơi làm việc mới hoặc giải quyết các chế độ bảo hiểm như trợ cấp thất nghiệp, hưu trí, hoặc các quyền lợi khác theo quy định.

Chốt sổ bảo hiểm xã hội là bước cần thiết để bảo vệ quyền lợi của người lao động và đảm bảo tính liên tục trong quá trình tham gia bảo hiểm xã hội.

>>> Đọc thêm bài viết về Tham gia bảo hiểm xã hội có lợi ích gì? sẽ giúp bạn đọc hiểu hơn về các lợi ích khi bạn tham gia bảo hiểm xã hội 

3. Doanh nghiệp có được giữ sổ bảo hiểm của người lao động khi nghỉ việc

Doanh nghiệp có được giữ sổ bảo hiểm của người lao động khi nghỉ việc

Việc doanh nghiệp giữ sổ bảo hiểm của người lao động khi nghỉ việc không chỉ vi phạm quyền lợi của người lao động mà còn trái với các quy định của pháp luật hiện hành. Theo Bộ luật Lao động 2019, cụ thể là khoản 3 Điều 48, khi chấm dứt hợp đồng lao động, doanh nghiệp phải hoàn tất các thủ tục xác nhận liên quan đến việc đóng bảo hiểm xã hội (BHXH) cho người lao động và trả lại sổ BHXH cho họ. Sổ bảo hiểm là một trong những tài sản quan trọng của người lao động, ghi nhận toàn bộ quá trình tham gia bảo hiểm xã hội của họ trong suốt thời gian làm việc, và việc doanh nghiệp giữ lại sổ này có thể gây ra nhiều hệ lụy nghiêm trọng.

3.1. Vai trò của sổ bảo hiểm xã hội đối với người lao động 

Sổ bảo hiểm xã hội không chỉ ghi nhận thời gian đóng bảo hiểm mà còn là cơ sở để giải quyết các chế độ liên quan như hưu trí, ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, và thất nghiệp. Nếu doanh nghiệp giữ sổ bảo hiểm của người lao động, người lao động sẽ gặp khó khăn trong việc giải quyết các quyền lợi này. Đặc biệt, nếu người lao động muốn tiếp tục tham gia BHXH tại nơi làm việc mới, việc không có sổ bảo hiểm có thể làm gián đoạn quá trình đóng bảo hiểm, ảnh hưởng đến quyền lợi bảo hiểm lâu dài của họ.

3.2. Trách nhiệm của doanh nghiệp khi người lao động nghỉ việc

Theo quy định, khi người lao động nghỉ việc, doanh nghiệp có nghĩa vụ xác nhận và hoàn tất thủ tục liên quan đến bảo hiểm xã hội cho người lao động, trong đó bao gồm việc nộp đầy đủ các khoản bảo hiểm chưa đóng, xác nhận thời gian đóng bảo hiểm và trả lại sổ BHXH. Điều này giúp đảm bảo rằng người lao động có thể bảo lưu và tiếp tục quá trình tham gia bảo hiểm ở bất kỳ công việc mới nào hoặc được giải quyết các chế độ BHXH theo đúng quy định của pháp luật.

Nếu doanh nghiệp cố tình giữ lại sổ BHXH mà không có lý do chính đáng, người lao động có thể gặp khó khăn trong việc tiếp cận các chế độ bảo hiểm, chẳng hạn như hưởng trợ cấp thất nghiệp hoặc chuyển sổ BHXH sang đơn vị mới. Điều này vi phạm quyền lợi của người lao động và làm giảm niềm tin giữa người lao động và người sử dụng lao động.

3.3. Chế tài xử phạt

Theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP về xử phạt hành chính trong lĩnh vực lao động, bảo hiểm xã hội và đưa người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng, nếu doanh nghiệp vi phạm các quy định về việc chấm dứt hợp đồng lao động, không trả lại sổ bảo hiểm xã hội hoặc gây khó khăn cho người lao động trong việc hưởng các quyền lợi bảo hiểm xã hội, doanh nghiệp sẽ bị xử phạt hành chính. Cụ thể, mức phạt có thể lên đến vài chục triệu đồng, tùy vào mức độ vi phạm và số lượng người lao động bị ảnh hưởng. Ngoài ra, doanh nghiệp còn phải khắc phục hậu quả bằng cách trả lại sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động và bồi thường nếu có thiệt hại xảy ra.

3.4. Quyền lợi của người lao động

Người lao động có quyền yêu cầu doanh nghiệp trả lại sổ BHXH và nếu doanh nghiệp không thực hiện, họ có thể khiếu nại lên cơ quan chức năng như Thanh tra lao động hoặc Bảo hiểm xã hội để được giải quyết. Trong trường hợp nghiêm trọng hơn, người lao động cũng có thể khởi kiện doanh nghiệp ra tòa để yêu cầu bồi thường và đảm bảo quyền lợi của mình theo quy định pháp luật.

Việc doanh nghiệp giữ sổ bảo hiểm xã hội của người lao động khi họ nghỉ việc không chỉ gây khó khăn trong việc giải quyết các quyền lợi bảo hiểm mà còn vi phạm nghiêm trọng quyền lợi của người lao động theo quy định của Bộ luật Lao động. Doanh nghiệp cần tuân thủ đúng quy định pháp luật về việc hoàn trả sổ bảo hiểm xã hội, để đảm bảo mối quan hệ lao động được duy trì trên tinh thần tôn trọng và hợp tác, đồng thời tránh các hậu quả pháp lý có thể phát sinh.

4. Doanh nghiệp được chốt Sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động nghỉ việc trong bao lâu?

Khi người lao động nghỉ việc, doanh nghiệp có trách nhiệm chốt sổ bảo hiểm xã hội (BHXH) và hoàn trả sổ cho người lao động. Theo quy định tại Khoản 3, Điều 48 của Bộ luật Lao động 2019, trong vòng 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động, doanh nghiệp phải hoàn tất thủ tục này. Trong một số trường hợp đặc biệt, thời hạn này có thể kéo dài nhưng không quá 30 ngày.

Chốt sổ BHXH là quá trình doanh nghiệp xác nhận thời gian tham gia bảo hiểm của người lao động tính đến thời điểm chấm dứt hợp đồng lao động. Quá trình này bao gồm việc:

• Hoàn tất nghĩa vụ đóng bảo hiểm: Doanh nghiệp phải thanh toán đầy đủ các khoản bảo hiểm xã hội còn thiếu (nếu có) cho người lao động.
• Xác nhận quá trình tham gia bảo hiểm: Doanh nghiệp gửi hồ sơ yêu cầu cơ quan bảo hiểm xã hội chốt quá trình đóng bảo hiểm của người lao động.
• Trả lại sổ BHXH cho người lao động: Sau khi hoàn tất thủ tục, doanh nghiệp phải trả lại sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động để họ có thể tiếp tục tham gia bảo hiểm ở đơn vị mới hoặc sử dụng sổ để giải quyết các quyền lợi bảo hiểm.

Việc chốt sổ BHXH đúng hạn là một trách nhiệm pháp lý của doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp chậm trễ hoặc không hoàn thành thủ tục chốt sổ bảo hiểm, điều này có thể ảnh hưởng đến quyền lợi của người lao động, đặc biệt là trong việc hưởng các chế độ bảo hiểm như bảo hiểm thất nghiệp hoặc chuyển sổ bảo hiểm sang nơi làm việc mới.

Tóm lại rằng theo quy định thì doanh nghiệp có trách nhiệm chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động trong thời hạn 14 ngày kể từ ngày nghỉ việc, và không quá 30 ngày trong các trường hợp đặc biệt. Việc tuân thủ quy định này là cần thiết để bảo đảm quyền lợi của người lao động, đồng thời tránh các chế tài xử phạt và tranh chấp phát sinh.

>>> Bạn đọc có thể xem thêm về Mẫu bảng kê thông tin bảo hiểm xã hội

5. Câu hỏi thường gặp 

Doanh nghiệp có được giữ sổ bảo hiểm xã hội của người lao động khi nghỉ việc không?

Trả lời: Không, doanh nghiệp không được phép giữ sổ bảo hiểm xã hội của người lao động khi họ nghỉ việc. Doanh nghiệp phải trả lại sổ BHXH sau khi chốt sổ.

Doanh nghiệp phải trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động trong bao lâu?

Trả lời: Doanh nghiệp phải hoàn tất thủ tục chốt sổ và trả lại sổ BHXH cho người lao động trong vòng 14 ngày kể từ khi chấm dứt hợp đồng lao động. Trong trường hợp đặc biệt, thời gian có thể kéo dài nhưng không quá 30 ngày.

Doanh nghiệp giữ sổ bảo hiểm xã hội của người lao động có bị xử phạt không?

Trả lời: Có, doanh nghiệp sẽ bị xử phạt hành chính nếu không trả lại sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động theo quy định pháp luật.

Vấn đề doanh nghiệp có được giữ sổ bảo hiểm của người lao động khi nghỉ việc hay không? Thông tin chi tiết vấn đề đã được nêu rõ trong bài viết của Luật ACC. Nếu có bất kỳ vấn đề vướng mắc cần giải đáp cụ thể, Quý bạn đọc hãy liên hệ với Công ty luật ACC qua số hotline 1900.3330 để được hỗ trợ.