Việc lập hóa đơn điện tử là một quy trình quan trọng trong hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, sai sót trong quá trình lập hóa đơn là điều không thể tránh khỏi. Để đảm bảo tính chính xác và tuân thủ quy định pháp luật, Công ty Luật ACC xin hướng dẫn bạn đọc cách điều chỉnh hóa đơn điện tử lập có sai sót.
Hướng dẫn điều chỉnh hóa đơn điện tử lập có sai sót
1. Quy định về điều chỉnh hóa đơn điện tử lập có sai sót
Theo Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, khi phát hiện sai sót trên hóa đơn điện tử (như sai mã số thuế, số tiền, thuế suất, hoặc thông tin hàng hóa), bên bán và bên mua có thể chọn lập hóa đơn điều chỉnh như sau: Hai bên lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó bên bán lập hóa đơn điều chỉnh. Lưu ý, trường hợp sai ký hiệu hóa đơn, chỉ cần điều chỉnh, không cần hủy hay thay thế.
2. Hướng dẫn điều chỉnh hóa đơn điện tử lập có sai sót
Dưới đây là ba trường hợp điều chỉnh hóa đơn điện tử lập có sai sót và các bước cụ thể, dựa trên quy định của Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC.
Trường hợp 1: Sai sót về mã số thuế, số tiền, thuế suất hoặc thông tin hàng hóa do bên bán và bên mua tự phát hiện
Căn cứ: Điểm b Khoản 2, Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP
Khi phát hiện sai sót về mã số thuế, số tiền, thuế suất, hay thông tin hàng hóa, bên bán và bên mua có thể lựa chọn giữa hai phương án:
- Phương án 1: Lập hóa đơn điều chỉnh
Bước 1: Lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót giữa bên bán và bên mua.
Bước 2: Bên bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh, ghi rõ dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số...”.
Bước 3: Ghi thông tin điều chỉnh với dấu dương cho tăng và dấu âm cho giảm.
Bước 4: Gửi hóa đơn điều chỉnh cho cơ quan thuế (nếu hóa đơn có mã) hoặc gửi trực tiếp cho người mua (nếu không có mã).
- Phương án 2: Lập hóa đơn thay thế
Trường hợp 2: Cơ quan thuế phát hiện sai sót và thông báo
Căn cứ: Khoản 3, Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP
Nếu cơ quan thuế phát hiện sai sót và thông báo, người bán cần thực hiện các bước sau:
Bước 1: Nhận thông báo kiểm tra sai sót từ cơ quan thuế qua Mẫu 01/TB-RSĐT.
Bước 2: Bên bán phản hồi kết quả kiểm tra trong thời hạn quy định.
Bước 3: Lập thông báo điều chỉnh hoặc hủy hóa đơn, sau đó gửi cơ quan thuế cấp mã hóa đơn mới.
Bước 4: Gửi hóa đơn đã điều chỉnh hoặc thay thế cho người mua sau khi được cơ quan thuế phê duyệt.
Trường hợp 3: Hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế tiếp tục có sai sót
Căn cứ: Điểm c khoản 1 Điều 7 Thông tư số 78/2021/TT-BTC
Nếu phát hiện thêm sai sót trên hóa đơn đã điều chỉnh hoặc thay thế thì người bán tiếp tục thực hiện theo hình thức đã chọn ở lần xử lý trước. Ví dụ: Nếu lần đầu chọn điều chỉnh thì lần sau cũng điều chỉnh, nếu lần đầu chọn thay thế thì lần sau cũng thay thế.
>>>Xem thêm thông tin Lập hóa đơn điện tử điều chỉnh giảm
3. Hóa đơn đã điều chỉnh có sai sót thì có được hủy không?
Nếu người bán đã lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định, nhưng phát hiện hóa đơn vẫn còn sai sót, thì các lần xử lý tiếp theo phải thực hiện theo phương thức đã chọn lần đầu. Ví dụ, nếu lần đầu chọn phương án điều chỉnh, các lần sau cũng phải tiếp tục điều chỉnh; tương tự với phương án thay thế.
Dù có sai sót tiếp theo, người bán không được hủy bỏ hóa đơn đã được điều chỉnh và phải nhất quán với hình thức đã lựa chọn từ đầu, không được thay đổi phương thức xử lý (từ điều chỉnh sang thay thế hoặc ngược lại). Vì vậy, nếu đã chọn phương pháp điều chỉnh, người bán phải tiếp tục điều chỉnh đến khi nào hóa đơn đúng.
Quy định này nhằm đảm bảo rằng cuối cùng sẽ có một hóa đơn chính xác và hợp lệ. Việc tuân thủ một hình thức xử lý giúp tránh gây nhầm lẫn trong quá trình kiểm tra và đối chiếu hóa đơn.
>>>Tham khảo thông tin về Hướng dẫn chỉnh sửa hóa đơn điện tử khi viết sai thông tin
4. Câu hỏi thường gặp
Có trường hợp nào không được phép điều chỉnh hóa đơn điện tử không?
Trả lời: Theo quy định hiện hành, hầu hết các sai sót trong hóa đơn điện tử đều có thể được điều chỉnh. Tuy nhiên, trường hợp hóa đơn đã được sử dụng để thanh toán thuế hoặc đã được cơ quan thuế kiểm tra và xác nhận thì việc điều chỉnh sẽ phức tạp hơn và cần phải có sự hướng dẫn cụ thể từ cơ quan thuế.
Thời hạn để điều chỉnh hóa đơn điện tử là bao lâu?
Trả lời: Không có quy định cụ thể về thời hạn để điều chỉnh hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, để đảm bảo tính chính xác và tránh rắc rối trong quá trình kiểm tra, kế toán, doanh nghiệp nên tiến hành điều chỉnh hóa đơn càng sớm càng tốt sau khi phát hiện sai sót.
Nếu doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán để quản lý hóa đơn điện tử, phần mềm đó có hỗ trợ chức năng điều chỉnh hóa đơn không?
Trả lời: Hầu hết các phần mềm kế toán hiện nay đều tích hợp chức năng tạo và điều chỉnh hóa đơn điện tử. Chức năng này giúp đơn giản hóa quy trình điều chỉnh và đảm bảo tính chính xác của dữ liệu. Tuy nhiên, bạn nên tham khảo hướng dẫn sử dụng cụ thể của từng phần mềm để biết cách thực hiện.
Khi điều chỉnh hóa đơn điện tử, có cần lưu trữ các bản sao của hóa đơn cũ và hóa đơn điều chỉnh không?
Trả lời: Hoàn toàn nên lưu trữ các bản sao của cả hóa đơn cũ và hóa đơn điều chỉnh. Việc lưu trữ này giúp doanh nghiệp có đầy đủ chứng từ để đối chiếu, kiểm tra và phục vụ cho công tác kiểm toán khi cần thiết.
Tóm lại, việc điều chỉnh hóa đơn điện tử khi phát sinh sai sót là một quy trình quan trọng để đảm bảo tính chính xác và tuân thủ pháp luật. Qua bài viết này, Công ty Luật ACC hy vọng bạn nắm rõ các bước điều chỉnh hóa đơn điện tử lập có sai sót.
Nội dung bài viết:
Bình luận