Hướng dẫn đăng ký hóa đơn điện tử theo đúng quy định

Việc chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử là một yêu cầu bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp và hộ kinh doanh tại Việt Nam. Để thực hiện việc này một cách chính xác và hiệu quả, bài viết này Công ty Luật ACC sẽ hướng dẫn bạn đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo đúng quy định.

Hướng dẫn đăng ký hóa đơn điện tử theo đúng quy định

1. Quy định pháp luật về hóa đơn điện tử

Theo Nghị định 123-2020-NĐ-CP và Thông tư 78-2021-TT-BTC, từ ngày 01/07/2022, các cơ sở kinh doanh nói chung và hộ kinh doanh bắt buộc phải chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử. 

Hóa đơn điện tử được hiểu là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử, có đầy đủ các thông tin bắt buộc theo quy định của pháp luật. Để đảm bảo tính hợp pháp, hóa đơn điện tử phải được lập, ký số và lưu trữ theo đúng quy định. 

Việc chuyển đổi này nhằm mục tiêu hiện đại hóa công tác quản lý thuế, tăng cường tính minh bạch trong các giao dịch kinh tế, đồng thời giảm thiểu rủi ro thất thoát, gian lận trong quá trình xuất nhập hóa đơn.

Việc không tuân thủ quy định về hóa đơn điện tử có thể dẫn đến các hình thức xử phạt hành chính nghiêm khắc, bao gồm cả việc đình chỉ hoạt động kinh doanh. Do đó, các doanh nghiệp cần chủ động cập nhật thông tin về pháp luật và triển khai các giải pháp để đáp ứng yêu cầu của cơ quan thuế.

2. Hướng dẫn đăng ký hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp

Hướng dẫn đăng ký hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp

Điều kiện để sử dụng hóa đơn điện tử

Để sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần chuẩn bị những điều sau:

• Phần mềm chữ ký số: Doanh nghiệp phải đăng ký và sử dụng phần mềm chữ ký số theo quy định, và chữ ký số phải còn hiệu lực khi lập hồ sơ phát hành hóa đơn điện tử.
• Thiết bị và kết nối mạng: Doanh nghiệp cần có thiết bị truy cập internet và đường truyền ổn định để thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến hóa đơn điện tử như kê khai, phát hành và lưu trữ.
• Lưu trữ dữ liệu: Doanh nghiệp cần có cơ sở dữ liệu đủ lớn để lưu trữ hóa đơn điện tử trong vòng 10 năm, hoặc chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín với hệ thống lưu trữ an toàn.
• Nhân sự và phần mềm: Đào tạo nhân viên sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử và chọn nhà cung cấp phần mềm có dịch vụ hỗ trợ khách hàng 24/7. Doanh nghiệp cần đảm bảo phần mềm bán hàng và kế toán kết nối với nhau để tự động cập nhật dữ liệu hóa đơn.
• Xác nhận từ cơ quan thuế: Doanh nghiệp nên kiểm tra với cơ quan thuế để biết các yêu cầu cụ thể, nhất là đối với phần mềm kế toán.

Hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử

Sau khi đáp ứng các điều kiện trên, doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử bao gồm: thông báo phát hành hóa đơn điện tử, quyết định sử dụng hóa đơn điện tử và mẫu hóa đơn điện tử do nhà cung cấp phần mềm cung cấp. Các tài liệu này cần được quét và gửi dưới định dạng Word (.doc).

Thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử

• Xác định loại hóa đơn: Doanh nghiệp cần biết mình phải sử dụng hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế.
• Điền tờ khai: Điền đầy đủ thông tin vào tờ khai Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT.
• Nộp hồ sơ: Gửi hồ sơ đăng ký qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục thuế.
• Theo dõi: Trong vòng 1 ngày làm việc, cơ quan thuế sẽ thông báo chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký. Nếu không chấp nhận, doanh nghiệp cần chỉnh sửa theo yêu cầu và gửi lại. Khi được chấp nhận, doanh nghiệp phải ngừng sử dụng hóa đơn giấy đã thông báo phát hành và tiêu hủy theo quy định.

>>>Mời bạn đọc xem thêm về Cách đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

3. Hướng dẫn đăng ký hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh

Đối với hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai

Để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, bạn cần có kết nối Internet, địa chỉ email, sử dụng chữ ký số theo mã số thuế và dùng phần mềm hóa đơn điện tử.

Sau đó, bạn tiến hành các thao tác sau:

• Truy cập phần mềm hóa đơn điện tử của tổ chức cung cấp dịch vụ.
• Chọn Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT và nhập thông tin để đăng ký.
• Sau khi đăng ký thành công, bạn cần ngừng sử dụng và tiêu hủy hóa đơn giấy chưa dùng (nếu có).

Nếu bạn ở khu vực khó khăn hoặc đặc biệt khó khăn, thao tác sẽ có phần thay đổi:

• Truy cập Cổng thông tin Hệ thống hóa đơn điện tử.
• Chọn "Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử" và làm theo hướng dẫn.
• Sau khi đăng ký, trong vòng 15 phút bạn sẽ nhận được email thông báo từ Tổng Cục Thuế về việc tờ khai của bạn đã được tiếp nhận hay không. Nếu được chấp nhận, bạn sẽ nhận được email có tài khoản và mật khẩu để đăng nhập.

Đối với hộ kinh doanh kê khai thuế theo phương pháp khoán hoặc theo từng lần phát sinh

Hộ kinh doanh có địa điểm kinh doanh cố định cần nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử tại Chi cục thuế nơi hoạt động kinh doanh.

Hộ kinh doanh không có địa điểm kinh doanh cố định cần nộp hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử tại Chi cục thuế nơi cư trú hoặc nơi đăng ký kinh doanh.

>>>Tham khảo thêm thông tin Đăng ký hoá đơn điện tử Viettel

4. Câu hỏi thường gặp

Sau khi đăng ký hóa đơn điện tử, doanh nghiệp/hộ kinh doanh có được sử dụng hóa đơn giấy không?

Trả lời: Sau khi đăng ký hóa đơn điện tử và được cơ quan thuế chấp thuận, doanh nghiệp bắt buộc phải chuyển đổi hoàn toàn sang sử dụng hóa đơn điện tử và không được phép sử dụng hóa đơn giấy cho các giao dịch thuộc đối tượng phải sử dụng hóa đơn điện tử.

Nếu doanh nghiệp/hộ kinh doanh muốn thay đổi thông tin đăng ký hóa đơn điện tử thì phải làm thế nào?

Trả lời: Nếu có bất kỳ thay đổi nào về thông tin đăng ký hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần thông báo cho cơ quan thuế để được hướng dẫn làm thủ tục cập nhật thông tin. Thủ tục cụ thể sẽ tùy thuộc vào từng trường hợp và quy định của cơ quan thuế.

Việc sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử có bắt buộc không?

Trả lời: Việc sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử là bắt buộc đối với các doanh nghiệp, hộ kinh doanh đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Phần mềm này giúp tạo, lưu trữ và gửi hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế và khách hàng một cách thuận tiện và nhanh chóng.

Nếu doanh nghiệp đã đăng ký hóa đơn điện tử nhưng muốn thay đổi nhà cung cấp phần mềm thì phải làm thế nào?

Trả lời: Khi muốn thay đổi nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần thông báo cho cơ quan thuế biết về việc thay đổi này. Sau đó, doanh nghiệp sẽ thực hiện các thủ tục theo hướng dẫn của cơ quan thuế và nhà cung cấp phần mềm mới để chuyển đổi dữ liệu và tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử.

Việc đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử là một bước đi quan trọng để doanh nghiệp hiện đại hóa quy trình quản lý, tăng cường tính minh bạch và nâng cao hiệu quả hoạt động. Công ty Luật ACC hy vọng với những thông tin chi tiết trong bài viết này, bạn đã nắm vững các bước để thực hiện việc đăng ký hóa đơn điện tử một cách thuận lợi.