Thủ tục chuyển đổi hóa đơn điện tử đơn giản

Chuyển đổi hóa đơn điện tử là một bước quan trọng trong quá trình số hóa doanh nghiệp, nhằm tuân thủ quy định pháp luật và nâng cao hiệu quả quản lý. Bài viết này Công ty Luật ACC sẽ trình bày thủ tục khi doanh nghiệp chuyển đổi hóa đơn điện tử.

Thủ tục chuyển đổi hóa đơn điện tử đơn giản

1. Căn cứ pháp lý quy định việc chuyển đổi hóa đơn điện tử

Việc chuyển đổi hóa đơn sang dạng điện tử hiện nay tuân theo các quy định chi tiết được nêu trong hai văn bản sau:

• Nghị định số 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ: Quy định về hóa đơn, chứng từ
• Thông tư số 78/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính: Hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật Quản lý thuế ngày 13 tháng 6 năm 2019, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ

2. Các trường hợp chuyển đổi hóa đơn điện tử

Tại Điều 7, Nghị định 123/2020/NĐ-CP có quy định, doanh nghiệp bắt buộc phải chuyển đổi hóa đơn điện tử trong các trường hợp sau:

• Khi có yêu cầu về nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.
• Theo yêu cầu của cơ quan thuế hoặc cơ quan kiểm toán để thanh tra, kiểm tra.
• Theo yêu cầu của cơ quan chức năng phục vụ điều tra và truy thu thuế.

Ngoài các trường hợp bắt buộc, doanh nghiệp hoàn toàn có thể chủ động chuyển đổi hóa đơn điện tử để phục vụ hoạt động kinh doanh và kế toán. Một số trường hợp chuyển đổi theo nhu cầu gồm:

• Chứng minh nguồn gốc sản phẩm, hàng hóa để tăng uy tín.
• Theo yêu cầu của khách hàng để đối chiếu và lưu trữ.
• Lưu trữ thông tin hàng hóa phục vụ cho công tác kế toán.

>>>Tham khảo thêm về Thủ tục cung cấp hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp

3. Thủ tục chuyển đổi hóa đơn điện tử

Các bước chuyển đổi hóa đơn điện tử

Bước 1: Xác định đối tượng

Kiểm tra thông tin doanh nghiệp với quy định của cơ quan thuế để xác định thuộc nhóm doanh nghiệp phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã hay không có mã.

Bước 2: Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Hoàn thiện Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT theo đúng quy định và nộp mẫu đăng ký đến cơ quan thuế nơi doanh nghiệp đăng ký kinh doanh.

Trong vòng 1 ngày làm việc sau khi nhận được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, cơ quan thuế sẽ gửi thông báo điện tử cho doanh nghiệp:

• Nếu được chấp nhận, doanh nghiệp có thể thực hiện bước tiếp theo
• Nếu không được chấp nhận, doanh nghiệp cần điều chỉnh, bổ sung theo yêu cầu của cơ quan thuế và gửi lại theo quy trình.

Bước 3: Chọn nhà cung cấp dịch vụ

Nghiên cứu và lựa chọn nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín, phù hợp với quy mô và nhu cầu của doanh nghiệp.

Bước 4: Hủy bỏ hóa đơn cũ

Thông báo đến cơ quan thuế về việc ngừng sử dụng hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử mẫu cũ. Thu hồi toàn bộ hóa đơn chưa sử dụng và hủy theo quy định.

Bước 5: Sử dụng hóa đơn điện tử

Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử để lập hóa đơn cho từng giao dịch.

Gửi hóa đơn điện tử đến khách hàng qua các kênh như email, tin nhắn hoặc cổng thông tin điện tử.

>>>Xem thêm thông tin Hóa đơn chuyển đổi là gì? Tác dụng của hóa đơn chuyển đổi

4. Lưu ý trong trường hợp chuyển đổi hóa đơn điện tử

Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử phải tuân theo quy định pháp luật về hóa đơn, chứng từ để đảm bảo sử dụng đúng mục đích và tránh gây nhầm lẫn hoặc thiệt hại. Doanh nghiệp cần lưu ý:

• Nội dung hóa đơn, chứng từ điện tử phải khớp đúng với bản giấy sau khi chuyển đổi.
• Hóa đơn, chứng từ giấy chuyển đổi chỉ có giá trị lưu trữ, ghi sổ và theo dõi theo quy định pháp luật về kế toán và giao dịch điện tử.
• Hóa đơn, chứng từ giấy không có giá trị thanh toán, trừ khi được tạo từ máy tính tiền kết nối với cơ quan thuế theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

>>>Mời bạn đọc tham khảo Chuyển đổi hoá đơn điện tử VNPT theo thông tư 78

5. Câu hỏi thường gặp

Hóa đơn điện tử có mã và không có mã khác nhau như thế nào?

Trả lời: Hóa đơn có mã là loại hóa đơn được cơ quan thuế cấp mã xác thực, còn hóa đơn không có mã không cần mã từ cơ quan thuế và thường áp dụng cho các doanh nghiệp đáp ứng điều kiện nhất định.

Hóa đơn điện tử được gửi cho khách hàng bằng cách nào?

Trả lời: Hóa đơn điện tử có thể được gửi qua email, tin nhắn hoặc qua cổng thông tin điện tử của doanh nghiệp.

Tại sao doanh nghiệp nên chuyển đổi sang hóa đơn điện tử?

Trả lời: Chuyển đổi hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí in ấn, lưu trữ, tăng cường bảo mật thông tin, rút ngắn thời gian xử lý hóa đơn và dễ dàng tích hợp với các phần mềm quản lý khác.

Những loại hóa đơn nào có thể chuyển đổi sang dạng điện tử?

Trả lời: Hầu hết các loại hóa đơn như hóa đơn bán hàng, hóa đơn dịch vụ, hóa đơn xuất kho đều có thể chuyển đổi sang dạng điện tử, miễn là tuân thủ đúng quy định của pháp luật.

Có những khó khăn nào khi chuyển đổi sang hóa đơn điện tử?

Trả lời: Các khó khăn thường gặp bao gồm: nhân viên chưa quen với phần mềm mới, vấn đề về kết nối internet, bảo mật thông tin và chi phí đầu tư ban đầu.

Làm thế nào để đảm bảo tính chính xác và hợp pháp của hóa đơn điện tử?

Trả lời: Để đảm bảo tính chính xác và hợp pháp, doanh nghiệp cần: nhập liệu thông tin chính xác, lưu trữ hóa đơn điện tử đầy đủ, định kỳ đối chiếu số liệu với sổ sách kế toán và tuân thủ các quy định của pháp luật về hóa đơn.

Bài viết đã trình bày một cách rõ ràng và chi tiết thủ tục cần thiết để doanh nghiệp chuyển đổi hóa đơn điện tử. Công ty Luật ACC hy vọng rằng những thông tin này sẽ hữu ích cho quá trình số hóa của doanh nghiệp bạn.