Quy trình luân chuyển chứng từ sử dụng trong kế toán nguyên vật liệu

Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán nguyên vật liệu là một chuỗi các hoạt động nhằm đảm bảo tính chính xác, kịp thời và đầy đủ của thông tin về các giao dịch liên quan đến nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất. Qua bài viết dưới đây, Công ty Luật ACC cung cấp thông tin về quy trình luân chuyển chứng từ sử dụng trong kế toán nguyên vật liệu.

Quy trình luân chuyển chứng từ sử dụng trong kế toán nguyên vật liệu

1. Quy trình luân chuyển chứng từ sử dụng trong kế toán nguyên vật liệu

Thu thập chứng từ sử dụng trong kế toán nguyên vật liệu: Nhân viên kho sẽ thu thập các chứng từ như phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hóa đơn mua hàng, biên bản kiểm kê... sau khi thực hiện các giao dịch liên quan đến nguyên vật liệu. Sau đó kiểm tra tính đầy đủ và chính xác để đảm bảo các chứng từ có đầy đủ thông tin, chữ ký xác nhận và không có sai sót.

Đối chiếu số liệu: Tiến hành đối chiếu số liệu trên chứng từ với số liệu ghi trong sổ sách kế toán. So sánh số lượng, đơn giá, tổng giá trị trên chứng từ với số liệu thực tế trong kho.

Ghi sổ: Ghi chép các nghiệp vụ liên quan đến nguyên vật liệu vào nhật ký chung. Cập nhật số dư các tài khoản liên quan như: Tài khoản hàng tồn kho, tài khoản phải trả nhà cung cấp, tài khoản chi phí nguyên vật liệu. Cập nhật số lượng tồn kho của từng loại nguyên vật liệu.

Lưu trữ: Sắp xếp các chứng từ theo thứ tự ngày tháng, loại chứng từ và mã hàng hóa. Lưu trữ chứng từ tại nơi khô ráo, an toàn, dễ tìm kiếm. Tuân thủ theo quy định của pháp luật về thời gian lưu trữ chứng từ kế toán.

>>> Xem thêm về Sơ đồ quy trình luân chuyển chứng từ kế toán tiền mặt qua bài viết của Công ty Luật ACC nhé.

2. Các chứng từ sử dụng trong kế toán nguyên vật liệu

Các chứng từ sử dụng trong kế toán nguyên vật liệu

Chứng từ nhập kho nguyên vật liệu:

• Phiếu nhập kho: Ghi nhận số lượng, chủng loại, đơn giá, tổng giá trị của nguyên vật liệu nhập vào kho.
• Hóa đơn mua hàng: Là chứng từ pháp lý chứng minh việc mua bán nguyên vật liệu, bao gồm thông tin về nhà cung cấp, hàng hóa, số lượng, đơn giá, tổng giá trị, thuế VAT.
• Biên bản nghiệm thu: Ghi nhận kết quả nghiệm thu chất lượng, số lượng của nguyên vật liệu khi nhập kho.

Chứng từ xuất kho nguyên vật liệu:

• Phiếu xuất kho: Ghi nhận số lượng, chủng loại, đơn giá, tổng giá trị của nguyên vật liệu xuất kho để sử dụng trong sản xuất hoặc bán hàng.
• Yêu cầu xuất kho: Là yêu cầu của các bộ phận sử dụng nguyên vật liệu, làm căn cứ để lập phiếu xuất kho.
• Biên bản bàn giao: Ghi nhận việc bàn giao nguyên vật liệu từ kho đến các bộ phận sử dụng.

Chứng từ khác:

• Thẻ kho: Là một loại sổ phụ, ghi chép chi tiết về từng loại nguyên vật liệu có trong kho, bao gồm số lượng nhập, xuất, tồn kho tại từng thời điểm.
• Bảng kê kiểm kê: Sử dụng khi tiến hành kiểm kê định kỳ để đối chiếu số liệu thực tế với số liệu sổ sách.
• Giấy báo hỏng, mất: Ghi nhận các trường hợp nguyên vật liệu bị hỏng, mất trong quá trình bảo quản.

3. Quy trình ghi sổ kế toán nguyên vật liệu

Quy trình ghi sổ kế toán nguyên vật liệu là một quá trình quan trọng trong việc quản lý và theo dõi tài sản của doanh nghiệp. Nó đảm bảo sự chính xác, minh bạch và đầy đủ thông tin về số lượng, giá trị của nguyên vật liệu tồn kho, từ đó giúp doanh nghiệp đưa ra các quyết định kinh doanh hiệu quả.

Các bước cơ bản trong quy trình ghi sổ kế toán nguyên vật liệu được trình bày như sau:

Bước 1 là nhập kho nguyên vật liệu:

• Lập phiếu nhập kho: Khi nhận được nguyên vật liệu từ nhà cung cấp, người quản lý kho lập phiếu nhập kho ghi rõ số lượng, loại hàng, giá trị, nhà cung cấp, ngày nhập kho.
• Kiểm tra và đối chiếu: Kế toán kiểm tra phiếu nhập kho với hóa đơn, chứng từ đi kèm để đảm bảo thông tin chính xác.
• Ghi sổ kế toán: Căn cứ vào phiếu nhập kho, kế toán ghi vào sổ nhật ký chung và sổ cái các tài khoản liên quan (ví dụ: Tài khoản 156 - Nguyên vật liệu, Tài khoản 111 - Tiền mặt, Tài khoản 131 - Phải trả nhà cung cấp).

Bước 2 là xuất kho nguyên vật liệu::

• Lập phiếu xuất kho: Khi nguyên vật liệu được sử dụng trong sản xuất hoặc bán hàng, người quản lý kho lập phiếu xuất kho ghi rõ số lượng, loại hàng, giá trị, bộ phận nhận, mục đích sử dụng.
• Kiểm tra và đối chiếu: Kế toán kiểm tra phiếu xuất kho với yêu cầu xuất kho và các chứng từ liên quan.
• Ghi sổ kế toán: Căn cứ vào phiếu xuất kho, kế toán ghi vào sổ nhật ký chung và sổ cái các tài khoản liên quan (ví dụ: Tài khoản 156 - Nguyên vật liệu, Tài khoản 642 - Chi phí nguyên vật liệu tiêu hao).

Bước 3 là kiểm kê định kỳ:

• Thực hiện kiểm kê: Định kỳ, doanh nghiệp tiến hành kiểm kê thực tế số lượng nguyên vật liệu tồn kho để so sánh với số liệu trên sổ sách.
• Điều chỉnh sổ sách: Nếu có chênh lệch giữa số liệu kiểm kê và số liệu sổ sách, kế toán tiến hành điều chỉnh sổ sách bằng cách lập biên bản kiểm kê và ghi sổ điều chỉnh.

Bước 4 là báo cáo:

• Lập báo cáo tồn kho: Định kỳ, kế toán lập báo cáo tồn kho nguyên vật liệu để cung cấp thông tin cho ban lãnh đạo và các bộ phận liên quan.
• Báo cáo chi phí: Kế toán tổng hợp chi phí nguyên vật liệu tiêu hao để tính toán giá thành sản phẩm và báo cáo kết quả kinh doanh.

Các tài khoản kế toán liên quan đến quy trình ghi sổ kế toán nguyên vật liệu như sau: 

• Tài khoản 156 - Nguyên vật liệu: Dùng để ghi nhận giá trị nguyên vật liệu nhập kho.
• Tài khoản 111 - Tiền mặt: Dùng để ghi nhận các khoản thanh toán bằng tiền mặt khi mua nguyên vật liệu.
• Tài khoản 131 - Phải trả nhà cung cấp: Dùng để ghi nhận các khoản phải trả nhà cung cấp khi mua chịu nguyên vật liệu.
• Tài khoản 642 - Chi phí nguyên vật liệu tiêu hao: Dùng để ghi nhận giá trị nguyên vật liệu đã sử dụng trong sản xuất.

>>> Xem thêm về Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán tiền lương  qua bài viết của Công ty Luật ACC nhé.

4. Câu hỏi thường gặp

Làm thế nào để đảm bảo tính chính xác của chứng từ nguyên vật liệu?

• Kiểm tra kỹ lưỡng: Đảm bảo rằng tất cả các chứng từ được kiểm tra và xác nhận tính chính xác trước khi ghi sổ kế toán.
• Phê duyệt: Chứng từ cần được phê duyệt bởi người có thẩm quyền trước khi xử lý.
• Đối chiếu số liệu: Thực hiện đối chiếu định kỳ giữa các chứng từ, sổ kế toán, và báo cáo kiểm kê để phát hiện và sửa chữa sai sót.

Những sai sót phổ biến trong quy trình luân chuyển chứng từ nguyên vật liệu là gì?

• Lỗi ghi chép: Nhập sai số liệu hoặc thông tin trên chứng từ.
• Chứng từ thiếu: Thiếu chứng từ hoặc không đầy đủ chứng từ cần thiết.
• Sai lệch số liệu: Số liệu trên chứng từ không khớp với số liệu ghi sổ kế toán hoặc số lượng thực tế trong kho.
• Chậm trễ trong xử lý: Xử lý chứng từ chậm, dẫn đến sự không nhất quán trong báo cáo tài chính và kiểm soát kho.

Cần lưu ý điều gì khi lưu trữ chứng từ nguyên vật liệu?

• Tổ chức và bảo mật: Lưu trữ chứng từ một cách có tổ chức và bảo mật để dễ dàng tra cứu và kiểm tra khi cần thiết.
• Thời gian lưu trữ: Tuân thủ quy định về thời gian lưu trữ chứng từ theo pháp luật và chính sách nội bộ của doanh nghiệp.
• Sao lưu dữ liệu: Đối với chứng từ điện tử, cần sao lưu dữ liệu thường xuyên để tránh mất mát thông tin.

Làm thế nào để cải thiện quy trình luân chuyển chứng từ nguyên vật liệu?

• Sử dụng phần mềm quản lý kho: Áp dụng phần mềm quản lý kho để tự động hóa quy trình ghi chép và kiểm soát chứng từ.
• Đào tạo nhân viên: Đảm bảo rằng nhân viên liên quan được đào tạo đầy đủ về quy trình và quy định liên quan.
• Thiết lập quy trình kiểm soát nội bộ: Thiết lập các quy trình kiểm soát nội bộ để phát hiện và ngăn ngừa lỗi trong quy trình luân chuyển chứng từ.

Cần chú ý gì khi thực hiện kiểm kê nguyên vật liệu?

• Lên kế hoạch kiểm kê định kỳ: Thực hiện kiểm kê định kỳ để đối chiếu số liệu thực tế với số liệu trên sổ sách.
• Kiểm kê đồng bộ: Đảm bảo tất cả các bộ phận liên quan tham gia vào quy trình kiểm kê để có số liệu chính xác.
• Ghi chép chính xác: Ghi chép kết quả kiểm kê một cách chính xác và kịp thời để điều chỉnh số liệu trên sổ sách nếu cần thiết.

Trên đây là toàn bộ thông tin tư vấn của Công ty Luật ACC liên quan đến quy trình luân chuyển chứng từ sử dụng trong kế toán nguyên vật liệu. Chúng tôi hy vọng nhận được nhiều ý kiến đóng góp của quý khách hàng trên cả nước để chúng tôi ngày một chuyên nghiệp hơn.