Chứng từ kế toán hợp lệ là gì?

Chứng từ kế toán hợp lệ là những giấy tờ hoặc tài liệu điện tử phản ánh chính xác và đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp, được lập theo đúng quy định của pháp luật. Qua bài viết dưới đây, Công ty Luật ACC cung cấp thông tin về chứng từ kế toán hợp lệ. 

Chứng từ kế toán hợp lệ là gì?

1. Chứng từ kế toán hợp lệ là gì?

Chứng từ kế toán hợp lệ là những giấy tờ hoặc tài liệu điện tử được lập theo đúng quy định của pháp luật, phản ánh đầy đủ, chính xác và trung thực các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong hoạt động của doanh nghiệp. Chứng từ này là căn cứ quan trọng để ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính và thực hiện các nghĩa vụ thuế.

2. Hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán

Hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán

Hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán là tập hợp các mẫu chứng từ được thiết kế để ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh trong hoạt động của doanh nghiệp. Mỗi mẫu chứng từ sẽ có cấu trúc và nội dung phù hợp với từng loại nghiệp vụ cụ thể.

Vai trò của hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán

• Căn cứ ghi sổ: Là cơ sở để kế toán ghi nhận các nghiệp vụ vào sổ sách kế toán.
• Kiểm soát nội bộ: Giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ các giao dịch kinh tế, tài chính.
• Bảo đảm tính chính xác: Đảm bảo thông tin trên chứng từ được ghi chép đầy đủ, chính xác và trung thực.
• Phục vụ cho công tác kiểm toán: Là tài liệu quan trọng để cơ quan kiểm toán kiểm tra, đối chiếu số liệu kế toán.

>>> Xem thêm về Mẫu bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại qua bài viết của Công ty Luật ACC nhé.

3. Lập và ký chứng từ kế toán

Lập và ký chứng từ kế toán là một trong những công việc quan trọng trong hoạt động kế toán của doanh nghiệp. Chứng từ kế toán hợp lệ là căn cứ để ghi sổ, tính thuế và giải quyết các tranh chấp liên quan đến hoạt động kinh doanh.

Quy trình lập và ký chứng từ kế toán

- Xác định loại chứng từ: Tùy thuộc vào từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh, bạn sẽ chọn loại chứng từ phù hợp (ví dụ: hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi, biên bản bàn giao,...).

- Lập chứng từ:

• Đầy đủ thông tin: Ghi rõ ràng, chính xác các thông tin bắt buộc như: tên đơn vị, địa chỉ, số, ngày lập, nội dung nghiệp vụ, số tiền, chữ ký, đóng dấu.
• Rõ ràng, dễ hiểu: Chữ viết phải rõ ràng, không tẩy xóa, không viết tắt. Số tiền viết bằng chữ phải khớp với số tiền viết bằng số.
• Đúng quy định: Chứng từ phải tuân thủ theo mẫu và quy định của pháp luật.

- Kiểm tra lại: Sau khi lập xong, cần kiểm tra lại một lần nữa để đảm bảo thông tin chính xác.

- Ký và đóng dấu: Người có thẩm quyền ký và đóng dấu vào chứng từ.

>>> Xem thêm về Quy định về bộ hồ của chứng từ kế toán qua bài viết của Công ty Luật ACC nhé.

4. Chứng từ kế toán nào chứng từ bắt buộc?

Các loại chứng từ kế toán bắt buộc phổ biến

Mặc dù không có một danh sách cố định về các loại chứng từ kế toán bắt buộc, nhưng dựa trên quy định của pháp luật và thực tiễn kế toán, một số loại chứng từ sau đây thường được sử dụng rộng rãi:

• Hóa đơn: Dùng để ghi nhận các giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ.
• Phiếu thu: Dùng để ghi nhận các khoản tiền thu được.
• Phiếu chi: Dùng để ghi nhận các khoản tiền chi ra.
• Biên bản bàn giao: Dùng để ghi nhận việc bàn giao tài sản, hàng hóa.
• Hợp đồng: Dùng để ghi nhận các thỏa thuận hợp tác kinh doanh.
• Bảng kê lương: Dùng để ghi nhận các khoản tiền lương, thưởng, phụ cấp trả cho người lao động.
• Bảng kê chi phí: Dùng để ghi nhận các khoản chi phí phát sinh trong hoạt động sản xuất kinh doanh.

Yêu cầu đối với chứng từ kế toán bắt buộc

• Đầy đủ thông tin: Bao gồm tên đơn vị, địa chỉ, số, ngày lập, nội dung nghiệp vụ, số tiền, chữ ký, đóng dấu.
• Chính xác: Thông tin trên chứng từ phải phản ánh đúng thực tế nghiệp vụ.
• Kịp thời: Chứng từ phải được lập ngay sau khi nghiệp vụ xảy ra.
• Bảo quản cẩn thận: Chứng từ phải được lưu trữ đầy đủ, khoa học để phục vụ cho công tác kiểm tra, đối chiếu. 

5. Tác dụng chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán đóng vai trò vô cùng quan trọng trong hoạt động kinh doanh của mọi doanh nghiệp. Chúng không chỉ là những giấy tờ thông thường mà còn mang ý nghĩa pháp lý và tài chính sâu sắc. Dưới đây là những tác dụng chính của chứng từ kế toán:

Căn cứ ghi sổ kế toán:

• Ghi nhận chính xác: Chứng từ là cơ sở để kế toán ghi nhận đầy đủ, chính xác và kịp thời các nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh.
• Phân loại nghiệp vụ: Giúp phân loại các nghiệp vụ theo từng loại tài khoản kế toán, đảm bảo tính hệ thống và khoa học của sổ sách.
• Tính toán kết quả kinh doanh: Là cơ sở để tính toán doanh thu, lợi nhuận, chi phí và các chỉ tiêu tài chính khác.

Kiểm soát nội bộ:

• Theo dõi giao dịch: Giúp doanh nghiệp theo dõi chặt chẽ các giao dịch kinh tế, phát hiện và ngăn chặn các sai sót, gian lận.
• Phân định trách nhiệm: Mỗi chứng từ đều ghi rõ người lập, người phê duyệt, giúp phân định rõ trách nhiệm của từng cá nhân.
• Đánh giá hiệu quả hoạt động: Cung cấp thông tin để đánh giá hiệu quả hoạt động của từng bộ phận, từng dự án.

Căn cứ tính thuế:

• Kê khai thuế: Chứng từ là căn cứ để doanh nghiệp kê khai thuế đúng quy định của pháp luật.
• Kiểm tra thuế: Cơ quan thuế sử dụng chứng từ để kiểm tra, đối chiếu số liệu và phát hiện các sai phạm về thuế.

Căn cứ giải quyết tranh chấp:

• Bằng chứng pháp lý: Chứng từ là bằng chứng pháp lý quan trọng trong trường hợp xảy ra tranh chấp về kinh tế, tài chính.
• Bảo vệ quyền lợi: Giúp doanh nghiệp bảo vệ quyền lợi hợp pháp của mình trước pháp luật.

Cung cấp thông tin cho người sử dụng:

• Cổ đông: Cung cấp thông tin về tình hình tài chính của doanh nghiệp để cổ đông ra quyết định đầu tư.
• Nhà đầu tư: Cung cấp thông tin để nhà đầu tư đánh giá tiềm năng của doanh nghiệp.
• Ngân hàng: Cung cấp thông tin để ngân hàng quyết định cho vay.

Bảo đảm tính minh bạch:

• Tăng tính minh bạch: Chứng từ kế toán giúp tăng tính minh bạch trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
• Xây dựng uy tín: Giúp doanh nghiệp xây dựng uy tín với đối tác, khách hàng và nhà đầu tư.

6. Câu hỏi thường gặp

Làm thế nào để xử lý chứng từ kế toán sai sót?

Khi phát hiện sai sót trên chứng từ kế toán, doanh nghiệp cần:

• Lập biên bản sửa chữa: Chỉ rõ sai sót và cách sửa chữa.
• Cập nhật sổ sách: Điều chỉnh các ghi chép kế toán tương ứng.
• Lưu giữ chứng từ sửa chữa: Để chứng minh rằng các sai sót đã được khắc phục.

Chứng từ kế toán điện tử có được coi là hợp lệ không?

Có, chứng từ kế toán điện tử được coi là hợp lệ nếu chúng tuân thủ các quy định về kế toán điện tử và được cơ quan thuế chấp nhận. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần đảm bảo rằng các chứng từ điện tử được lưu trữ và bảo mật theo quy định.

Chứng từ kế toán có cần được ký tên không?

Tùy vào loại chứng từ và quy định của từng doanh nghiệp, một số chứng từ như phiếu thu, phiếu chi, hóa đơn có thể cần được ký tên của người lập và người nhận. Điều này giúp xác thực và làm rõ trách nhiệm của các bên liên quan.

Chứng từ kế toán cần phải được lưu trữ bao lâu?

Theo quy định của pháp luật, chứng từ kế toán cần được lưu trữ ít nhất 10 năm kể từ ngày kết thúc năm tài chính mà chứng từ đó liên quan. Thời gian lưu trữ có thể thay đổi tùy theo quy định của từng quốc gia hoặc khu vực.

Trên đây là toàn bộ thông tin tư vấn của Công ty Luật ACC liên quan đến chứng từ kế toán hợp lệ. Chúng tôi hy vọng nhận được nhiều ý kiến đóng góp của quý khách hàng trên cả nước để chúng tôi ngày một chuyên nghiệp hơn.