Hướng dẫn cách đặt tên cho chi nhánh công ty

Khi thành lập chi nhánh công ty, việc đặt tên cho chi nhánh là một bước quan trọng không thể bỏ qua. Tên chi nhánh không chỉ phản ánh danh tính của công ty mà còn phải tuân thủ các quy định pháp lý để đảm bảo tính hợp lệ và tránh những rủi ro pháp lý sau này. Hướng dẫn cách đặt tên cho chi nhánh công ty sẽ giúp các doanh nghiệp hiểu rõ các yêu cầu và quy định liên quan, từ việc lựa chọn tên phù hợp, kiểm tra tính hợp lệ, đến việc đăng ký và phê duyệt tên chi nhánh. Luật ACC sẽ Hướng dẫn cách đặt tên cho chi nhánh công ty một cách đầy đủ và chi tiết.

1. Có những quy định pháp lý nào cần tuân thủ khi đặt tên cho chi nhánh công ty?

Khi đặt tên cho chi nhánh công ty, doanh nghiệp cần tuân thủ các quy định pháp lý sau:

• Tên phải được viết bằng chữ cái tiếng Việt và các ký tự cho phép: Theo Điều 40 Luật Doanh nghiệp 2020, tên chi nhánh phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và ký hiệu.
• Tên phải bao gồm tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ mô tả loại hình: Tên chi nhánh phải bao gồm tên đầy đủ của doanh nghiệp kèm theo cụm từ "Chi nhánh". Ví dụ, nếu tên doanh nghiệp là "ABC Co., Ltd.", tên chi nhánh có thể là "Chi nhánh ABC Co., Ltd. tại Hà Nội".
• Tên phải phản ánh đúng chức năng và loại hình hoạt động: Tên chi nhánh phải phù hợp với chức năng và loại hình hoạt động của chi nhánh đó.
• Tên phải được đăng ký với cơ quan đăng ký kinh doanh: Doanh nghiệp cần thực hiện đăng ký tên chi nhánh theo quy định tại Điều 20 Nghị định 01/2021/NĐ-CP. Trong đó, có thể đăng ký tên chi nhánh bằng tiếng nước ngoài và tên viết tắt, nếu cần.
• Không được sử dụng các từ ngữ cấm: Theo quy định, tên chi nhánh không được sử dụng các cụm từ như "công ty" hoặc "doanh nghiệp" trong phần tên riêng của chi nhánh.
• Tên phải gắn tại trụ sở chi nhánh và trên tài liệu giao dịch: Tên chi nhánh phải được ghi rõ ràng hoặc gắn tại trụ sở chi nhánh, trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm phát hành từ chi nhánh.
• Chấp hành các quy định về sở hữu trí tuệ: Tên chi nhánh không được vi phạm quyền sở hữu trí tuệ của các tổ chức, cá nhân khác, và cần được kiểm tra để đảm bảo không trùng lặp với các tên doanh nghiệp đã đăng ký.

Những quy định này giúp đảm bảo tính hợp pháp, minh bạch và tránh những rủi ro pháp lý liên quan đến việc đặt tên cho chi nhánh công ty.

>> Đọc thêm thông tin tại Chi nhánh là gì? Và quy định về đặt tên chi nhánh

2. Tên chi nhánh công ty có cần phải phù hợp với tên công ty mẹ không?

Có, tên chi nhánh công ty phải phù hợp với tên công ty mẹ. Theo quy định tại Điều 40 Luật Doanh nghiệp 2020 và Điều 20 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, khi đặt tên cho chi nhánh, doanh nghiệp phải bao gồm tên đầy đủ của công ty mẹ. Cụ thể:

• Tên chi nhánh phải bao gồm tên công ty mẹ: Tên chi nhánh cần có tên của công ty mẹ kèm theo cụm từ "Chi nhánh". Ví dụ, nếu công ty mẹ là "Công ty TNHH ABC", tên chi nhánh có thể là "Chi nhánh Công ty TNHH ABC tại TP. Hồ Chí Minh".
• Tên phải tuân thủ quy định về chức năng và loại hình hoạt động: Tên chi nhánh không chỉ phải bao gồm tên của công ty mẹ mà còn phải phản ánh đúng chức năng và loại hình hoạt động của chi nhánh đó.
• Gắn tại trụ sở chi nhánh: Tên chi nhánh phải được ghi rõ ràng hoặc gắn tại trụ sở chi nhánh và trên các tài liệu giao dịch, hồ sơ tài liệu.

Việc tuân thủ quy định này giúp duy trì sự liên kết rõ ràng giữa chi nhánh và công ty mẹ, đồng thời đảm bảo tính minh bạch và nhất quán trong việc nhận diện thương hiệu và pháp lý của doanh nghiệp.

3. Hướng dẫn cách đặt tên cho chi nhánh công ty

Dưới đây là hướng dẫn cách đặt tên cho chi nhánh công ty:

Bước 1: Chọn tên phù hợp

• Bao gồm tên công ty mẹ: Tên chi nhánh phải bao gồm tên đầy đủ của công ty mẹ. Ví dụ, nếu tên công ty mẹ là "Công ty TNHH ABC", tên chi nhánh có thể là "Chi nhánh Công ty TNHH ABC tại Hà Nội".
• Thêm cụm từ mô tả: Tùy vào loại hình, tên chi nhánh cần thêm cụm từ “Chi nhánh”, “Văn phòng đại diện” hoặc “Địa điểm kinh doanh”. Ví dụ, "Chi nhánh" cho chi nhánh, "Văn phòng đại diện" cho văn phòng đại diện, và "Địa điểm kinh doanh" cho địa điểm kinh doanh.

Bước 2: Tuân thủ quy định pháp luật

• Chữ cái và ký tự sử dụng: Tên chi nhánh phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, cùng với các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và ký hiệu.
• Tên phải được viết hoặc gắn tại trụ sở chi nhánh: Tên chi nhánh phải được thể hiện rõ ràng tại trụ sở và trên các tài liệu, giấy tờ giao dịch của chi nhánh.

Bước 3: Đăng ký tên chi nhánh

• Tên bằng tiếng Việt và tiếng nước ngoài: Theo Điều 20 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, tên chi nhánh có thể được đăng ký bằng tiếng nước ngoài và tên viết tắt. Tên nước ngoài là phiên dịch từ tên tiếng Việt sang một trong những ngôn ngữ hệ chữ La-tinh.
• Không sử dụng từ cấm: Phần tên riêng không được sử dụng các từ như “công ty” hoặc “doanh nghiệp”.

Bước 4: Kiểm tra trùng lặp và quyền sở hữu trí tuệ

• Kiểm tra sự trùng lặp: Đảm bảo tên chi nhánh không trùng lặp hoặc gây nhầm lẫn với các tên doanh nghiệp đã đăng ký trước đó.
• Tuân thủ quyền sở hữu trí tuệ: Tên chi nhánh không vi phạm quyền sở hữu trí tuệ của tổ chức, cá nhân khác.

Bước 5: Cập nhật hồ sơ đăng ký

• Thông báo và đăng ký với cơ quan chức năng: Sau khi quyết định tên chi nhánh, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục đăng ký với cơ quan đăng ký kinh doanh để được cấp giấy chứng nhận.

Bước 6: Thực hiện cập nhật tài liệu

• Ghi rõ tên chi nhánh trên tài liệu: Tên chi nhánh phải được ghi rõ trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do chi nhánh phát hành.

Việc tuân thủ các hướng dẫn này giúp đảm bảo chi nhánh được nhận diện đúng cách và hợp pháp trong hệ thống pháp lý và thương mại.

>> Mời các bạn tham khảo thêm thông tin tại bài viết Hướng dẫn quy trình, thủ tục thay đổi tên chi nhánh công ty

4. Tên chi nhánh có cần phải được đăng ký và phê duyệt bởi cơ quan nào không?

Tên chi nhánh cần phải được đăng ký và phê duyệt bởi cơ quan đăng ký kinh doanh. Cụ thể:

• Đăng ký với cơ quan đăng ký kinh doanh: Doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục đăng ký tên chi nhánh với cơ quan đăng ký kinh doanh nơi chi nhánh dự kiến đặt trụ sở. Đơn vị này có thể là Sở Kế hoạch và Đầu tư hoặc Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư, tùy thuộc vào quy định của từng địa phương.
• Cung cấp thông tin và hồ sơ: Trong hồ sơ đăng ký, doanh nghiệp phải cung cấp đầy đủ thông tin về tên chi nhánh, kèm theo các tài liệu chứng minh sự hợp pháp của việc thành lập chi nhánh, như giấy phép thành lập công ty mẹ, quyết định thành lập chi nhánh, và các tài liệu liên quan khác.
• Nhận giấy chứng nhận: Sau khi hoàn tất thủ tục và được phê duyệt, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký chi nhánh cho doanh nghiệp. Tên chi nhánh sẽ được công nhận chính thức và có hiệu lực pháp lý từ thời điểm giấy chứng nhận được cấp.

Việc thực hiện đúng quy trình đăng ký và phê duyệt tên chi nhánh là rất quan trọng để đảm bảo sự hợp pháp và chính thức của chi nhánh trong hoạt động kinh doanh.

>> Đọc thêm bài viết sau Thủ tục thành lập chi nhánh công ty để được cung cấp thêm thông tin

5. Các yếu tố nào cần lưu ý để tránh vi phạm quyền sở hữu trí tuệ khi đặt tên chi nhánh?

Để tránh vi phạm quyền sở hữu trí tuệ khi đặt tên chi nhánh, doanh nghiệp cần lưu ý các yếu tố sau:

• Kiểm tra sự trùng lặp: Đảm bảo tên chi nhánh không trùng lặp với tên của các doanh nghiệp đã đăng ký trước đó. Doanh nghiệp có thể thực hiện tra cứu tại cơ quan đăng ký kinh doanh hoặc hệ thống cơ sở dữ liệu về doanh nghiệp để xác định xem tên dự định có bị trùng lặp hay không.
• Tránh sử dụng tên đã được bảo hộ: Không sử dụng tên chi nhánh tương tự hoặc dễ gây nhầm lẫn với các thương hiệu, nhãn hiệu, hoặc tên công ty đã được bảo hộ quyền sở hữu trí tuệ. Điều này bao gồm các tên đã được đăng ký nhãn hiệu, bản quyền, hoặc tên thương mại.
• Kiểm tra quyền sở hữu trí tuệ: Đảm bảo rằng tên chi nhánh không vi phạm quyền sở hữu trí tuệ của tổ chức, cá nhân khác. Điều này có thể được thực hiện bằng cách tra cứu các nhãn hiệu đã được đăng ký tại Cục Sở hữu trí tuệ hoặc các cơ quan có thẩm quyền khác.
• Tránh sử dụng từ ngữ cấm: Không sử dụng các từ ngữ bị cấm hoặc hạn chế theo quy định pháp luật trong tên chi nhánh. Ví dụ, tên chi nhánh không được chứa các từ như “công ty”, “doanh nghiệp” nếu phần tên riêng đã có sự phân biệt.
• Tham khảo ý kiến pháp lý: Trong trường hợp không chắc chắn về khả năng vi phạm quyền sở hữu trí tuệ, doanh nghiệp nên tham khảo ý kiến của luật sư hoặc chuyên gia về sở hữu trí tuệ. Họ có thể cung cấp tư vấn cụ thể và giúp doanh nghiệp thực hiện tra cứu chi tiết hơn.
• Đảm bảo tính độc quyền: Tên chi nhánh nên đảm bảo tính độc quyền và không gây nhầm lẫn với tên của các tổ chức khác trong cùng lĩnh vực hoặc khu vực hoạt động. Điều này giúp bảo vệ quyền lợi và danh tiếng của doanh nghiệp.
• Cập nhật và giám sát: Sau khi tên chi nhánh được chấp thuận và đăng ký, doanh nghiệp nên thường xuyên giám sát và cập nhật thông tin liên quan để đảm bảo rằng không có sự thay đổi nào có thể ảnh hưởng đến quyền sở hữu trí tuệ của mình.

Bằng cách tuân thủ các yếu tố trên, doanh nghiệp có thể giảm thiểu rủi ro vi phạm quyền sở hữu trí tuệ và đảm bảo tên chi nhánh được chấp nhận một cách hợp pháp.

>> Tham khảo thêm thông tin tại Dịch vụ thành lập chi nhánh công ty trọn gói, nhanh gọn

6. Câu hỏi thường gặp

Có giới hạn về độ dài của tên chi nhánh công ty không?

Theo quy định tại Điều 40 Luật Doanh nghiệp 2020 và Điều 20 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, không có quy định cụ thể về giới hạn độ dài của tên chi nhánh công ty. Tuy nhiên, tên chi nhánh cần phải đảm bảo rõ ràng, dễ nhận diện và không quá dài để tránh gây nhầm lẫn trong các giao dịch và tài liệu pháp lý. Để đảm bảo tính khả dụng và tiện lợi trong sử dụng, tên chi nhánh nên được tối giản và dễ nhớ.

Tên chi nhánh công ty có được phép sử dụng ký hiệu hay không?

Tên chi nhánh công ty có thể sử dụng các ký hiệu theo quy định pháp luật, bao gồm các ký hiệu, chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, cũng như các chữ cái F, J, Z, W, và chữ số. Tuy nhiên, việc sử dụng ký hiệu nên được cân nhắc để đảm bảo không gây nhầm lẫn và vẫn giữ được sự rõ ràng trong tên gọi của chi nhánh.

Có cần phải kiểm tra tên chi nhánh để đảm bảo không trùng lặp với các doanh nghiệp khác không?

Có, việc kiểm tra tên chi nhánh để đảm bảo không trùng lặp với các doanh nghiệp khác là cần thiết. Doanh nghiệp nên thực hiện tra cứu tên chi nhánh tại cơ quan đăng ký kinh doanh hoặc hệ thống cơ sở dữ liệu để tránh việc trùng lặp hoặc gây nhầm lẫn với tên của các doanh nghiệp đã đăng ký trước đó. Điều này giúp đảm bảo tên chi nhánh được chấp thuận và không vi phạm quyền sở hữu trí tuệ của các tổ chức khác.

Trong việc đặt tên cho chi nhánh công ty, việc tuân thủ các quy định pháp lý là rất quan trọng để đảm bảo tính hợp pháp và sự rõ ràng. Tên chi nhánh không chỉ phải bao gồm tên công ty mẹ mà còn phải phù hợp với các quy định về chữ cái, ký hiệu và không vi phạm quyền sở hữu trí tuệ. Ngoài ra, việc kiểm tra sự trùng lặp và thực hiện đăng ký với cơ quan chức năng cũng là những bước cần thiết. Việc này không chỉ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý mà còn góp phần tạo dựng thương hiệu rõ ràng và nhất quán trong hoạt động kinh doanh.