Công ty ủy quyền cho chi nhánh ký hợp đồng được không?

Khi một công ty mở rộng hoạt động kinh doanh của mình, việc thiết lập chi nhánh tại các địa phương khác nhau trở nên phổ biến. Trong quá trình này, vấn đề ủy quyền cho chi nhánh ký hợp đồng với các bên thứ ba là một khía cạnh quan trọng để đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra suôn sẻ. Việc ủy quyền này không chỉ giúp chi nhánh thực hiện các giao dịch hợp pháp mà còn tạo ra sự linh hoạt trong việc quản lý và điều hành. Luật ACC sẽ cung cấp thông tin để giải đáp thắc mắc về Công ty ủy quyền cho chi nhánh ký hợp đồng được không?. Mời các bạn tham khảo.

Công ty ủy quyền cho chi nhánh ký hợp đồng được không?

1. Công ty ủy quyền cho chi nhánh ký hợp đồng được không?

Có, công ty có thể ủy quyền cho chi nhánh ký hợp đồng. Đây là một thực tế phổ biến trong hoạt động kinh doanh, giúp tăng cường hiệu quả và linh hoạt trong việc quản lý các giao dịch. Tuy nhiên, việc ủy quyền cần tuân theo các quy định pháp lý và yêu cầu cụ thể để đảm bảo tính hợp pháp và hiệu lực của các hợp đồng được ký kết.

Các điểm quan trọng khi ủy quyền cho chi nhánh ký hợp đồng bao gồm:

• Quyết định ủy quyền: Công ty cần ban hành một quyết định ủy quyền rõ ràng, xác định phạm vi và quyền hạn của chi nhánh trong việc ký kết hợp đồng. Quyết định này phải được ký bởi người đại diện theo pháp luật của công ty và phải được lưu trữ tại trụ sở chính của công ty.
• Phạm vi ủy quyền: Quyết định ủy quyền phải nêu rõ các loại hợp đồng mà chi nhánh có quyền ký, các điều kiện cụ thể và hạn mức tài chính nếu có. Điều này giúp tránh những tranh chấp và rủi ro pháp lý phát sinh khi chi nhánh ký hợp đồng vượt quá quyền hạn được ủy quyền.
• Ghi rõ thông tin ủy quyền: Trong từng hợp đồng, cần ghi rõ thông tin về việc chi nhánh ký hợp đồng theo ủy quyền của công ty mẹ, bao gồm cả thông tin về quyết định ủy quyền.
• Tuân thủ pháp luật: Việc ủy quyền phải tuân thủ các quy định của pháp luật và các quy định nội bộ của công ty. Nếu hợp đồng ký bởi chi nhánh không nằm trong phạm vi ủy quyền, hợp đồng đó có thể không được công nhận và có thể dẫn đến tranh chấp pháp lý.
• Báo cáo và giám sát: Chi nhánh cần báo cáo định kỳ cho công ty mẹ về các hợp đồng đã ký và thực hiện các giao dịch theo chỉ đạo của công ty mẹ. Công ty mẹ cũng cần giám sát các hoạt động của chi nhánh để đảm bảo việc thực hiện đúng theo ủy quyền.

>> Đọc thêm thông tin tại bài viết Thủ tục thành lập chi nhánh công ty cập nhật

2. Các loại hợp đồng nào mà chi nhánh có thể ký thay cho công ty?

Chi nhánh có thể ký kết nhiều loại hợp đồng thay cho công ty mẹ, tùy thuộc vào phạm vi và nội dung của ủy quyền được quy định. Dưới đây là một số loại hợp đồng mà chi nhánh thường có thể ký kết:

• Hợp đồng mua bán hàng hóa: Chi nhánh có thể ký hợp đồng mua bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ nếu được ủy quyền. Hợp đồng này có thể liên quan đến việc mua nguyên vật liệu, hàng hóa để phục vụ cho hoạt động kinh doanh của công ty.
• Hợp đồng dịch vụ: Chi nhánh có thể ký hợp đồng dịch vụ với các nhà cung cấp dịch vụ như thuê mặt bằng, dịch vụ quảng cáo, bảo trì thiết bị, và các dịch vụ hỗ trợ khác.
• Hợp đồng thuê: Chi nhánh có thể ký hợp đồng thuê tài sản như văn phòng, kho bãi, hoặc thiết bị, nếu hợp đồng này nằm trong phạm vi ủy quyền của công ty mẹ.
• Hợp đồng lao động: Chi nhánh có thể ký hợp đồng lao động với nhân viên địa phương nếu được ủy quyền. Điều này bao gồm việc ký hợp đồng tuyển dụng, điều chỉnh lương, và các thỏa thuận khác liên quan đến nhân sự.
• Hợp đồng hợp tác: Chi nhánh có thể ký hợp đồng hợp tác hoặc liên kết với các đối tác địa phương để thực hiện các dự án chung hoặc các hoạt động kinh doanh khác.
• Hợp đồng tài chính: Chi nhánh có thể ký hợp đồng liên quan đến các giao dịch tài chính, như vay vốn từ ngân hàng hoặc các tổ chức tài chính khác, nếu được ủy quyền rõ ràng.
• Hợp đồng mua bán bất động sản: Nếu chi nhánh được ủy quyền, nó có thể ký các hợp đồng liên quan đến việc mua, bán hoặc thuê bất động sản để phục vụ cho hoạt động kinh doanh của công ty.
• Hợp đồng bảo hiểm: Chi nhánh có thể ký hợp đồng bảo hiểm cho các tài sản và rủi ro liên quan đến hoạt động kinh doanh của mình.

3. Cần các tài liệu gì để Công ty ủy quyền cho chi nhánh ký hợp đồng?

Khi công ty muốn ủy quyền cho chi nhánh ký hợp đồng, cần chuẩn bị các tài liệu sau:

• Quyết định ủy quyền: Đây là tài liệu chính, được thông qua bởi cấp có thẩm quyền trong công ty, như Hội đồng quản trị hoặc Giám đốc/Tổng giám đốc. Quyết định này phải nêu rõ phạm vi, thời hạn, và điều kiện ủy quyền cho chi nhánh.
• Giấy ủy quyền: Đây là văn bản chính thức ghi nhận quyền hạn và trách nhiệm của chi nhánh trong việc ký kết các hợp đồng. Giấy ủy quyền cần được ký bởi người đại diện theo pháp luật của công ty mẹ và xác nhận các quyền hạn cụ thể.
• Sổ đăng ký doanh nghiệp/giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp: Tài liệu này chứng minh rằng công ty mẹ và chi nhánh đều đã được đăng ký theo quy định của pháp luật.
• Hợp đồng mẫu (nếu có): Nếu công ty có các mẫu hợp đồng chuẩn, nên đính kèm để chi nhánh tham khảo khi ký kết hợp đồng cụ thể.
• Giấy tờ chứng minh năng lực pháp lý của chi nhánh: Bao gồm các giấy tờ chứng minh chi nhánh đã được thành lập hợp pháp và có quyền ký kết hợp đồng, như Giấy chứng nhận đăng ký chi nhánh, quyết định thành lập chi nhánh, v.v.
• Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu của người đại diện chi nhánh: Để chứng minh danh tính của người ký kết hợp đồng tại chi nhánh.
• Biên bản họp (nếu có): Nếu quyết định ủy quyền được thông qua trong một cuộc họp của cơ quan quản lý của công ty, biên bản họp có thể cần được đính kèm.
• Tài liệu liên quan đến nội dung hợp đồng: Tùy thuộc vào loại hợp đồng, có thể cần chuẩn bị thêm các tài liệu liên quan đến đối tượng, giá trị, và điều kiện của hợp đồng.
• Giấy tờ chứng minh năng lực tài chính và hoạt động của chi nhánh: Có thể bao gồm báo cáo tài chính, chứng từ ngân hàng, và các tài liệu khác liên quan đến hoạt động của chi nhánh.

4. Quyết định ủy quyền cần được lập thành văn bản không?

Quyết định uỷ quyền phải ghi rõ các thông tin sau

Có, Quyết định ủy quyền cần được lập thành văn bản. Đây là yêu cầu pháp lý quan trọng để đảm bảo tính hợp pháp và rõ ràng trong việc ủy quyền cho chi nhánh ký kết hợp đồng. Quyết định ủy quyền phải được ký bởi người đại diện theo pháp luật của công ty mẹ và nên ghi rõ các thông tin sau:

• Thông tin về các bên: Tên công ty mẹ, thông tin liên quan đến chi nhánh và người được ủy quyền.
• Phạm vi ủy quyền: Các quyền hạn cụ thể mà chi nhánh được ủy quyền thực hiện, bao gồm loại hợp đồng và phạm vi ký kết.
• Thời hạn ủy quyền: Thời gian mà quyền hạn được ủy quyền có hiệu lực.
• Điều kiện và hạn chế (nếu có): Các điều kiện và hạn chế liên quan đến quyền hạn được ủy quyền.
• Ký tên và con dấu: Quyết định phải được ký bởi người có thẩm quyền và đóng dấu công ty để chứng minh tính hợp pháp.

Việc lập Quyết định ủy quyền thành văn bản giúp bảo vệ quyền lợi của cả công ty mẹ và chi nhánh, đồng thời tạo cơ sở pháp lý cho các giao dịch mà chi nhánh thực hiện.

>> Tham khảo thêm thông tin liên quan tại Công ty ủy quyền cho chi nhánh xuất hóa đơn được không?

5. Có cần đăng ký quyết định ủy quyền với cơ quan nhà nước không?

Không, thông thường, quyết định ủy quyền không cần phải đăng ký với cơ quan nhà nước. Quyết định ủy quyền chủ yếu là tài liệu nội bộ giữa công ty mẹ và chi nhánh, nhằm xác định quyền hạn của chi nhánh trong việc ký kết hợp đồng và thực hiện các giao dịch.

Tuy nhiên, trong một số trường hợp, nếu quyết định ủy quyền liên quan đến việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ đối với các cơ quan nhà nước hoặc liên quan đến hợp đồng cần phải được chứng thực bởi các cơ quan chính phủ hoặc tổ chức pháp lý, thì công ty có thể cần thực hiện các thủ tục bổ sung, như chứng thực chữ ký hoặc công chứng.

Điều quan trọng là công ty mẹ và chi nhánh cần giữ gìn và quản lý quyết định ủy quyền một cách cẩn thận để đảm bảo mọi giao dịch và hợp đồng ký kết đều hợp pháp và có hiệu lực.

>> Mời các bạn tham khảo thêm thông tin liên quan tại Mẫu giấy ủy quyền công ty cho chi nhánh

6. Chi nhánh có quyền ký hợp đồng vượt quá thẩm quyền được ủy quyền không?

Chi nhánh không có quyền ký hợp đồng vượt quá thẩm quyền được ủy quyền từ công ty mẹ. Quyền hạn của chi nhánh trong việc ký kết hợp đồng được xác định rõ ràng trong quyết định ủy quyền của công ty mẹ.

Nếu chi nhánh ký kết hợp đồng vượt quá thẩm quyền được ủy quyền, hợp đồng đó có thể không được công nhận hoặc bị coi là không hợp lệ. Trong trường hợp này, công ty mẹ có thể không bị ràng buộc bởi các điều khoản của hợp đồng, và bên đối tác có thể gặp khó khăn trong việc yêu cầu thực hiện hợp đồng hoặc đòi bồi thường nếu có tranh chấp phát sinh.

Do đó, việc tuân thủ đúng thẩm quyền ủy quyền là rất quan trọng để đảm bảo tính hợp pháp và hiệu lực của các giao dịch ký kết bởi chi nhánh.

7. Câu hỏi thường gặp

Nếu chi nhánh ký hợp đồng ngoài phạm vi ủy quyền, hợp đồng có hợp pháp không?

Nếu chi nhánh ký hợp đồng ngoài phạm vi ủy quyền, hợp đồng có thể không được coi là hợp pháp. Quyền hạn của chi nhánh trong việc ký kết hợp đồng được xác định bởi quyết định ủy quyền từ công ty mẹ. Khi chi nhánh ký hợp đồng vượt quá phạm vi ủy quyền, công ty mẹ có thể không bị ràng buộc bởi hợp đồng đó, và hợp đồng có thể bị coi là không có hiệu lực pháp 

Chi nhánh cần báo cáo gì về các hợp đồng đã ký cho công ty mẹ?

Chi nhánh cần báo cáo cho công ty mẹ về các hợp đồng đã ký, bao gồm các chi tiết như nội dung hợp đồng, bên ký kết, và các điều khoản chính. Việc báo cáo này giúp công ty mẹ theo dõi và kiểm soát các giao dịch được thực hiện bởi chi nhánh, đảm bảo rằng mọi hợp đồng ký kết đều nằm trong phạm vi ủy quyền và phù hợp với chính sách của công ty.

Có yêu cầu về việc ghi rõ thông tin ủy quyền trong hợp đồng không?

Thông tin ủy quyền cần phải được ghi rõ trong hợp đồng để xác định rõ ràng quyền hạn của người ký hợp đồng thay mặt cho công ty. Điều này giúp xác minh rằng người ký hợp đồng có đầy đủ quyền hạn và thẩm quyền để thực hiện các giao dịch thay mặt cho công ty.

Kết luận, việc công ty ủy quyền cho chi nhánh ký hợp đồng là hoàn toàn hợp pháp và có thể thực hiện được khi đáp ứng đầy đủ các yêu cầu pháp lý. Điều quan trọng là quyết định ủy quyền phải được lập thành văn bản và rõ ràng về phạm vi quyền hạn. Chi nhánh cần tuân thủ đúng thẩm quyền được ủy quyền và báo cáo kịp thời về các hợp đồng đã ký kết. Việc ghi rõ thông tin ủy quyền trong hợp đồng giúp đảm bảo tính hợp pháp và minh bạch trong các giao dịch.