Các loại chứng từ thường dùng trong kế toán thanh toán

Dưới đây là một số loại chứng từ phổ biến thường được sử dụng trong quá trình kế toán thanh toán. Các chứng từ này đóng vai trò quan trọng trong việc ghi nhận các giao dịch, phản ánh tình hình tài chính của doanh nghiệp và xác định các khoản thanh toán cụ thể.

Các loại chứng từ thường dùng trong kế toán thanh toán

1. Chứng từ kế toán thanh toán là gì?

Trong một doanh nghiệp, việc quản lý và ghi nhận các hoạt động kinh tế hàng ngày là một phần quan trọng của quá trình kế toán. Những giao dịch như tăng giảm tài sản, vốn của doanh nghiệp được ghi nhận thông qua những bước gọi là nghiệp vụ kinh tế. Để chứng minh, xác nhận và có thể kiểm tra lại các giao dịch này, kế toán sử dụng phương pháp chứng từ.

Theo Luật Kế toán năm 2015, Chứng từ kế toán là các tài liệu và vật phẩm ghi chép các giao dịch kinh tế, tài chính đã phát sinh và hoàn thành, làm căn cứ ghi nhận vào sổ sách kế toán. Chúng có vai trò quan trọng làm căn cứ pháp lý trong quá trình ghi nhận và báo cáo tài chính của doanh nghiệp. Có nhiều loại chứng từ kế toán thông dụng như: Bảng chấm công, Phiếu nhập, xuất kho, Phiếu thu, phiếu chi, Biên lai thu tiền, Giấy đề nghị thanh toán, Biên bản giao nhận tài sản cố định, Biên bản đánh giá lại tài sản cố định, Hóa đơn GTGT, Hóa đơn bán hàng và nhiều loại khác.

Hệ thống chứng từ kế toán bao gồm hai loại chính: Hệ thống chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc và hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn. Hệ thống thống nhất bắt buộc gồm các chứng từ phản ánh các quan hệ kinh tế chung và được quy định cụ thể bởi Nhà nước. Trái lại, hệ thống hướng dẫn tập trung vào các chứng từ sử dụng nội bộ, được định rõ và thực hiện trong doanh nghiệp dựa trên hướng dẫn từ Nhà nước và có thể điều chỉnh cho phù hợp với từng trường hợp cụ thể.

2. Phân loại chứng từ kế toán thanh toán

Chứng từ kế toán thanh toán có thể được phân loại theo một số tiêu chí khác nhau như sau:

1. Theo công dụng:

   • Chứng từ mệnh lệnh: Sử dụng để truyền đạt chỉ thị, mệnh lệnh từ người quản lý đến bộ phận thực hiện.
   • Chứng từ chấp hành: Chứng minh việc hoàn thành thực tế của một nghiệp vụ kinh tế.

2. Theo trình tự lập:

   • Chứng từ ban đầu (chứng từ gốc): Lập ngay khi nghiệp vụ phát sinh hoặc hoàn thành.
   • Chứng từ tổng hợp: Tổng hợp số liệu của các nghiệp vụ kinh tế cùng loại để giảm công việc kế toán và đơn giản hóa việc ghi sổ.

3. Theo phương thức lập:

   • Chứng từ một lần: Ghi chép nghiệp vụ kinh tế chỉ một lần, sau đó chuyển vào sổ sách kế toán.
   • Chứng từ nhiều lần: Ghi một loại nghiệp vụ kinh tế diễn ra nhiều lần và cộng dồn vào một giới hạn trước khi ghi vào sổ sách kế toán.

4. Theo nội dung nghiệp vụ:

   • Chứng từ lao động và tiền lương
   • Chứng từ hàng tồn kho
   • Chứng từ bán hàng
   • Chứng từ tiền tệ
   • Chứng từ tài sản cố định

5. Theo dạng thể hiện:

   • Chứng từ bình thường: Dưới dạng giấy tờ chứng minh nghiệp vụ kinh tế phát sinh và đã hoàn thành.
   • Chứng từ điện tử: Dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã hoá và lưu trữ theo quy định.

Mỗi loại chứng từ này có vai trò và cách sử dụng khác nhau, phục vụ cho các mục đích kế toán và thanh toán trong doanh nghiệp.

3.  Quy định về chứng từ kế toán

Luật Kế toán 2015 đã đưa ra các quy định quan trọng về Chứng từ Kế toán (Chứng từ KT):

3.1 Quy định về nội dung chứng từ kế toán

• Tên và số hiệu của chứng từ kế toán
• Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán
• Thông tin về người lập và người nhận chứng từ kế toán
• Nội dung chi tiết về nghiệp vụ kinh tế, tài chính
• Số lượng, đơn giá và số tiền ghi bằng số và chữ
• Chữ ký của người lập, người duyệt và các liên quan

3.2 Quy định về việc lập và lưu trữ chứng từ kế toán

• Mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phải có chứng từ kế toán và chỉ được lập một lần.
• Chứng từ phải rõ ràng, đầy đủ, chính xác, tuân thủ mẫu quy định. Trường hợp không có mẫu thì có thể tự lập nhưng phải đảm bảo đầy đủ nội dung.
• Viết chứng từ phải chính xác, không được sửa chữa. Nếu viết sai phải hủy bỏ và gạch chéo.
• Phải lập đủ số liên quy định và nội dung các liên phải giống nhau.

3.3 Quy định về việc ký chứng từ kế toán

• Chứng từ phải có chữ ký theo chức danh quy định, không sử dụng mực phai, mực đỏ hoặc đóng dấu chữ ký.
• Người ký phải có thẩm quyền và chịu trách nhiệm về nội dung.
• Chứng từ điện tử cần có chữ ký điện tử, có giá trị như chứng từ giấy.

3.4 Quy định về quản lý và sử dụng chứng từ kế toán

• Chứng từ là căn cứ để ghi sổ kế toán, phải được sắp xếp, bảo quản an toàn theo quy định.
• Cơ quan có thẩm quyền có quyền tạm giữ, tịch thu, niêm phong chứng từ. Trường hợp này, phải lập biên bản ghi rõ lý do và thông tin chi tiết.
• Bất kỳ vi phạm nào về quy định chứng từ kế toán có thể bị xử lý hình sự.

Với vị trí hàng đầu trong ngành dịch vụ kế toán, chúng tôi luôn hướng dẫn và nhấn mạnh tầm quan trọng của việc lưu trữ chứng từ kế toán để đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật. Đồng thời, việc vi phạm có thể gây hậu quả nghiêm trọng về mặt pháp lý.

4. Tác dụng của chứng từ kế toán thanh toán

Chứng từ đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong quá trình thực hiện công việc kế toán, kiểm soát nội bộ và quản lý sổ sách.

• Chứng từ làm cho việc kế toán ban đầu trở nên khả thi. Nếu không có chứng từ, việc triển khai nghiệp vụ và kiểm soát tài chính sẽ thiếu căn cứ.

• Qua việc lập chứng từ, mọi giao dịch kinh tế được hoàn thành hoặc phát sinh mới đều được ghi nhận chính xác, đảm bảo tính hợp pháp và cung cấp dữ liệu cho các công việc tiếp theo.

• Chứng từ là cơ sở để ghi sổ sách kế toán theo quy định.

• Thông qua chứng từ, các thông tin và giao dịch kinh tế của doanh nghiệp được thể hiện và chịu trách nhiệm pháp lý.

• Chứng từ là căn cứ cho các cơ quan thanh tra và kiểm tra tài chính trong doanh nghiệp, đặc biệt là liên quan đến nghĩa vụ thuế, bảo hiểm xã hội, và việc xử lý vi phạm khi phát hiện.

• Dữ liệu và thông tin ghi trên chứng từ cũng xác định mức độ trách nhiệm và xử phạt trong các trường hợp vi phạm.