Các hình thức ghi sổ sách kế toán theo TT 133 và 200

Hệ thống sổ sách kế toán đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc ghi chép, theo dõi và phản ánh tình hình tài chính, hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Việc lựa chọn hình thức ghi sổ sách kế toán phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả quản lý và tuân thủ đúng quy định của pháp luật. Bài viết dưới đây sẽ trình bày chi tiết về các hình thức ghi sổ sách kế toán theo Thông tư 133 và 200.

Các hình thức ghi sổ sách kế toán theo TT 133 và 200

1. Hình thức ghi sổ kế toán là gì?

Hình thức ghi sổ kế toán là hình thức tổ chức hệ thống sổ sách kế toán của doanh nghiệp bao gồm số lượng, kết cấu các loại số, mối quan hệ, trình tự và phương pháp ghi chép, tập hợp, hệ thống hoá các nghiệp vụ kế toán theo đúng phương pháp kế toán mà doanh nghiệp áp dụng trên cơ sở hợp lệ, hợp pháp.

2. Các hình thức ghi sổ sách kế toán theo TT 133 và 200

Thông tư 133/2016/TT-BTC quy định hình thức về 4 ghi sổ sách kế toán, cụ thể như sau:

- Hình thức kế toán Nhật ký chung

- Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái

- Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ

- Hình thức kế toán trên máy vi tính

Thông tư 200/2014/TT-BTC quy định hình thức về 5 ghi sổ sách kế toán, cụ thể như sau:

- Hình thức kế toán Nhật ký chung

- Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái

- Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ

- Hình thức kế toán Nhật ký - Chứng từ (Thông tư 133 không có hình thức này)

- Hình thức kế toán trên máy vi tính

Tóm lại, trong mỗi hình thức sổ kế toán có những quy định cụ thể về số lượng, kết cấu, mẫu sổ, trình tự, phương pháp ghi chép và mối quan hệ giữa các sổ kế toán. Tùy theo đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý, doanh nghiệp được tự xây dựng hình thức ghi sổ kế toán cho riêng mình trên cơ sở đảm bảo thông tin về các giao dịch phải được phản ánh đầy đủ, kịp thời, dễ kiểm tra, kiểm soát và đối chiếu.

3. Các loại sổ sách kế toán

Sổ kế toán gồm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết. Sổ kế toán tổng hợp gồm: Sổ Nhật ký, Sổ Cái. Sổ kế toán chi tiết gồm: Sổ, thẻ kế toán chi tiết.

3.1. Sổ kế toán tổng hợp

Sổ Nhật ký dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong từng kỳ kế toán và trong một niên độ kế toán theo trình tự thời gian và quan hệ đối ứng các tài khoản của các nghiệp vụ đó. Số liệu kế toán trên số Nhật ký phản ánh tổng số phát sinh bên Nợ và bên Có của tất cả các tài khoản kế toán sử dụng ở doanh nghiệp. Sổ Nhật ký phải phản ánh đầy đủ các nội dung sau: 

• Ngày, tháng ghi sổ;
• Số hiệu và ngày, tháng của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi số; 
• Tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh; 
• Số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. 

Sổ Cái dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong từng kỳ và trong một niên độ kế toán theo các tài khoản kế toán được quy định trong chế độ tài khoản kế toán áp dụng cho doanh nghiệp. Số liệu kế toán trên Sổ Cái phản ánh tổng hợp tình hình tài sản, nguồn vốn, tình hình và kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Sổ Cái phải phản ánh đầy đủ các nội dung sau: 

• Ngày, tháng ghi sổ; 
• Số hiệu và ngày, tháng của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ; 
• Tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh; 
• Số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ghi vào bên Nợ hoặc bên Có của từng tài khoản.

3.2. Sổ, thẻ kế toán chi tiết

• Sổ, thẻ kế toán chi tiết dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến các đối tượng kế toán cần thiết phải theo dõi chi tiết theo yêu cầu quản lý. Số liệu trên sổ, thẻ kế toán chi tiết cung cấp các thông tin phục vụ cho việc quản lý từng loại tài sản, nguồn vốn, doanh thu, chi phí chưa được chi tiết trên sổ Nhật ký và Sổ Cái. Số lượng, kết cấu các sổ, thẻ kế toán chi tiết không quy định bắt buộc. 

• Các doanh nghiệp căn cứ vào quy định mang tính hướng dẫn tại Chế độ kế toán về sổ, thẻ kế toán chi tiết và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp để mở các sổ, thẻ kế toán chi tiết cần thiết, phù hợp.

4. Nguyên tắc, đặc trưng cơ bản của hình thức ghi sổ sách kế toán là gì?

4.1. Nguyên tắc, đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung

Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế toán) của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.

4.2. Nguyên tắc, đặc trưng cơ bản hình thức kế toán chứng từ ghi sổ

Chứng từ ghi sổ: Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là “ Chứng từ ghi sổ”. Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm:

–  Ghi theo trình tự thời gian trên Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ

–  Ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ cái

– Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở những chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, có cùng nội dung kinh tế

– Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm (theo số thứ tự trong Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ) và có chứng từ kế toán kèm theo, phải được kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán.

4.3. Nguyên tắc, đặc trưng cơ bản hình thức ghi sổ kế toán Nhật ký – Sổ cái

Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã phản ánh trên chứng từ kế toán đều được ghi vào Sổ kế toán tổng hợp duy nhất là Sổ Nhật ký – sổ cái theo trình tự thời gian. Căn cứ vào Nhật ký – sổ cái là các chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp các chứng từ kế toán cùng loại.

4.4. Nguyên tắc, đặc trưng cơ bản hình thức ghi sổ kế toán Nhật ký – Chứng từ (chỉ áp dụng với TT 200)

– Tập hợp và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên Có của các tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản đối ứng Nợ.

– Kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với việc hệ thống hóa các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế (theo tài khoản)

– Kết hợp rộng rãi việc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trên cùng một sổ kế toán và trong cùng một quá trình ghi chép.

– Sử dụng các mẫu sổ in sẵn các quan hệ đối chứng tài khoản, chỉ tiêu quản lý kinh tế, tài chính và lập báo cáo tài chính (các hình thức ghi sổ kế toán)

4.5 Nguyên tắc, đặc trưng cơ bản hình thức ghi sổ kế toán trên máy tính

Công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính. Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy định trên đây. Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định.

5. Câu hỏi thường gặp 

5.1. Hình thức ghi sổ kế toán nào đơn giản và dễ thực hiện nhất?

Hình thức Nhật ký chung là hình thức ghi sổ đơn giản và dễ thực hiện nhất vì chỉ sử dụng một sổ duy nhất để ghi chép tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong ngày.

5.2. Doanh nghiệp có thể thay đổi hình thức ghi sổ sách kế toán trong năm tài chính?

Không thể, theo quy định của pháp luật về kế toán thì đơn vị được tự lựa chọn hình thức kế toán và có thể thay đổi cho phù hợp với tình hình thực tế của đơn vị. Tuy nhiên đơn vị cần lưu ý là hình thức kế toán đã chọn phải được áp dụng nhất quán trong kỳ kế toán năm, nên nếu có thay đổi thì phải thay đổi từ đầu kỳ.

5.3. Doanh nghiệp sẽ bị xử phạt nếu không ghi sổ sách kế toán hoặc ghi sổ sách kế toán không đầy đủ, không chính xác?

Có. Doanh nghiệp sẽ bị xử phạt theo quy định của pháp luật về kế toán.

Công ty Luật ACC hy vọng bài viết này sẽ cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích để lựa chọn hình thức ghi sổ sách kế toán phù hợp cho doanh nghiệp của mình. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào, vui lòng liên hệ với chúng tôi để được tư vấn