Trong quá trình kinh doanh, việc phát sinh sai sót trong hóa đơn là điều không thể tránh khỏi. Để khắc phục những sai sót này và đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật, việc lập biên bản thu hồi hóa đơn điện tử là vô cùng cần thiết. Bài viết này Công ty Luật ACC sẽ giới thiệu mẫu biên bản thu hồi hóa đơn điện tử đúng quy định.
Mẫu biên bản thu hồi hóa đơn đã lập theo Nghị định 123
1. Trường hợp cần lập biên bản thu hồi hóa đơn
Biên bản thu hồi hóa đơn điện tử là một văn bản ghi lại việc thu hồi hoặc chỉnh sửa thông tin của hóa đơn điện tử đã phát hành trước đó. Văn bản này được sử dụng khi hóa đơn có sai sót hoặc thiếu thông tin, cần sửa đổi hoặc thu hồi để đảm bảo tính chính xác và tuân thủ các quy định pháp luật.
Biên bản này thường có hai bản: một gửi cho bên mua và một giữ lại tại đơn vị phát hành hóa đơn. Biên bản này ghi rõ các thông tin về hóa đơn thu hồi, lý do thu hồi, kết quả xử lý, và có chữ ký xác nhận của các bên liên quan.
Các trường hợp cần lập biên bản thu hồi hóa đơn điện tử bao gồm:
- Đơn vị bán hàng không còn cần dùng hóa đơn điện tử và muốn thu hồi để cập nhật hệ thống.
- Khách hàng từ chối hoặc không cần hóa đơn điện tử và yêu cầu thu hồi.
- Hóa đơn có lỗi hoặc sai sót cần sửa chữa hoặc thay thế.
Nếu hóa đơn có sai thông tin như địa chỉ, mã số thuế, cơ quan Thuế có thể yêu cầu doanh nghiệp thu hồi và lập biên bản thu hồi. Biên bản này có giá trị pháp lý tương đương với hóa đơn điện tử.
2. Mẫu biên bản thu hồi hóa đơn đã lập theo Nghị định 123
Mẫu biên bản thu hồi hóa đơn đã lập theo Nghị định 123
Để viết một biên bản thu hồi hóa đơn điện tử, cần đảm bảo các thông tin sau:
- Thông báo thu hồi hóa đơn: Bắt đầu bằng việc nêu rõ lý do, nguyên nhân và thời gian tiến hành thu hồi hóa đơn điện tử.
- Thông tin hóa đơn: Cung cấp chi tiết về hóa đơn cần thu hồi, bao gồm mã số hóa đơn, ngày phát hành, số lượng, giá trị, cùng tên và địa chỉ của người bán và người mua.
- Thông tin các bên liên quan: Ghi rõ tên, địa chỉ, số điện thoại và email của người bán, người mua, và đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.
- Phương thức thu hồi: Xác định cách thức thu hồi, có thể qua email, fax, hoặc trả lại trực tiếp.
- Ngày lập và chữ ký: Cuối cùng, ghi ngày lập biên bản và chữ ký của người lập.
Tham khảo: Mẫu biên bản thu hồi hóa đơn đã lập theo Nghị định 123
3. Lưu ý khi lập biên bản thu hồi hóa đơn
Lưu ý rằng biên bản thu hồi hóa đơn điện tử là tài liệu pháp lý quan trọng, vì vậy cần đảm bảo tính chính xác và rõ ràng trong từng nội dung. Các thông tin trong biên bản phải được trình bày đầy đủ, chính xác, logic và tuân thủ các quy định của pháp luật và cơ quan thuế.
Khi lập biên bản thu hồi hóa đơn, cần chú ý:
- Ngày trên biên bản phải trùng với ngày trên hóa đơn mới.
- Biên bản cần nêu rõ lý do thu hồi hóa đơn, chỉ ra lỗi ở phần nào và ghi đúng thông tin hóa đơn như số, ngày, ký hiệu,... Hóa đơn mới cũng phải có đầy đủ các thông tin này.
- Sau khi lập biên bản, cả hai bên phải ký tên, ghi rõ tên đại diện pháp luật, và đóng dấu xác nhận. Chỉ sau khi hoàn tất, hóa đơn mới thay thế mới được xuất.
>>>Mời bạn đọc xem thêm Mẫu biên bản thu hồi hóa đơn đỏ
4. Câu hỏi thường gặp
Nếu hóa đơn điện tử đã được khách hàng thanh toán rồi, thì việc thu hồi hóa đơn có ảnh hưởng gì đến việc hoàn tiền cho khách hàng không?
Trả lời: Việc thu hồi hóa đơn không ảnh hưởng đến quyền lợi của khách hàng. Sau khi thu hồi hóa đơn, doanh nghiệp cần tiến hành hoàn tiền cho khách hàng theo đúng quy định và thỏa thuận.
Khi nào thì doanh nghiệp cần thông báo cho cơ quan thuế về việc thu hồi hóa đơn điện tử?
Trả lời: Theo quy định, doanh nghiệp cần thông báo cho cơ quan thuế khi thu hồi hóa đơn điện tử trong các trường hợp có sai sót về thông tin liên quan đến thuế hoặc khi hóa đơn bị mất.
Nếu doanh nghiệp sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử của nhà cung cấp dịch vụ, thì việc lập biên bản thu hồi có cần làm thủ tục gì thêm không?
Trả lời: Thông thường, các phần mềm hóa đơn điện tử đều có chức năng hỗ trợ lập biên bản thu hồi. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn cần in bản cứng và lưu trữ đầy đủ theo quy định.
Biên bản thu hồi hóa đơn có thể gửi qua email không?
Trả lời: Có, biên bản thu hồi hóa đơn có thể gửi qua email hoặc các hình thức điện tử khác như fax.
Như vậy, biên bản thu hồi hóa đơn điện tử là một văn bản quan trọng, giúp đảm bảo tính chính xác và hợp pháp của các giao dịch. Việc tuân thủ đúng quy định khi lập biên bản sẽ giúp doanh nghiệp tránh được những rủi ro pháp lý không đáng có. Công ty Luật ACC hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn thông tin hữu ích về mẫu biên bản thu hồi hóa đơn đã lập theo Nghị định 123.
Nội dung bài viết:
Bình luận