Khi cần lưu trữ hoặc xử lý dữ liệu trong các trường hợp cụ thể, hóa đơn điện tử thường được chuyển đổi sang bản thể hiện dưới dạng giấy. Vậy bản thể hiện hóa đơn điện tử là gì? Bài viết này Công ty Luật ACC sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về khái niệm và lưu ý khi sử dụng bản thể hiện của hóa đơn điện tử.
Bản thể hiện của hóa đơn điện tử là gì? 4 lưu ý khi sử dụng
1. Hóa đơn điện tử gốc là gì?
Hóa đơn điện tử là chứng từ xác nhận giao dịch mua bán hàng hóa hoặc dịch vụ, nhưng thay vì in giấy, nó tồn tại dưới dạng dữ liệu điện tử. Các hoạt động như tạo, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý hóa đơn điện tử đều thực hiện qua các phương tiện kỹ thuật số.
Hóa đơn điện tử gốc là hóa đơn được tạo khi có giao dịch mua bán và được lưu trữ dưới dạng tệp XML.
Tệp XML (Extensible Markup Language) là một dạng tệp văn bản đơn giản, dùng các thẻ để mô tả cấu trúc và thông tin của tài liệu. Tệp XML giúp mã hóa thông tin và chia sẻ dữ liệu giữa các hệ thống một cách dễ dàng.
2. Bản thể hiện hóa đơn điện tử là gì?
Hóa đơn điện tử gốc được lưu trữ dưới định dạng XML, nhưng định dạng này không thể đọc bằng mắt thường vì nó chứa mã hóa thông tin để chia sẻ dữ liệu. Do đó, các doanh nghiệp phải lưu cả hai định dạng: XML và PDF. Trong đó, file XML là hóa đơn gốc chứa toàn bộ dữ liệu, còn file PDF là phiên bản hiển thị nội dung của hóa đơn.
Trong một số trường hợp như để lưu trữ chứng từ kế toán hoặc chứng minh nguồn gốc hàng hóa, bên mua và bên bán có thể chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy một lần. Hóa đơn giấy này chỉ là bản thể hiện của hóa đơn điện tử gốc.
Để thuận tiện cho việc kiểm tra, các kế toán thường xuất hóa đơn điện tử dưới dạng PDF, HTML hoặc in ra giấy để người xem dễ dàng tra cứu thông tin.
Bản thể hiện hóa đơn được coi là hợp pháp nếu hóa đơn điện tử gốc có giá trị pháp lý. Ngoài ra, khi in ra giấy, hóa đơn phải đáp ứng các yêu cầu sau:
- Phản ánh đầy đủ nội dung của hóa đơn điện tử gốc.
- Phải có dòng chữ ghi rõ "HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ".
- Có họ tên, chữ ký của người chuyển đổi và thời gian thực hiện chuyển đổi.
>>>Tìm hiểu thêm về Hướng dẫn tra cứu, tải và in hóa đơn điện tử
3. 4 lưu ý khi sử dụng bản thể hiện của hóa đơn điện tử
4 lưu ý khi sử dụng bản thể hiện của hóa đơn điện tử
Khi chuyển đổi hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy, bản thể hiện của hóa đơn điện tử cần tuân thủ các quy định hiện hành. Dưới đây là 4 điểm quan trọng cần lưu ý khi lập và sử dụng bản thể hiện của hóa đơn điện tử:
Có hóa đơn điện tử gốc hợp pháp
Bản thể hiện của hóa đơn điện tử chỉ hợp lệ khi có hóa đơn điện tử gốc hợp pháp, đáp ứng các quy định về tính hợp pháp của hóa đơn điện tử.
Thể hiện đầy đủ và toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc
Bản thể hiện phải đảm bảo phản ánh đầy đủ nội dung của hóa đơn điện tử gốc, bao gồm các thông tin được quy định. Đặc biệt, trên bản thể hiện cần có dòng chữ "HÓA ĐƠN ĐƯỢC CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ" để phân biệt với hóa đơn giấy thông thường.
Chỉ có giá trị lưu trữ, không có hiệu lực giao dịch
Bản thể hiện của hóa đơn điện tử dưới dạng giấy chỉ có giá trị để lưu trữ và ghi sổ kế toán theo quy định pháp luật về kế toán và giao dịch điện tử. Nó không có hiệu lực pháp lý để giao dịch hoặc thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được tạo từ máy tính tiền có kết nối với cơ quan Thuế.
Yêu cầu về chữ ký và dấu (nếu có)
Bản thể hiện phải có chữ ký của người được ủy quyền thực hiện việc chuyển đổi hoặc của người đại diện theo pháp luật của đơn vị. Việc đóng dấu trên bản thể hiện không bắt buộc theo quy định hiện hành.
Tuy nhiên, để tăng tính xác thực, nhiều doanh nghiệp vẫn thực hiện việc đóng dấu. Nếu đóng dấu, dấu phải là dấu của đơn vị và rõ ràng, dễ nhận biết.
>>>Tham khảo thêm Mã tra cứu hóa đơn điện tử là gì? Ý nghĩa?
4. Câu hỏi thường gặp
Bản thể hiện hóa đơn điện tử có cần phải tuân thủ các quy định về bảo mật không?
Trả lời: Có, bản thể hiện hóa đơn điện tử cần tuân thủ các quy định về bảo mật để bảo vệ thông tin nhạy cảm và đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu khi chuyển đổi và lưu trữ.
Bản thể hiện hóa đơn điện tử có thể được gửi qua email cho cơ quan thuế không?
Trả lời: Không, bản thể hiện hóa đơn điện tử dưới dạng giấy không thể được gửi qua email. Cơ quan thuế chỉ chấp nhận hóa đơn điện tử gốc và các bản sao hợp lệ theo quy định pháp luật.
Có yêu cầu cụ thể nào về kích thước và định dạng của bản thể hiện hóa đơn điện tử khi in ra giấy không?
Trả lời: Không có yêu cầu cụ thể về kích thước và định dạng của bản thể hiện hóa đơn điện tử khi in ra giấy, nhưng nó phải đảm bảo phản ánh đầy đủ và chính xác nội dung của hóa đơn điện tử gốc.
Bản thể hiện hóa đơn điện tử có thể được lập bằng tay sau khi in không?
Trả lời: Không, bản thể hiện hóa đơn điện tử không nên được lập bằng tay sau khi in, vì điều này có thể làm mất đi tính chính xác và toàn vẹn của thông tin.
Có thể sử dụng bản thể hiện hóa đơn điện tử để thay thế hoàn toàn hóa đơn điện tử gốc trong mọi tình huống không?
Trả lời: Không, bản thể hiện hóa đơn điện tử không thể thay thế hoàn toàn hóa đơn điện tử gốc trong mọi tình huống, đặc biệt là khi cần thực hiện các giao dịch chính thức hoặc thanh toán.
Với sự phát triển của công nghệ, hóa đơn điện tử ngày càng được ứng dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực. Qua bài viết này, Công ty Luật ACC hy vọng đã giúp bạn hiểu rõ về bản thể hiện hóa đơn điện tử, từ đó tuân thủ pháp luật và góp phần nâng cao hiệu quả quản lý và giảm thiểu rủi ro khi sử dụng bản thể hiện của hóa đơn điện tử.
Nội dung bài viết:
Bình luận