Thủ tục xin cấp lại trích lục khai sinh - Công ty luật ACC

Việc mất giấy khai sinh bản gốc khiến người dân phải tiến hành xin cấp trích lục khai sinh. Hoặc đơn giản hơn, khi không muốn sử dụng bản gốc do sợ mất, sợ hư hỏng, người dân cũng có thể tiến hành thủ tục này một cách đơn giản. Hãy cùng ACC tìm hiểu thủ tục xin cấp lại trích lục khai sinh qua bài viết dưới đây

1. Trích lục khai sinh là gì? 

Căn cứ vào Luật Hộ tịch năm 2014: “Trích lục hộ tịch là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp nhằm chứng minh sự kiện hộ tịch của cá nhân đã đăng ký tại cơ quan đăng ký hộ tịch. Bản chính trích lục hộ tịch được cấp ngay sau khi sự kiện hộ tịch được đăng ký. Bản sao trích lục hộ tịch bao gồm bản sao trích lục hộ tịch được cấp từ Cơ sở dữ liệu hộ tịch và bản sao trích lục hộ tịch được chứng thực từ bản chính“.

Như vậy, trích lục khai sinh có thể hiểu là một văn bản do cơ bản nhà nước có thẩm quyền cấp cho cá nhân để chứng minh sự kiện hộ tịch đã đăng ký khai sinh của họ. Giấy khai sinh được cấp ngay sau khi cá nhân thực hiện thủ tục đăng ký khai sinh. Bản sao trích lục khai sinh bao gồm: (i) Bản sao trích lục được cấp từ Cơ sở dữ liệu hộ tịch và (ii) Bản sao trích lục được chứng thực từ Giấy khai sinh

2. Cơ quan có thẩm quyền thực hiện trích lục giấy khai sinh

Hiện nay, cơ quan đăng ký khai sinh được quy định tại khoản 1 Điều 4 Luật Hộ tịch như sau:

“1. Cơ quan đăng ký hộ tịch là Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn (sau đây gọi là Ủy ban nhân dân cấp xã), Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh và đơn vị hành chính tương đương (sau đây gọi là Ủy ban nhân dân cấp huyện), Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài (sau đây gọi là Cơ quan đại diện).”

Về cơ quan cấp bản sao trích lục hộ tịch, Điều 63 Luật Hộ tịch quy định cấp bản sao trích lục hộ tịch về sự kiện hộ tịch đã đăng ký như sau:

“Cá nhân không phụ thuộc vào nơi cư trú có quyền yêu cầu Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch cấp bản sao trích lục hộ tịch về sự kiện hộ tịch của mình đã được đăng ký.”

Theo khoản 5 Điều 4 Luật Hộ tịch năm 2014:

“Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch gồm cơ quan đăng ký hộ tịch, Bộ Tư pháp, Bộ Ngoại giao và cơ quan khác được giao thẩm quyền theo quy định của pháp luật.”

Vì thế, bạn có quyền xin cấp bản sao trích lục khai sinh tại:

• Bộ Tư pháp;
• Bộ Ngoại giao;
• Cơ quan đăng ký hộ tịch: Thông thường là Ủy ban nhân dân cấp xã hoặc Ủy ban nhân dân cấp huyện (nếu khai sinh có yếu tố nước ngoài).

Tuy nhiên, hiện nay, Cơ sở dữ liệu hộ tịch chưa được cập nhật hoàn thiện thì việc cấp trích lục giấy đăng ký khai sinh vẫn được cấp căn cứ vào Sổ đăng ký khai sinh nơi cá nhân đã đăng ký khai sinh trước đây. Vì thế, cá nhân xin cấp trích lục khai sinh phải quay lại nơi từng cấp khai sinh trước đây.

3. Thủ tục xin cấp trích lục khai sinh bản sao

Căn cứ Điều 64 Luật Hộ tịch

“1. Người yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch trực tiếp hoặc thông qua người đại diện gửi tờ khai theo mẫu quy định cho Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch.

Trường hợp cơ quan, tổ chức có thẩm quyền đề nghị cấp bản sao trích lục hộ tịch của cá nhân thì gửi văn bản yêu cầu nêu rõ lý do cho Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch.

2. Ngay sau khi nhận được yêu cầu, nếu đủ điều kiện thì Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch cấp bản sao trích lục hộ tịch cho người yêu cầu.”

Căn cứ khoản 1 Điều 2 Nghị định 123/2015/NĐ-CP:

“1. Người yêu cầu đăng ký hộ tịch, cấp bản sao trích lục hộ tịch xuất trình bản chính một trong các giấy tờ là hộ chiếu, chứng minh nhân dân, thẻ căn cước công dân hoặc giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng (sau đây gọi là giấy tờ tùy thân) để chứng minh về nhân thân.”

Vậy bạn cần chuẩn bị:

• Mẫu đơn xin trích lục giấy khai sinh;
• Xuất trình giấy tờ tùy thân có ảnh;
• Trường hợp ủy quyền cho người khác thực hiện thủ tục phải có văn bản ủy quyền.

Ngay sau khi tiếp nhận hồ sơ, nếu thấy hồ sơ đầy đủ và phù hợp, công chức làm công tác hộ tịch căn cứ vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch, ghi nội dung bản sao trích lục giấy khai sinh, báo cáo Thủ trưởng cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu hộ tịch ký cấp bản sao trích lục cho người yêu cầu.