Hướng dẫn thủ tục hoàn thuế TNCN cho công ty

Hoàn thuế TNCN là khoản tiền mà doanh nghiệp được hoàn trả lại từ cơ quan thuế khi đã nộp thuế cho người lao động vượt quá số tiền thuế thực tế phải nộp. Việc hoàn thuế TNCN đầy đủ và đúng hạn mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, thủ tục hoàn thuế TNCN cho công ty thường khá phức tạp và đòi hỏi nhiều giấy tờ. Bài viết này, Công ty Luật ACC sẽ hướng dẫn chi tiết thủ tục hoàn thuế TNCN cho công ty để giúp doanh nghiệp thực hiện đúng quy định và tiết kiệm thời gian, công sức. Mời bạn đọc tham khảo!

Hướng dẫn thủ tục hoàn thuế tncn cho công ty

1. Hồ sơ khai quyết toán thuế TNCN được hướng dẫn như thế nào?

Căn cứ tại tiểu mục 1 Mục IV Công văn 13762/CTHN-HKDCN năm 2023 do Cục thuế TP. Hà Nội hướng dẫn quyết toán thuế thu nhập cá nhân kỳ tính thuế năm 2022 như sau:

Về hồ sơ khai quyết toán thuế TNCN:

- Đối với cá nhân khai quyết toán thuế TNCN trực tiếp với cơ quan thuế, hồ sơ quyết toán thuế TNCN bao gồm:

+ Tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân mẫu 02/QTT-TNCN ban hành kèm theo Phụ lục II Thông tư 80/2021/TT-BTC.

+ Phụ lục bảng kê giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc mẫu số 02-1/BK-QTT-TNCN ban hành kèm theo Phụ lục II Thông tư 80/2021/TT-BTC.

+ Bản sao (bản chụp từ bản chính) các chứng từ chứng minh số thuế đã khấu trừ, đã tạm nộp trong năm, số thuế đã nộp ở nước ngoài (nếu có). Trường hợp tổ chức trả thu nhập không cấp chứng từ khấu trừ thuế cho cá nhân do tổ chức trả thu nhập đã chấm dứt hoạt động thì cơ quan thuế căn cứ cơ sở dữ liệu của ngành thuế để xem xét xử lý hồ sơ quyết toán thuế cho cá nhân mà không bắt buộc phải có chứng từ khấu trừ thuế.

Trường hợp tổ chức, cá nhân trả thu nhập sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử thì người nộp thuế sử dụng bản thể hiện của chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử (bản giấy do người nộp thuế tự in chuyển đổi từ chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử gốc do tổ chức, cá nhân trả thu nhập gửi cho người nộp thuế).

+ Bản sao Giấy chứng nhận khấu trừ thuế (ghi rõ đã nộp thuế theo tờ khai thuế thu nhập nào) do cơ quan trả thu nhập cấp hoặc Bản sao chứng từ ngân hàng đối với số thuế đã nộp ở nước ngoài có xác nhận của người nộp thuế trong trường hợp theo quy định của luật pháp nước ngoài, cơ quan thuế nước ngoài không cấp giấy xác nhận số thuế đã nộp.

+ Bản sao các hóa đơn chứng từ chứng minh khoản đóng góp vào quỹ từ thiện, quỹ nhân đạo, quỹ khuyến học (nếu có).

+ Tài liệu chứng minh về số tiền đã trả của đơn vị, tổ chức trả thu nhập ở nước ngoài trong trường hợp cá nhân nhận thu nhập từ các tổ chức quốc tế, Đại sứ quán, Lãnh sự quán và nhận thu nhập từ nước ngoài.

+ Hồ sơ đăng ký người phụ thuộc theo hướng dẫn tại điểm a khoản 3 mục III công văn này (nếu tính giảm trừ cho người phụ thuộc tại thời điểm quyết toán thuế đối với người phụ thuộc chưa thực hiện đăng ký người phụ thuộc).

- Đối với tổ chức, cá nhân trả thu nhập, hồ sơ khai quyết toán thuế TNCN như sau:

+ Tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân mẫu số 05/QTT-TNCN ban hành kèm theo Phụ lục II Thông tư 80/2021/TT-BTC .

+ Phụ lục bảng kê chi tiết cá nhân thuộc diện tính thuế theo biểu lũy tiến từng phần mẫu số 05-1/BK-QTT-TNCN ban hành kèm theo Phụ lục II Thông tư 80/2021/TT-BTC.

+ Phụ lục bảng kê chi tiết cá nhân thuộc diện tính thuế theo thuế suất toàn phần mẫu số 05-2/BK-QTT-TNCN ban hành kèm theo Phụ lục II Thông tư 80/2021/TT-BTC.

+ Phụ lục bảng kê chi tiết người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh mẫu số 05-3/BK-QTT-TNCN ban hành kèm theo Phụ lục II Thông tư 80/2021/TT-BTC.

- Trường hợp cá nhân thực hiện ủy quyền cho tổ chức trả thu nhập quyết toán thay thì cá nhân lập Giấy ủy quyền quyết toán thuế thu nhập cá nhân kỳ tính thuế năm 2022 theo mẫu số 08/UQ-QTT-TNCN ban hành kèm theo Phụ lục II Thông tư 80/2021/TT-BTC.

2. Trình tự thực hiện thủ tục hoàn thuế TNCN đối với doanh nghiệp trả tiền lương tiền công được ủy quyền quyết toán thuế được thực hiện thế nào?

Trình tự thực hiện thủ tục hoàn thuế TNCN đối với doanh nghiệp trả tiền lương tiền công được ủy quyền quyết toán thuế được thực hiện thế nào?

- Bước 1. Tổ chức, cá nhân trả thu nhập từ tiền lương tiền công thực hiện quyết toán cho các cá nhân có ủy quyền sau khi bù trừ số thuế nộp thừa, nộp thiếu của các cá nhân mà có số thuế nộp thừa, nếu đề nghị cơ quan thuế hoàn trả thì tổ chức, cá nhân trả thu nhập chuẩn bị hồ sơ hoàn thuế.

- Bước 2.

+ Trường hợp hồ sơ được nộp trực tiếp tại cơ quan thuế hoặc hồ sơ được gửi qua đường bưu chính: cơ quan thuế thực hiện tiếp nhận, giải quyết hồ sơ theo quy định.

+ Trường hợp hồ sơ được nộp thông qua giao dịch điện tử, việc tiếp nhận, kiểm tra, chấp nhận, giải quyết hồ sơ (và trả kết quả nếu có kết quả) thông qua hệ thống xử lý dữ liệu điện tử của cơ quan thuế.

3. Cách thức thực hiện thủ tục hoàn thuế TNCN đối với doanh nghiệp trả tiền lương tiền công được ủy quyền quyết toán thuế được thực hiện thế nào?

Về cách thức thực hiện thủ tục hoàn thuế TNCN đối với doanh nghiệp trả tiền lương tiền công được ủy quyền quyết toán thuế, có thể chọn 1 trong các cách sau đây:

- Nộp trực tiếp tại trụ sở cơ quan thuế;

- Hoặc gửi qua hệ thống bưu chính;

- Hoặc gửi hồ sơ điện tử đến cơ quan thuế qua giao dịch điện tử (Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế/Cổng thông tin điện tử của cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ T-VAN).

Lưu ý: Trường hợp người nộp thuế lựa chọn và gửi hồ sơ đến cơ quan thuế thông qua giao dịch điện tử thì phải tuân thủ đúng các quy định của pháp luật về giao dịch điện tử tại Thông tư 19/2021/TT-BTC.

4. Thời gian giải quyết thủ tục hoàn thuế TNCN với tổ chức, cá nhân trả thu nhập thực hiện quyết toán cho các cá nhân có ủy quyền quyết toán thuế là khi nào?

Căn cứ theo hướng dẫn tại tiểu mục 89 Mục II Thủ tục hành chính ban hành kèm theo Quyết định 1462/QĐ-BTC năm 2022, Thời gian giải quyết thủ tục hoàn thuế TNCN với tổ chức, cá nhân trả thu nhập thực hiện quyết toán cho các cá nhân có ủy quyền quyết toán thuế tương ứng với từng trường hợp sau:

+ Đối với hồ sơ thuộc diện hoàn thuế trước: Chậm nhất 06 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan quản lý thuế có thông báo bằng văn bản về việc chấp nhận hồ sơ và thời hạn giải quyết hồ sơ hoàn thuế

+ Đối với hồ sơ thuộc diện kiểm tra trước hoàn thuế: Chậm nhất là 40 ngày kể từ ngày cơ quan quản lý thuế có thông báo bằng văn bản về việc chấp nhận hồ sơ và thời hạn giải quyết hồ sơ hoàn thuế.

5. Câu hỏi thường gặp

Công ty nào được hoàn thuế TNCN?

Công ty được hoàn thuế TNCN khi đáp ứng các điều kiện sau:

• Đã đăng ký và có mã số thuế tại thời điểm nộp hồ sơ quyết toán thuế.
• Số thuế TNCN đã nộp trong năm cao hơn số thuế TNCN phải nộp theo quy định.
• Có đầy đủ hồ sơ theo quy định.

Nơi nộp hồ sơ hoàn thuế TNCN cho công ty?

Công ty có thể nộp hồ sơ hoàn thuế TNCN tại:

• Cơ quan thuế trực tiếp quản lý.
• Hộp thư điện tử của cơ quan thuế.
• Cổng dịch vụ công quốc gia

Thời hạn nộp hồ sơ hoàn thuế TNCN cho công ty?

Thời hạn nộp hồ sơ hoàn thuế TNCN cho công ty trong vòng 05 năm kể từ ngày hết thời hạn nộp tờ khai quyết toán thuế TNCN năm có số thuế nộp thừa.

Hy vọng qua bài viết, Công ty Luật ACC đã giúp quý khách hàng hiểu rõ hơn về vấn đề “Hướng dẫn thủ tục hoàn thuế TNCN cho công ty”. Đừng ngần ngại hãy liên hệ với Công ty Luật ACC nếu quý khách hàng có bất kỳ thắc mắc gì cần tư vấn giải quyết.