Hồ sơ, thủ tục chuyển đổi loại hình doanh nghiệp/ công ty

Thủ tục chuyển đổi loại hình doanh nghiệp là một bước quan trọng, ảnh hưởng đến hoạt động và cấu trúc của công ty. Thủ tục này không chỉ đảm bảo tính hợp pháp mà còn giúp doanh nghiệp thích ứng với chiến lược kinh doanh mới. Công ty Luật ACC sẽ cung cấp thông tin cần thiết về hồ sơ và quy trình chuyển đổi, giúp doanh nghiệp thực hiện một cách hiệu quả và nhanh chóng. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về các yêu cầu pháp lý liên quan.

1. Trường hợp nào được chuyển đổi loại hình doanh nghiệp/ công ty?

1.1. Chuyển đổi công ty TNHH thành CTCP

Doanh nghiệp nhà nước chuyển đổi thành công ty cổ phần phải tuân thủ các quy định pháp luật có liên quan. Đối với công ty TNHH, việc chuyển đổi thành công ty cổ phần (CTCP) có thể thực hiện qua các phương thức sau:

• Chuyển đổi mà không huy động thêm vốn: Công ty có thể chuyển đổi thành CTCP mà không cần bán hoặc huy động vốn từ tổ chức, cá nhân khác. Trong trường hợp này, số lượng cổ đông vẫn được giữ nguyên theo quy định hiện hành.
• Huy động vốn mới: Công ty có thể thực hiện chuyển đổi thành CTCP bằng cách huy động thêm vốn từ tổ chức hoặc cá nhân khác. Việc này giúp công ty mở rộng quy mô hoạt động và tăng cường khả năng tài chính.
• Chuyển nhượng vốn: Công ty có thể chuyển đổi bằng cách bán toàn bộ hoặc một phần vốn góp cho tổ chức hoặc cá nhân khác. Phương thức này có thể giúp công ty thu hút nhà đầu tư mới.
• Kết hợp các phương thức: Công ty cũng có thể kết hợp các phương thức trên để thực hiện chuyển đổi.

Công ty phải đăng ký chuyển đổi trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày hoàn thành việc chuyển đổi.

1.2. Chuyển đổi CTCP thành công ty TNHH MTV

Công ty cổ phần (CTCP) có thể chuyển đổi thành công ty TNHH một thành viên (MTV) qua các phương thức sau:

• Nhận chuyển nhượng cổ phần: Một cổ đông có thể nhận chuyển nhượng toàn bộ cổ phần từ tất cả cổ đông còn lại. Việc này đảm bảo rằng công ty chỉ còn lại một cổ đông duy nhất.
• Chuyển nhượng cho tổ chức hoặc cá nhân khác: Một tổ chức hoặc cá nhân không phải cổ đông có thể nhận chuyển nhượng toàn bộ cổ phần của công ty. Điều này giúp công ty có thể chuyển đổi mà không phụ thuộc vào cổ đông hiện tại.
• Công ty chỉ còn một cổ đông: Nếu công ty chỉ còn một cổ đông, công ty phải thực hiện việc gửi hồ sơ chuyển đổi đến cơ quan đăng ký kinh doanh trong thời hạn 15 ngày kể từ khi chỉ còn lại một cổ đông hoặc hoàn thành việc chuyển nhượng cổ phần.

1.3. Chuyển đổi CTCP thành công ty TNHH hai thành viên trở lên

CTCP có thể chuyển đổi thành công ty TNHH hai thành viên trở lên thông qua các phương thức:

• Chuyển đổi mà không huy động vốn: Công ty có thể chuyển đổi thành công ty TNHH hai thành viên trở lên mà không cần huy động thêm vốn từ bên ngoài hoặc chuyển nhượng cổ phần cho tổ chức, cá nhân khác.
• Huy động vốn và chuyển nhượng cổ phần: Công ty có thể đồng thời huy động thêm vốn và chuyển nhượng cổ phần cho tổ chức hoặc cá nhân khác, mở rộng cơ hội đầu tư và phát triển.
• Công ty chỉ còn hai cổ đông: Nếu công ty chỉ còn hai cổ đông, công ty có thể chuyển đổi thành công ty TNHH hai thành viên.

Công ty phải đăng ký chuyển đổi trong thời hạn 10 ngày kể từ khi hoàn thành việc chuyển đổi.

1.4. Chuyển đổi công ty tư nhân thành công ty TNHH, CTCP, công ty hợp danh

Công ty tư nhân có thể chuyển đổi thành công ty TNHH, CTCP hoặc công ty hợp danh khi đáp ứng đủ các điều kiện sau:

• Đủ điều kiện cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh: Doanh nghiệp được chuyển đổi phải có ngành, nghề đăng ký kinh doanh không bị cấm, tên doanh nghiệp hợp lệ và hồ sơ đăng ký hợp lệ.
• Cam kết chịu trách nhiệm: Chủ doanh nghiệp tư nhân phải cam kết bằng văn bản chịu trách nhiệm cá nhân bằng toàn bộ tài sản đối với tất cả khoản nợ chưa thanh toán và đảm bảo thanh toán đầy đủ các khoản nợ khi đến hạn.
• Thỏa thuận hợp đồng: Chủ doanh nghiệp tư nhân cần có thỏa thuận bằng văn bản với các bên liên quan trong các hợp đồng chưa thanh lý để công ty được chuyển đổi tiếp nhận và tiếp tục thực hiện các hợp đồng đó.
• Tiếp nhận lao động: Chủ doanh nghiệp tư nhân cam kết bằng văn bản hoặc có thỏa thuận với các thành viên góp vốn khác về việc tiếp nhận và sử dụng lao động hiện có của doanh nghiệp tư nhân.

Lưu ý:

• Đối với việc chuyển đổi từ công ty TNHH sang CTCP hoặc từ CTCP sang công ty TNHH MTV, công ty chuyển đổi sẽ tự động kế thừa toàn bộ quyền lợi hợp pháp và chịu trách nhiệm về các khoản nợ, bao gồm nợ thuế, hợp đồng lao động và các nghĩa vụ khác.
• Đối với việc chuyển đổi công ty tư nhân, công ty được chuyển đổi cũng kế thừa quyền và nghĩa vụ từ doanh nghiệp tư nhân, trong khi chủ công ty tư nhân vẫn phải chịu trách nhiệm cá nhân với các khoản nợ phát sinh trước ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

>> Đọc thêm thông tin tại Thủ tục thuế khi chuyển đổi loại hình doanh nghiệp

2. Hồ sơ chuyển đổi loại hình doanh nghiệp/ công ty

Theo Điều 26 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, hồ sơ đăng ký doanh nghiệp cho các trường hợp chuyển đổi loại hình doanh nghiệp được quy định cụ thể như sau:

2.1. Chuyển đổi doanh nghiệp tư nhân thành công ty hợp danh, công ty TNHH, công ty cổ phần

Hồ sơ chuyển đổi bao gồm các giấy tờ theo quy định tại Điều 22, 23 và 24 Nghị định này, trừ Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư. Các giấy tờ bổ sung cần có:

• Cam kết chịu trách nhiệm: Chủ doanh nghiệp tư nhân phải cam kết bằng văn bản chịu trách nhiệm cá nhân bằng toàn bộ tài sản đối với tất cả khoản nợ chưa thanh toán, đồng thời cam kết thanh toán đủ số nợ khi đến hạn.
• Thỏa thuận hợp đồng: Có thỏa thuận bằng văn bản với các bên của hợp đồng chưa thanh lý về việc công ty chuyển đổi sẽ tiếp nhận và thực hiện các hợp đồng đó.
• Cam kết về lao động: Phải có cam kết hoặc thỏa thuận bằng văn bản về việc tiếp nhận và sử dụng lao động hiện có của doanh nghiệp tư nhân.
• Hợp đồng chuyển nhượng hoặc tặng cho: Cung cấp hợp đồng chuyển nhượng hoặc các giấy tờ chứng minh hoàn tất việc chuyển nhượng phần vốn của doanh nghiệp tư nhân; hoặc hợp đồng tặng cho nếu có.
• Văn bản chấp thuận từ cơ quan đăng ký đầu tư: Nếu có nhà đầu tư nước ngoài tham gia, cần văn bản chấp thuận việc góp vốn, mua cổ phần theo quy định của Luật Đầu tư.

2.2. Chuyển đổi công ty TNHH một thành viên thành công ty TNHH hai thành viên trở lên

Hồ sơ chuyển đổi bao gồm các giấy tờ theo quy định tại Điều 23 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, không bao gồm Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư. Các giấy tờ bổ sung cần có:

• Hợp đồng chuyển nhượng vốn: Hợp đồng hoặc giấy tờ chứng minh việc chuyển nhượng phần vốn góp; hoặc hợp đồng tặng cho trong trường hợp tặng cho phần vốn góp.
• Nghị quyết của chủ sở hữu: Nghị quyết về việc huy động thêm vốn góp của cá nhân, tổ chức khác và giấy tờ xác nhận việc góp vốn của thành viên mới.
• Văn bản chấp thuận từ cơ quan đăng ký đầu tư: Tương tự như trên, cần văn bản chấp thuận nếu có nhà đầu tư nước ngoài tham gia.

2.3. Chuyển đổi công ty TNHH hai thành viên trở lên thành công ty TNHH một thành viên

Hồ sơ bao gồm các giấy tờ theo quy định tại Điều 24 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, không bao gồm Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư. Các giấy tờ bổ sung cần có:

• Hợp đồng chuyển nhượng vốn hoặc sáp nhập: Cung cấp hợp đồng chuyển nhượng phần vốn góp, hợp đồng tặng cho hoặc hợp đồng sáp nhập.
• Nghị quyết của Hội đồng thành viên: Nghị quyết, quyết định về việc chuyển đổi hoạt động theo mô hình công ty TNHH một thành viên.
• Văn bản chấp thuận từ cơ quan đăng ký đầu tư: Nếu có nhà đầu tư nước ngoài, cần văn bản chấp thuận theo quy định.

2.4. Chuyển đổi giữa công ty TNHH và công ty cổ phần

Hồ sơ chuyển đổi bao gồm các giấy tờ theo quy định tại Điều 23 và Điều 24 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, không bao gồm Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư. Các giấy tờ bổ sung cần có:

• Nghị quyết của cơ quan quyết định: Nghị quyết hoặc quyết định về việc chuyển đổi từ chủ sở hữu công ty TNHH hoặc Hội đồng thành viên, Đại hội đồng cổ đông.
• Hợp đồng chuyển nhượng vốn: Giống như các trường hợp trước, cần hợp đồng hoặc giấy tờ chứng minh việc chuyển nhượng cổ phần, phần vốn góp.
• Giấy tờ xác nhận việc góp vốn: Giấy tờ chứng minh việc góp vốn của thành viên, cổ đông mới.
• Văn bản chấp thuận từ cơ quan đăng ký đầu tư: Nếu có nhà đầu tư nước ngoài tham gia.

Lưu ý

Doanh nghiệp có thể đồng thời đăng ký chuyển đổi loại hình doanh nghiệp và thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp. Trong trường hợp này, hồ sơ thực hiện theo quy định tại các khoản 1, 2, 3 và 4 Điều 26 Nghị định 01/2021/NĐ-CP.

Khi đăng ký chuyển đổi loại hình doanh nghiệp đồng thời với việc thay đổi người đại diện theo pháp luật, người ký hồ sơ sẽ là:

• Chủ tịch Hội đồng thành viên đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên, công ty hợp danh.
• Chủ tịch công ty hoặc Hội đồng thành viên đối với công ty TNHH một thành viên.
• Chủ tịch Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần sau khi chuyển đổi.

3. Thủ tục chuyển đổi loại hình doanh nghiệp/ công ty

Chuyển đổi loại hình doanh nghiệp là quá trình thay đổi hình thức pháp lý của doanh nghiệp, từ một loại hình này sang loại hình khác. Dưới đây là các bước chi tiết trong thủ tục chuyển đổi loại hình doanh nghiệp theo quy định của Nghị định 01/2021/NĐ-CP.

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Việc chuẩn bị hồ sơ là bước đầu tiên và quan trọng trong quy trình chuyển đổi. Hồ sơ cần phải đầy đủ và chính xác, tùy thuộc vào loại hình doanh nghiệp muốn chuyển đổi:

• Chuyển đổi từ công ty TNHH sang công ty cổ phần
• Chuyển đổi từ công ty cổ phần sang công ty TNHH
• Chuyển đổi công ty TNHH một thành viên thành TNHH hai thành viên trở lên
• Chuyển đổi công ty tư nhân

Bước 2: Nộp hồ sơ đăng ký chuyển đổi

Sau khi đã chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, doanh nghiệp cần thực hiện nộp hồ sơ tại Cơ quan đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đã đăng ký. Hồ sơ cần bao gồm:

• Đơn đăng ký chuyển đổi: Form mẫu theo quy định của pháp luật.
• Các giấy tờ bổ sung đã chuẩn bị ở bước 1: Tất cả tài liệu cần thiết để chứng minh tính hợp pháp của việc chuyển đổi.
• Giấy tờ chứng minh nghĩa vụ tài chính đã được giải quyết (nếu có): Điều này là cần thiết để đảm bảo doanh nghiệp không còn nợ nần trước khi chuyển đổi.

Bước 3: Nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

Sau khi nộp hồ sơ, Cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ tiến hành xem xét. Thời gian cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới thường là từ 3 đến 5 ngày làm việc. Khi nhận Giấy chứng nhận, doanh nghiệp sẽ có cơ sở pháp lý để hoạt động theo loại hình mới.

Bước 4: Thực hiện các nghĩa vụ liên quan

Sau khi nhận Giấy chứng nhận mới, doanh nghiệp cần thực hiện các nghĩa vụ sau:

• Thay đổi con dấu (nếu có): Đối với các doanh nghiệp chuyển đổi loại hình, con dấu cũng cần được cập nhật theo loại hình mới.
• Thông báo cho các cơ quan thuế, bảo hiểm xã hội: Để cập nhật thông tin về loại hình và người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.
• Cập nhật thông tin liên quan đến người đại diện theo pháp luật (nếu có thay đổi): Điều này giúp đảm bảo tính chính xác trong quản lý và giao dịch.

Lưu ý

Doanh nghiệp cần lưu ý rằng các nghĩa vụ tài chính đã được thanh toán trước khi tiến hành chuyển đổi là điều bắt buộc. Việc chuyển đổi loại hình doanh nghiệp không chỉ đơn thuần là thay đổi giấy tờ mà còn ảnh hưởng đến chiến lược kinh doanh và quản lý doanh nghiệp. Do đó, doanh nghiệp nên tham khảo ý kiến từ các chuyên gia hoặc công ty luật như Công ty Luật ACC để đảm bảo tuân thủ đúng quy định và xử lý các vấn đề phát sinh.

>> Mời các bạn đọc thông tin tại Mẫu giấy đề nghị chuyển đổi loại hình doanh nghiệp mới

4. Thời gian thực hiện thủ tục chuyển đổi loại hình doanh nghiệp là bao lâu?

Thời gian thực hiện thủ tục chuyển đổi loại hình doanh nghiệp thường kéo dài từ 3 đến 5 ngày làm việc, kể từ khi nộp hồ sơ đầy đủ và hợp lệ tại Cơ quan đăng ký kinh doanh. Tuy nhiên, thời gian này có thể thay đổi tùy thuộc vào khối lượng hồ sơ, sự chính xác của tài liệu nộp và quy trình làm việc của từng cơ quan. Nếu hồ sơ cần bổ sung hoặc điều chỉnh, thời gian thực hiện sẽ kéo dài hơn. Do đó, để tiết kiệm thời gian, doanh nghiệp nên chuẩn bị hồ sơ thật kỹ càng và chính xác ngay từ đầu.

5. Ai có thẩm quyền quyết định chuyển đổi loại hình doanh nghiệp?

Thẩm quyền quyết định chuyển đổi loại hình doanh nghiệp phụ thuộc vào loại hình doanh nghiệp cụ thể:

• Công ty TNHH (Một thành viên hoặc Hai thành viên trở lên): Quyết định chuyển đổi được đưa ra bởi chủ sở hữu công ty (đối với công ty TNHH một thành viên) hoặc Hội đồng thành viên (đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên).
• Công ty cổ phần: Quyết định chuyển đổi phải được thông qua tại Đại hội đồng cổ đông.
• Doanh nghiệp tư nhân: Chủ doanh nghiệp tư nhân có quyền quyết định chuyển đổi.
• Công ty hợp danh: Hội đồng thành viên sẽ quyết định về việc chuyển đổi.

Mỗi loại hình doanh nghiệp có những quy định và thủ tục riêng, nhưng chung quy lại, các quyết định chuyển đổi phải được thông qua theo quy định của pháp luật và điều lệ công ty.

>> Tham khảo thêm thông tin tại Thủ tục sau khi chuyển đổi loại hình doanh nghiệp

6. Câu hỏi thường gặp

Có phải thông báo về việc chuyển đổi đến cơ quan thuế không?

Có, doanh nghiệp phải thông báo về việc chuyển đổi loại hình đến cơ quan thuế. Điều này giúp cơ quan thuế cập nhật thông tin và đảm bảo rằng doanh nghiệp vẫn tuân thủ các quy định pháp luật về thuế sau khi chuyển đổi.

Có ảnh hưởng gì đến nghĩa vụ tài chính của doanh nghiệp sau khi chuyển đổi không?

Có, nghĩa vụ tài chính của doanh nghiệp vẫn tiếp tục được duy trì sau khi chuyển đổi. Doanh nghiệp kế thừa toàn bộ quyền lợi và trách nhiệm liên quan đến nợ, nghĩa vụ tài chính và hợp đồng của doanh nghiệp trước khi chuyển đổi.

Có cần đăng ký lại mã số thuế sau khi chuyển đổi loại hình không?

Có, doanh nghiệp cần đăng ký lại mã số thuế nếu việc chuyển đổi dẫn đến thay đổi về cơ cấu, hình thức hoạt động hoặc thành viên góp vốn. Tuy nhiên, nếu không có sự thay đổi đáng kể, doanh nghiệp có thể tiếp tục sử dụng mã số thuế cũ, nhưng vẫn phải thông báo cho cơ quan thuế về sự thay đổi này.

Tóm lại, hồ sơ và thủ tục chuyển đổi loại hình doanh nghiệp là quy trình quan trọng, ảnh hưởng đến cấu trúc và hoạt động của doanh nghiệp. Việc chuẩn bị đầy đủ giấy tờ, tuân thủ các quy định pháp luật, và thông báo đến các cơ quan liên quan là cần thiết để đảm bảo sự chuyển đổi diễn ra suôn sẻ. Doanh nghiệp cần lưu ý về các nghĩa vụ tài chính và việc cập nhật mã số thuế sau khi chuyển đổi. Công ty Luật ACC luôn sẵn sàng hỗ trợ doanh nghiệp trong quá trình này để đạt được kết quả tốt nhất.