Tổ chức một sự kiện, dù lớn hay nhỏ, đều đòi hỏi tuân thủ các quy định và thủ tục pháp lý. Trong đó, việc xin cấp giấy phép tổ chức sự kiện là một trong những bước quan trọng không thể bỏ qua. Quy trình này đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và đầy đủ hồ sơ để đảm bảo sự diễn ra suôn sẻ và hợp pháp của sự kiện. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ đi sâu vào các Thủ tục và hồ sơ xin cấp giấy phép tổ chức sự kiện. Bạn sẽ được hướng dẫn về các bước cần thực hiện, các tài liệu cần chuẩn bị, cũng như những điều cần lưu ý để đảm bảo việc xin giấy phép diễn ra thuận lợi và thành công.
Thủ tục và hồ sơ xin cấp giấy phép tổ chức sự kiện
1. Giấy phép tổ chức sự kiện là gì?
Giấy phép tổ chức sự kiện là cơ sở pháp lý, đảm bảo chương trình diễn ra hợp pháp. Theo đó, doanh nghiệp cần xin giấy phép từ cơ quan chức năng có thẩm quyền trước khi tổ chức chương trình. Trong trường hợp sự kiện không được cấp phép nhưng vẫn tổ chức sẽ bị xử phạt theo quy định của pháp luật.
2. Thủ tục và hồ sơ xin cấp giấy phép tổ chức sự kiện
2.1. Hồ sơ xin cấp giấy phép tổ chức sự kiện
Theo quy định hiện nay, hồ sơ xin giấy phép tổ chức sự kiện bao gồm:
- Văn bản xác nhận tư cách pháp lý của cơ quan, tổ chức thực hiện sự kiện: Nếu đối tượng thực hiện việc nộp hồ sơ xin cấp Giấy phép tổ chức sự kiện là doanh nghiệp thì phải có bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Nếu là tổ chức thì đối tượng xin cấp Giấy phép tổ chức sự kiện phải cung cấp bản sao Giấy chứng nhận thành lập.
- Đơn xin cấp Giấy phép tổ chức sự kiện.
- Bản sao các giấy tờ tài liệu về nội dung của sự kiện (kịch bản, danh sách người tham gia biểu diễn, bộ sưu tập, tác phẩm…) hoặc đề án, kế hoạch tổ chức hội thảo…
- Bản sao các giấy tờ liên quan đến địa điểm tổ chức, Giấy ủy quyền của khách hàng cho đơn vị tổ chức sự kiện, hội thảo (nếu có).
Hồ sơ xin giấy phép tổ chức hội thảo, hội nghị
- Văn bản chứng nhận tư cách pháp lý của cơ quan tổ chức hội thảo, hội nghị
- Đơn xin giấy phép tổ chức sự kiện theo mẫu quy định
- Bản sao các mẫu giấy tờ trình bày nội dung sự kiện hoặc kế hoạch, đề án tổ chức hội thảo
- Bản sao các mẫu giấy tờ liên quan đến địa điểm lựa chọn tổ chức
Hồ sơ xin cấp phép tổ chức họp báo
- Đơn xin cấp phép tổ chức họp báo theo quy định
- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp
- Các tài liệu bổ sung về nội dung, mục đích, giấy cấp phép biểu diễn,…
- Thời gian cấp giấy phép tổ chức sự kiện: trong vòng 1 ngày kể từ thời điểm tiếp nhận hồ sơ (không kể ngày nghỉ)
Hồ sơ xin cấp phép tổ chức chương trình ca nhạc
- Đơn xin cấp phép tổ chức chương trình ca nhạc
- Bản sao giấy phép hoạt động (có công chứng từ cơ quan thẩm quyền)
- Hợp đồng thuê địa điểm diễn ra chương trình (có xác nhận của chủ sở hữu bên cho thuê)
- Tổng hợp bản ghi lời những bài hát có xuất hiện
- Giấy chứng nhận đăng ký bản quyền bài hát
- Thời gian cấp giấy phép tổ chức sự kiện: trong vòng 7 ngày kể từ thời điểm tiếp nhận hồ sơ (không kể ngày nghỉ)
Hồ sơ xin cấp phép tổ chức buổi trình diễn thời trang
- Đơn xin cấp phép tổ chức buổi trình diễn thời trang
- Danh sách nhà thiết kế và người mẫu tham dự
- Bản phác thảo các mẫu thiết kế trình diễn
- Hợp đồng thuê địa điểm diễn ra chương trình (có xác nhận của chủ sở hữu bên cho thuê)
- Tiến hành chạy thử chương trình trước ít nhất 5 ngày
Hồ sơ xin cấp giấy phép tổ chức sự kiện triển lãm tranh
- Đơn xin cấp giấy phép tổ chức sự kiện triển lãm tranh
- Danh sách các tác phẩm được triển lãm tại sự kiện
- Danh sách tác giả của từng tác phẩm
- Hợp đồng thuê địa điểm diễn ra chương trình (có xác nhận của chủ sở hữu bên cho thuê)
- Mẫu giấy mời tham dự
Tổ chức sự kiện triển lãm ảnh
Căn cứ quy định tại khoản 3, khoản 4 Điều 11 Nghị định 72/2016/NĐ-CP, thành phần hồ sơ xin cấp phép tổ chức triển lãm ảnh bao gồm:
- Đơn đề nghị cấp giấy phép triển lãm tác phẩm nhiếp ảnh tại Việt Nam (Mẫu số 01);
- Danh sách tác phẩm bằng tiếng Việt (ghi rõ số thứ tự tác phẩm, tên tác phẩm, tên tác giả, chất liệu, kích thước, số lượng);
- Ảnh sẽ triển lãm có chú thích; ảnh in trên giấy kích thước nhỏ nhất 13 x 18 cm hoặc ghi vào đĩa CD;
- Đối với trường hợp tổ chức triển lãm tác phẩm nhiếp ảnh tại các địa điểm không phải là nhà triển lãm phải có văn bản đồng ý của chủ địa điểm tổ chức triển lãm;
- Đối với các tác phẩm nhiếp ảnh khỏa thân lộ rõ danh tính phải có văn bản thỏa thuận giữa người chụp ảnh và người được chụp về nội dung chụp, thời gian và phạm vi công bố tác phẩm.
Hồ sơ xin cấp giấy phép tổ chức sự kiện có yếu tố nước ngoài
- Công văn xin cấp phép tổ chức sự kiện
- Đề án tổ chức chương trình
- Văn bản chứa ý kiến từ các cơ quan có liên quan
- Văn bản chấp thuận của đơn vị đăng cai tổ chức chương trình (nếu có)
2.2. Thủ tục xin cấp giấy phép tổ chức sự kiện
Bước 1: Chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ cần có trong hồ sơ quy định
Bước 2: Tiến hành nộp hồ sơ
Ở bước này, đơn vị tổ chức sự kiện có thể nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan có thẩm quyền hoặc chuyển phát nhanh hoặc chuyển qua Internet. Tùy vào quy định của từng cơ quan sẽ có cách thức nộp hồ sơ khác nhau.
Bước 3: Chờ cơ quan thẩm quyền xét duyệt hồ sơ
Bước 4: Nhận kết quả nếu hồ sơ thông qua bước xét duyệt. Nếu hồ sơ không đạt yêu cầu, cơ quan sẽ có hình thức thông báo bằng văn bản đến đơn vị tổ chức sự kiện.
3. Cơ quan tiếp nhận hồ sơ xin cấp giấy phép tổ chức sự kiện
Cơ quan tiếp nhận hồ sơ xin cấp giấy phép tổ chức sự kiện
Bộ / Sở Thông Tin và Truyền Thông:
Sự kiện tổ chức họp báo, công bố, hoặc tuyên truyền.
Sự kiện có sự tham gia của đơn vị hoặc cá nhân ngoài phạm vi lãnh thổ.
Bộ / Ban Chỉ Huy Quân Sự / Bộ Tư Lệnh Công Binh / Tổng Cục (Cục) An Ninh:
Sự kiện sử dụng vật thể như đèn trời, khinh khí cầu, pháo hoa, v.v.
Sự kiện có sự tham gia của chính phủ.
Sở Văn Hóa và Thể Thao Du Lịch:
Sự kiện giải trí, ca nhạc, liveshow, khánh thành, khai trương, tiệc thành lập, v.v.
Trung Tâm Bảo Vệ Quyền Tác Giả:
Sự kiện sử dụng âm nhạc do nhạc sĩ sáng tác và đã đăng ký bản quyền.
Ngoài ra, các sự kiện nhỏ tổ chức tại trường học, hội chợ cần thông qua sự xét duyệt từ ban quản lý, hiệu trưởng hoặc chủ sở hữu địa điểm. Các chương trình tụ tập đông người, gây náo loạn đường phố cần được báo cáo với cơ quan trật tự an toàn đô thị để đảm bảo an toàn.
4. Thời gian giải quyết hồ sơ xin giấy phép tổ chức sự kiện là bao lâu?
Theo quy định mới nhất, doanh nghiệp cần nộp hồ sơ xin cấp phép tổ chức sự kiện 10 ngày trước khi diễn ra. Tuy nhiên, đối với chương trình thời trang, thời gian nộp duyệt phát thảo là trước ít nhất 30 ngày.
5. Một số lưu ý khi xin giấy phép tổ chức sự kiện
Tổ chức sự kiện là một hoạt động mang ý nghĩa quan trọng, đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng, nhiều thời gian và chi phí. Vì vậy, doanh nghiệp cần phải cân nhắc và chú ý đến một số vấn đề quan trọng trong quá trình xin cấp phép, nhằm đảm bảo chương trình diễn ra theo đúng kế hoạch và không gặp phải các vấn đề không mong muốn.
- Xin Cấp Phép Sớm: Doanh nghiệp nên xin cấp phép tổ chức sự kiện sớm để có đủ thời gian chuẩn bị, từ việc lập kế hoạch đến các công việc tổ chức chi tiết. Điều này giúp hạn chế rủi ro và giải quyết kịp thời các tình huống phát sinh.
- Tham Khảo Kỹ Thông Tin: Người xin cấp phép nên tham khảo kỹ thông tin liên quan để hiểu rõ về các yêu cầu và quy trình. Việc này giúp tiết kiệm thời gian và chi phí, tránh được những sai sót không đáng có.
- Trung Thực và Chính Xác: Mọi giấy tờ và thông tin kê khai trong hồ sơ đều phải trung thực, chính xác. Việc này là rất quan trọng để đảm bảo tính minh bạch và uy tín của doanh nghiệp, cũng như để tránh được các vấn đề pháp lý trong quá trình xin cấp phép.
Bằng việc tuân thủ các nguyên tắc và lưu ý này, doanh nghiệp có thể tự tin hơn trong quá trình tổ chức sự kiện và đảm bảo sự thành công của chương trình.
6. Dịch vụ xin cấp giấy phép tổ chức sự kiện
ACC tự hào là đơn vị hàng đầu tư vấn và cấp giấy phép, đặc biệt là về giấy phép tổ chức sự kiện. Chúng tôi cam kết đảm bảo mọi vấn đề pháp lý và không nhận dự án nếu không chắc chắn. Dịch vụ của chúng tôi bao gồm:
- Báo giá trọn gói, không phát sinh chi phí.
- Hỗ trợ toàn diện từ tư vấn đến ký hồ sơ.
- Tiết kiệm thời gian và công sức cho khách hàng.
Chúng tôi có kinh nghiệm và đội ngũ chuyên viên được đào tạo, đảm bảo cung cấp thông tin và dịch vụ nhanh chóng và đáng tin cậy nhất.
7. Câu hỏi thường gặp
Sự kiện nào cần xin giấy phép ?
Theo quy định pháp luật hiện nay, hầu hết các sự kiện và chương trình đều phải xin giấy phép từ cơ quan có thẩm quyền. Yêu cầu giấy phép phụ thuộc vào loại sự kiện và chương trình cụ thể.
Các Loại Sự Kiện Phổ Biến Cần Xin Giấy Phép:
Buổi họp báo.
Chương trình biểu diễn thời trang.
Cuộc thi sắc đẹp.
Chương trình ca nhạc.
Sự kiện quảng bá sản phẩm.
Tại sao việc xin giấy phép là một phần quan trọng trong quá trình tổ chức sự kiện?
Việc xin giấy phép là cần thiết để đảm bảo sự kiện được tổ chức hợp pháp và tuân thủ các quy định pháp luật. Đồng thời, giấy phép cũng giúp cơ quan chức năng có cơ sở để kiểm soát và quản lý các hoạt động trong sự kiện, đảm bảo an toàn và trật tự.
Có những sự kiện cá nhân nhỏ nào không cần xin giấy phép?
Các sự kiện cá nhân như tiệc sinh nhật, tiệc đầy tháng, buổi họp liên hoan, tour Gala Dinner, tour Team Building thường không cần phải xin giấy phép từ cơ quan có thẩm quyền. Tuy nhiên, vẫn cần tuân thủ các quy định và luật pháp liên quan để đảm bảo an toàn và trật tự trong quá trình tổ chức.
Hy vọng qua bài viết, Công ty Luật ACC đã giúp quý khách hàng hiểu rõ hơn về Thủ tục và hồ sơ xin cấp giấy phép tổ chức sự kiện. Đừng ngần ngại hãy liên hệ với Công ty Luật ACC nếu quý khách hàng có bất kỳ thắc mắc gì cần tư vấn giải quyết.
Nội dung bài viết:
Hãy để lại bình luận của bạn tại đây!