Hướng dẫn quy trình xuất nhập khẩu bằng đường hàng không

Nắm rõ quy trình xuất nhập khẩu bằng đường hàng không là một trong những vấn đề được đông đáo quý bạn đọc quan tâm. Bởi lẽ, hiện nay nhu cầu về xuất - nhập khẩu đang tăng cao. Đây là một hoạt động mua bán, trao đổi hàng hoá mà việc thực hiện được diễn ra giữa quốc gia này với quốc gia khác, giữa khu vực này với khu vực khác trên phạm vi thế giới nhằm đem lại lợi ích cho cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp. Mỗi một phương thức xuất nhập khẩu sẽ đều được pháp luật điều chỉnh khác nhau. Bài viết dưới dây cung cấp cho quý bạn đọc hướng dẫn quy trình xuất nhập khẩu bằng đường hàng không. 

1. Ký kết hợp đồng ngoại thương

Tất nhiên bước đầu tiên để bắt đầu cho việc nhập khẩu là bạn đàm phán ký kết hợp đồng mua bán với đối tác nước ngoài. Đây là thỏa thuận giữa hai bên về việc mua bán lô hàng, và cần bao gồm những nội dung cần thiết, chẳng hạn như:

• Thông tin hàng hóa
• Giá cả, thanh toán
• Giao hàng
• Đóng gói
• Bảo hành
• Khiếu nại .v.v...

Nội dung chi tiết tất nhiên được 2 bên đàm phán và thống nhất cho phù hợp với nhu cầu thực tế.

Lưu ý: đưa đủ những điều khoản quan trọng để đảm bảo tính pháp lý cũng như bảo vệ quyền lợi cho mình. Trên thực tế khi làm dịch vụ vận chuyển & thủ tục hải quan cho nhiều khách hàng, tôi thấy nhiều nhà nhập khẩu làm hợp đồng rất sơ sài, thiếu những điều khoản quan trọng, như: bảo hành, khiếu nại… Thói quen như vậy sẽ tiềm ẩn rủi ro lớn, khi chẳng may có phát sinh về vấn đề hàng hóa kém chất lượng, hoặc nhỡ xảy ra tranh chấp thì không có căn cứ để làm việc với phía người bán.

2. Ký hợp đồng dịch vụ cho với người chuyên chở

Khi xuất - nhập khẩu theo điều kiện thì sẽ chịu trách nhiệm về khâu vận chuyển hàng hóa. Cần thiết phải thuê một công ty dịch vụ vận chuyển để họ làm các bước cần thiết trong quá trình chuyển hàng door-to-door.

Công ty vận chuyển (carrier) thường là công ty giao nhận (forwarder) hoặc đại lý hàng không (GSA). Forwarder này phải được hãng hàng không chỉ định và cho phép khai thác hàng hóa cho hãng. Hiện, nhiều công ty giao nhận tại Việt Nam có đại lý đầu nước ngoài thực hiện các thủ tục cần thiết tại nước nhập khẩu (cũng giống như với hàng đường biển).

Việc cần làm là ký thỏa thuận với người vận chuyển.

3. Thủ tục xuất - nhập khẩu hàng hóa 

3.1. Giao hàng xuất khẩu cho người chuyên chở đối với xuất khẩu bằng đường hàng không

Khi giao hàng cho người chuyên chở, kèm theo chỉ dẫn cần thiết để người chuyên chở có thể giao cho hãng hàng không.

Giấy chứng nhận đã nhận hàng (FCR-forwarder’s Certificate of Receipt) do công ty giao nhận cấp để xác nhận về việc họ đã thực sự nhận được lô hàng để vận chuyển.

Trường hợp hàng được lưu kho của người giao nhận trước khi gửi cho hãng hàng không, người giao nhận sẽ cấp thêm Biên lai kho hàng (FWR-forwarder’s warehouse receipt).

Trường hợp người giao nhận có trách nhiệm giao hàng đến kho người nhập khẩu tại cảng đích, người giao nhận cấp thêm Giấy chứng nhận vận chuyển của người giao nhận (FTC-forwarder’s certifficate of transport).

3.2. Làm thủ tục xuất khẩu tại nước ngoài

Tại nước xuất khẩu, người giao nhận (forwarder) làm các thủ tục và nghiệp vụ cần thiết như:

• Nhận hàng tại kho người xuất khẩu,
• Vận chuyển đến sân bay giao cho hãng hàng không
• Làm thủ tục hải quan xuất khẩu
• Cấp cho người xuất khẩu các giấy tờ cần thiết: giấy chứng nhận đã nhận hàng, lưu kho, vận chuyển...

Sau khi hoàn tất thủ tục với hải quan, sân bay, hãng hàng không, người giao nhận sẽ phát hành Vận đơn hàng không (HAWB) và gửi kèm theo hàng hóa bộ chứng từ liên quan. Bản gốc AWB số 3 giao lại cho người gửi hàng, cùng thông báo cước và phí có liên quan (nếu có) để người gửi hàng thanh toán.

4. Thủ tục hải quan

Đối với nhập khẩu, tại Việt Nam (nước nhập khẩu), người giao nhận theo ủy quyền của chủ hàng, làm thủ tục hải quan nhập khẩu, với các bước cần thiết như sau:

• Nhận giấy báo hàng từ hãng hàng không, thông báo cho người nhập khẩu lịch trình lô hàng
• Đến hãng hàng không hoặc đại lý của họ để nộp các khoản phí như: phí lệnh giao hàng (DO), phí làm hàng (handling), phí lao vụ (labor fee)... và nhận bộ chứng gửi kèm theo hàng hóa (nêu trong bước 4)
• Thu lại vận đơn gốc (HAWB bản số 2)
• Làm thủ tục nhận hàng từ hãng vận chuyển, thanh toán mọi khoản cước thu sau, làm thủ tục và nộp lệ phí với cảng hàng không
• Chuẩn bị hồ sơ và làm thủ tục hải quan cho hàng Air nhập khẩu
• Làm thủ tục đăng ký lấy hàng tại kho hàng không (chẳng hạn như: kho TCS, SCSC tại sân bay Tân Sơn Nhất, hay kho NCTS, ACS, ALS nếu hàng về sân bay Nội Bài)

Đối với xuất khẩu,trên cơ sở hợp đồng ủy thác của chủ hàng, người giao nhận chuẩn bị bộ chứng từ để giao hàng cho hãng hàng không và làm thủ tục xuất khẩu. Chứng từ thường gồm:

• Giấy phép xuất nhập khẩu, nếu hàng thuộc diện phải xin phép (Export Permit)
• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
• Bản kê chi tiết hàng hóa, nhiều khi có thể dùng Phiếu đóng gói - Packing List
• Bản lược khai hàng hóa (Manifest), do người giao nhận lập khi họ gom nhiều lô hàng lẻ gửi chung cùng một vận đơn chủ (MAWB)
• Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin)

Tại cảng hàng không nước nhập khẩu, đại lý của người chuyên chở sẽ liên hệ và phối hợp với người nhập khẩu để làm các thủ tục liên quan đến hãng hàng không, sân bay, hải quan, thuế… mục đích là để làm thủ tục nhập khẩu cho lô hàng.

Trên đây là nội dung về Hướng dẫn quy trình xuất nhập khẩu bằng đường hàng không. Mong rằng bài viết này sẽ cung cấp cho quý bạn đọc những thông tin bổ ích. Nếu có thắc mắc hay cần tư vấn, vui lòng liên hệ với công ty luật ACC để chúng tôi có thể giải đáp cho quý bạn đọc một cách nhanh chóng nhất.