Quy trình thanh lý tài sản cố định

Quy trình thanh lý tài sản cố định là gì? Thanh lý tài sản cố định là công việc nhiều doanh nghiệp cần thực hiện để thay thế những tài sản cũ không còn phù hợp. Kế toán doanh nghiệp cần nắm vững quy trình thanh lý tài sản cố định để hạch toán chính xác. Hãy cùng Công ty Luật ACC tham khảo bài viết dưới đây nhé!

Quy trình thanh lý tài sản cố định

1. Khi nào cần thanh lý tài sản cố định

Điểm 3.2 Khoản 3 Điều 35 Thông tư 200/2014/TT-BTC và Khoản 1 Điều 31 Thông tư 133/2016/TT-BTC, doanh nghiệp thường có nhu cầu thanh lý tài sản cố định (TSCĐ) khi:

• TSCĐ hư hỏng không thể tiếp tục sử dụng được nữa;
• TSCĐ lạc hậu về kỹ thuật và công nghệ, không còn phù hợp với yêu cầu sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp;
• Khi doanh nghiệp giải thể, sát nhập, nhượng bán.

2. Hồ sơ thanh lý tài sản cố định

Hồ sơ thanh lý tài sản cố định bao gồm những chứng từ sau:

• Biên bản họp hội đồng thanh lý TSCĐ.
• Quyết định Thanh lý TSCĐ.
• Biên bản kiểm kê tài sản cố định
• Biên bản đánh giá lại TSCĐ
• Biên bản thanh lý tài sản cố định 
• Hợp đồng kinh tế bán TSCĐ được thanh lý.
• Hóa đơn bán TSCĐ
• Biên bản giao nhận TSCĐ
• Biên bản hủy tài sản cố định
• Thanh lý hợp đồng

3. Quy trình thanh lý tài sản cố định

Quy trình thanh lý TSCĐ sẽ cần thực hiện qua các bước như sau:

3.1 Đề nghị thanh lý TSCĐ

Giấy tờ cần chuẩn bị: Đơn/giấy đề nghị thanh lý tài sản cố định

Sau khi kiểm kê tài sản, dựa trên các biên bản kiểm kê cũng như quá trình theo dõi TSCĐ tại doanh nghiệp, bộ phận có nhu cầu thanh lý TSCĐ sẽ làm giấy đề nghị này để trình lên lấy phê duyệt từ ban giám đốc. Trong đơn đề nghị thanh lý cần có danh mục TSCĐ đề nghị thanh lý

3.2 Quyết định thanh lý TSCĐ

Giám đốc sau khi phê duyệt giấy đề nghị thanh lý tài sản cố định thì sẽ ra quyết định thanh lý TSCĐ và thành lập hội đồng.

Hồ sơ cần chuẩn bị:

• Quyết định Thanh lý TSCĐ: Xác nhận việc thủ trưởng đơn vị đã đồng ý phê duyệt việc thanh lý tài sản cố định theo đơn đề nghị bên trên.
• Quyết định thành lập hội đồng thanh lý TSCĐ: Mang tính chất xác nhận và thông báo việc thành lập hội đồng xử lý tài sản cố định cần thanh lý.

3.3 Thành lập hội đồng thanh lý TSCĐ

Hội đồng thanh lý tài sản kiểm tra, đánh giá lại tài sản và có nhiệm vụ tổ chức thực hiện việc thanh lý TSCĐ theo đúng trình tự, thủ tục quy định trong chế độ quản lý tài sản. Thành phần Hội đồng thanh lý tài sản gồm:

• Thủ trưởng đơn vị: Chủ tịch Hội đồng;
• Kế toán trưởng, kế toán tài sản;
• Trưởng (hoặc phó) bộ phận cơ sở vật chất, cán bộ phụ trách tài sản;
• Đại diện đơn vị trực tiếp quản lý tài sản thanh lý;
• Cán bộ có hiểu biết về đặc điểm, tính năng kỹ thuật của tài sản thanh lý;
• Đại diện đoàn thể: Công đoàn, Thanh tra Nhân dân (nếu cần).

Tiến hành thanh lý TSCĐ

Tùy vào điều kiện và đặc điểm của TSCĐ mà Hội đồng thanh lý TSCĐ trình người đứng đầu doanh nghiệp quyết định hình thức xử lý TSCĐ như bán tài sản, hủy tài sản.

Hồ sơ cần chuẩn bị:

• Biên bản họp hội đồng thanh lý TSCĐ: Biên bản ghi chép lại các nội dung đã được bàn và thống nhất trong buổi họp liên quan đến việc kiểm định chất lượng và giá trị của tài sản, kết quả định giá, hình thức xử lý TSCĐ… và là căn cứ để tiến hành các bước tiếp theo.
• Biên bản kiểm kê tài sản cố định: Biên bản có mục đích xác nhận số lượng, hiện trạng của tài sản.
• Biên bản đánh giá lại TSCĐ: Ghi chép lại kết quả đánh giá về chất lượng và giá trị còn lại của tài sản.

Để đánh giá chất lượng còn lại của tài sản, hội đồng thanh lý có thể dựa trên các yếu tố như: sổ theo dõi chế độ bảo hành, những hỏng hóc gặp phải trong quá trình sử dụng và số lần bảo trì, sửa chữa tài sản; mức độ tiêu hao nhiên liệu; và mức độ cần thiết của tài sản đó.

Dựa trên đánh giá chất lượng còn lại, hội đồng sẽ xác định được giá trị còn lại của tài sản, từ đó, lựa chọn hình thức thanh lý phù hợp.

Trường hợp việc xác định giá trị tài sản quá phức tạp vì phải xác nhận bộ phận cấu thành của tài sản cố định hoặc các vấn đề tương tự, hội đồng thanh lý không đủ khả năng hoặc thời gian để thực hiện thì có thể thuê tổ chức thẩm định giá tài sản thực hiện việc thẩm định giá tài sản.

3.5 Tổng hợp, xử lý kết quả thanh lý TSCĐ

Hội đồng thanh lý tài sản tiến hành lập Biên bản thanh lý tài sản cố định, sau đó bộ phận kế toán ghi giảm tài sản và giá trị tài sản theo quy định hiện hành của Nhà nước.

Đối với các TSCĐ là kết cấu hạ tầng, có giá trị lớn do Nhà nước đầu tư xây dựng từ nguồn ngân sách nhà nước giao cho các tổ chức kinh tế quản lý, khai thác, sử dụng khi thanh lý phải được sự đồng ý bằng văn bản của cơ quan đại diện chủ sở hữu nhà nước và được hạch toán giảm vốn kinh doanh của doanh nghiệp.