Quy định về ủy quyền ký hóa đơn

Một trong những tiêu thức cơ bản trong hóa đơn đó là chữ ký của bên bán. Khi ký hóa đơn, thủ trưởng đơn vị có thể ủy quyền cho người khác ký thay. Vậy việc ủy quyền ký hóa đơn được quy định như thế nào? Bài viết dưới đây Công ty Luật ACC sẽ cung câp thông tin về Quy định về ủy quyền ký hóa đơn Mời quý bạn đọc cùng tham khảo.

1. Ủy uyền là gì?

Ủy quyền là việc thỏa thuận của các bên theo đó bên được ủy quyền sẽ có nghĩa vụ thực hiện công việc nhân danh bên ủy quyền.

Ủy quyền là một trong hai hình thức đại diện theo quy định của pháp luật được ghi nhận tại Điều 135 Bộ luật Dân sự 2015. Theo đó, quyền đại diện được xác lập theo ủy quyền giữa người được đại diện và người đại diện (gọi là đại diện theo ủy quyền) hoặc theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền, theo điều lệ của pháp nhân hoặc theo quy định của pháp luật (gọi chung là đại diện theo pháp luật).

2. Giấy ủy quyền

Việc ủy quyền ký hóa đơn bắt buộc phải có giấy ủy quyền.

Giấy ủy quyền là văn bản pháp lý ghi nhận về việc người ủy quyền chỉ định cho người được ủy quyền đại diện cho mình thực hiện một công việc hay thực hiện một số công việc nhất định trong phạm vi được ủy quyền.

Theo đó cá nhân, pháp nhân có thể ủy quyền cho một cá nhân, ủy quyền cho pháp nhân khác thay mình thực hiện, xác lập các giao dịch dân sự trong phạm vi ủy quyền.

3. Số lượng người được ủy quyền ký hóa đơn

Theo đúng như quy định hiện hành thì khi thủ trưởng đơn vị không ký vào tiêu thức người bán hàng thì được phép ủy quyền cho một hoặc một số người bán hàng trực tiếp thực hiện ký thay. 

Theo đó, người ký thay phải ghi rõ họ tên, đóng dấu vào phía trên, bên trái của hóa đơn. Đây là quy định trong Điểm d, Khoản 2, Điều 16, Thông tư số 39/2014/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành.

Như vậy, hoàn toàn không có việc bị giới hạn số lượng người được ủy quyền ký hóa đơn.

4. Quy định về việc lập giấy ủy quyền ký hóa đơn

4.1. Quy định về người được ủy quyền ký thay

Trường hợp thủ trưởng đơn vị không ký vào tiêu thức người bán hàng thì có thể ủy quyền cho người trực tiếp bán ký. Việc ủy quyền bắt buộc phải có giấy ủy quyền. 

– Người ký thay là nhân viên công ty

Nhân viên công ty ký thay trên hóa đơn phải là người đã được ủy quyền. Đồng thời phải có giấy ủy quyền của thủ trưởng đơn vị cho người trực tiếp bán ký.

– Người ký thay là nhân viên quản lý

Thủ trưởng đơn vị ủy quyền cho cấp dưới. Có thể là Giám đốc tài chính hoặc Kế toán trưởng. Giám đốc hoặc Kế toán trưởng ủy nhiệm cho nhân viên quản lý. Việc ủy nhiệm phải được lập thành văn bản.

Nhân viên quản lý phải ký thừa ủy quyền tại tiêu thức “Thủ trưởng đơn vị” trên hóa đơn. Khi bán hàng. Giám đốc tài chính hoặc kế toán trưởng phải ký thừa ủy quyền trên tiêu thức “Thủ trưởng đơn vị”. Ghi rõ họ tên và đóng dấu của Công ty theo ủy quyền.

4.2. Quy định về đóng dấu  công ty khi ủy quyền ký hóa đơn

– Đóng dấu treo

Người ký thay trên hóa đơn phải ghi rõ họ tên trên hóa đơn và đóng dấu của tổ chức vào phía trên bên trái của tờ hóa đơn (đóng dấu treo). Tuyệt đối không đóng dấu vào vị trí thủ trưởng. Hóa đơn đóng dấu treo trên hóa đơn là hợp lệ. Và có thể kê khai bình thường.

– Hóa đơn vừa đóng dấu treo vừa đóng dấu ở tiêu thức thủ trưởng đơn vị

Trường hợp hóa đơn của Công ty có 2 tiêu thức “Thủ trưởng đơn vị” và “người bán hàng”:

Giám đốc của doanh nghiệp ký trực tiếp vào tiêu thức “Thủ trưởng đơn vị” thì con dấu của doanh nghiệp được đóng trực tiếp tại tiêu thức này.

Trường hợp doanh nghiệp có nhiều bộ phận bán hàng nên Giám đốc của doanh nghiệp không trực tiếp ký vào chỉ tiêu “Thủ trưởng đơn vị” mà ủy quyền cho người khác ký thay trên hóa đơn thì phải có giấy ủy quyền theo đúng quy định của pháp luật dân sự. Trước khi người được ủy quyền ký tại chi tiêu “Thủ trưởng đơn vị”.

Trường hợp, Giám đốc ủy quyền cho Phó Giám đốc, hoặc Trưởng các bộ phận, phòng ban ký, đóng dấu của doanh nghiệp trên hóa đơn và chịu trách nhiệm thay giám đốc khi lập hóa đơn bán hàng, con dấu của đơn vị được đóng trực tiếp tại tiêu thức “Thủ trưởng đơn vị”.

Khi lập hóa đơn, doanh nghiệp không được vừa đóng dấu vào phía trên bên trái của tờ hóa đơn, vừa đóng dấu trực tiếp tại tiêu thức “Thủ trưởng đơn vị”

Trên đây là tất cả thông tin về Quy định về ủy quyền ký hóa đơn mà Công ty Luật ACC cung cấp tới các bạn đọc giả. Nếu các bạn đọc giả còn có bất kỳ thắc mắc hay góp ý nào liên quan đến bài viết hoặc những vấn đề pháp lý khác hãy liên hệ với Công ty Luật ACC để nhận được sự hỗ trợ từ đội ngũ luật sư và các tác giả. Chúng tôi luôn sẵn lòng giải đáp thắc mắc của các bạn đọc. Trân trọng!