Trong thời đại công nghệ 4.0 việc ứng dụng các tiến bộ công nghệ vào Doanh nghiệp là một xu hướng tất yếu. Phổ biến nhất phải nhắc tới việc ứng dụng phần mềm kế toán. Đây được xem như một giải pháp tối ưu trong việc theo dõi, đo lường và quản lý tình hình tài chính, kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
1. Phần mềm kế toán là gì?
Phần mềm kế toán là một ứng dụng hỗ trợ xử lý các công việc của nhân viên kế toán. Nói một cách dễ hiểu thì phần mềm kế toán giống như “người trợ lý” giúp các kế toán viên thực hiện các thao tác nghiệp vụ kế toán thường ngày như nhập liệu, tính toán, tổng hợp, lên báo cáo, xuất dữ liệu… một cách tự động, có hệ thống với độ chính xác cao trong thời gian ngắn dựa trên dữ liệu đầu vào do nhân viên cung cấp.
Phần mềm cũng là công cụ đánh giá sức khỏe tài chính của một tổ chức thông qua các tính năng lập báo cáo tài chính, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, lưu chuyển tiền tệ hay dự báo dòng tiền.
Phần mềm kế toán có thể đáp ứng được đầy đủ mọi nghiệp vụ từ cơ bản đến chuyên sâu cũng như phù hợp cho mọi lĩnh vực, ngành nghề, từ quy mô doanh nghiệp vừa và nhỏ.
2. Lợi ích vượt trội khi sử dụng phần mềm kế toán
2.1 Tự động hóa các thao tác kế toán thủ công
Đây là lợi ích dễ nhìn thấy nhất khi ứng dụng phần mềm vào xử lý công việc. Các thao tác nghiệp vụ đều được thực hiện một cách tự động từ các dữ liệu đầu vào do nhân viên kế toán nhập. Sau đó, các báo cáo, sổ sách… cũng sẽ tự động được tạo ra từ nguồn dữ liệu trên, giúp giảm bớt rất nhiều thao tác thủ công và nâng cao hiệu suất làm việc cho kế toán viên.
2.2 Tiết kiệm được nhiều loại chi phí
Công tác kế toán được tự động hóa nhanh gọn sẽ giúp doanh nghiệp giảm bớt được rất nhiều công đoạn rắc rối thường thấy khi làm thủ công như: xuất – nhập dữ liệu, quản trị – tìm kiếm tài liệu, bảo quản hóa đơn… Khi đã quy trình đã được vận hành trôi chảy, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được một khoản đáng kể. Bên cạnh đó, việc tăng năng suất làm việc của bộ phận kế toán sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí nhân lực cũng như các loại chi phí khác.
2.3 Giúp nhà quản lý đưa ra các dự báo và quyết định nhanh chóng, chính xác
Trong thị trường kinh doanh cạnh tranh và nhiều áp lực như hiện nay thì ai có thông tin nhanh hơn thì có khả năng chiến thắng cao hơn. Với việc sử dụng phần mềm kế toán, nhà quản trị sẽ luôn nắm được đầy đủ thông tin tài chính của doanh nghiệp khi cần thiết, từ đó hỗ trợ nhà quản lý ra quyết định nhanh chóng, hiệu quả.
2.4 Xây dựng báo cáo dễ dàng, nhanh chóng hơn
Phần mềm kế toán có khả năng thống kê, xây dựng báo cáo theo yêu cầu của doanh nghiệp trong thời gian nhanh nhất. Ngoài ra, phần mềm còn có chức năng truy xuất tự động các báo cáo, sổ sách, tờ khai thuế, giúp nhân viên kế toán giảm nhiều thao tác cũng như công sức nếu lập các báo cáo, sổ sách này theo phương pháp thủ công. Hơn nữa, các báo cáo trên phần mềm có thể xuất ra các file Excel, Word hoặc các định dạng khác thuận tiện cho việc in ấn.
Phần mềm cung cấp các báo cáo tổng quan liên quan tới tình hình doanh thu, chi phí, lợi nhuận…của doanh nghiệp
2.5 Công tác kế toán có tính kế thừa
Phần mềm kế toán sẽ giúp cho công tác kế toán được liên tục kể cả khi nhân sự kế toán có sự thay đổi. Nhân sự dù có mới nhưng vẫn có thể tìm lại dữ liệu cũ để nghiên cứu và nắm rõ tình hình mà không cần sự trợ giúp của người khác.
3. Thế nào là một phần mềm kế toán hiệu quả?
Hiện nay, việc sử dụng các phần mềm kế toán cho doanh nghiệp ngày càng phổ biến. Vậy thế nào thì được coi là phần mềm kế toán miễn phí tốt và hiệu quả mà quý doanh nghiệp nên lựa chọn? Đây là những tiêu chí mà quý khách hàng cần phải nắm vững sau khi biết được phần mềm kế toán là gì.
3.1 Thuận tiện và dễ sử dụng
Tiêu chí đầu tiên khi lựa chọn phần mềm hiệu quả là sự đơn giản, thuận tiện và dễ dàng sử dụng. Khi sử dụng một phần mềm kế toán đơn giản thì những nhân viên kế toán của doanh nghiệp có thể dễ dàng tìm hiểu và tiếp cận phần mềm một cách nhanh chóng. Khi phần mềm càng dễ sử dụng thì những người sử dụng sẽ không quá khó khăn để thích ứng với phần mềm và sử dụng một cách hiệu quả.
3.2 Đáp ứng được đầy đủ các nghiệp vụ kế toán
Một phần mềm kế toán tốt phải đảm bảo đầy đủ các nghiệp vụ cơ bản như kế toán vốn bằng tiền, mua – bán hàng,… Ngoài ra, phần mềm đó còn phải được mở rộng tích hợp nhiều các tính năng khác để có thể đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp ở hiện tai và tương lai.
3.3 Thông tin về các thông tư mới thường xuyên được cập nhật
Khi sử dụng những phần mềm này mà có tính năng tự cập nhật thông tin về các Thông tư mới sẽ giúp cho những nhân viên kế toán không còn nỗi lo sợ sẽ không kịp thời cập nhật các thông tư, điều luật mới để tránh được những trường hợp đáng tiếc xảy ra. Phần mềm sẽ cung cấp các hệ thống báo cáo tài chính theo mẫu quy định mới nhất của luật kế toán Việt Nam và theo tiêu chuẩn của hệ thống kế toán quốc tế.
3.4 Sản phẩm dịch vụ uy tín, chất lượng
Để biết được đó có phải là một phần mềm tốt hay không bạn nên tìm hiểu và cân nhắc thật kỹ nhà cung cấp. Để biết được điều này, bạn nên tìm hiểu về sự phản hồi, sự hài lòng của khách hàng với sản phẩm dịch vụ của nhà cung cấp cũng như uy tín, chất lượng và thái độ phục vụ để có được lựa chọn phù hợp.
4. Các loại phần mềm kế toán thông dụng nhất hiện nay
Hiện trên thị trường có rất nhiều loại phần mềm kế toán. Tuy nhiên chia theo cấu trúc thì có hai loại phần mềm chủ yếu: Phần mềm đóng gói và phần mềm theo yêu cầu riêng.
- Phần mềm đóng gói
Phần mềm đóng gói là phần mềm được đầu tư nghiên cứu, tổng hợp từ rất nhiều khảo sát nhu cầu thực tế các nghiệp vụ hoặc một số lĩnh vực nào đó của doanh nghiệp. Sau đó kết hợp với những chuẩn mực, nghiệp vụ đặc trưng để tập hợp thành những điểm chung và xây dựng nên một mô hình tổng thể.
Vì vậy loại phần mềm này sẽ làm cho một lĩnh vực nào đó thật cụ thể hoặc có tính dùng chung rất cao để có thể phục vụ khách hàng trên quy mô lớn mà không phụ thuộc vào sự đặc thù của từng doanh nghiệp.
- Phần mềm thiết kế theo yêu cầu riêng được nhà phát triển phần mềm thiết kế, xây dựng theo yêu cầu của từng khách hàng để thích ứng những đặc điểm, quy trình hoạt động mà doanh nghiệp đang áp dụng.
So sánh ưu, nhược điểm của hai loại phần mềm trên:
| Phần mềm đóng gói | Phần mềm phát triển theo yêu cầu | |
| Ưu điểm | + Chi phí xây dựng phần mềm đóng gói được phân bổ cho hàng nghìn khách hàng nên giá thường rẻ.
+ Có tính cải tiến liên tục dựa vào phân tích phản hồi và những yêu cầu mới của khách hàng. + Dễ sử dụng ngay cả với những người không am hiểu ký thuật. + Triển khai cũng rất nhanh gọn, không cần chờ đợi. |
+ Vì làm theo ý tưởng từ khảo sát thực tế của khách hàng nên gần như giải quyết được hết yêu cầu từ phía doanh nghiệp.
+ Được nhận sự hỗ trợ chu đáo trong quá trình triển khai ứng dụng và công tác bảo trì, nâng cấp phần mềm… |
| Nhược điểm | + Không thể hỗ trợ 100% yêu cầu của doanh nghiệp đặc biệt là các doanh nghiệp sản xuất có tính đặc thù cao
+ Do phần mềm phục vụ số đông các doanh nghiệp với lĩnh vực khác nhau nên có nhiều tính năng không sử dụng đến. |
+ Cần khảo sát tư vấn và xây dựng hệ thống nên kéo theo thời gian triển khai để viết phần mềm lâu hơn phần mềm đóng gói.
+ Chi phí làm phần mềm rất lớn nên kéo theo giá thành cao. + Chỉ có thể hỗ trợ yêu cầu công việc của doanh nghiệp ở một thời điểm nào đó, trong tương lai nếu có sự thay đổi trong cấu trúc, quy mô doanh nghiệp hay cách thức quản lý, việc sử dụng phần mềm này sẽ gặp nhiều hạn chế. |
Mỗi doanh nghiệp sẽ có đặc điểm tương ứng với nhu cầu sử dụng phần mềm kế toán khác nhau. Bạn cần cân nhắc kỹ ưu nhược điểm của từng loại phần mềm kế toán để lựa chọn sản phẩm phù hợp.
Bên cạnh cách chia theo đặc tính của phần mềm, các phần mềm kế toán cũng có thể chia theo theo cách thức làm việc: phần mềm online và phần mềm offline.
5. Tìm hiểu về phần mềm kế toán weekend quản lý bán hàng
5.1 Sơ lược về phần mềm kế toán Weekend
Weekend là bộ phần mềm kế toán chuyên nghiệp. Được xuất bản bởi công ty Goldstar. Một công ty đã có nhiều thành tích trong việc xuất bản các phần mềm chuyên về quản lý doanh nghiệp và Weekend cũng thế đã được chào đón nồng nhiệt trong số đông Doanh nghiệp ở các tỉnh phía bắc nói riêng và cả nước nói chung, trong một thời gian dài Weekend đã một thời gian dài không hề có bản demo hay phiên bản dành cho sinh viên nào cả. đến nay sau một thời gian ngâm cứu thể theo nhu cầu của 1 bộ phận người dùng mình quyết định tặng 1 phần bộ kế toán ưu việt này cho ai có nhu cầu.
Đây là phần giới thiệu sơ lược về Weekend
WEEKEND® là phần mềm kế toán chuyên nghiệp được thiết kế và viết theo quy định của Bộ Tài chính và Tổng Cục Thuế. Với phần mềm WEEKEND® SQL thì người sử dụng chỉ cần cập nhật các số liệu đầu vào còn máy tính sẽ tự động tính toán và lên các sổ sách, báo cáo kế toán.
Phiên bản WEEKEND® đã trải qua nhiều phiên bản đến nay với phiên bản WEEKEND SQLđược viết dựa trên quyết định số 1141 - TC/QĐ/CDKT của Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành ngày 01/11/1995 về Hệ thống tài khoản kế toán thống nhất và Thông tư số 100/1998/TT/BTC ban hành ngày 15/07/1998 về phương pháp hạch toán kế toán Thuế Giá trị gia tăng - VAT và Thuế Thu nhập doanh nghiệp.
Phần mềm đã được sửa đổi, bổ sung theo quyết định số 167/2000/QĐ-BTC ngày 25 tháng 10 năm 2000 về Chế độ Báo cáo Tài chính và Thông tư số 122/2000/TT-BTC hướng dẫn chi tiết thực hiện luật thuế Giá trị gia tăng.
Thực hiện các chuẩn mực kế toán theo Thông tư số 105/2003/TT-BTC ngày 04/11/2003, thực hiện theo Luật thuế Giá trị gia tăng và Luật sửa đổi, bổ sung theo Thông tư số 120/2003/TT-BTC ngày 12/12/2003 và Luật thuế tiêu thụ đặc biệt theo Thông tư số 119/2003/TT-BTC ngày 12/12/2003
Chức năng của chương trình là ghi nhận dữ liệu đầu vào như (Phiếu thu, Phiếu chi, Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Hoá đơn bán hàng, Phiếu thanh toán,...). Chương trình sẽ tự động xử lý số liệu để đưa vào các sổ sách kế toán, ra các báo cáo như báo cáo quản trị, báo cáo lãi lỗ, bảng cân đối số phát sinh … được chuẩn quy theo quy định của bộ tài chính.
5.2 Các chức năng chính:
- Cập nhật chứng từ ban đầu, in chứng từ (Phiếu thu, Phiếu chi, Phiếu nhập, Phiếu xuất, Hoá đơn,...).
- Lên các báo cáo, sổ kế toán theo các hình thức Nhật ký chung, Chứng từ ghi sổ, Nhật ký chứng từ, Nhật ký sổ cái.
- Tự động kết chuyển, phân bổ chi phí.
- Lên các sổ sách kế toán: Sổ cái, Sổ nhật ký chung, Sổ chi tiết công nợ, Sổ chi tiết mua hàng, Thẻ kho, Sổ chi tiết vật tư, Sổ tổng hợp tài khoản, Bảng cân đối tài khoản, Tổng hợp công nợ, Tổng hợp nhập xuất tồn,...
- Quản lý hàng tồn kho chi tiết đến từng mặt hàng, kho. Chương trình cho phép đánh giá hàng tồn kho theo phương pháp nhập trước - xuất trước, bình quân tháng, bình quân thời điểm, giá đích danh.
- Theo dõi công nợ: theo dõi chi tiết công nợ đến từng đối tượng, hợp đồng, hạn thanh toán.
- Theo dõi chi phí: tập hợp chi phí đến từng sản phẩm, phân tích chi phí theo khoản mục, yếu tố,... Tự động phân bổ, kết chuyển chi phí
- Tính giá thành và tự động áp giá cho thành phẩm nhập kho. Đưa ra các bảng biểu, báo cáo về chi phí sản xuất.
- Lên các báo cáo quyết toán, thuế: cân đối kế toán, kết quả sản xuất kinh doanh, lưu chuyển tiền tệ, tờ khai thuế giá trị gia tăng, bảng kê chứng từ hàng hoá dịch vụ mua vào, bảng kê chứng từ hàng hoá dịch vụ bán ra,...
- Quản lý tài sản cố định, công cụ dụng cụ: quản lý theo bộ phận sử dụng, theo nguồn hình thành tài sản, theo mục đích sử dụng, đặc biệt tự động tính khấu hao, trích trước và định khoản tự động chi phí khấu hao, chi phí trích trước tài sản cố định. Cho phép tính khấu hao theo quyết định 166/TC-QĐ-CSTC ngày 31/12/1999 và thông tư số 10/TC-CĐKT ngày 20/03/1997.
- Có các báo cáo quản trị, những báo cáo thông minh, những báo cáo liên đới giúp quản trị có những nhìn nhận, đánh giá về tình hình hoạt động của công ty và giúp người quản trị ra những quyết định phát triển doanh nghiệp một cách cân đối.
5.3 Những điểm mới của phiên bản WEEKEND SQL
- Sử dụng song song tiếng Anh và tiếng Việt trong chương trình
- Điều chuyển tài sản cố định. Bổ sung, lắp ráp tài sản cố định
- Cho phép cập nhật nhiều kho trong một chứng từ vật tư, nhiều đối tượng trong một chứng từ kế toán
- Cấu trúc chương trình tách riêng phần kê khai thuế, công nợ lên NSD sẽ kê khai thuế và theo dõi công nợ dễ dàng hơn.
- Kết xuất ra Excel có công thức, khuôn dạng. Kết xuất ra Word trực quan, thân thiện
- Tăng tốc độ: Nhập liệu, báo cáo, dọn dẹp số liệu, tính giá vốn,…
- Cho phép quản lý đối tượng theo nhóm
- Bổ sung nhiều báo cáo về thuế GTGT và TNDN, báo cáo quản trị
- Cho phép sử dụng nhiều đơn vị tính quy đổi khi nhập xuất vật tư
- Cho phép tìm nhanh theo tên vật tư, theo mã vật tư khi cập nhật số liệu
- Cho phép tự hiệu chỉnh báo cáo, thêm các đối tượng, hình ảnh trên báo cáo, tự động ngắt trang khi báo cáo có độ rộng quá khổ giấy. Có thể thêm hoặc bớt trường ở cửa sổ BROWSE và trên báo cáo, mở rộng hoặc thu hẹp độ rộng của cột trên cửa sổ BROWSE và trên báo cáo…
- Thêm nhiều tiện ích khác để việc sử dụng chương trình trở nên dễ dàng, hiệu quả hơn
- Với hệ quản trị dữ liệu SQL SERVER và chế độ làm việc máy trạm – máy chủ (Client – Server) đảm bảo việc lưu dữ liệu với số liệu lớn và tốc độ vẫn nhanh không gây treo máy. Dữ liệu được bảo vệ theo 3 cấp, không cho phép xóa dữ liệu từ máy Client dưới dạng file.
- Kết nối vào truyền nhận dữ liệu thông qua Internet tự động.
Nội dung bài viết:
Bình luận