Người đại diện theo pháp luật là gì?

Trong hệ thống pháp luật, người đại diện theo pháp luật đóng vai trò quan trọng, nhưng định nghĩa chính xác của khái niệm này thường gây nhầm lẫn. Bài viết này sẽ giải quyết câu hỏi "Người đại diện theo pháp luật là gì?" và khám phá vai trò quan trọng của họ trong các tình huống pháp lý.

Người đại diện theo pháp luật là gì

Người đại diện theo pháp luật là gì?

Người đại diện theo pháp luật là người đại diện được quy định bởi pháp luật hoặc được cơ quan nhà nước có thẩm quyền quyết định, không phải là người được các bên thoả thuận chọn lựa.

Các trường hợp và danh xưng của người đại diện theo pháp luật bao gồm:

• Cha, mẹ đối với con chưa thành niên.
• Người giám hộ đối với người được giám hộ.
• Người được Tòa án chỉ định đối với người bị hạn chế năng lực hành vi dân sự.
• Người đứng đầu của pháp nhân theo quy định của điều lệ pháp nhân hoặc quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền đối với pháp nhân.
• Chủ hộ đối với hộ gia đình trong các giao dịch vì lợi ích chung của hộ, làm phát sinh quyền, nghĩa vụ của cả hộ gia đình.
• Tổ trưởng tổ hợp tác đối với tổ hợp tác.
• Những người khác theo quy định của pháp luật.

Theo quy định tại khoản 1 Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định cụ thể như sau:

"Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp
1. Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là cá nhân đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp, đại diện cho doanh nghiệp với tư cách người yêu cầu giải quyết việc dân sự, nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trước Trọng tài, Tòa án và các quyền, nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật."

Theo quy định, người đại diện theo pháp luật thường đảm nhiệm các vị trí quản lý quan trọng trong cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp:

• Trong trường hợp của công ty TNHH có từ 2 thành viên trở lên, người đại diện theo pháp luật thường là Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc Giám đốc/Tổng giám đốc.

• Đối với công ty cổ phần, người đại diện theo pháp luật thường là Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc Giám đốc/Tổng giám đốc.

Thời hạn đại diện theo quy định luật dân sự

Thời hạn đại diện là khoảng thời gian mà trong đó người đại diện, nhân danh và vì lợi ích của người được đại diện, thực hiện các giao dịch dân sự. Thời hạn đại diện được xác định dựa trên những nguyên tắc sau đây:

1. Xác định theo Văn bản ủy quyền hoặc Quyết định cơ quan có thẩm quyền: Thời hạn đại diện có thể được xác định thông qua văn bản ủy quyền, quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền, theo điều lệ của pháp nhân, hoặc theo quy định của pháp luật. Nếu các tài liệu như văn bản ủy quyền, quyết định cơ quan nhà nước có thẩm quyền, điều lệ của pháp nhân... xác định một thời hạn cụ thể, thì thời hạn đại diện sẽ được xác định theo thời hạn đó.

2. Trường hợp không xác định được thời hạn theo cơ sở trên: Nếu không có thời hạn đại diện được xác định dựa trên cơ sở nêu trên, thì thời hạn đại diện được xác định như sau:

   a. Nếu quyền đại diện được xác định theo một giao dịch dân sự cụ thể, thì thời hạn đại diện sẽ tính đến thời điểm chấm dứt giao dịch dân sự đó.

   b. Nếu quyền đại diện không được xác định cụ thể theo giao dịch dân sự, thì thời hạn đại diện sẽ được ấn định trong một khoảng thời gian cố định. Ví dụ, trong Bộ luật Dân sự hiện hành, thời hạn đại diện được xác định là 01 năm, kể từ thời điểm phát sinh quyền đại diện. Quy định này áp dụng cho những trường hợp quan hệ đại diện mà các bên không thống nhất về thời hạn và pháp luật không có quy định cụ thể.

   Quy định về việc ấn định một khoảng thời gian cụ thể giúp nhất định thời gian hiệu lực của quyền đại diện, tạo điều kiện cho các bên tham gia ý thức về việc thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình trong quan hệ đại diện, cũng như bảo vệ quyền lợi của những người thứ ba liên quan.

Chấm dứt đại diện theo pháp luật

Theo quy định của Bộ luật Dân sự 2015, thường xuyên, mối quan hệ đại diện theo pháp luật sẽ kết thúc trong các tình huống sau:

1. Người được đại diện là cá nhân đã thành niên hoặc năng lực hành vi dân sự đã khôi phục: Trong trường hợp con cái đã đạt đến tuổi thành niên (18 tuổi), cha mẹ không còn là người đại diện theo pháp luật cho con. Nếu người được đại diện là người từng mất năng lực hành vi dân sự, bị hạn chế năng lực hành vi dân sự, hoặc gặp khó khăn trong nhận thức và làm chủ hành vi, nhưng sau đó mọi căn cứ để tuyên bố họ bị mất, bị hạn chế năng lực hành vi dân sự... đã không còn, và Tòa án đã quyết định hủy bỏ những quyết định trước đó, thì người này không còn cần sự đại diện theo pháp luật nữa. Đồng nghĩa, người giám hộ cũng không còn là người đại diện theo pháp luật cho họ.

2. Người được đại diện là cá nhân đã qua đời hoặc người được đại diện là pháp nhân chấm dứt tồn tại: Tương tự như quy tắc đối với đại diện theo ủy quyền, khi người được đại diện là cá nhân qua đời hoặc người được đại diện là pháp nhân chấm dứt tồn tại do giải thể hoặc phá sản, mối quan hệ đại diện theo pháp luật sẽ kết thúc.

3. Các trường hợp khác nếu được quy định bởi các luật khác: Mối quan hệ đại diện theo pháp luật cũng có thể chấm dứt trong các trường hợp đặc biệt khác được quy định bởi các luật khác. Sự chấm dứt này sẽ đi kèm với việc kết thúc quyền và nghĩa vụ của các bên liên quan trong mối quan hệ đại diện, và sẽ được giải quyết hậu quả theo quy định của pháp luật.

Một công ty có thể có bao nhiêu người đại diện theo pháp luật?

Một công ty có thể có bao nhiêu người đại diện theo pháp luật

Theo quy định tại khoản 2 Điều 12 của Luật Doanh nghiệp 2020, có các điều cụ thể như sau:

Cả công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần đều được phép bổ nhiều người đại diện theo pháp luật. Thông tin chi tiết về số lượng, chức danh quản lý, cũng như quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp được quy định trong Điều lệ của công ty.

Nếu công ty có nhiều hơn một người đại diện theo pháp luật, thì Điều lệ sẽ chi tiết quyền và nghĩa vụ của từng người đại diện.

Trong trường hợp Điều lệ công ty không rõ ràng về việc phân chia quyền và nghĩa vụ của từng người đại diện, mỗi người đại diện theo pháp luật của công ty sẽ đóng vai trò là đại diện đủ thẩm quyền của doanh nghiệp trước các bên thứ ba. Tất cả các người đại diện theo pháp luật đều phải chịu trách nhiệm liên đới đối với mọi thiệt hại phát sinh do giao dịch của doanh nghiệp, theo quy định của pháp luật dân sự và các quy định khác có liên quan.

Qua quy định này, có thể nhận thấy rằng pháp luật đang tạo ra điều kiện tối đa cho doanh nghiệp, giúp chúng tự quyết định về số lượng người đại diện theo pháp luật để thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ các giao dịch của doanh nghiệp.

Phải có ít nhất 1 người đại diện theo pháp luật ở trong nước

Ngày nay, các doanh nghiệp phải đảm bảo luôn có ít nhất một người đại diện theo pháp luật đang cư trú tại Việt Nam.

Trong tình huống mà doanh nghiệp chỉ còn một người đại diện theo pháp luật, nhưng người này không thực hiện đầy đủ quyền và nghĩa vụ đối với doanh nghiệp, chủ sở hữu công ty, Hội đồng thành viên, hoặc Hội đồng quản trị phải bổ nhiệm người khác để thay thế.

Theo khoản 5 của Điều 12 trong Luật Doanh nghiệp 2020, người đại diện duy nhất của doanh nghiệp phải được thay thế khi họ thuộc một trong 10 trường hợp sau:

1. Vắng mặt tại Việt Nam quá 30 ngày mà không ủy quyền cho người khác thực hiện quyền và nghĩa vụ của họ.
2. Chết.
3. Mất tích.
4. Bị tạm giam.
5. Đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự.
6. Đang chấp hành hình phạt tù.
7. Bị hạn chế hạn hoặc mất năng lực hành vi dân sự.
8. Đang chấp hành biện pháp xử lý hành chính tại cơ sở cai nghiện bắt buộc hoặc cơ sở giáo dục bắt buộc.
9. Có khó khăn trong nhận thức và làm chủ hành vi.
10. Bị Tòa án cấm đảm nhiệm chức vụ, cấm hành nghề hoặc làm công việc nhất định.

So với Luật Doanh nghiệp 2014, Luật Doanh nghiệp 2020 đã loại bỏ trường hợp người đại diện theo pháp luật bị kết án tù và bổ sung thêm 5 trường hợp mới, bao gồm: đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự, đang chấp hành hình phạt tù, bị hạn chế hành vi dân sự, đang chấp hành biện pháp xử lý hành chính tại cơ sở cai nghiện hoặc giáo dục bắt buộc, có khó khăn trong nhận thức và làm chủ hành vi, bị Tòa án cấm đảm nhiệm chức vụ, cấm hành nghề hoặc làm công việc nhất định.

Tất cả người đại diện theo pháp luật có chịu trách nhiệm liên đới khi một người gây thiệt hại cho doanh nghiệp không?

Tại điều 12, khoản 2 của Luật Doanh nghiệp 2020, khi một công ty có nhiều hơn một người đại diện theo pháp luật, Điều lệ công ty cụ thể quy định về quyền và nghĩa vụ của từng người đại diện.

Nếu Điều lệ công ty không đưa ra hướng dẫn chi tiết về cách phân chia quyền và nghĩa vụ của từng người đại diện theo pháp luật, mỗi người đại diện sẽ được coi là đủ thẩm quyền để đại diện cho doanh nghiệp trước bên thứ ba.

Do đó, trong trường hợp một người đại diện gây ra thiệt hại cho doanh nghiệp, tất cả những người khác cũng sẽ chịu trách nhiệm liên đới, miễn là họ thuộc vào trường hợp như đã mô tả.

Trách nhiệm của người đại diện theo pháp luật như thế nào?

Trách nhiệm của người đại diện theo pháp luật như thế nào

Đối với quy định về trách nhiệm của người đại diện theo pháp luật thì tại Điều 13 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định cụ thể như sau:

"Trách nhiệm của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp
1. Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp có trách nhiệm sau đây:
a) Thực hiện quyền và nghĩa vụ được giao một cách trung thực, cẩn trọng, tốt nhất nhằm bảo đảm lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp;
b) Trung thành với lợi ích của doanh nghiệp; không lạm dụng địa vị, chức vụ và sử dụng thông tin, bí quyết, cơ hội kinh doanh, tài sản khác của doanh nghiệp để tư lợi hoặc phục vụ lợi ích của tổ chức, cá nhân khác;
c) Thông báo kịp thời, đầy đủ, chính xác cho doanh nghiệp về doanh nghiệp mà mình, người có liên quan của mình làm chủ hoặc có cổ phần, phần vốn góp theo quy định của Luật này.
2. Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp chịu trách nhiệm cá nhân đối với thiệt hại cho doanh nghiệp do vi phạm trách nhiệm quy định tại khoản 1 Điều này."

Giám đốc hoặc Tổng giám đốc công ty

Giám đốc hoặc Tổng giám đốc đóng vai trò là người chịu trách nhiệm về việc điều hành các hoạt động kinh doanh hàng ngày của công ty, được bổ nhiệm bởi Hội đồng quản trị hoặc có thể được thuê từ bên ngoại để đảm nhiệm vị trí này.

Là người quản lý chính cho các hoạt động kinh doanh hàng ngày, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc cũng có thể là người đại diện theo pháp luật của công ty. Vì vậy, vị trí này đóng vai trò quan trọng trong hệ thống quản trị công ty. Để đảm bảo sự minh bạch và hiệu quả trong quản lý, pháp luật cần mô tả rõ mối quan hệ pháp luật giữa Giám đốc hoặc Tổng giám đốc với Hội đồng quản trị.

Cụ thể, pháp luật nên quy định tiêu chuẩn và điều kiện để bổ nhiệm Giám đốc hoặc Tổng giám đốc, nhiệm kỳ của họ, và đặc biệt là phải xác định rõ quyền và nghĩa vụ của họ theo từng lĩnh vực hoạt động của công ty. Điều này bao gồm việc quyết định các vấn đề liên quan đến kinh doanh hàng ngày mà không cần quyết định của Hội đồng quản trị; tổ chức thực hiện nghị quyết của Hội đồng quản trị; lập kế hoạch kinh doanh và đầu tư; đề xuất các phương án cơ cấu tổ chức và quy chế quản lý nội bộ của công ty; và quyết định các vấn đề nhân sự quản lý (trừ các vấn đề thuộc thẩm quyền của Hội đồng quản trị - Theo Điều 63 Luật Doanh nghiệp năm 2020).

Câu hỏi thường gặp

Câu hỏi: Người đại diện theo pháp luật là ai?

Câu trả lời: Người đại diện theo pháp luật là người được quy định bởi pháp luật hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền, không phải là người được thoả thuận chọn lựa.

Câu hỏi: Mối quan hệ giữa người đại diện theo pháp luật và doanh nghiệp như thế nào?

Câu trả lời: Người đại diện theo pháp luật có trách nhiệm thực hiện quyền và nghĩa vụ một cách trung thực, cẩn trọng để bảo đảm lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp. Họ phải trung thành với lợi ích của doanh nghiệp và không được lạm dụng địa vị hoặc sử dụng thông tin, bí quyết của doanh nghiệp vì lợi ích cá nhân.

Câu hỏi: Một công ty có thể có bao nhiêu người đại diện theo pháp luật?

Câu trả lời: Công ty có thể bổ nhiều người đại diện theo pháp luật. Số lượng, chức danh quản lý, và quyền nghĩa vụ của người đại diện được chi tiết trong Điều lệ của công ty.

Câu hỏi: Phải có ít nhất một người đại diện theo pháp luật ở trong nước không?

Câu trả lời: Đúng, hiện nay, doanh nghiệp phải đảm bảo có ít nhất một người đại diện theo pháp luật đang cư trú tại Việt Nam. Người này phải được thay thế khi họ không thực hiện đầy đủ quyền và nghĩa vụ hoặc thuộc vào một số trường hợp nhất định như mất tích, chết, bị tạm giam, và các trường hợp khác.