Chứng thực điện tử là gì? Và tính pháp lý của chứng thực bản sao điện tử

Chứng thực điện tử là gì? Chứng thực điện tử là việc sử dụng chữ ký số để ký vào bản sao điện tử của bản chính giấy tờ, tài liệu, nhằm xác nhận bản sao điện tử đó là đúng với nội dung của bản chính. Việc chứng thực điện tử giúp đơn giản hóa thủ tục hành chính, tiết kiệm thời gian và chi phí, đồng thời tăng tính minh bạch và an toàn cho giao dịch. Để hiểu rõ hơn, hãy cùng ACC tìm hiểu qua bài viết sau.

Chứng thực điện tử là gì? Và tính pháp lý của chứng thực bản sao điện tử 

1. Chứng thực điện tử là gì?

Chứng thực điện tử là quá trình mà cơ quan hoặc tổ chức có thẩm quyền xác nhận tính chính xác và tương đương của bản sao điện tử so với bản chính trên giấy tờ văn bản. Theo diễn giải tại khoản 9 Điều 3 của Nghị định 45/2020/NĐ-CP, chứng thực điện tử đảm bảo rằng bản sao điện tử có giá trị pháp lý tương đương với các hình thức chứng thực khác theo quy định của pháp luật.

Tại khoản 1 Điều 4 của cùng Nghị định, quy định rằng thủ tục chứng thực điện tử có giá trị pháp lý như các hình thức khác theo quy định của pháp luật. Điều này ám chỉ rằng bản sao điện tử được chứng thực có cùng giá trị với bản sao được chứng thực trực tiếp trên giấy in.

Trong các trường hợp cụ thể, giá trị pháp lý của văn bản chứng thực sẽ khác nhau:

• Bản sao được cấp từ sổ gốc và bản sao điện tử được chứng thực từ bản chính đều có giá trị tương đương và có thể được sử dụng thay thế cho bản chính trong các giấy tờ.

• Chữ ký được chứng thực chứng minh rằng người yêu cầu chứng thực đã ký chữ ký đó và là căn cứ để xác định trách nhiệm của người ký văn bản.
• Hợp đồng, giao dịch được chứng thực cung cấp chứng cứ về thời gian, địa điểm ký kết, năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện của các bên tham gia, cũng như chữ ký hoặc dấu chỉ của họ.

2. Tính pháp lý của chứng thực bản sao điện tử

Theo Điều 5 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP, quy định về thẩm quyền chứng thực bản sao điện tử từ bản chính như sau:

• Các cơ quan phòng Tư pháp cấp huyện, quận, thị xã, thành phố có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực bản sao từ bản chính của các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức của Việt Nam; cơ quan, tổ chức của nước ngoài; hoặc cơ quan, tổ chức của Việt Nam kết nối với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận.
• Ủy ban nhân dân cấp xã, phường, thị trấn có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực bản sao từ bản chính của các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận.

Việc chứng thực điện tử, mặc dù thực hiện trực tuyến, vẫn nằm trong phạm vi quản lý và có giá trị pháp lý do các cơ quan nhà nước có thẩm quyền đảm bảo. Điều này nhấn mạnh sự quan trọng của quy trình chứng thực trong việc bảo đảm tính minh bạch, chính xác và đáng tin cậy của thông tin.

Tính pháp lý của chứng thực bản sao điện tử

Đồng thời, theo quy định tại Khoản 1 của Điều 4 trong Nghị định 45/2020/NĐ-CP, các thủ tục hành chính thực hiện trên môi trường điện tử cũng được xem là có giá trị pháp lý tương đương với các hình thức thủ tục hành chính khác theo quy định của pháp luật. Điều này thúc đẩy sự phát triển của công nghệ thông tin trong quản lý hành chính, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho người dân và doanh nghiệp thực hiện các thủ tục hành chính một cách tiện lợi và hiệu quả hơn.

3. Lợi ích của việc sử dụng chứng thực điện tử

Việc sử dụng chứng thực điện tử mang lại nhiều lợi ích cho cả cá nhân, tổ chức và cơ quan nhà nước, cụ thể như sau:

3.1 Đối với cá nhân và tổ chức

• Tiết kiệm thời gian và chi phí: Thay vì phải di chuyển đến cơ quan nhà nước để nộp bản chính giấy tờ, cá nhân và tổ chức có thể nộp bản sao điện tử được chứng thực trực tuyến, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí đi lại, vận chuyển.
• Tăng tính minh bạch: Việc chứng thực điện tử được thực hiện bằng chữ ký số và đóng dấu điện tử, giúp đảm bảo tính minh bạch và an toàn cho giao dịch, giảm thiểu nguy cơ làm giả giấy tờ.
• Tiện lợi: Việc nộp hồ sơ và nhận kết quả chứng thực điện tử có thể được thực hiện trực tuyến mọi lúc, mọi nơi, không phụ thuộc vào giờ hành chính của cơ quan nhà nước.
• Nâng cao hiệu quả công việc: Việc sử dụng chứng thực điện tử giúp đơn giản hóa thủ tục hành chính, rút ngắn thời gian giải quyết hồ sơ, nâng cao hiệu quả công việc cho cả cá nhân, tổ chức và cơ quan nhà nước.

3.2 Đối với cơ quan nhà nước

• Giảm tải hồ sơ giấy tờ: Việc sử dụng chứng thực điện tử giúp giảm tải hồ sơ giấy tờ cho cơ quan nhà nước, tiết kiệm chi phí lưu trữ và bảo quản hồ sơ.
• Nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước: Việc sử dụng chứng thực điện tử giúp cơ quan nhà nước quản lý hồ sơ, dữ liệu một cách hiệu quả hơn, tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra cứu, kiểm tra thông tin.
• Chống tham nhũng, lãng phí: Việc sử dụng chứng thực điện tử giúp tăng tính minh bạch trong hoạt động của cơ quan nhà nước, góp phần phòng chống tham nhũng, lãng phí.

Ngoài ra, việc sử dụng chứng thực điện tử còn góp phần bảo vệ môi trường, thúc đẩy phát triển Chính phủ điện tử.

Lợi ích của việc sử dụng chứng thực điện tử

Nhìn chung, việc sử dụng chứng thực điện tử mang lại nhiều lợi ích cho cả cá nhân, tổ chức và cơ quan nhà nước, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của hệ thống hành chính nhà nước.

4. Quy trình chi tiết chứng thực điện tử bản sao 

Quy trình chứng thực bản sao điện tử diễn ra theo hai phương pháp chính:

4.1 Chứng thực bản sao điện tử từ sổ gốc hoặc bản chính

Đối với các giấy tờ, tài liệu như hộ khẩu, chứng minh nhân dân, v.v. chưa được số hóa và lưu trữ trên các hệ thống công nghệ thông tin như Cổng dịch vụ công quốc gia, Cổng dịch vụ công, Hệ thống thông tin một cửa điện tử cấp bộ, cấp tỉnh, cơ quan có thẩm quyền sẽ thực hiện cấp bản sao điện tử theo hai phương thức sau:

• Cấp bản sao điện tử từ sổ gốc.
• Chứng thực bản sao điện tử từ bản chính của giấy tờ hoặc tài liệu.

4.2 Chứng thực theo yêu cầu

Khi tổ chức hoặc cá nhân yêu cầu chứng thực bản sao điện tử về bản chính, quy trình bao gồm các bước sau:

• Cung cấp hồ sơ, tài liệu gốc để làm căn cứ cho việc chứng thực bản sao.
• Đối với các văn bản, tài liệu gốc do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng, hoặc chứng thực, phải được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật.
• Kiểm tra bản chính, sao chụp điện tử, nhập thông tin vào bản sao điện tử và chứng thực chữ ký số của người được chứng thực.
• Bản sao điện tử sau khi chứng thực có giá trị sử dụng thay thế cho bản chính trong các giao dịch, trừ khi có quy định khác của pháp luật.
• Cơ quan có thẩm quyền gửi bản sao điện tử đã chứng thực vào kho quản lý và lưu trữ dữ liệu điện tử tại Cổng dịch vụ công quốc gia. Trong trường hợp người yêu cầu chứng thực chưa có tài khoản trên Cổng dịch vụ công quốc gia, cơ quan có thẩm quyền sẽ gửi bản sao điện tử đã chứng thực qua địa chỉ email mà họ cung cấp.

5. Hướng dẫn quy trình  thực hiện chứng thực bản sao điện tử 

Dưới đây là quy trình chi tiết để thực hiện chứng thực bản sao điện tử cho cá nhân và tổ chức trên Cổng dịch vụ công quốc gia:

- Bước 1: Để bắt đầu quy trình, cá nhân hoặc tổ chức cần chứng thực điện tử sẽ truy cập vào trang web https://dichvucong.gov.vn/. Tại đây, họ sẽ được yêu cầu đăng nhập vào tài khoản đã có hoặc đăng ký một tài khoản mới. Sau khi đăng nhập thành công, họ sẽ tiếp tục bằng cách chọn mục "Dịch vụ công trực tuyến".

Hướng dẫn quy trình  thực hiện chứng thực bản sao điện tử 

- Bước 2: Tại mục "Dịch vụ công nổi bật", họ sẽ thấy một danh sách các dịch vụ được đề xuất. Tuy nhiên, để xem toàn bộ các dịch vụ, họ sẽ nhấn vào "Xem tất cả dịch vụ công nổi bật" để đảm bảo họ không bỏ lỡ bất kỳ dịch vụ nào phù hợp với nhu cầu của mình.

- Bước 3: Sau khi đã truy cập vào danh sách các dịch vụ, cá nhân hoặc tổ chức sẽ lựa chọn thủ tục chứng thực phù hợp. Dựa trên nhu cầu cụ thể, họ sẽ chọn dịch vụ cần thiết cho việc chứng thực.

- Bước 4: Tiếp theo, sau khi đã chọn được thủ tục cần thực hiện, họ sẽ điền các thông tin được yêu cầu. Các thông tin này có thể bao gồm văn bản, tài liệu hoặc thông tin cá nhân cần chứng thực. Họ sẽ tuân thủ trình tự cung cấp hồ sơ văn bản hoặc tài liệu theo yêu cầu. Đồng thời, họ sẽ chọn cơ quan tư pháp để thực hiện thủ tục chứng thực. Điều này có thể là Uỷ ban nhân dân cấp xã/phường hoặc Phòng tư pháp, như quy định của pháp luật.

- Bước 5: Khi đã điền đầy đủ thông tin và chọn cơ quan thực hiện, họ sẽ đặt lịch hẹn thông qua mục "Đặt lịch hẹn". Màn hình sẽ hiển thị thông tin chi tiết về lịch hẹn và họ sẽ nhận được xác nhận thành công.

- Bước 6: Đối với những người đã có tài khoản trên Cổng dịch vụ công quốc gia và đã hoàn tất việc đặt lịch hẹn, sau khi cơ quan tư pháp hoàn tất việc cấp bản chứng thực điện tử, hồ sơ sẽ được gửi về tài khoản của họ. Đề nghị họ kiểm tra vào lịch hẹn đã đặt để nhận kết quả.

Sau khi nhận được thông báo về việc chứng thực, cá nhân hoặc tổ chức sẽ tiến hành tải về bản sao điện tử đã được xác thực để sử dụng trong các hoạt động giao dịch điện tử tiếp theo. Bản sao điện tử này sẽ là phương tiện quan trọng để chứng minh tính chính xác và hợp pháp của các tài liệu, thông tin mà họ cần trao đổi trong quá trình thực hiện các thủ tục hành chính, kinh doanh hoặc cá nhân.

Trong trường hợp đặc biệt khi cá nhân hoặc tổ chức chưa có tài khoản trên Cổng dịch vụ công quốc gia, họ có thể yêu cầu gửi bản sao điện tử đã được ký số qua địa chỉ email mà họ cung cấp. Việc này giúp họ tiếp cận nhanh chóng với tài liệu quan trọng mà không cần phải thực hiện các bước đăng ký tài khoản phức tạp. Điều này đặc biệt hữu ích đối với những người dùng mới hoặc những người cần truy cập cấp bách vào các dịch vụ công trực tuyến.

6. Một số trường hợp không chứng thực điện tử bản sao

Có một số trường hợp khiến bản sao điện tử không thể được chứng thực, như sau:

• Bản chính đã bị chỉnh sửa, xóa hoặc thêm thông tin không hợp lệ. Đối với các giấy tờ sử dụng làm căn cứ cho chứng thực, sự nguyên vẹn của thông tin từ bản chính là cực kỳ quan trọng. Nếu bản chính bị chỉnh sửa hoặc mất thông tin, thì bản sao điện tử không thể được chứng thực. Do đó, việc bảo quản bản chính của các loại giấy tờ là rất quan trọng.

Một số trường hợp không chứng thực điện tử bản sao

• Bản chính bị hư hại, cũ nát, không thể nhận biết được nội dung. Chứng thực bản sao điện tử yêu cầu sự rõ ràng và chính xác của thông tin từ bản chính. Nếu bản chính bị hư hại hoặc không thể nhận biết được nội dung, bản sao điện tử sẽ không có giá trị chứng thực.
• Bản chính có dấu mật của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền hoặc có thông báo không được sao chụp. Nếu bản chính có dấu mật hoặc có yêu cầu không sao chụp, bản sao điện tử sẽ không thể được chứng thực.
• Nội dung của bản chính vi phạm pháp luật, đạo đức xã hội hoặc xúc phạm danh dự, uy tín của cá nhân, tổ chức. Việc chứng thực bản sao điện tử chỉ áp dụng cho các tài liệu hợp pháp và không vi phạm quy định.
• Bản chính do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận chưa được hợp pháp hóa lãnh sự. Các giấy tờ liên quan đến nước ngoài cần được dịch thuật và hợp pháp hóa theo quy định. Việc chứng thực bản sao điện tử cũng phải tuân thủ quy trình này.
• Các văn bản do cá nhân tự lập nhưng không có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền. Những văn bản này thường không có giá trị pháp lý và không thể được chứng thực.

Bài viết trên, đã cung cấp toàn bộ thông tin về chứng thực điện tử là gì? Mà ACC thu thập được. Hy vọng những thông tin này giúp ích được cho bạn trong việc tìm kiếm thông tin về khái niệm trên. Xin cảm ơn vì đã theo dõi.