Khi nào hộ kinh doanh phải thành lập doanh nghiệp?

Quyết định khi nào hộ kinh doanh phải thành lập doanh nghiệp là một bước quan trọng, đòi hỏi sự hiểu biết sâu sắc về môi trường kinh doanh và mục tiêu phát triển dài hạn. Bài viết này sẽ bắt đầu với việc tìm hiểu rõ về những tình huống cụ thể khi hộ kinh doanh nên cân nhắc.

Khi nào hộ kinh doanh phải thành lập doanh nghiệp?

1. Hộ kinh doanh là gì?

Theo quy định của pháp luật hiện hành, Hộ kinh doanh chưa có một định nghĩa, khái niệm cụ thể. Tuy nhiên, có thể hiểu khái quát về hộ gia đình theo quy định tại Khoản 1 Điều 79 Nghị định 01/2021/NĐ-CP như sau:

"Hộ kinh doanh do một cá nhân hoặc các thành viên hộ gia đình đăng ký thành lập và chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình đối với hoạt động kinh doanh của hộ. Trường hợp các thành viên hộ gia đình đăng ký kinh doanh thì ủy quyền cho một thành viên làm đại diện hộ kinh doanh. Cá nhân đăng ký hộ kinh doanh, người được các thành viên hộ gia đình ủy quyền làm đại diện hộ kinh doanh là chủ hộ kinh doanh"

2. Khi nào hộ kinh doanh phải thành lập doanh nghiệp?

Trước đây theo quy định của pháp luật về doanh nghiệp, hộ kinh doanh chỉ được phép sử dụng thường xuyên số lao động nhỏ hơn mười người. Tại khoản 2 Điều 212 Luật doanh nghiệp 2014 (đã hết hiệu lực) quy định: “Hộ kinh doanh sử dụng thường xuyên từ 10 lao động trở lên phải đăng ký thành lập doanh nghiệp hoạt động theo quy định của Luật này. Hộ kinh doanh có quy mô nhỏ thực hiện đăng ký kinh doanh và hoạt động theo quy định của Chính phủ”. Căn cứ vào quy định của Điều luật này có thể thấy sử dụng thường xuyên từ mười lao động trở lên là cơ sở làm phát sinh nghĩa vụ thành lập doanh nghiệp.

Tuy nhiên, theo quy định của pháp luật hiện hành Luật Doanh nghiệp 2020 và Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp, hộ kinh doanh đã không còn bị giới hạn về số lượng lao động. Do vậy, nếu hộ kinh doanh sử dụng nhiều hơn 10 người lao động thì cũng không bắt buộc phải đăng ký lên doanh nghiệp. Như vậy, pháp luật hiện hành không quy định hộ kinh doanh sử dụng bao nhiêu người lao động thì phải đăng ký thành lập doanh nghiệp. 

3. Hồ sơ, thủ tục chuyển từ hộ kinh doanh sang doanh nghiệp

3.1. Hồ sơ chuyển từ hộ kinh doanh sang doanh nghiệp

Hồ sơ chuyển từ hộ kinh doanh sang doanh nghiệp bao gồm:

• Bản chính Giấy chứng nhận đăng ký thành lập hộ kinh doanh;
• Bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký thuế;
• Điều lệ của công ty;
• Giấy đề nghị Đăng ký thành lập doanh nghiệp;
• Danh sách thành viên trong doanh nghiệp đối với công ty TNHH có 2 thành viên trở lên hoặc danh sách cổ đông đồng sáng lập đối với công ty cổ phần.

Trường hợp phát sinh thành viên góp vốn cần chuẩn bị thêm các giấy tờ sau:

• Bản sao hợp lệ về Quyết định thành lập doanh nghiệp, Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
• Bản sao CMND, CCCD, Hộ chiếu hoặc các giấy tờ chứng thực có giá trị tương đương, còn hiệu lực của người đại diện Pháp luật và các các thành viên, cổ đông góp vốn trong công ty.
• Giấy ủy quyền trong trường hợp người đại diện doanh nghiệp không có tại địa phương.
• Bản sao có hiệu lực của CMND/CCCD/hộ chiếu hoặc các loại giấy tờ liên quan của người được ủy quyền.

3.2. Trình tự chuyển từ hộ kinh doanh sang doanh nghiệp

Bước 1: Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ

Bước 2: Nộp hồ sơ

• Sau khi hoàn tất quá trình chuẩn bị bộ hồ sơ, chủ doanh nghiệp cần hoàn thiện tất cả thông tin trên hồ sơ và nộp tại Phòng đăng ký Kinh doanh thuộc Sở kế hoạch và Đầu tư địa phương nơi doanh nghiệp đăng ký Trụ sở chính.
• Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể chọn hình thức nộp hồ sơ trực tuyến thông qua Cổng thông tin Quốc gia về đăng ký Doanh nghiệp và làm theo từng bước theo hướng dẫn trên trang web tại đây: https://dangkykinhdoanh.gov.vn/

Bước 3: Giải quyết hồ sơ

• Sau khi nhận đủ bộ hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký Kinh doanh thuộc Sở kế hoạch và Đầu tư địa phương sẽ tiến hành kiểm tra hồ sơ. Thông thường, thời gian xử lý hồ sơ sẽ kéo dài từ 05 đến 07 ngày. Trong trường hợp hồ sơ không hợp lệ, Phòng đăng ký kinh doanh sẽ chỉ ra các mục nội dung cần được sửa đổi và doanh nghiệp sẽ có trách nhiệm sửa chữa trong thời gian quy định. Cuối cùng, doanh nghiệp sẽ nộp lại hồ sơ và chờ kết quả.

4. Những điều cần lưu ý khi chuyển đổi từ hộ kinh doanh thành doanh nghiệp

4.1. Mã số thuế

Sau khi chuyển đổi từ hộ kinh doanh sang mô hình doanh nghiệp, công ty sẽ được cấp mã số thuế mới đi kèm với Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Do đó, mã số thuế cũ của hộ kinh doanh sẽ không còn hiệu lực đối với công ty mới thành lập. Tuy nhiên, mã số thuế cũ vẫn có giá trị pháp lý và được sử dụng làm mã số thuế cá nhân của người đại diện hộ kinh doanh.

4.2. Nghĩa vụ thuế

Để chuyển đổi thành công từ hộ gia đình sang mô hình doanh nghiệp, việc hoàn tất toàn bộ nghĩa vụ thuế là điều kiện tiên quyết. Nếu hộ kinh doanh còn tồn đọng các khoản thuế chưa thanh toán, quá trình chuyển đổi sẽ gặp nhiều khó khăn và có thể dẫn đến những rủi ro sau:

• Kế thừa toàn bộ nghĩa vụ thuế từ hộ kinh doanh cũ:
• Doanh nghiệp mới thành lập sau chuyển đổi sẽ kế thừa toàn bộ nghĩa vụ thuế của hộ kinh doanh trước đó. Điều này bao gồm các khoản thuế chưa thanh toán, tiền phạt và các khoản nợ liên quan đến thuế. Doanh nghiệp mới có trách nhiệm thực hiện nghĩa vụ thanh toán các khoản này theo quy định của pháp luật.
• Tiếp tục thực hiện các nghĩa vụ về thuế:
• Sau khi chuyển đổi sang mô hình doanh nghiệp, doanh nghiệp mới sẽ chịu các nghĩa vụ thuế tương ứng với loại hình doanh nghiệp đã đăng ký. Doanh nghiệp cần thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ thuế theo quy định, bao gồm:
• Khai báo thuế;
• Thanh toán thuế;
• Nộp báo cáo tài chính;
• Lưu trữ hồ sơ kế toán.
• Chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản cá nhân đối với các khoản nợ của hộ kinh doanh: 
• Đối với trường hợp chuyển đổi thành công ty trách nhiệm hữu hạn hoặc công ty cổ phần, chủ hộ kinh doanh sẽ phải chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản cá nhân của mình đối với các khoản nợ của hộ kinh doanh trước khi chuyển đổi. Điều này có nghĩa là nếu doanh nghiệp mới không đủ khả năng thanh toán các khoản nợ, chủ hộ kinh doanh sẽ phải chịu trách nhiệm thanh toán bằng tài sản cá nhân của mình.

5. Lợi ích, hạn chế khi chuyển từ hộ kinh doanh cá thể thành doanh nghiệp

Lợi ích khi chuyển từ hộ kinh doanh cá thể thành doanh nghiệp:

Tăng uy tín và thương hiệu:

• Doanh nghiệp có tư cách pháp nhân, được công nhận là một tổ chức độc lập, do đó sẽ tăng uy tín và thương hiệu trên thị trường.
• Dễ dàng tiếp cận khách hàng lớn, đối tác uy tín và tham gia vào các dự án lớn.
• Tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp, tạo niềm tin cho khách hàng và nhà đầu tư.

Mở rộng quy mô kinh doanh:

• Doanh nghiệp có thể huy động vốn từ nhiều nguồn khác nhau như: vay vốn ngân hàng, kêu gọi đầu tư,...
• Dễ dàng mở rộng chi nhánh, văn phòng đại diện trên toàn quốc.
• Nâng cao năng lực cạnh tranh và tiếp cận thị trường mới.

Hạn chế rủi ro pháp lý:

• Doanh nghiệp chịu trách nhiệm hữu hạn bằng vốn điều lệ, do đó chủ sở hữu sẽ không phải chịu trách nhiệm cá nhân cho các khoản nợ của doanh nghiệp.
• Hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp được pháp luật bảo vệ, do đó sẽ hạn chế rủi ro trong quá trình hoạt động.
• Tăng cường khả năng bảo mật thông tin và tài sản của doanh nghiệp.
• Được hưởng ưu đãi từ Nhà nước:
• Doanh nghiệp được hưởng nhiều ưu đãi về thuế, phí, lệ phí theo quy định của pháp luật.
• Được hỗ trợ về đào tạo, xúc tiến thương mại, tiếp cận thị trường,...
• Tham gia vào các chương trình hỗ trợ khởi nghiệp và phát triển doanh nghiệp.

Hạn chế khi chuyển từ hộ kinh doanh cá thể thành doanh nghiệp:

Thủ tục đăng ký phức tạp:

• Thủ tục đăng ký thành lập doanh nghiệp phức tạp hơn so với hộ kinh doanh cá thể.
• Doanh nghiệp phải thực hiện nhiều nghĩa vụ và thủ tục hành chính theo quy định của pháp luật.
• Chi phí đăng ký và duy trì hoạt động của doanh nghiệp cao hơn so với hộ kinh doanh cá thể.

Chi phí hoạt động cao hơn:

• Doanh nghiệp phải chịu nhiều loại thuế, phí, lệ phí theo quy định của pháp luật.
• Doanh nghiệp phải thực hiện các công tác quản lý tài chính, kế toán, báo cáo thuế,...
• Chi phí cho bộ máy quản lý và nhân viên cao hơn so với hộ kinh doanh cá thể.

Mức độ kiểm soát của nhà nước cao hơn:

• Doanh nghiệp chịu sự kiểm tra, giám sát của nhiều cơ quan nhà nước như: thuế, hải quan, lao động,...
• Doanh nghiệp phải tuân thủ nhiều quy định pháp luật về hoạt động kinh doanh.
• Việc vi phạm pháp luật có thể dẫn đến các hình phạt nặng hơn so với hộ kinh doanh cá thể.

Việc chuyển đổi từ hộ kinh doanh cá thể thành doanh nghiệp phụ thuộc vào nhiều yếu tố như:

• Quy mô kinh doanh
• Nhu cầu phát triển
• Khả năng tài chính
• Khả năng quản lý

Do đó, bạn cần cân nhắc kỹ lưỡng các yếu tố trên trước khi quyết định chuyển đổi.

6. Các câu hỏi thường gặp về chuyển đổi hộ kinh doanh cá thể thành doanh nghiệp

6.1. Việc chuyển đổi hộ kinh doanh sang doanh nghiệp có gây ảnh hưởng đến hợp đồng, giao dịch trước đây?

Về nguyên tắc: Việc chuyển đổi hộ kinh doanh sang doanh nghiệp không ảnh hưởng đến tính hợp lệ của các hợp đồng, giao dịch đã ký kết trước đây.

Tuy nhiên:

Đối với các hợp đồng, giao dịch có liên quan đến tên, tư cách pháp nhân:

• Cần thông báo cho các bên liên quan về việc thay đổi tên, tư cách pháp nhân và cập nhật thông tin trong các hợp đồng, giao dịch.
• Ký kết bổ sung hợp đồng hoặc biên bản ghi nhớ để đảm bảo quyền lợi của các bên.

Đối với các hợp đồng, giao dịch có liên quan đến trách nhiệm:

• Doanh nghiệp sau khi chuyển đổi sẽ kế thừa trách nhiệm của hộ kinh doanh cá thể đối với các hợp đồng, giao dịch đã ký kết trước đây.

6.2. Vấn đề về lao động khi chuyển đổi hộ kinh doanh cá thể thành doanh nghiệp?

Hợp đồng lao động:

• Cần ký kết lại hợp đồng lao động với các lao động đang làm việc cho hộ kinh doanh cá thể.
• Nội dung hợp đồng lao động mới cần tuân thủ theo quy định của Luật Lao động.

Quyền lợi của người lao động:

• Doanh nghiệp sau khi chuyển đổi có trách nhiệm bảo đảm các quyền lợi của người lao động theo quy định của pháp luật, bao gồm:
• Tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, chế độ nghỉ ngơi,...

Thủ tục hành chính: Cần thực hiện các thủ tục thông báo, chuyển đổi với cơ quan quản lý nhà nước về lao động.

6.3. Doanh nghiệp sau khi chuyển đổi có được kế thừa các tài sản, quyền và nghĩa vụ của hộ kinh doanh cá thể?

Doanh nghiệp sau khi chuyển đổi sẽ kế thừa toàn bộ tài sản, quyền và nghĩa vụ của hộ kinh doanh cá thể, bao gồm:

• Tài sản: tiền mặt, hàng hóa, thiết bị,...
• Quyền: quyền sở hữu trí tuệ, quyền đòi nợ,...
• Nghĩa vụ: khoản vay, nợ thuế,...