Phân biệt giữa kế toán TSCĐ và CCDC như thế nào?

Kế toán tài sản cố định (TSCĐ) và kế toán công cụ dụng cụ (CCDC) là hai lĩnh vực quan trọng trong kế toán quản lý tài sản của doanh nghiệp. Mỗi loại tài sản có những đặc điểm riêng biệt và được quản lý theo những quy định khác nhau. Bài viết dưới đây của Công ty Luật ACC là sự phân biệt chi tiết giữa kế toán TSCĐ và CCDC. 

Phân biệt giữa kế toán TSCĐ và CCDC như thế nào?

1. Công cụ dụng cụ là gì?

Công cụ, dụng cụ là những tư liệu lao động có giá trị nhỏ, tuổi thọ ngắn, được sử dụng để hỗ trợ quá trình sản xuất, kinh doanh. Chúng thường được sử dụng trực tiếp trong quá trình sản xuất sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ.

Đặc điểm chính của công cụ, dụng cụ:

• Giá trị thấp: So với tài sản cố định, giá trị của công cụ, dụng cụ thường thấp hơn nhiều.
• Tuổi thọ ngắn: Thời gian sử dụng của công cụ, dụng cụ thường ngắn hơn so với tài sản cố định.
• Sử dụng trực tiếp: Công cụ, dụng cụ được sử dụng trực tiếp trong quá trình sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ.
• Không đáp ứng đủ tiêu chuẩn để trở thành tài sản cố định: Công cụ, dụng cụ thường không đáp ứng các tiêu chuẩn về giá trị và tuổi thọ để được ghi nhận là tài sản cố định.

>>> Xem thêm về Công cụ dụng cụ là gì? Phân loại và cách phân bổ CCDC? qua bài viết của Công ty Luật ACC nhé.

2. Phân biệt giữa kế toán tài sản cố định và kế toán công cụ dụng cụ

2.1. Điểm giống nhau

Cả hai đều là lĩnh vực của kế toán quản lý, có vai trò trong việc quản lý tài sản của doanh nghiệp.

2.2. Điểm khác nhau

3. Nguyên tắc kế toán công cụ dụng cụ

Nguyên tắc kế toán công cụ dụng cụ

Kế toán công cụ, dụng cụ là một phần quan trọng trong hệ thống kế toán của doanh nghiệp, giúp theo dõi và quản lý các loại tài sản có giá trị thấp, tuổi thọ ngắn. Để đảm bảo tính chính xác và hợp lý trong quá trình kế toán, cần tuân thủ một số nguyên tắc sau:

Nguyên tắc phân loại:

• Phân loại theo loại hình: Chia công cụ, dụng cụ thành các nhóm cụ thể như dụng cụ cắt, dụng cụ đo, dụng cụ điện... để dễ dàng quản lý và theo dõi.
• Phân loại theo giá trị: Chia công cụ, dụng cụ thành các nhóm theo giá trị để xác định phương pháp hạch toán phù hợp.

Nguyên tắc ghi nhận:

• Nguyên tắc đối ứng: Mọi giao dịch liên quan đến công cụ, dụng cụ đều phải được ghi nhận đầy đủ và đối ứng.
• Nguyên tắc giá gốc: Công cụ, dụng cụ được ghi nhận vào sổ sách kế toán với giá gốc bao gồm giá mua, chi phí vận chuyển, lắp đặt.
• Nguyên tắc thời gian: Các giao dịch phải được ghi nhận đúng thời điểm xảy ra.

Nguyên tắc đánh giá:

• Nguyên tắc giá trị hợp lý: Giá trị của công cụ, dụng cụ phải phản ánh giá trị thực tế tại thời điểm đánh giá.
• Nguyên tắc thận trọng: Khi đánh giá giá trị công cụ, dụng cụ, cần tuân thủ nguyên tắc thận trọng, tức là không được ghi nhận lợi nhuận chưa thực hiện và phải trích lập các khoản dự phòng cho những rủi ro có thể xảy ra.

Nguyên tắc phân bổ chi phí:

• Nguyên tắc phân bổ hợp lý: Chi phí liên quan đến công cụ, dụng cụ phải được phân bổ hợp lý cho các kỳ kế toán mà công cụ, dụng cụ đó phục vụ.
• Nguyên tắc liên quan: Chi phí chỉ được phân bổ cho những đối tượng có liên quan trực tiếp.

Nguyên tắc kiểm kê:

• Nguyên tắc định kỳ: Công cụ, dụng cụ phải được kiểm kê định kỳ để đối chiếu giữa số liệu sổ sách và số liệu thực tế.
• Nguyên tắc toàn bộ: Kiểm kê phải bao gồm toàn bộ số lượng công cụ, dụng cụ.

Nguyên tắc lưu trữ chứng từ:

• Nguyên tắc đầy đủ: Tất cả các chứng từ liên quan đến công cụ, dụng cụ phải được lưu trữ đầy đủ.
• Nguyên tắc bảo mật: Chứng từ phải được bảo quản cẩn thận, tránh thất lạc hoặc hư hỏng.

Nguyên tắc báo cáo:

• Nguyên tắc trung thực: Thông tin về công cụ, dụng cụ phải được trình bày một cách trung thực và minh bạch trong các báo cáo tài chính.
• Nguyên tắc nhất quán: Phương pháp kế toán công cụ, dụng cụ phải được áp dụng một cách nhất quán qua các kỳ kế toán.

4. Tài khoản sử dụng ghi nhận công cụ dụng cụ

Để ghi nhận và theo dõi các hoạt động liên quan đến công cụ, dụng cụ, kế toán sử dụng một số tài khoản nhất định. Tài khoản chính thường được sử dụng là:

Tài khoản 153 - Công cụ, dụng cụ:

- Mục đích: Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá hiện có và tình hình biến động tăng, giảm các loại công cụ, dụng cụ trong doanh nghiệp.

- Nội dung ghi nhận:

+ Khi mua mới công cụ, dụng cụ:

• Nợ: 153 - Công cụ, dụng cụ
• Có: 112 - Tiền mặt hoặc 331 - Phải trả người bán

+ Khi phát sinh chi phí sửa chữa, bảo dưỡng:

• Nợ: 153 - Công cụ, dụng cụ
• Có: 112 - Tiền mặt hoặc 331 - Phải trả người bán

+ Khi thanh lý công cụ, dụng cụ:

• Nợ: 112 - Tiền mặt (nếu bán được) hoặc 642 - Thua lỗ do thanh lý tài sản
• Có: 153 - Công cụ, dụng cụ

Tài khoản 242 - Chi phí trả trước:

- Mục đích: Tài khoản này được sử dụng khi công cụ, dụng cụ có tuổi thọ sử dụng trên 1 kỳ kế toán và cần được phân bổ dần vào chi phí sản xuất kinh doanh.

- Nội dung ghi nhận:

+ Khi mua công cụ, dụng cụ có tuổi thọ trên 1 kỳ kế toán:

• Nợ: 242 - Chi phí trả trước
• Có: 112 - Tiền mặt hoặc 331 - Phải trả người bán

+ Hàng tháng, hàng quý, doanh nghiệp sẽ phân bổ dần giá trị của công cụ, dụng cụ từ tài khoản 242 sang tài khoản chi phí sản xuất kinh doanh tương ứng.

5. Hạch toán phân bổ công cụ dụng cụ

Phân bổ công cụ, dụng cụ là quá trình phân chia giá trị của công cụ, dụng cụ vào các kỳ kế toán mà chúng phục vụ. Điều này nhằm đảm bảo nguyên tắc đối ứng giữa chi phí và doanh thu, nghĩa là chi phí phát sinh trong kỳ phải được ghi nhận trong kỳ đó.

Các bước hạch toán phân bổ:

Bước 1. Xác định giá trị phân bổ:

• Giá trị gốc: Là tổng số tiền chi ra để mua công cụ, dụng cụ (bao gồm giá mua, chi phí vận chuyển, lắp đặt).
• Tuổi thọ sử dụng: Thời gian ước tính mà công cụ, dụng cụ có thể sử dụng được.
• Phương pháp khấu hao: Có nhiều phương pháp như đường thẳng, số dư giảm dần, sản lượng,... Tuy nhiên, phương pháp đường thẳng là phổ biến nhất.

Bước 2. Tính số tiền phân bổ hàng kỳ:

• Phương pháp đường thẳng:

Số tiền phân bổ hàng kỳ = Giá trị gốc / Tuổi thọ sử dụng

Hạch toán:

- Đầu kỳ:

• Nợ: Tài khoản chi phí sản xuất kinh doanh (ví dụ: 641 - Chi phí sản xuất chính)
• Có: 242 - Chi phí trả trước

- Cuối kỳ: Kiểm tra lại số tiền đã phân bổ và điều chỉnh nếu cần

>>> Xem thêm về Cách tính-hạch toán phân bổ công cụ dụng cụ qua bài viết của Công ty Luật ACC nhé.

6. Chứng từ sử dụng đối với công cụ dụng cụ

Trong quá trình quản lý và sử dụng công cụ, dụng cụ, doanh nghiệp cần lưu giữ đầy đủ các loại chứng từ để phục vụ cho công tác kế toán, kiểm kê và báo cáo. Dưới đây là một số loại chứng từ thường được sử dụng:

Chứng từ mua hàng:

• Hóa đơn: Là chứng từ quan trọng nhất, ghi rõ thông tin về loại công cụ, dụng cụ, số lượng, đơn giá, tổng giá trị, nhà cung cấp...
• Phiếu nhập kho: Ghi nhận việc nhập kho công cụ, dụng cụ, đối chiếu với hóa đơn để đảm bảo tính chính xác.

Chứng từ xuất kho:

• Phiếu xuất kho: Ghi nhận việc xuất kho công cụ, dụng cụ ra khỏi kho để sử dụng hoặc cho mượn.
• Phiếu yêu cầu xuất kho: Là yêu cầu của bộ phận sử dụng đối với kho để xuất kho công cụ, dụng cụ.

Chứng từ kiểm kê:

• Biên bản kiểm kê: Ghi nhận kết quả kiểm kê định kỳ hoặc đột xuất, so sánh số lượng, tình trạng thực tế với số liệu trên sổ sách.
• Phiếu điều chỉnh: Sử dụng để điều chỉnh số liệu kế toán nếu phát hiện sai sót trong quá trình kiểm kê.

Chứng từ khác:

• Hợp đồng bảo trì, sửa chữa: Ghi nhận các hợp đồng bảo trì, sửa chữa công cụ, dụng cụ.
• Phiếu yêu cầu sửa chữa: Ghi nhận các yêu cầu sửa chữa, bảo dưỡng công cụ, dụng cụ.
• Biên bản thanh lý: Ghi nhận việc thanh lý công cụ, dụng cụ đã hết niên hạn sử dụng hoặc hư hỏng nặng.

Mục đích của việc lưu trữ chứng từ:

• Làm cơ sở cho công tác kế toán: Các chứng từ là căn cứ để hạch toán các giao dịch liên quan đến công cụ, dụng cụ.
• Kiểm soát tài sản: Giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ số lượng, tình trạng của công cụ, dụng cụ.
• Phục vụ cho công tác kiểm toán: Cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác cho các cơ quan kiểm toán.
• Giải quyết tranh chấp: Làm bằng chứng trong trường hợp xảy ra tranh chấp.

7. Câu hỏi thường gặp

Tại sao cần lưu giữ chứng từ liên quan đến công cụ, dụng cụ?

• Cơ sở cho hạch toán kế toán: Các chứng từ là căn cứ để ghi nhận các giao dịch mua, bán, sử dụng, bảo trì, sửa chữa công cụ, dụng cụ vào sổ sách kế toán.
• Kiểm soát tài sản: Giúp doanh nghiệp theo dõi số lượng, tình trạng của công cụ, dụng cụ, ngăn chặn thất thoát, lãng phí.
• Cơ sở tính thuế: Là căn cứ để tính toán các khoản thuế liên quan đến công cụ, dụng cụ (nếu có).
• Giải quyết tranh chấp: Làm bằng chứng trong trường hợp xảy ra tranh chấp, khiếu nại liên quan đến công cụ, dụng cụ.

Các loại chứng từ thường sử dụng là gì?

• Hóa đơn mua hàng: Chứng minh việc mua công cụ, dụng cụ.
• Phiếu nhập kho: Ghi nhận việc nhập kho công cụ, dụng cụ.
• Phiếu xuất kho: Ghi nhận việc xuất kho công cụ, dụng cụ để sử dụng hoặc cho mượn.
• Phiếu yêu cầu xuất kho: Yêu cầu của bộ phận sử dụng đối với kho.
• Biên bản kiểm kê: Kết quả kiểm kê định kỳ hoặc đột xuất.
• Phiếu điều chỉnh: Điều chỉnh số liệu kế toán khi phát hiện sai sót.
• Hợp đồng bảo trì, sửa chữa: Ghi nhận các hợp đồng bảo trì, sửa chữa.
• Phiếu yêu cầu sửa chữa: Yêu cầu sửa chữa, bảo dưỡng.
• Biên bản thanh lý: Ghi nhận việc thanh lý công cụ, dụng cụ.

Thời gian lưu trữ chứng từ là bao lâu?

Thời gian lưu trữ chứng từ tùy thuộc vào quy định của pháp luật và nội quy của từng doanh nghiệp, thường là từ 5-10 năm.

Làm thế nào để quản lý chứng từ hiệu quả?

• Sắp xếp khoa học: Sắp xếp chứng từ theo một hệ thống nhất định (theo ngày, theo loại chứng từ, theo mã số tài sản...).
• Lưu trữ an toàn: Bảo quản chứng từ ở nơi khô ráo, tránh ẩm mốc, mối mọt.
• Sử dụng phần mềm: Sử dụng phần mềm quản lý tài sản để lưu trữ chứng từ điện tử, giúp dễ dàng tìm kiếm và quản lý.
• Thực hiện kiểm tra định kỳ: Kiểm tra lại chứng từ định kỳ để đảm bảo tính đầy đủ và chính xác.

Nếu mất chứng từ thì phải làm sao?

• Thông báo ngay: Thông báo ngay cho cấp trên và các bộ phận liên quan.
• Lập biên bản: Lập biên bản ghi nhận việc mất chứng từ.
• Tìm kiếm lại: Tìm kiếm lại các bản sao hoặc thông tin liên quan.
• Xử lý theo quy định: Xử lý theo quy định của công ty về việc mất mát chứng từ.

Trên đây là toàn bộ thông tin tư vấn của Công ty Luật ACC liên quan đến phân biệt giữa kế toán TSCĐ và CCDC. Chúng tôi hy vọng nhận được nhiều ý kiến đóng góp của quý khách hàng trên cả nước để chúng tôi ngày một chuyên nghiệp hơn.