Hủy hóa đơn điện tử có bị phạt không?

Hóa đơn điện tử đã trở nên phổ biến hơn bao giờ hết, tuy nhiên, việc sử dụng và quản lý hóa đơn điện tử đòi hỏi doanh nghiệp và cá nhân phải nắm rõ các quy định pháp luật liên quan. Nếu thực hiện không đúng quy định có thể dẫn đến các hình phạt hành chính và gây ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh. Hãy cùng Công ty Luật ACC tìm hiểu về một trong các vấn đề đang được quan tâm thông qua bài viết dưới đây, đó là hủy hóa đơn điện tử có bị phạt không?

Hủy hóa đơn điện tử có bị phạt không?

1. Hủy hóa đơn điện tử có bị xử phạt không?

Hủy hóa đơn điện tử là một vấn đề khá phức tạp và cần tuân thủ theo đúng quy định của pháp luật. Việc hủy hóa đơn điện tử không phải lúc nào cũng bị xử phạt. Pháp luật cho phép hủy hóa đơn trong một số trường hợp nhất định. 

Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp tự ý hủy hóa đơn không đúng quy định thì sẽ bị xử phạt hành chính. Mức phạt cụ thể tại Điều 27 Nghị định 125/2020/NĐ-CP:

•  Phạt cảnh cáo đối với hành vi hủy, tiêu hủy hóa đơn quá thời hạn từ 01 đến 05 ngày làm việc, có tình tiết giảm nhẹ.
• Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng đối với một số hành vi: hủy không đúng quy định, không hủy các hóa đơn đã hết hạn sử dụng hoặc hết giá trị, hủy hóa đơn quá thời hạn,...
• Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với các hành vi: hủy hóa đơn quá thời hạn, không hủy hóa đơn theo quy định của pháp luật, không hủy hóa đơn điện tử có sai sót,...

2. Các trường hợp được phép hủy hóa đơn điện tử

Để tránh bị xử phạt, doanh nghiệp nên tìm hiểu kỹ các quy định và thủ tục liên quan trước khi tiến hành hủy hóa đơn. Căn cứ Khoản 1 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Điểm b Khoản 1 Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC và Khoản 2 Điều 9 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, pháp luật cho phép doanh nghiệp hủy hóa đơn điện tử trong những trường hợp cụ thể dưới đây:

Trường hợp 1: sai sót trong quá trình cấp mã hóa đơn của cơ quan thuế, như cấp sai mã hóa đơn hoặc có sai sót trong thông tin trên hóa đơn. 

Trường hợp 2: hủy hóa đơn điện tử do phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ. Nếu hợp đồng cung cấp hàng hóa, dịch vụ bị hủy hoặc chấm dứt trước khi hoàn thành, doanh nghiệp có thể tiến hành hủy hóa đơn điện tử đã lập trước đó. 

>>>Tham khảo thêm cùng Công ty Luật ACC: Hủy hóa đơn điện tử đã phát hành

3. Thủ tục hủy hóa đơn điện tử đúng quy định

 Các bước hủy hóa đơn điện tử đúng quy định:

• Bước 1: Lập biên bản hủy hóa đơn.

Doanh nghiệp tiến hành lập biên bản hủy hóa đơn, trong đó ghi rõ các thông tin về số hiệu hóa đơn cần hủy, ngày lập hóa đơn, lý do hủy hóa đơn và các thông tin liên quan khác (nếu có).

• Bước 2: Thông báo cho cơ quan thuế.

Doanh nghiệp gửi thông báo đến cơ quan thuế nơi doanh nghiệp đăng ký để thông báo về việc cần hủy hóa đơn đính kèm biên bản hủy hóa đơn. Cơ quan thuế sẽ xem xét và hướng dẫn doanh nghiệp các thủ tục tiếp theo.

• Bước 3: Thực hiện hủy hóa đơn trên phần mềm.

Sau khi được cơ quan thuế chấp thuận, doanh nghiệp tiến hành hủy hóa đơn trực tiếp trên phần mềm hóa đơn điện tử mà mình đang sử dụng, các bước thực hiện sẽ khác nhau tùy thuộc vào từng loại phần mềm.

• Bước 4: Lưu trữ hồ sơ.

Doanh nghiệp cần lưu giữ biên bản hủy hóa đơn, thông báo gửi cơ quan thuế và các chứng từ liên quan khác để đối chiếu khi cần thiết.

• Bước 5: Kiểm tra lại.

Sau khi hoàn tất các thủ tục trên, doanh nghiệp nên kiểm tra lại một lần nữa để đảm bảo rằng hóa đơn đã được hủy thành công và không còn xuất hiện trong hệ thống.

Lưu ý: Các bước trên mang tính chất chung và có thể có sự khác biệt nhỏ tùy thuộc loại hình doanh nghiệp.

>>>Xem thêm hướng dẫn chi tiết tại: Cách nộp mẫu 04 hủy hóa đơn điện tử

4. Câu hỏi thường gặp

Ngoài việc sai sót trong quá trình cấp mã và hủy hợp đồng, còn trường hợp nào khác được phép hủy hóa đơn điện tử?

Trả lời: Ngoài hai trường hợp trên, doanh nghiệp có thể hủy hóa đơn khi phát hiện hàng hóa, dịch vụ cung cấp không đúng như thỏa thuận hoặc khi có sự thay đổi về thông tin của khách hàng như địa chỉ, tên công ty.

Có nên tự ý hủy hóa đơn điện tử khi phát hiện sai sót?

Trả lời: Không nên tự ý hủy hóa đơn khi phát hiện sai sót. Doanh nghiệp cần liên hệ với cơ quan thuế để được hướng dẫn cụ thể về thủ tục hủy hóa đơn và đảm bảo việc hủy hóa đơn được thực hiện đúng quy định.

Nếu doanh nghiệp đã giao hàng, dịch vụ nhưng sau đó mới phát hiện ra có sai sót trong hóa đơn điện tử thì có được hủy và lập lại hóa đơn mới không?

Trả lời: Trong trường hợp này, doanh nghiệp cần làm việc với khách hàng để thỏa thuận về việc hủy hóa đơn cũ và lập hóa đơn mới. Tuy nhiên, việc hủy hóa đơn sau khi giao hàng, dịch vụ có thể phức tạp hơn và cần tuân thủ các quy định về kế toán và thuế. 

Nếu doanh nghiệp sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử của bên thứ ba, liệu việc hủy hóa đơn có cần sự hỗ trợ của nhà cung cấp phần mềm không?

Trả lời: Trong hầu hết các trường hợp, doanh nghiệp cần sự hỗ trợ của nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử để thực hiện thủ tục hủy hóa đơn. Nhà cung cấp sẽ hướng dẫn các bước cụ thể và cung cấp các chứng từ cần thiết.

Thông qua bài viết này, Công ty Luật ACC hy vọng đưa đến cho các doanh nghiệp những thông tin về việc hủy hóa đơn điện tử đúng quy định, giúp doanh nghiệp tránh được việc hủy hóa đơn điện tử sai quy định dẫn đến bị xử phạt không đáng có.