Trong thời đại công nghệ 4.0 việc ứng dụng các tiến bộ công nghệ vào Doanh nghiệp là một xu hướng tất yếu. Phổ biến nhất phải nhắc tới việc ứng dụng phần mềm kế toán. Đây được xem như một giải pháp tối ưu trong việc theo dõi, đo lường và quản lý tình hình tài chính, kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
1. Phần mềm kế toán là gì?
Phần mềm kế toán là một ứng dụng hỗ trợ xử lý các công việc của nhân viên kế toán. Nói một cách dễ hiểu thì phần mềm kế toán giống như “người trợ lý” giúp các kế toán viên thực hiện các thao tác nghiệp vụ kế toán thường ngày như nhập liệu, tính toán, tổng hợp, lên báo cáo, xuất dữ liệu… một cách tự động, có hệ thống với độ chính xác cao trong thời gian ngắn dựa trên dữ liệu đầu vào do nhân viên cung cấp.
Phần mềm cũng là công cụ đánh giá sức khỏe tài chính của một tổ chức thông qua các tính năng lập báo cáo tài chính, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, lưu chuyển tiền tệ hay dự báo dòng tiền.
Phần mềm kế toán có thể đáp ứng được đầy đủ mọi nghiệp vụ từ cơ bản đến chuyên sâu cũng như phù hợp cho mọi lĩnh vực, ngành nghề, từ quy mô doanh nghiệp vừa và nhỏ.
2. Lợi ích vượt trội khi sử dụng phần mềm kế toán
2.1 Tự động hóa các thao tác kế toán thủ công
Đây là lợi ích dễ nhìn thấy nhất khi ứng dụng phần mềm vào xử lý công việc. Các thao tác nghiệp vụ đều được thực hiện một cách tự động từ các dữ liệu đầu vào do nhân viên kế toán nhập. Sau đó, các báo cáo, sổ sách… cũng sẽ tự động được tạo ra từ nguồn dữ liệu trên, giúp giảm bớt rất nhiều thao tác thủ công và nâng cao hiệu suất làm việc cho kế toán viên.
2.2 Tiết kiệm được nhiều loại chi phí
Công tác kế toán được tự động hóa nhanh gọn sẽ giúp doanh nghiệp giảm bớt được rất nhiều công đoạn rắc rối thường thấy khi làm thủ công như: xuất – nhập dữ liệu, quản trị – tìm kiếm tài liệu, bảo quản hóa đơn… Khi đã quy trình đã được vận hành trôi chảy, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được một khoản đáng kể. Bên cạnh đó, việc tăng năng suất làm việc của bộ phận kế toán sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí nhân lực cũng như các loại chi phí khác.
2.3 Giúp nhà quản lý đưa ra các dự báo và quyết định nhanh chóng, chính xác
Trong thị trường kinh doanh cạnh tranh và nhiều áp lực như hiện nay thì ai có thông tin nhanh hơn thì có khả năng chiến thắng cao hơn. Với việc sử dụng phần mềm kế toán, nhà quản trị sẽ luôn nắm được đầy đủ thông tin tài chính của doanh nghiệp khi cần thiết, từ đó hỗ trợ nhà quản lý ra quyết định nhanh chóng, hiệu quả.
2.4 Xây dựng báo cáo dễ dàng, nhanh chóng hơn
Phần mềm kế toán có khả năng thống kê, xây dựng báo cáo theo yêu cầu của doanh nghiệp trong thời gian nhanh nhất. Ngoài ra, phần mềm còn có chức năng truy xuất tự động các báo cáo, sổ sách, tờ khai thuế, giúp nhân viên kế toán giảm nhiều thao tác cũng như công sức nếu lập các báo cáo, sổ sách này theo phương pháp thủ công. Hơn nữa, các báo cáo trên phần mềm có thể xuất ra các file Excel, Word hoặc các định dạng khác thuận tiện cho việc in ấn.
Phần mềm cung cấp các báo cáo tổng quan liên quan tới tình hình doanh thu, chi phí, lợi nhuận…của doanh nghiệp
2.5 Công tác kế toán có tính kế thừa
Phần mềm kế toán sẽ giúp cho công tác kế toán được liên tục kể cả khi nhân sự kế toán có sự thay đổi. Nhân sự dù có mới nhưng vẫn có thể tìm lại dữ liệu cũ để nghiên cứu và nắm rõ tình hình mà không cần sự trợ giúp của người khác.
3. Thế nào là một phần mềm kế toán hiệu quả?
Hiện nay, việc sử dụng các phần mềm kế toán cho doanh nghiệp ngày càng phổ biến. Vậy thế nào thì được coi là phần mềm kế toán miễn phí tốt và hiệu quả mà quý doanh nghiệp nên lựa chọn? Đây là những tiêu chí mà quý khách hàng cần phải nắm vững sau khi biết được phần mềm kế toán là gì.
3.1 Thuận tiện và dễ sử dụng
Tiêu chí đầu tiên khi lựa chọn phần mềm hiệu quả là sự đơn giản, thuận tiện và dễ dàng sử dụng. Khi sử dụng một phần mềm kế toán đơn giản thì những nhân viên kế toán của doanh nghiệp có thể dễ dàng tìm hiểu và tiếp cận phần mềm một cách nhanh chóng. Khi phần mềm càng dễ sử dụng thì những người sử dụng sẽ không quá khó khăn để thích ứng với phần mềm và sử dụng một cách hiệu quả.
3.2 Đáp ứng được đầy đủ các nghiệp vụ kế toán
Một phần mềm kế toán tốt phải đảm bảo đầy đủ các nghiệp vụ cơ bản như kế toán vốn bằng tiền, mua – bán hàng,… Ngoài ra, phần mềm đó còn phải được mở rộng tích hợp nhiều các tính năng khác để có thể đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp ở hiện tai và tương lai.
3.3 Thông tin về các thông tư mới thường xuyên được cập nhật
Khi sử dụng những phần mềm này mà có tính năng tự cập nhật thông tin về các Thông tư mới sẽ giúp cho những nhân viên kế toán không còn nỗi lo sợ sẽ không kịp thời cập nhật các thông tư, điều luật mới để tránh được những trường hợp đáng tiếc xảy ra. Phần mềm sẽ cung cấp các hệ thống báo cáo tài chính theo mẫu quy định mới nhất của luật kế toán Việt Nam và theo tiêu chuẩn của hệ thống kế toán quốc tế.
3.4 Sản phẩm dịch vụ uy tín, chất lượng
Để biết được đó có phải là một phần mềm tốt hay không bạn nên tìm hiểu và cân nhắc thật kỹ nhà cung cấp. Để biết được điều này, bạn nên tìm hiểu về sự phản hồi, sự hài lòng của khách hàng với sản phẩm dịch vụ của nhà cung cấp cũng như uy tín, chất lượng và thái độ phục vụ để có được lựa chọn phù hợp.
4. Các loại phần mềm kế toán thông dụng nhất hiện nay
Hiện trên thị trường có rất nhiều loại phần mềm kế toán. Tuy nhiên chia theo cấu trúc thì có hai loại phần mềm chủ yếu: Phần mềm đóng gói và phần mềm theo yêu cầu riêng.
- Phần mềm đóng gói
Phần mềm đóng gói là phần mềm được đầu tư nghiên cứu, tổng hợp từ rất nhiều khảo sát nhu cầu thực tế các nghiệp vụ hoặc một số lĩnh vực nào đó của doanh nghiệp. Sau đó kết hợp với những chuẩn mực, nghiệp vụ đặc trưng để tập hợp thành những điểm chung và xây dựng nên một mô hình tổng thể.
Vì vậy loại phần mềm này sẽ làm cho một lĩnh vực nào đó thật cụ thể hoặc có tính dùng chung rất cao để có thể phục vụ khách hàng trên quy mô lớn mà không phụ thuộc vào sự đặc thù của từng doanh nghiệp.
- Phần mềm thiết kế theo yêu cầu riêng được nhà phát triển phần mềm thiết kế, xây dựng theo yêu cầu của từng khách hàng để thích ứng những đặc điểm, quy trình hoạt động mà doanh nghiệp đang áp dụng.
So sánh ưu, nhược điểm của hai loại phần mềm trên:
| Phần mềm đóng gói | Phần mềm phát triển theo yêu cầu | |
| Ưu điểm | + Chi phí xây dựng phần mềm đóng gói được phân bổ cho hàng nghìn khách hàng nên giá thường rẻ.
+ Có tính cải tiến liên tục dựa vào phân tích phản hồi và những yêu cầu mới của khách hàng. + Dễ sử dụng ngay cả với những người không am hiểu ký thuật. + Triển khai cũng rất nhanh gọn, không cần chờ đợi. |
+ Vì làm theo ý tưởng từ khảo sát thực tế của khách hàng nên gần như giải quyết được hết yêu cầu từ phía doanh nghiệp.
+ Được nhận sự hỗ trợ chu đáo trong quá trình triển khai ứng dụng và công tác bảo trì, nâng cấp phần mềm… |
| Nhược điểm | + Không thể hỗ trợ 100% yêu cầu của doanh nghiệp đặc biệt là các doanh nghiệp sản xuất có tính đặc thù cao
+ Do phần mềm phục vụ số đông các doanh nghiệp với lĩnh vực khác nhau nên có nhiều tính năng không sử dụng đến. |
+ Cần khảo sát tư vấn và xây dựng hệ thống nên kéo theo thời gian triển khai để viết phần mềm lâu hơn phần mềm đóng gói.
+ Chi phí làm phần mềm rất lớn nên kéo theo giá thành cao. + Chỉ có thể hỗ trợ yêu cầu công việc của doanh nghiệp ở một thời điểm nào đó, trong tương lai nếu có sự thay đổi trong cấu trúc, quy mô doanh nghiệp hay cách thức quản lý, việc sử dụng phần mềm này sẽ gặp nhiều hạn chế. |
Mỗi doanh nghiệp sẽ có đặc điểm tương ứng với nhu cầu sử dụng phần mềm kế toán khác nhau. Bạn cần cân nhắc kỹ ưu nhược điểm của từng loại phần mềm kế toán để lựa chọn sản phẩm phù hợp.
Bên cạnh cách chia theo đặc tính của phần mềm, các phần mềm kế toán cũng có thể chia theo theo cách thức làm việc: phần mềm online và phần mềm offline.
5. Phần mềm MISA 2021 R1 là gì?
MISA SME.NET 2021 là phần mềm kế toán dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ. MISA SME 2021 đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ kế toán, theo dõi các khoản thu chi, công nợ và tự động tính lợi nhuận theo từng phòng ban, bộ phận. Nhờ đó, dễ dàng nắm bắt được tình hình kinh doanh của công ty để điều chỉnh kịp thời cho phù hợp.
MISA SME.NET 2021 đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ quản trị tài chính kế toán cho mọi loại hình doanh nghiệp, thuộc mọi lĩnh vực:
- Lĩnh vực Thương mại, dịch vụ: MISA SME.NET 2021 giúp doanh nghiệp theo dõi tốt các khoản doanh thu, chi phí, công nợ và tự động tính lợi nhuận theo từng phòng ban/bộ phận, giúp lãnh đạo doanh nghiệp dễ dàng đánh giá được hiệu quả kinh doanh của từng bộ phận.
- Lĩnh vực sản xuất, xây lắp: MISA SME.NET 2021 giúp doanh nghiệp tính giá thành sản phẩm theo nhiều phương pháp, giúp tiết kiệm thời gian cho các doanh nghiệp trong việc xác định giá thành của sản phẩm.
- Thông tư 200/2014/TT-BTC hướng dẫn Chế độ kế toán Doanh nghiệp.
- Thông tư 133/2016/TT-BTC hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa.
- Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ban hành Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa.
- Thông tư số 147/2016/TT-BTC hướng dẫn chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao TSCĐ.
- Luật số 106/2016/QH13 sửa đổi bổ sung một số điều của Luật thuế giá trị gia tăng, luật thuế tiêu thụ đặc biệt và Luật quản lý thuế.
- Thông tư số 26/2015/TT-BTC hướng dẫn về thuế GTGT, quản lý thuế và hoá đơn.
- Thông tư số 195/2015/TT-BTC quy định và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật thuế tiêu thụ đặc biệt.
- Thông tư số 151/2014/TT-BTC sửa đổi bổ sung một số quy định về thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập cá nhân, quản lý thuế.
- Thông tư số 78/2014/TT-BTC hướng dẫn chi tiết thi hành Luật thuế thu nhập doanh nghiệp và các thông tư, hướng dẫn sửa đổi bổ sung thuế thu nhập doanh nghiệp.
- Thông tư số 39/2014/TT-BTC hướng dẫn về hoá đơn bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ.
- Thông tư số 219/2013/TT-BTC hướng dẫn chi tiết thi hành Luật thuế giá trị gia tăng và các thông tư, hướng dẫn sửa đổi bổ sung thuế giá trị gia tăng.
- Thông tư số 111/2013/TT-BTC hướng dẫn chi tiết thi hành Luật thuế thu nhập cá nhân và các thông tư, hướng dẫn sửa đổi bổ sung thuế thu nhập cá nhân.
6. Hướng dẫn cách sử dụng phần mềm kế toán MISA
Bước 1: Các bạn hãy tải phần mềm Misa với phiên bản mới nhất.
Bước 2: Sau khi bạn tải về hãy khởi động ngay phần mềm này, rồi chọn vào phần khung chữ nhật số hai “Tạo dữ liệu kế toán mới”.
Bước 3: Ở trên màn hình hiển thị ra một bảng giới thiệu về các chức năng của phần mềm. Bạn có thể nghiên cứu, xem qua để biết rõ hơn. Rồi bấm vào ô “Tiếp theo” ở ô chữ nhật thứ hai bên dưới cùng.
Bước 4: Phần mềm sẽ bắt bạn phải nhập tên máy chủ. Bạn hãy nhập tên theo ý muốn của mình hay để mặc định do Misa quy định sẵn.
Bước 5: Nếu như bạn chưa dùng phần mềm này bao giờ thì hãy Click vào ô đầu tiên để tạo mới từ đầu. Rồi sau đó bấm vào ô Tiếp theo.
Còn nếu như đã sử dụng rồi thì Click vào phần thứ hai là tạo mới mọi Dữ liệu từ năm trước.
Bước 6: Trên màn hình của bạn sẽ hiện ra vị trí cần lưu dữ liệu mà bạn muốn. Có thể lựa chọn chỗ lưu mà mình dễ nhớ nhất. Nếu không muốn chọn thì bấm vào nút tiếp theo.
Bước 7: Phần mềm Misa yêu cầu bạn nhập đầy đủ thông tin của doanh nghiệp bao gồm: tên công ty, mã số thuế, địa chỉ, tài khoản ngân hàng và số điện thoại. Bạn chỉ việc điền đầy đủ các thông tin là được.
Bước 8: Trong lúc hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán Misa, bạn cần điền đầy đủ họ tên của người ký vào các ô tương ứng với chức danh được đảm nhận và bấm tiếp theo.
Bước 9: Điền thông tin về số năm kế toán ở 2 ô trống mà phần mềm muốn yêu cầu là được.
Bước 10: Doanh nghiệp của bạn lựa chọn thanh toán bằng tiền Việt Nam hoặc đô la Mỹ thì bạn cần chọn đúng ô đồng tiền trong hoạch toán.
Bước 11: Sau khi bạn click vào ô tiếp theo hiển thị trên màn hình hiện ra chế độ kế toán. Lúc đó doanh nghiệp của bạn dùng chế độ nào thì lựa chọn chế độ đó là được.
Bước 12: Ứng dụng misa yêu cầu tùy chọn lập biểu mẫu hóa đơn mà công ty bạn quy định.
Bước 13: Bạn cần chọn một phương pháp để tính giá xuất phù hợp cho công ty của mình.
Bước 14: Phần mềm sẽ hiển thị lại toàn bộ các thông tin mà bạn muốn nhập. Nếu cảm thấy bị sai, bạn click vào nút quay lại để được chỉnh sửa. Nếu đúng thì bạn bấm hoàn tất là xong.
Khi quên bạn chỉ việc bật hướng dẫn sử dụng phần mềm misa, nhập thông tin về tên người dùng, dữ liệu kế toán và mật khẩu là được.
Nội dung bài viết:
Bình luận