Để có thể thực hiện việc quyết toán thuế thì cần phải lập hồ sơ. Việc quyết toán có thể do doanh nghiệp, tổ chức thực hiện hoặc do chính cá nhân. Vậy Hồ sơ quyết toán thuế TNCN gồm những giấy tờ gì? và phải thực hiện như thế nào để đúng với quy định pháp luật. Những thông tin liên quan đến thuế được quy định rất nhiều và sẽ rất khó theo dõi, bài viết này sẽ giúp bạn những thông tin cần thiết.
Hồ sơ quyết toán thuế TNCN gồm những giấy tờ gì?
1. Hồ sơ quyết toán thuế TNCN gồm những giấy tờ gì?
Căn cứ tiểu mục 1 Mục IV Công văn 13762/CTHN-HKDCN năm 2023 do Cục thuế TP. Hà Nội hướng dẫn quyết toán thuế thu nhập cá nhân kỳ tính thuế năm 2022 như sau:
1.1. Đối với cá nhân, tổ chức trả thu nhập
Hồ sơ quyết thuế TNCN đối với doanh nghiệp trả thu nhập phải đáp ứng đầy đủ các yêu cầu:
- Tờ khai quyết toán thuế TNCN (theo mẫu 05/QTT-TNCN).
- Bảng kê chi tiết những cá nhân thuộc đối tượng giảm trừ gia cảnh (theo mẫu số 05-3/BK-QTT-TNCN).
- Bảng kê chi tiết những cá nhân thuộc đối tượng tính thuế theo biểu tính thuế lũy tiến từng phần (theo mẫu số 05-1/BK-QTT-TNCN ).
- Bảng kê chi tiết cá nhân thuộc diện tính thuế theo suất toàn phần (mẫu số 05-2/BK-QTT-TNCN).
*Lưu ý:
- Khi kê khai thuế thì 2 bảng kê số 05-1 và 05-2/BK-QTT-TNCN bắt buộc doanh nghiệp phải có mã số thuế của người nộp thuế.
- Không áp dụng khấu trừ thuế thu nhập cá nhân đã nộp tại nước ngoài khi tiến hành kê khai quyết toán tại các tổ chức chi trả thu nhập.
- Doanh nghiệp trả thu nhập khi khai quyết toán phải điền đầy đủ các thông tin như tên, địa chỉ, SĐT, email,…
1.2. Đối với cá nhân tự quyết toán thuế TNCN
Đối với các cá nhân tự thực hiện quyết toán thuế cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ bao gồm:
- Tờ khai quyết toán thuế (theo mẫu 02/QTT-TNCN).
- Giấy đăng ký giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc (nếu có, theo mẫu 02-1/BK-QTT-TNCN).
- Bản sao các chứng từ chứng minh số thuế đã khấu trừ, đã tạm nộp trong năm, số thuế đã nộp ở nước ngoài (nếu có). Trường hợp tổ chức trả thu nhập không cấp chứng từ khấu trừ thuế cho cá nhân do tổ chức trả thu nhập đã chấm dứt hoạt động thì cơ quan thuế căn cứ cơ sở dữ liệu của ngành thuế để xem xét xử lý hồ sơ quyết toán thuế cho cá nhân mà không bắt buộc phải có chứng từ khấu trừ thuế. Trường hợp tổ chức, cá nhân trả thu nhập sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử thì người nộp thuế sử dụng bản thể hiện của chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử (bản giấy do người nộp thuế tự in chuyển đổi từ chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử gốc do tổ chức, cá nhân trả thu nhập gửi cho người nộp thuế).
- Bản sao Giấy chứng nhận khấu trừ thuế, trong đó ghi rõ thông tin về tờ khai thuế thu nhập đã nộp. Trường hợp số thuế đã nộp ở nước ngoài thì cần cung cấp bản sao chứng từ từ ngân hàng và bản sao này phải được xác nhận bởi người nộp thuế, theo quy định của luật pháp nước ngoài.
- Bản sao các hóa đơn chứng từ liên quan đến việc đóng góp vào quỹ từ thiện, quỹ nhân đạo, quỹ khuyến học (nếu có).
- Tài liệu chứng minh số tiền đã trả từ đơn vị hoặc tổ chức trả thu nhập ở nước ngoài, trong trường hợp cá nhân nhận thu nhập từ các tổ chức quốc tế, Đại sứ quán, hoặc Lãnh sự quán và nhận thu nhập từ nước ngoài.
- Hồ sơ đăng ký người phụ thuộc theo hướng dẫn tại điểm a khoản 3 mục III công văn này (nếu tính giảm trừ cho người phụ thuộc tại thời điểm quyết toán thuế đối với người phụ thuộc chưa thực hiện đăng ký người phụ thuộc).
*Lưu ý:
- Các cá nhân phải chịu trách nhiệm về tính chính xác, minh bạch khi tự làm hồ sơ quyết toán thuế TNCN.
- Trường hợp, hồ sơ hoàn thuế TNCN thì cần ghi rõ số tài khoản ngân hàng cũng như chi nhánh mở.
1.3. Đối với cá nhân thực hiện ủy quyền cho tổ chức
Với những cá nhân thực hiện ủy quyền quyết toán thuế thu nhập cá nhân cho tổ chức thì chỉ cần chuẩn bị giấy ủy quyền quyết toán thuế theo mẫu 02/UQ-QTT-TNCN kèm thông tư 92/2015/TT-BTC. Trong giấy ủy quyền điền đầy đủ thông tin theo yêu cầu và có chữ ký của người nộp thuế.
2. Nơi nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN
Căn cứ tiểu mục 2 Mục IV Công văn 13762/CTHN-HKDCN năm 2023 quy định như sau:
Nơi nộp hồ sơ khai quyết toán thuế
Nơi nộp hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân thực hiện theo hướng dẫn cụ thể tại Khoản 8 Điều 11 Nghị định số 126/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ. Trường hợp cá nhân khai và nộp tờ khai quyết toán thuế TNCN tại trang web https://canhan.gdt.gov.vn thì hệ thống có chức năng hỗ trợ xác định cơ quan thuế quyết toán dựa trên thông tin liên quan đến nghĩa vụ thuế phát sinh trong năm do cá nhân kê khai.
Nơi nộp hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân được xác định cụ thể như sau:
2.1. Đối với tổ chức trả thu nhập nộp hồ sơ khai quyết toán thuế TNCN cho cơ quan Thuế trực tiếp quản lý tổ chức trả thu nhập đó.
2.2. Đối với cá nhân trực tiếp quyết toán với cơ quan Thuế
- Cá nhân cư trú có thu nhập tiền lương, tiền công tại một nơi và thuộc diện tự khai thuế trong năm thì nộp hồ sơ khai quyết toán thuế tại cơ quan thuế nơi cá nhân trực tiếp khai thuế trong năm theo quy định tại điểm a Khoản 8 Điều 11 Nghị định số 126/2020/NĐ-CP. Trường hợp cá nhân có thu nhập tiền lương, tiền công tại hai nơi trở lên bao gồm cả trường hợp vừa có thu nhập thuộc diện khai trực tiếp, vừa có thu nhập do tổ chức chi trả đã khấu trừ thì cá nhân nộp hồ sơ khai quyết toán thuế tại cơ quan thuế nơi có nguồn thu nhập lớn nhất trong năm. Trường hợp không xác định được nguồn thu nhập lớn nhất trong năm thì cá nhân tự lựa chọn nơi nộp hồ sơ quyết toán tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp tổ chức chi trả hoặc nơi cá nhân cư trú.
- Cá nhân cư trú có thu nhập tiền lương, tiền công thuộc diện tổ chức chi trả khấu trừ tại nguồn từ hai nơi trở lên thì nộp hồ sơ khai quyết toán thuế như sau:
+ Cá nhân đã tính giảm trừ gia cảnh cho bản thân tại tổ chức, cá nhân trả thu nhập nào thì nộp hồ sơ khai quyết toán thuế tại cơ quan thuế trực tiếp quản lý tổ chức, cá nhân trả thu nhập đó. Trường hợp cá nhân có thay đổi nơi làm việc và tại tổ chức, cá nhân trả thu nhập cuối cùng có tính giảm trừ gia cảnh cho bản thân thì nộp hồ sơ khai quyết toán thuế tại cơ quan thuế quản lý tổ chức, cá nhân trả thu nhập cuối cùng. Trường hợp cá nhân có thay đổi nơi làm việc và tại tổ chức, cá nhân trả thu nhập cuối cùng không tính giảm trừ gia cảnh cho bản thân thì nộp hồ sơ khai quyết toán thuế tại cơ quan thuế nơi cá nhân cư trú. Trường hợp cá nhân chưa tính giảm trừ gia cảnh cho bản thân ở bất cứ tổ chức, cá nhân trả thu nhập nào thì nộp hồ sơ khai quyết toán thuế tại cơ quan thuế nơi cá nhân cư trú.
+ Trường hợp cá nhân cư trú không ký hợp đồng lao động, hoặc ký hợp đồng lao động dưới 03 tháng, hoặc ký hợp đồng cung cấp dịch vụ có thu nhập tại một nơi hoặc nhiều nơi đã khấu trừ 10% thì nộp hồ sơ khai quyết toán thuế tại cơ quan thuế nơi cá nhân cư trú.
+ Cá nhân cư trú trong năm có thu nhập từ tiền lương, tiền công tại một nơi hoặc nhiều nơi nhưng tại thời điểm quyết toán không làm việc tại tổ chức, cá nhân trả thu nhập nào thì nơi nộp hồ sơ khai quyết toán thuế là cơ quan thuế nơi cá nhân cư trú.
- Cá nhân cư trú có thu nhập tiền lương, tiền công thuộc diện trực tiếp quyết toán thuế TNCN với cơ quan thuế có hồ sơ đề nghị giảm thuế do thiên tai, hỏa hoạn, tai nạn, bệnh hiểm nghèo thì nơi nộp hồ sơ quyết toán thuế chính là cơ quan thuế nơi cá nhân nộp hồ sơ giảm thuế. Cơ quan thuế xử lý hồ sơ giảm thuế có trách nhiệm xử lý hồ sơ quyết toán thuế theo quy định.
...
Như vậy, nơi nộp hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân được quy định cụ thể như trên.
3. Thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN
Thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN
Theo quy định tại khoản 2 Điều 44 Luật Quản lý thuế 2019 quy định như sau:
Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế
...
Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế đối với loại thuế có kỳ tính thuế theo năm được quy định như sau:
a) Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 3 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch hoặc năm tài chính đối với hồ sơ quyết toán thuế năm; chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu tiên của năm dương lịch hoặc năm tài chính đối với hồ sơ khai thuế năm;
b) Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 4 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch đối với hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân của cá nhân trực tiếp quyết toán thuế;
c) Chậm nhất là ngày 15 tháng 12 của năm trước liền kề đối với hồ sơ khai thuế khoán của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán; trường hợp hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh mới kinh doanh thì thời hạn nộp hồ sơ khai thuế khoán chậm nhất là 10 ngày kể từ ngày bắt đầu kinh doanh.
...
Như vậy, thời hạn khai, nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN được xác định như sau:
[1] Đối với cá nhân có thu nhập từ tiền lương tiền công thuộc trường hợp hoàn thuế trực tiếp tại cơ quan thuế (là cá nhân thuộc diện khai thuế trực tiếp tại cơ quan thuế):
- Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế quyết toán thuế chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 04 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch.
- Trường hợp thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế trùng với ngày nghỉ theo quy định thì thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế là ngày làm việc tiếp theo.
Trường hợp cá nhân có phát sinh hoàn thuế TNCN nhưng chậm nộp tờ khai quyết toán thuế theo quy định thì không áp dụng phạt đối với vi phạm hành chính khai quyết toán thuế quá thời hạn.
[2] Đối với cá nhân có thu nhập từ tiền lương tiền công mà đã ủy quyền cho tổ chức trả thu nhập quyết toán thuế:
Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế quyết toán thuế chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 03 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch hoặc năm tài chính.
*Lưu ý: Điều kiện để được hoàn thuế bao gồm:
- Tại thời điểm thực hiện thủ tục hoàn thuế cá nhân đã đăng ký và có mã số thuế.
- Thuộc trường hợp được hoàn thuế TNCN.
4. Câu hỏi thường gặp
4.1. Hồ sơ quyết toán thuế TNCN có bao gồm bản sao hợp lệ các giấy tờ chứng thực thông tin giảm trừ gia cảnh không?
Có. Cần nộp kèm theo bản sao hợp lệ các giấy tờ chứng thực thông tin giảm trừ gia cảnh như sổ hộ khẩu, giấy khai sinh, ...
4.2. Hồ sơ quyết toán thuế TNCN có bao gồm bản sao hợp lệ các giấy tờ chứng thực thu nhập không?
Có. Nếu có các khoản thu nhập từ nơi khác ngoài nơi làm việc chính, cần nộp kèm theo bản sao hợp lệ các giấy tờ chứng thực thu nhập như phiếu chi lương, hợp đồng lao động, ...
4.3. Hồ sơ quyết toán thuế TNCN có cần nộp trực tiếp tại cơ quan thuế không?
Không. Có thể nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua bưu điện tại cơ quan thuế nơi bạn đăng ký nộp thuế.
Hy vọng qua bài viết, Công ty Luật ACC đã giúp quý khách hàng hiểu rõ hơn về Hồ sơ quyết toán thuế TNCN gồm những giấy tờ gì?. Đừng ngần ngại hãy liên hệ với Công ty Luật ACC nếu quý khách hàng có bất kỳ thắc mắc gì cần tư vấn giải quyết.
Nội dung bài viết:
Bình luận