Hiệu đính thông tin giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh

Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (GCDKĐ) là văn bản quan trọng, thể hiện thông tin doanh nghiệp. Khi thông tin trên GCDKĐ sai sót, cần hiệu đính để đảm bảo tính chính xác, hợp pháp. Hãy cùng ACC tìm hiều về hiệu đính thông tin trên giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.

I. Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh là gì?

Căn cứ theo quy định tại khoản 15, Điều 4, Luật doanh nghiệp 2020, giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh được định nghĩa như sau:

" 15. Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp là văn bản bằng bản giấy hoặc bản điện tử ghi lại những thông tin về đăng ký doanh nghiệp mà Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp cho doanh nghiệp."

Như vậy, Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hay giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp là văn bản được cấp bởi Cơ quan đăng ký kinh doanh. Nội dung của giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh là thông tin về đăng ký doanh nghiệp được cấp cho doanh nghiệp.

II. Khi nào cần hiệu đính thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp?

Căn cứ theo quy định tại điều 39, Nghị định 01/2021/NĐ-CP, trường hợp cần hiệu đính thông tin trên giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp:

"1. Trường hợp doanh nghiệp phát hiện nội dung trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp chưa chính xác so với nội dung hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp gửi văn bản đề nghị hiệu đính thông tin đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Phòng Đăng ký kinh doanh cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị của doanh nghiệp nếu thông tin nêu tại văn bản đề nghị của doanh nghiệp là chính xác.

2. Trường hợp Phòng Đăng ký kinh doanh phát hiện nội dung trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp chưa chính xác so với nội dung hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh gửi thông báo về việc hiệu đính nội dung trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp đến doanh nghiệp và thực hiện việc cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày gửi thông báo.

3. Việc hiệu đính thông tin trên Giấy xác nhận về việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, Giấy chứng nhận đăng ký địa điểm kinh doanh và các thông tin về đăng ký doanh nghiệp lưu giữ tại Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp thực hiện theo quy định tại các khoản 1, 2 Điều này."

Như vậy, Trường hợp cần hiệu đính thông tin giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh là:

• Doanh nghiệp phát hiện sai sót: Khi doanh nghiệp phát hiện nội dung trên giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp chưa chính xác so với hồ sơ đăng ký, doanh nghiệp cần gửi văn bản đề nghị hiệu đính đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt trụ sở chính. Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cấp lại giấy chứng nhận trong vòng 03 ngày làm việc nếu thông tin đề nghị là chính xác.c.
• Phòng Đăng ký kinh doanh phát hiện sai sót: Khi Phòng Đăng ký kinh doanh phát hiện nội dung trên giấy chứng nhận đăng ký chưa chính xác, cơ quan này sẽ gửi thông báo hiệu đính đến doanh nghiệp và cấp lại giấy chứng nhận trong vòng 03 ngày làm việc từ khi gửi thông báo.

III. Mục đích hiệu đính thông tin đăng ký kinh doanh

Đảm bảo tính chính xác và hợp pháp: Việc hiệu đính thông tin giúp đảm bảo rằng tất cả các thông tin liên quan đến doanh nghiệp trên giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh là chính xác và hợp pháp theo quy định của pháp luật.

Tránh rủi ro pháp lý: Sai sót trong thông tin đăng ký kinh doanh có thể dẫn đến các rủi ro pháp lý, bao gồm bị xử phạt hoặc bị đình chỉ hoạt động kinh doanh. Hiệu đính kịp thời giúp doanh nghiệp tránh được những rủi ro này.

Nâng cao uy tín và độ tin cậy: Một doanh nghiệp có thông tin chính xác và minh bạch sẽ tạo được niềm tin từ khách hàng, đối tác và các cơ quan quản lý, từ đó nâng cao uy tín và độ tin cậy của doanh nghiệp.

Hỗ trợ quản lý và vận hành: Thông tin đăng ký chính xác giúp doanh nghiệp quản lý và vận hành hiệu quả hơn, đặc biệt trong việc giao dịch, ký kết hợp đồng và thực hiện các thủ tục hành chính.

Đáp ứng yêu cầu của cơ quan quản lý: Các cơ quan quản lý yêu cầu doanh nghiệp phải cung cấp thông tin chính xác và đầy đủ để đảm bảo công tác quản lý nhà nước. Việc hiệu đính giúp doanh nghiệp tuân thủ các yêu cầu này.

Cập nhật thay đổi kịp thời: Doanh nghiệp thường có những thay đổi về cơ cấu, địa điểm kinh doanh, ngành nghề kinh doanh,... Việc hiệu đính giúp cập nhật những thay đổi này một cách kịp thời, phản ánh đúng thực tế hoạt động của doanh nghiệp.

Đảm bảo quyền lợi hợp pháp: Thông tin chính xác đảm bảo quyền lợi hợp pháp của doanh nghiệp trong các giao dịch kinh doanh, bảo vệ thương hiệu và tài sản của doanh nghiệp trước pháp luật.

Ngoài ra, hiệu đính thông tin đăng ký doanh nghiệp còn có các mục đích khác như:

• Sửa chữa lỗi chính tả, ngữ pháp trong thông tin đăng ký.
• Cập nhật thông tin liên hệ mới của doanh nghiệp.
• Bổ sung thông tin về lĩnh vực kinh doanh mới.
• Thay đổi tên pháp nhân của doanh nghiệp.

>> Tham khảo thêm tại Thủ tục hiệu đính trên giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh

IV. Hồ sơ hiệu đính thông tin trong giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

1. Giấy đề nghị hiệu đính thông tin đăng ký doanh nghiệp (mẫu quy định);
2. Tờ khai thông tin người nộp hồ sơ (mẫu tham khảo);
3. Mục lục hồ sơ 
4. Bìa hồ sơ (bằng bìa giấy mỏng hoặc nylon cứng không có chữ sử dụng cho mục đích khác).
5. Giấy ủy quyền để thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp 

V. Trình tự thủ tục Hiệu đính thông tin giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

1. Trường hợp đăng ký trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính

Bước 1: Gửi văn bản đề nghị hiệu đính thông tin đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.

Bước 2: Phòng Đăng ký kinh doanh cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị của doanh nghiệp nếu thông tin nêu tại văn bản đề nghị của doanh nghiệp là chính xác.

Bước 3: Việc hiệu đính thông tin trên Giấy xác nhận về việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, Giấy chứng nhận đăng ký địa điểm kinh doanh và các thông tin về đăng ký doanh nghiệp lưu giữ tại Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp thực hiện theo quy định trên. 

Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận văn bản đề nghị hiệu đính của doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh có trách nhiệm bổ sung, hiệu đính thông tin đăng ký doanh nghiệp trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

2. Trường hợp đăng ký qua mạng điện tử sử dụng chữ ký số công cộng

Bước 1: Nộp hồ sơ kê khai thông tin, tải văn bản điện tử, ký xác thực hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử và thanh toán phí, lệ phí đăng ký doanh nghiệp theo quy trình trên cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (https://dangkykinhdoanh.gov.vn).

Bước 2: Người nộp hồ sơ sẽ nhận được Giấy biên nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử.

Bước 3: Phòng đăng ký kinh doanh cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

• Trường hợp hồ sơ đủ điều kiện cấp đăng ký doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh thực hiện cấp đăng ký doanh nghiệp và thông báo cho doanh nghiệp về việc cấp đăng ký doanh nghiệp.
• Trường hợp hồ sơ chưa đủ điều kiện cấp đăng ký doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh gửi thông báo qua mạng thông tin điện tử cho doanh nghiệp để yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ.

3. Trường hợp đăng ký qua mạng điện tử sử dụng Tài khoản đăng ký kinh doanh

Bước 1: Nộp hồ sơ sử dụng Tài khoản đăng ký kinh doanh để kê khai thông tin, tải văn bản điện tử và ký xác thực hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử và thanh toán phí, lệ phí đăng ký doanh nghiệp theo quy trình trên cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (https://dangkykinhdoanh.gov.vn). 

Bước 2: Người nộp hồ sơ sẽ nhận được Giấy biên nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử.

Bước 3: Phòng đăng ký kinh doanh cấp đăng ký doanh nghiệp

• Phòng Đăng ký kinh doanh cấp đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp trong trường hợp hồ sơ đủ điều kiện và thông báo cho doanh nghiệp về việc cấp đăng ký doanh nghiệp.
• Trường hợp hồ sơ chưa đủ điều kiện, Phòng Đăng ký kinh doanh gửi thông báo qua mạng thông tin điện tử cho doanh nghiệp để yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ.

VI. Câu hỏi thường gặp

1. Thủ tục hiệu đính thông tin giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh giải quyết mất bao lâu?

Thủ tục được giải quyết trong vòng 03 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ. 

2. Ai có thẩm quyền yêu cầu hiệu đính thông tin trên giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh?

Doanh nghiệp có thể tự phát hiện và yêu cầu hiệu đính thông tin, hoặc cơ quan đăng ký kinh doanh phát hiện sai sót và yêu cầu doanh nghiệp hiệu đính.

3. Khi hiệu đính thông tin đăng ký doanh nghiệp có mất phí không?

Doanh nghiệp đăng ký hiệu đính thông tin sẽ không bị mất phí.