Hướng dẫn hạch toán quỹ khen thưởng phúc lợi [Mới nhất]

Hạch toán quỹ khen thưởng phúc lợi đóng vai trò quan trọng trong việc động viên tinh thần, nâng cao hiệu quả công việc của cán bộ nhân viên, góp phần vào sự phát triển chung của doanh nghiệp. Do đó, việc hạch toán này cần được thực hiện chính xác, đầy đủ theo quy định của pháp luật. Cùng ACC tham khảo các bước hạch toán qua bài viết dưới đây. 

Hướng dẫn hạch toán quỹ khen thưởng phúc lợi

1. Quỹ khen thưởng phúc lợi là gì?

Quỹ khen thưởng phúc lợi là quỹ được trích lập từ lợi nhuận sau thuế của doanh nghiệp để chi cho các hoạt động khen thưởng, hỗ trợ đời sống vật chất, tinh thần cho cán bộ nhân viên và người lao động.

2. Cách hạch toán tài khoản 353 - Quỹ khen thưởng, phúc lợi

Sau đây là hướng dẫn cơ bản về cách hạch toán tài khoản 353.

2.1. Nguyên tắc kế toán dựa theo Luật Kế toán 2015 & Thông tư 200/2014/TT-BTC

Theo quy định tại Thông tư 200/2014/TT-BTC và Luật Kế toán năm 2015, tài khoản 353 được sử dụng để phản ánh số hiện có, tình hình tăng giảm của các quỹ khen thưởng, phúc lợi và quỹ thưởng ban quản lý điều hành công ty của doanh nghiệp. Các quỹ này được trích từ lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) và được sử dụng nhằm:

• Khen thưởng & khuyến khích về các lợi ích vật chất.
• Phục vụ nhu cầu phúc lợi.
• Cải thiện đời sống vật chất cũng như tinh thần của người lao động.

Việc trích lập và sử dụng quỹ khen thưởng, phúc lợi và quỹ thưởng ban quản lý điều hành công ty phải tuân theo chính sách tài chính hiện hành. Điều này đảm bảo tính minh bạch và công bằng trong việc quản lý và sử dụng các nguồn quỹ, đồng thời giúp doanh nghiệp duy trì sự ổn định tài chính.

Mỗi loại quỹ trong tài khoản 353 phải được hạch toán chi tiết để dễ dàng theo dõi và quản lý. Việc này giúp doanh nghiệp có thể kiểm soát được nguồn quỹ, tình hình sử dụng, cũng như đánh giá hiệu quả của các hoạt động khen thưởng, phúc lợi và quỹ thưởng ban quản lý điều hành công ty.

Đầu Tư, Mua Sắm Tài Sản Cố Định (TSCĐ)

• TSCĐ Sử Dụng Cho Sản Xuất, Kinh Doanh: Khi doanh nghiệp đầu tư, mua sắm TSCĐ bằng quỹ phúc lợi để sử dụng cho sản xuất, kinh doanh, kế toán sẽ ghi tăng TSCĐ, đồng thời ghi tăng vốn đầu tư của chủ sở hữu và giảm quỹ phúc lợi. Điều này phản ánh đúng bản chất của việc sử dụng quỹ phúc lợi vào hoạt động sản xuất, kinh doanh.
• TSCĐ Sử Dụng Cho Nhu Cầu Văn Hóa, Phúc Lợi: Khi TSCĐ được mua sắm bằng quỹ phúc lợi và sử dụng cho nhu cầu văn hóa, phúc lợi của doanh nghiệp, kế toán sẽ ghi tăng TSCĐ và đồng thời kết chuyển từ Quỹ phúc lợi (TK 3532) sang Quỹ phúc lợi đã hình thành TSCĐ (TK 3533). Các TSCĐ này sẽ không được trích khấu hao vào chi phí hàng tháng mà cuối niên độ kế toán, hao mòn của TSCĐ sẽ được tính một lần/một năm để ghi giảm Quỹ phúc lợi đã hình thành TSCĐ. 

2.2. Nội dung nổi bật của tài khoản quỹ khen thưởng, phúc lợi 353 

Tài khoản 353 được sử dụng để phản ánh số hiện có, tình hình tăng giảm của quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi và quỹ thưởng ban quản lý điều hành công ty của doanh nghiệp.

• Số dư đầu kỳ: Phản ánh số tiền quỹ khen thưởng, phúc lợi còn lại tại thời điểm đầu kỳ kế toán.
• Phát sinh trong kỳ:

• Số dư cuối kỳ: Phản ánh số tiền quỹ khen thưởng, phúc lợi còn lại tại thời điểm cuối kỳ kế toán.

2.3. Cách kế toán giao dịch kinh tế cơ bản

Phương pháp kế toán là tập hợp các quy tắc, nguyên tắc được sử dụng để ghi nhận, phản ánh các hoạt động kinh tế của doanh nghiệp trên sổ sách kế toán. Việc áp dụng đúng phương pháp kế toán sẽ giúp đảm bảo tính chính xác, trung thực của thông tin kế toán, phục vụ cho công tác quản lý, điều hành và ra quyết định của doanh nghiệp.

Dưới đây là phương pháp kế toán một số giao dịch kinh tế chủ yếu:

Mua bán hàng hóa

Thanh toán tiền

3. Những sai sót khi hạch toán quỹ khen thưởng phúc lợi

Quỹ khen thưởng, phúc lợi là khoản chi phí quan trọng của doanh nghiệp, góp phần nâng cao đời sống vật chất, tinh thần cho người lao động, từ đó thúc đẩy hiệu quả sản xuất, kinh doanh. Tuy nhiên, trong thực tế hạch toán quỹ khen thưởng, phúc lợi vẫn còn tồn tại một số sai sót phổ biến, dẫn đến ảnh hưởng tiêu cực đến tình hình tài chính và hoạt động của doanh nghiệp. Dưới đây là một số sai sót thường gặp khi hạch toán quỹ khen thưởng, phúc lợi:

3.1. Sai sót về căn cứ trích lập

• Trích lập không đúng tỷ lệ: Doanh nghiệp không trích lập quỹ khen thưởng, phúc lợi theo đúng tỷ lệ quy định trong Điều lệ Lao động, Quy chế khen thưởng, phúc lợi của doanh nghiệp hoặc hợp đồng lao động.
• Trích lập sai đối tượng: Doanh nghiệp trích lập quỹ khen thưởng, phúc lợi cho những đối tượng không thuộc diện được hưởng theo quy định.
• Trích lập không đầy đủ các khoản: Doanh nghiệp không trích lập đầy đủ các khoản khen thưởng, phúc lợi theo quy định, ví dụ như: tiền thưởng, tiền trợ cấp xăng xe, tiền trợ cấp ăn uống, tiền trợ cấp nhà ở,...

3.2. Sai sót về hạch toán chi

• Chi sai mục đích: Doanh nghiệp chi quỹ khen thưởng, phúc lợi cho những mục đích không đúng quy định, ví dụ như: chi cho các hoạt động kinh doanh, chi cho các khoản chi phí cá nhân của cán bộ, nhân viên,...
• Chi không đúng đối tượng: Doanh nghiệp chi quỹ khen thưởng, phúc lợi cho những đối tượng không thuộc diện được hưởng theo quy định.
• Chi không đầy đủ các khoản: Doanh nghiệp không chi đầy đủ các khoản khen thưởng, phúc lợi theo quy định.
• Chi không đúng thời hạn: Doanh nghiệp chi quỹ khen thưởng, phúc lợi không đúng thời hạn quy định.
• Hồ sơ chứng từ không đầy đủ, hợp lệ: Doanh nghiệp không lập hoặc lập không đầy đủ, hợp lệ hồ sơ chứng từ thanh toán chi quỹ khen thưởng, phúc lợi.

3.3. Sai sót về kiểm soát

• Kiểm soát nội bộ yếu kém: Doanh nghiệp không xây dựng và thực hiện hiệu quả hệ thống kiểm soát nội bộ đối với hoạt động hạch toán quỹ khen thưởng, phúc lợi.
• Thiếu theo dõi, giám sát: Doanh nghiệp không thường xuyên theo dõi, giám sát việc trích lập, chi sử dụng quỹ khen thưởng, phúc lợi.

4. Câu hỏi thường gặp

Cùng điểm qua một số câu hỏi thường gặp liên quan đến hạch toán quỹ khen thưởng phúc lợi.

4.1. Mức trích lập quỹ khen thưởng phúc lợi tối đa là bao nhiêu?

Doanh nghiệp tự quyết định mức trích lập quỹ khen thưởng phúc lợi nhưng không được vượt quá 10% lợi nhuận sau thuế của doanh nghiệp trong năm.

4.2. Các khoản chi nào được chi từ quỹ khen thưởng phúc lợi?

• Khen thưởng cán bộ nhân viên, người lao động có thành tích trong công tác.
• Hỗ trợ đời sống vật chất, tinh thần cho cán bộ nhân viên, người lao động trong những trường hợp khó khăn.
• Tổ chức các hoạt động văn hóa, thể thao, vui chơi giải trí cho cán bộ nhân viên, người lao động.

4.3. Các lưu ý khi hạch toán quỹ khen thưởng phúc lợi?

• Cần tuân thủ đầy đủ các quy định của pháp luật về trích lập và sử dụng quỹ khen thưởng phúc lợi.
• Hạch toán đầy đủ, chính xác các khoản phát sinh liên quan đến quỹ khen thưởng phúc lợi.
• Bảo quản đầy đủ chứng từ liên quan đến việc trích lập và sử dụng quỹ khen thưởng phúc lợi.

5.3 Lời kết

Trên đây là những kiến thức cơ bản về hạch toán quỹ khen thưởng phúc lợi mà ACC đã tổng hợp. Việc áp dụng đúng phương pháp hạch toán sẽ giúp đảm bảo tính chính xác, trung thực của thông tin kế toán, phục vụ cho công tác quản lý, điều hành và ra quyết định của doanh nghiệp.