Doanh nghiệp mới thành lập sử dụng hóa đơn gì?

Khi sử dụng hóa đơn, doanh nghiệp cần đảm bảo tính hợp pháp, ghi chép và lưu trữ đúng cách, chọn loại hóa đơn phù hợp, lập hóa đơn đúng thời điểm, kiểm tra tính chính xác của thông tin, quản lý hóa đơn hiệu quả và thực hiện các nghĩa vụ thuế liên quan. Vậy doanh nghiệp mới thành lập sử dụng hoá đơn gì? Để giải thích câu hỏi trên, mời quý bạn đọc đến với bài viết dưới đây của Công ty Luật ACC.

Doanh nghiệp mới thành lập sử dụng hóa đơn gì?

1. Hoá đơn là gì?  

Hóa đơn là tài liệu có thể được phát hành dưới dạng giấy hoặc điện tử, chứa đựng thông tin chi tiết về hàng hóa, dịch vụ đã được giao dịch. Nội dung chính của hóa đơn thường bao gồm tên, địa chỉ, mã số thuế của bên bán và bên mua, ngày tháng lập hóa đơn, mô tả hàng hóa, số lượng, đơn giá, tổng giá trị thanh toán và thuế GTGT (nếu có).

Có nhiều loại hóa đơn khác nhau, tùy thuộc vào từng loại hình kinh doanh và hình thức phát hành:

• Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT): Là loại hóa đơn được sử dụng khi giao dịch hàng hóa hoặc dịch vụ có phát sinh thuế GTGT. Hóa đơn này cho phép bên mua khấu trừ thuế.
• Hóa đơn bán hàng: Thường sử dụng trong các giao dịch bán lẻ, không có thuế GTGT. Loại hóa đơn này đơn giản hơn và thường không yêu cầu kê khai thuế.
• Hóa đơn điện tử: Là loại hóa đơn được phát hành và lưu trữ dưới dạng điện tử, phù hợp với các quy định của pháp luật hiện hành. Hóa đơn điện tử có tính tiện lợi, tiết kiệm chi phí và bảo mật thông tin tốt hơn so với hóa đơn giấy.

>> Tham khảo thêm bài viết Doanh nghiệp nào được sử dụng hoá đơn trực tiếp theo quy định

2. Điều kiện để doanh nghiệp mới thành lập sử dụng hoá đơn

Doanh nghiệp mới thành lập cần phải tuân thủ một số điều kiện nhất định để có thể sử dụng hóa đơn hợp pháp trong quá trình kinh doanh. Việc đáp ứng các điều kiện này không chỉ giúp doanh nghiệp thực hiện đúng quy định của pháp luật mà còn đảm bảo quyền lợi trong quá trình giao dịch thương mại. Dưới đây là những điều kiện chính để doanh nghiệp mới thành lập có thể sử dụng hóa đơn:

• Đăng ký thuế với cơ quan thuế: Điều kiện đầu tiên và quan trọng nhất là doanh nghiệp phải đăng ký thuế tại cơ quan thuế có thẩm quyền. Sau khi hoàn tất thủ tục đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp cần thực hiện đăng ký mã số thuế để được cấp giấy chứng nhận đăng ký thuế. Mã số thuế sẽ là thông tin quan trọng trên hóa đơn mà doanh nghiệp phát hành.
• Đăng ký sử dụng hóa đơn: Doanh nghiệp phải thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn với cơ quan thuế. Điều này có thể được thực hiện thông qua việc gửi mẫu thông báo phát hành hóa đơn. Đối với hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần phải đăng ký hệ thống phát hành hóa đơn điện tử phù hợp với quy định của pháp luật. Việc này đảm bảo rằng hóa đơn phát hành sẽ được quản lý và kiểm soát bởi cơ quan thuế.
• Chọn loại hóa đơn phù hợp: Doanh nghiệp mới thành lập cần lựa chọn loại hóa đơn phù hợp với loại hình hoạt động kinh doanh của mình. Có thể là hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT), hóa đơn bán hàng hoặc hóa đơn điện tử. Mỗi loại hóa đơn có những quy định và thủ tục riêng, doanh nghiệp cần nắm rõ để đảm bảo tính hợp pháp và hiệu lực của hóa đơn phát hành.
• Đảm bảo tính hợp lệ của hóa đơn: Hóa đơn phải đáp ứng đủ các yêu cầu về hình thức và nội dung theo quy định của pháp luật. Cụ thể, hóa đơn cần có các thông tin như tên, địa chỉ, mã số thuế của bên bán và bên mua, ngày tháng lập hóa đơn, mô tả hàng hóa, số lượng, đơn giá, tổng giá trị thanh toán, và số hóa đơn. Ngoài ra, hóa đơn cũng cần có chữ ký của người đại diện doanh nghiệp và con dấu (nếu có).
• Lưu giữ hóa đơn đúng quy định: Doanh nghiệp mới thành lập phải lưu giữ các hóa đơn phát hành theo quy định của pháp luật. Thời gian lưu giữ hóa đơn là 10 năm đối với hóa đơn giấy và 5 năm đối với hóa đơn điện tử. Việc lưu giữ hóa đơn không chỉ giúp doanh nghiệp dễ dàng trong việc kiểm tra, đối chiếu thông tin mà còn là cơ sở để thực hiện các nghĩa vụ thuế và quyết toán thuế sau này.
• Tuân thủ quy định về lập hóa đơn: Doanh nghiệp mới thành lập cần tuân thủ quy định về thời điểm lập hóa đơn. Hóa đơn phải được lập ngay khi giao hàng hoặc cung cấp dịch vụ. Nếu hàng hóa hoặc dịch vụ đã được giao nhưng hóa đơn chưa được lập, doanh nghiệp có thể phải chịu các hình thức xử phạt theo quy định của pháp luật.

3. Doanh nghiệp mới thành lập sử dụng hoá đơn gì?

Doanh nghiệp mới thành lập sử dụng hoá đơn gì?

Doanh nghiệp mới thành lập có thể sử dụng nhiều loại hóa đơn khác nhau, tùy thuộc vào hoạt động kinh doanh và các quy định của pháp luật. Dưới đây là một số loại hóa đơn phổ biến mà doanh nghiệp mới thành lập có thể sử dụng:

3.1. Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT)

Hóa đơn GTGT là loại hóa đơn được sử dụng trong các giao dịch mua bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ có phát sinh thuế GTGT. Loại hóa đơn này cho phép bên mua được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.

Đặc điểm:

• Căn cứ pháp lý: Hóa đơn GTGT được quy định trong Luật Giá trị gia tăng và các văn bản hướng dẫn thi hành. Đây là loại hóa đơn bắt buộc đối với các doanh nghiệp kê khai và nộp thuế GTGT.
• Nội dung hóa đơn: Hóa đơn GTGT cần bao gồm các thông tin cơ bản như tên, địa chỉ, mã số thuế của bên bán và bên mua, ngày tháng lập hóa đơn, mô tả hàng hóa, số lượng, đơn giá, tổng giá trị hàng hóa, và số thuế GTGT. Việc ghi chép thông tin đầy đủ và chính xác là rất quan trọng vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến việc kê khai thuế.
• Quy trình phát hành: Doanh nghiệp mới thành lập cần đăng ký với cơ quan thuế để được cấp mã số thuế và sử dụng hóa đơn GTGT. Việc này không chỉ đảm bảo tính hợp pháp của hóa đơn mà còn giúp doanh nghiệp thực hiện nghĩa vụ thuế một cách chính xác và kịp thời.

Lợi ích:

• Khấu trừ thuế: Doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ có hóa đơn GTGT có thể khấu trừ thuế đầu vào, từ đó giảm thiểu nghĩa vụ thuế TNDN.
• Minh bạch giao dịch: Sử dụng hóa đơn GTGT giúp tăng cường tính minh bạch trong các giao dịch thương mại, tạo sự tin tưởng giữa bên bán và bên mua.

3.2. Hóa đơn bán hàng

Hóa đơn bán hàng thường được sử dụng cho các giao dịch bán lẻ, không có phát sinh thuế GTGT hoặc không yêu cầu kê khai thuế GTGT.

Đặc điểm:

• Đối tượng sử dụng: Hóa đơn bán hàng thường được sử dụng cho các giao dịch không có phát sinh thuế GTGT. Doanh nghiệp nhỏ hoặc các hộ kinh doanh cá thể thường sử dụng loại hóa đơn này.
• Nội dung hóa đơn: Mặc dù đơn giản hơn, hóa đơn bán hàng vẫn cần có thông tin cơ bản như tên và địa chỉ của bên bán, ngày tháng, mô tả hàng hóa và giá trị. Việc này đảm bảo tính hợp lệ của hóa đơn.
• Quy trình phát hành: Doanh nghiệp có thể tự phát hành hóa đơn bán hàng mà không cần phải thông báo cho cơ quan thuế, miễn là nó đáp ứng các yêu cầu về nội dung và hình thức.

Lợi ích:

• Tiết kiệm thời gian: Việc phát hành hóa đơn bán hàng đơn giản và nhanh chóng, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian trong các giao dịch.
• Dễ quản lý: Hóa đơn bán hàng có thể dễ dàng lưu trữ và quản lý, phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ không có hệ thống kế toán phức tạp.

3.3. Hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử là loại hóa đơn được phát hành và lưu trữ dưới dạng điện tử, được cấp mã số và xác thực bởi cơ quan thuế.

Đặc điểm:

• Căn cứ pháp lý: Hóa đơn điện tử được quy định trong Luật Giao dịch điện tử và các văn bản hướng dẫn của cơ quan thuế. Đây là xu hướng phát triển trong thời đại số hóa.
• Nội dung hóa đơn: Hóa đơn điện tử phải đáp ứng các tiêu chí tương tự như hóa đơn giấy, nhưng được phát hành và lưu trữ dưới dạng điện tử. Doanh nghiệp cần sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử để phát hành và quản lý.
• Quy trình phát hành: Doanh nghiệp mới thành lập cần đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử tại cơ quan thuế và đảm bảo phần mềm sử dụng đáp ứng các tiêu chuẩn kỹ thuật.

Lợi ích:

• Tiết kiệm chi phí: Hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí in ấn, lưu trữ và quản lý hóa đơn.
• Tiện lợi: Hóa đơn điện tử có thể được gửi qua email và lưu trữ dễ dàng, thuận tiện cho việc truy xuất thông tin.

3.4. Hóa đơn tự in

Hóa đơn tự in là loại hóa đơn mà doanh nghiệp tự thiết kế và in ấn, nhưng vẫn phải tuân thủ các quy định của cơ quan thuế về hình thức và nội dung.

Đặc điểm:

• Căn cứ pháp lý: Hóa đơn tự in là loại hóa đơn mà doanh nghiệp tự thiết kế và in ấn, nhưng vẫn cần phải thông báo phát hành hóa đơn cho cơ quan thuế.
• Nội dung hóa đơn: Hóa đơn tự in cần có các thông tin cơ bản giống như hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng, bao gồm tên, địa chỉ, mã số thuế, ngày tháng, mô tả hàng hóa và tổng giá trị.
• Quy trình phát hành: Doanh nghiệp phải gửi thông báo phát hành hóa đơn tự in cho cơ quan thuế trước khi sử dụng, đồng thời phải đảm bảo hóa đơn được in đúng theo mẫu quy định.

Lợi ích:

• Tùy chỉnh linh hoạt: Doanh nghiệp có thể thiết kế hóa đơn theo phong cách riêng của mình, tạo sự khác biệt và nhận diện thương hiệu.
• Dễ dàng kiểm soát: Hóa đơn tự in có thể giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát và quản lý các giao dịch phát sinh.

3.5. Hóa đơn ngoại thương

Hóa đơn ngoại thương là loại hóa đơn được sử dụng trong các giao dịch xuất nhập khẩu hàng hóa, thường được lập theo mẫu quy định bởi các cơ quan hải quan và thương mại.

Đặc điểm:

• Đối tượng sử dụng: Hóa đơn ngoại thương được sử dụng trong các giao dịch xuất nhập khẩu hàng hóa, thường liên quan đến việc thực hiện thủ tục hải quan.
• Nội dung hóa đơn: Hóa đơn ngoại thương cần cung cấp thông tin chi tiết về bên xuất khẩu, bên nhập khẩu, hàng hóa và các chi phí liên quan, bao gồm cả thuế xuất nhập khẩu.
• Quy trình phát hành: Doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu cần lập hóa đơn ngoại thương theo mẫu quy định của cơ quan hải quan và thực hiện các thủ tục liên quan.

Lợi ích:

• Hỗ trợ thủ tục hải quan: Hóa đơn ngoại thương là một trong những giấy tờ cần thiết để thực hiện thủ tục thông quan hàng hóa.
• Quản lý chi phí: Hóa đơn này giúp doanh nghiệp theo dõi chi phí nhập khẩu và xuất khẩu, từ đó tối ưu hóa hoạt động kinh doanh.

>> Tham khảo thêm bài viết Quy định về hoá đơn giá trị gia tăng của doanh nghiệp

4. Một số lưu ý cho doanh nghiệp mới thành lập khi sử dụng hoá đơn

Khi doanh nghiệp sử dụng hóa đơn, có một số lưu ý quan trọng mà doanh nghiệp cần phải chú ý để đảm bảo tính hợp pháp và hiệu quả trong quản lý tài chính. Việc tuân thủ các lưu ý này không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro pháp lý mà còn nâng cao uy tín trong mắt khách hàng và đối tác. Dưới đây là một số lưu ý cần thiết:

4.1. Đảm bảo tính hợp pháp của hóa đơn

Hóa đơn phải được phát hành theo đúng quy định của pháp luật. Doanh nghiệp cần phải đăng ký sử dụng hóa đơn với cơ quan thuế, đặc biệt là hóa đơn GTGT và hóa đơn điện tử. Việc phát hành hóa đơn không hợp pháp, hay không có thông báo cho cơ quan thuế có thể dẫn đến việc bị xử phạt hành chính, thậm chí truy cứu trách nhiệm hình sự nếu tình trạng này diễn ra nghiêm trọng.

4.2. Ghi chép và lưu trữ hóa đơn đúng cách

Doanh nghiệp cần ghi chép đầy đủ và chính xác các thông tin trên hóa đơn, bao gồm tên, địa chỉ, mã số thuế của bên bán và bên mua, ngày tháng lập hóa đơn, mô tả hàng hóa, số lượng, đơn giá, tổng giá trị và thuế GTGT. Ngoài ra, hóa đơn cần phải được lưu trữ theo đúng thời gian quy định. Thông thường, hóa đơn giấy phải được lưu trữ trong thời gian 10 năm, còn hóa đơn điện tử là 5 năm. Việc này giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm tra, đối chiếu thông tin khi cần thiết, và phục vụ cho các mục đích kiểm tra thuế.

4.3. Chọn loại hóa đơn phù hợp

Doanh nghiệp cần lựa chọn loại hóa đơn phù hợp với hoạt động kinh doanh của mình. Ví dụ, nếu doanh nghiệp có nghĩa vụ kê khai thuế GTGT, thì cần sử dụng hóa đơn GTGT. Nếu doanh nghiệp không phải kê khai thuế GTGT, có thể sử dụng hóa đơn bán hàng. Việc lựa chọn đúng loại hóa đơn không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn tiết kiệm thời gian và công sức trong quá trình phát hành và quản lý.

4.4. Lập hóa đơn đúng thời điểm

Thời điểm lập hóa đơn cũng rất quan trọng. Doanh nghiệp cần lập hóa đơn ngay khi giao hàng hoặc cung cấp dịch vụ. Việc lập hóa đơn sau khi đã giao hàng hoặc cung cấp dịch vụ có thể dẫn đến các rủi ro pháp lý và ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp. Nếu hóa đơn không được lập đúng thời điểm, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong việc chứng minh giao dịch và thực hiện các nghĩa vụ tài chính liên quan.

4.5. Kiểm tra tính chính xác của thông tin trên hóa đơn

Trước khi phát hành hóa đơn, doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ lưỡng các thông tin trên hóa đơn để đảm bảo tính chính xác. Một số thông tin quan trọng cần kiểm tra bao gồm tên và địa chỉ của bên bán và bên mua, mã số thuế, ngày tháng lập hóa đơn, và thông tin mô tả hàng hóa. Việc phát hành hóa đơn có thông tin sai lệch có thể gây rắc rối trong việc kê khai thuế và làm giảm uy tín của doanh nghiệp trong mắt khách hàng.

4.6. Quản lý và theo dõi hóa đơn

Doanh nghiệp cần có hệ thống quản lý hóa đơn hiệu quả, bao gồm việc theo dõi và lưu trữ các hóa đơn đã phát hành và nhận được. Việc này giúp doanh nghiệp dễ dàng đối chiếu thông tin, kiểm tra tình hình tài chính và thực hiện các nghĩa vụ thuế đúng hạn. Ngoài ra, hệ thống quản lý hóa đơn tốt cũng giúp doanh nghiệp phát hiện kịp thời các sai sót trong quy trình phát hành hóa đơn.

4.7. Thực hiện các nghĩa vụ thuế liên quan

Doanh nghiệp cần chú ý thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ thuế liên quan đến hóa đơn. Đối với hóa đơn GTGT, doanh nghiệp cần kê khai và nộp thuế đúng hạn, đồng thời thực hiện các nghĩa vụ báo cáo thuế theo quy định của pháp luật. Việc chậm trễ hoặc thiếu sót trong việc kê khai thuế có thể dẫn đến việc bị xử phạt hành chính và ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

5. Quy định mới nhất về việc sử dụng hoá đơn đối với doanh nghiệp mới thành lập

Theo quy định tại Điều 91 Luật Quản Lý thuế 2019, quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC thì các doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng hoá đơn điện tử khi tiến hành mua- bán hàng hoá, dịch vụ kể từ ngày 01/07/2022.

Căn cứ tại Điều 59 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP:

“Doanh nghiệp bắt buộc phải chuyển đổi sang sử dụng hoá đơn điện tử khi mua bán hàng hoá dịch vụ từ ngày 01/07/2022.”

Doanh nghiệp vẫn được tiếp tục sử dụng hoá đơn đang sử dụng kể từ ngày 17/09/2021 đến hết ngày 30/06/2022. Đối với trường hợp đã thông báo phát hành hoá đơn đặt in, hoá đơn tự in, hoá đơn điện tử không có mã hoặc đã đăng ký áp dụng hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

6. Câu hỏi thường gặp

Doanh nghiệp mới thành lập có thể hủy hóa đơn không?

Doanh nghiệp mới thành lập có thể hủy hóa đơn, nhưng phải tuân theo quy định của cơ quan thuế. Doanh nghiệp cần lập biên bản hủy hóa đơn, ghi rõ lý do hủy, và lưu trữ các tài liệu này để phục vụ cho việc kiểm tra thuế trong 0tương lai. Hóa đơn đã hủy cần được lưu giữ cùng với các chứng từ liên quan để đảm bảo tính minh bạch và dễ dàng kiểm tra.

Doanh nghiệp có thể tự in hóa đơn không?

Doanh nghiệp mới thành lập có thể tự in hóa đơn, nhưng phải tuân thủ các quy định của cơ quan thuế. Doanh nghiệp cần thông báo phát hành hóa đơn tự in cho cơ quan thuế, đồng thời hóa đơn phải đáp ứng các tiêu chí về hình thức và nội dung theo quy định. Điều này giúp đảm bảo tính hợp pháp và tránh các vấn đề phát sinh liên quan đến thuế sau này.

Hy vọng qua bài viết, Công ty Luật ACC đã giúp quý khách hàng hiểu rõ hơn về Doanh nghiệp mới thành lập sử dụng hóa đơn gì?. Đừng ngần ngại hãy liên hệ với Công ty Luật ACC nếu quý khách hàng có bất kỳ thắc mắc gì cần tư vấn giải quyết.