Doanh nghiệp không trả sổ bảo hiểm khi nghỉ việc bị xử phạt như thế nào?

Bài viết của Luật ACC sẽ tập trung vào vấn đề doanh nghiệp không trả sổ bảo hiểm khi nghỉ việc bị xử phạt như thế nào và những quy định pháp luật liên quan đến trách nhiệm của doanh nghiệp trong việc hoàn trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động. Việc không thực hiện nghĩa vụ này không chỉ gây thiệt hại cho quyền lợi của người lao động mà còn có thể dẫn đến những hình thức xử phạt hành chính đối với doanh nghiệp.

Doanh nghiệp không trả sổ bảo hiểm khi nghỉ việc bị xử phạt như thế nào? 

1. Sổ bảo hiểm là gì Sổ bảo hiểm có quan trọng với người lao động không? 

Sổ bảo hiểm xã hội (BHXH) là một tài liệu chính thức do cơ quan bảo hiểm xã hội cấp cho người lao động để ghi nhận quá trình tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, và bảo hiểm thất nghiệp. Sổ này thường bao gồm các thông tin cơ bản như:

• Thông tin cá nhân của người lao động (họ tên, ngày sinh, số CMND/CCCD).
• Thời gian tham gia bảo hiểm xã hội.
• Mức đóng bảo hiểm hàng tháng.
• Các chế độ mà người lao động đã được hưởng, như chế độ thai sản, ốm đau, tai nạn lao động, nghỉ hưu...

Sổ bảo hiểm xã hội rất quan trọng đối với người lao động vì các lý do sau:

• Xác nhận quyền lợi: Sổ bảo hiểm là bằng chứng cho việc người lao động đã tham gia bảo hiểm xã hội. Nó giúp xác nhận quyền lợi của họ khi cần hưởng các chế độ bảo hiểm.
• Tiện ích trong việc giải quyết chế độ: Khi cần hưởng chế độ thai sản, ốm đau, hoặc nghỉ hưu, người lao động sẽ cần sổ bảo hiểm để làm thủ tục và nhận quyền lợi.
• Bảo vệ quyền lợi hợp pháp: Sổ bảo hiểm cũng là một tài liệu quan trọng trong việc chứng minh thời gian làm việc và đóng bảo hiểm, bảo vệ quyền lợi cho người lao động trong các trường hợp tranh chấp với người sử dụng lao động.
• Tham gia các chế độ phúc lợi: Để tham gia các chương trình phúc lợi khác như bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, người lao động cũng cần dựa vào thông tin trong sổ bảo hiểm.

Như vậy, sổ bảo hiểm xã hội không chỉ là một tài liệu quan trọng mà còn là một công cụ bảo vệ quyền lợi thiết thực cho người lao động trong suốt quá trình làm việc và khi họ cần hưởng các chế độ bảo hiểm.

2. Nghỉ việc bao lâu thì được trả sổ bảo hiểm xã hội?

Sổ bảo hiểm xã hội (BHXH) là tài liệu quan trọng ghi nhận quá trình tham gia BHXH của người lao động. Việc trả sổ BHXH sau khi người lao động nghỉ việc được quy định cụ thể như sau:

2.1. Quyền và nghĩa vụ của người lao động và doanh nghiệp

Theo quy định tại khoản 2 Điều 18 và khoản 3 Điều 19 Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014, người lao động có quyền giữ và bảo quản sổ bảo hiểm xã hội của mình. Tuy nhiên, khi chấm dứt hợp đồng lao động, người lao động cần giao lại sổ này cho người sử dụng lao động để họ thực hiện thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội.

Trách nhiệm của doanh nghiệp hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại cho người lao động. Điều này được quy định tại khoản 3 Điều 48 Bộ luật Lao động năm 2019 và khoản 5 Điều 21 Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014.

2.2. Thời hạn chốt sổ bảo hiểm xã hội

Mặc dù pháp luật quy định rõ ràng về trách nhiệm chốt và trả lại sổ bảo hiểm cho người lao động, nhưng không có quy định cụ thể về thời hạn doanh nghiệp phải thực hiện việc này. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp không thực hiện chốt sổ và gây thiệt hại đến quyền lợi của người lao động, họ sẽ phải chịu trách nhiệm bồi thường.

(i) Các bước thực hiện chốt sổ bảo hiểm xã hội:

• Báo giảm lao động: Doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục báo giảm lao động trong thời hạn 5 ngày. Thời hạn này được quy định trong Quyết định 896/QĐ-BHXH năm 2021.
• Xác nhận sổ bảo hiểm xã hội: Sau khi báo giảm lao động, doanh nghiệp phải hoàn tất thủ tục xác nhận sổ bảo hiểm xã hội, thời hạn giải quyết cũng là 5 ngày kể từ khi cơ quan bảo hiểm nhận được hồ sơ hợp lệ, theo quy định tại khoản 4 Điều 29 Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017.

(ii) Tổng thời gian nhận lại sổ bảo hiểm xã hội

Nếu doanh nghiệp thực hiện nhanh chóng hai thủ tục trên, người lao động có thể nhận lại sổ bảo hiểm xã hội trong vòng 10 ngày. Việc này không chỉ đảm bảo quyền lợi của người lao động mà còn giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật, tránh những rắc rối pháp lý có thể phát sinh do không thực hiện nghĩa vụ chốt sổ bảo hiểm kịp thời.

>>> Bài viết Nhận bảo hiểm xã hội 1 lần qua bưu điện được không? sẽ giúp bạn đọc biết thêm về quy định liên quan đến vấn đề nhận bảo hiểm xã hội 1 lần qua bưu điện 

3. Doanh nghiệp không trả sổ bảo hiểm khi nghỉ việc bị xử phạt như thế nào?

Doanh nghiệp không trả sổ bảo hiểm khi nghỉ việc bị xử phạt như thế nào?

Việc doanh nghiệp không trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động khi họ nghỉ việc không chỉ là một hành vi vi phạm pháp luật mà còn ảnh hưởng nghiêm trọng đến quyền lợi của người lao động. Dưới đây là phân tích chi tiết về vấn đề này, bao gồm các quy định pháp luật, mức xử phạt và hệ lụy đối với doanh nghiệp.

3.1. Quy định pháp luật về trách nhiệm của doanh nghiệp

Theo Điều 21 Luật Bảo hiểm xã hội 2014, doanh nghiệp có trách nhiệm phải trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động khi họ chấm dứt hợp đồng lao động. Cụ thể, việc trả sổ bảo hiểm không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn thể hiện sự tôn trọng quyền lợi của người lao động, giúp họ có thể tiếp tục tham gia vào hệ thống bảo hiểm xã hội hoặc hưởng các quyền lợi khác sau khi nghỉ việc.

3.2. Mức xử phạt vi phạm hành chính

Theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP, hành vi không trả sổ bảo hiểm cho người lao động bị xử phạt như sau:

(i) Mức phạt tiền:

• Đối với cá nhân: Người sử dụng lao động sẽ bị phạt từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng cho mỗi trường hợp không trả sổ bảo hiểm.
• Đối với tổ chức: Mức phạt có thể gấp đôi, từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng cho mỗi người lao động không được nhận sổ bảo hiểm. Tổng mức phạt cho toàn bộ doanh nghiệp không vượt quá 75.000.000 đồng.

(ii) Hình thức xử phạt bổ sung:

Ngoài phạt tiền, doanh nghiệp còn có thể bị yêu cầu thực hiện nghĩa vụ trả lại sổ bảo hiểm cho người lao động, điều này có thể dẫn đến nhiều rắc rối cho doanh nghiệp trong việc thực hiện các thủ tục liên quan.

3.3. Hệ lụy đối với doanh nghiệp

Các hệ lụy có thể ảnh hưởng đến doanh nghiệp chẳng hạn như:

• Khó khăn trong quản lý nhân sự: Việc không trả sổ bảo hiểm có thể gây ra những mâu thuẫn trong quan hệ lao động, ảnh hưởng đến môi trường làm việc và tinh thần của nhân viên. Người lao động có thể cảm thấy không được tôn trọng và không yên tâm làm việc.
• Ảnh hưởng đến uy tín doanh nghiệp: Hành vi này có thể khiến doanh nghiệp bị đánh giá xấu trong mắt nhân viên, khách hàng và đối tác. Một doanh nghiệp không tuân thủ các quy định pháp luật về bảo hiểm xã hội có thể mất đi sự tin tưởng từ thị trường.
• Rủi ro pháp lý: Ngoài việc phải chịu phạt hành chính, doanh nghiệp còn có thể bị kiện ra tòa nếu người lao động quyết định thực hiện các quyền lợi hợp pháp của mình, dẫn đến việc doanh nghiệp phải bồi thường thiệt hại.

Việc không trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động khi họ nghỉ việc không chỉ vi phạm pháp luật mà còn có thể gây ra nhiều hệ lụy nghiêm trọng cho doanh nghiệp. Do đó, doanh nghiệp cần phải thực hiện đúng trách nhiệm của mình trong việc quản lý và trả sổ bảo hiểm xã hội, nhằm bảo vệ quyền lợi hợp pháp cho người lao động và duy trì uy tín trong hoạt động kinh doanh. Người lao động cũng cần nắm rõ quyền lợi của mình và chủ động yêu cầu doanh nghiệp thực hiện nghĩa vụ này, nhằm bảo vệ quyền lợi của chính mình.

4. Nếu doanh nghiệp không trả sổ bảo hiểm khi nghỉ việc, người lao động cần làm gì?

Nếu doanh nghiệp không trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động khi chấm dứt hợp đồng, người lao động có thể thực hiện các bước sau để bảo vệ quyền lợi và lợi ích của mình:

• Liên hệ với bộ phận nhân sự của doanh nghiệp: Người lao động nên bắt đầu bằng cách liên hệ với bộ phận nhân sự hoặc quản lý trực tiếp để yêu cầu trả sổ bảo hiểm xã hội. Nên chuẩn bị đầy đủ thông tin về thời gian làm việc, hợp đồng lao động và các chứng từ liên quan để chứng minh yêu cầu.
• Gửi đơn khiếu nại chính thức: Nếu doanh nghiệp không phản hồi hoặc từ chối trả sổ, người lao động có thể viết đơn khiếu nại gửi đến ban giám đốc hoặc lãnh đạo doanh nghiệp. Trong đơn cần nêu rõ yêu cầu và lý do vì sao sổ bảo hiểm cần phải được trả lại.
• Liên hệ với tổ chức công đoàn (nếu có): Nếu doanh nghiệp có tổ chức công đoàn, người lao động có thể liên hệ để được hỗ trợ, bảo vệ quyền lợi và đề xuất giải pháp cho vấn đề này.
• Gửi đơn khiếu nại đến cơ quan bảo hiểm xã hội: Người lao động có thể gửi đơn khiếu nại đến cơ quan bảo hiểm xã hội tại địa phương, thông báo về việc doanh nghiệp không thực hiện nghĩa vụ trả sổ bảo hiểm. Cơ quan này có thể can thiệp và yêu cầu doanh nghiệp thực hiện trách nhiệm của mình.
• Khởi kiện ra tòa án: Trong trường hợp doanh nghiệp vẫn không hợp tác và không trả sổ bảo hiểm, người lao động có thể xem xét việc khởi kiện ra tòa án. Để thực hiện điều này, nên tham khảo ý kiến của luật sư hoặc các chuyên gia pháp lý để được hướng dẫn cụ thể.
• Ghi lại các thông tin và chứng cứ: Trong suốt quá trình khiếu nại, người lao động nên ghi lại mọi thông tin liên quan đến việc yêu cầu trả sổ bảo hiểm, bao gồm các email, tin nhắn, biên bản làm việc hoặc các tài liệu liên quan khác. Những thông tin này sẽ là chứng cứ quan trọng nếu cần đến khiếu nại hoặc khởi kiện.
• Tìm kiếm sự tư vấn từ luật sư: Nếu tình hình không được cải thiện, người lao động nên tìm đến luật sư hoặc công ty luật chuyên về lao động để được tư vấn và hỗ trợ pháp lý, đảm bảo quyền lợi của mình được bảo vệ tối đa.

Người lao động có quyền yêu cầu doanh nghiệp trả sổ bảo hiểm xã hội của mình khi chấm dứt hợp đồng. Nếu doanh nghiệp không thực hiện nghĩa vụ này, người lao động nên thực hiện các bước nêu trên để bảo vệ quyền lợi của mình. Hành động kiên quyết và có kế hoạch sẽ giúp người lao động bảo vệ được quyền lợi và lợi ích hợp pháp của mình.

>>> Bạn đọc có thể hiểu thêm về vấn đề Yêu cầu cấp lại sổ bảo hiểm xã hội được không? qua bài viết tham khảo của Luật ACC về chi tiết các nội dung liên quan 

5. Câu hỏi thường gặp 

Doanh nghiệp có nghĩa vụ gì đối với sổ bảo hiểm xã hội khi người lao động nghỉ việc?

Trả lời: Doanh nghiệp có trách nhiệm hoàn thành thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội và trả lại sổ cho người lao động khi chấm dứt hợp đồng lao động.

Nếu doanh nghiệp không trả sổ bảo hiểm, họ có bị xử phạt không?

Trả lời: Có, doanh nghiệp sẽ bị xử phạt hành chính nếu không thực hiện nghĩa vụ trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động, theo quy định của pháp luật.

Có thời hạn nào để doanh nghiệp hoàn tất thủ tục trả sổ bảo hiểm không?

Trả lời: Mặc dù pháp luật không quy định cụ thể thời hạn, nhưng doanh nghiệp cần nhanh chóng hoàn tất thủ tục chốt sổ bảo hiểm và trả lại trong thời gian tối đa 10 ngày sau khi người lao động nghỉ việc.

Hy vọng bài viết Công ty Luật ACC đã giúp quý độc giả hiểu rõ hơn về những quy định và hậu quả pháp lý liên quan đến việc doanh nghiệp không trả sổ bảo hiểm khi nghỉ việc bị xử phạt như thế nào? Nếu có bất kỳ vấn đề vướng mắc cần giải đáp cụ thể, Quý bạn đọc hãy liên hệ với Công ty luật ACC qua số hotline 1900.3330 để được hỗ trợ.