Hướng dẫn điều chỉnh hóa đơn điện tử bị sai nội dung

Trong quá trình kinh doanh, việc lập hóa đơn điện tử không tránh khỏi những sai sót về thông tin, giá trị, hoặc các chi tiết liên quan. Những sai sót này có thể gây ra nhiều rắc rối cho cả người bán và người mua nếu không được xử lý kịp thời và đúng quy định. Bài viết dưới đây Công ty Luật ACC sẽ hướng dẫn chi tiết về cách điều chỉnh hóa đơn điện tử bị sai nội dung theo quy định pháp luật.

Hướng dẫn điều chỉnh hóa đơn điện tử bị sai nội dung

1. Nguyên tắc điều chỉnh hóa đơn điện tử 

Theo Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC, khi hóa đơn điện tử có sai sót, cần lưu ý các nguyên tắc xử lý như sau:

• Sai sót cần cấp lại mã số thuế hoặc cần điều chỉnh/thay thế hóa đơn điện tử: Bên bán có thể thông báo việc điều chỉnh cho một hoặc nhiều hóa đơn điện tử có sai sót (theo Mẫu 04/SS-HĐĐT) và gửi thông báo cho cơ quan thuế, nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế GTGT phát sinh hóa đơn điều chỉnh.
• Hóa đơn lập khi thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ và sau đó hủy dịch vụ: Bên bán cần hủy hóa đơn điện tử đã lập và thông báo việc hủy này cho cơ quan thuế theo Mẫu 04/SS-HĐĐT.
• Hóa đơn đã điều chỉnh/thay thế nhưng tiếp tục có sai sót: Các lần xử lý tiếp theo sẽ được thực hiện theo hình thức đã áp dụng ban đầu.
• Hóa đơn không có ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn hoặc số hóa đơn sai: Bên bán chỉ cần điều chỉnh mà không cần hủy/thay thế hóa đơn.
• Sai sót về giá trị trên hóa đơn điện tử: Điều chỉnh tăng (ghi dấu dương) hoặc giảm (ghi dấu âm) theo thực tế.
• Khai bổ sung hồ sơ thuế: Thực hiện theo quy định của pháp luật quản lý thuế đối với hóa đơn điều chỉnh, thay thế, hoặc bị hủy.

2. Trường hợp cần điều chỉnh hóa đơn điện tử 

Một số trường hợp cần điều chỉnh hóa đơn theo Điều 7, Thông tư 78/2019/BTC và Điều 19, Nghị định 123/2020/NĐ-CP gồm:

• Sai thông tin người mua: sai tên, địa chỉ người mua nhưng đúng mã số thuế và các nội dung khác.
• Sai nội dung trên hóa đơn: sai mã số thuế của người mua hoặc người bán; sai số tiền, thuế suất, hoặc tiền thuế; hàng hóa không đúng quy cách, chất lượng.

Khi hóa đơn điện tử có sai sót, hai bên cần thống nhất việc lập hóa đơn điều chỉnh và nên lập biên bản thỏa thuận trước khi điều chỉnh. Dù không bắt buộc, biên bản này được khuyến khích để làm bằng chứng, đảm bảo minh bạch trong thủ tục điều chỉnh.

>>>Tham khảo thêm về Cách tra cứu hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC

3. Hướng dẫn điều chỉnh hóa đơn điện tử bị sai nội dung

Hướng dẫn điều chỉnh hóa đơn điện tử bị sai nội dung

Hóa đơn sai sót chưa gửi người mua

Xử lý: Hủy hóa đơn và lập hóa đơn mới.

Quy trình:

• Gửi thông báo sai sót (Mẫu 04/SS-HĐĐT) cho cơ quan thuế.
• Lập hóa đơn mới thay thế và gửi cơ quan thuế để cấp mã.

Sai sót tên, địa chỉ người mua nhưng đúng mã số thuế

Xử lý: Thông báo cho người mua và cơ quan thuế, không cần lập lại hóa đơn.

Quy trình:

• Thông báo sai sót cho người mua.
• Gửi thông báo sai sót cho cơ quan thuế (Mẫu 04/SS-HĐĐT).

Sai mã số thuế, số tiền, thuế suất, hàng hóa không đúng quy cách

Xử lý: Chọn 1 trong 2 phương án:

• Lập hóa đơn điều chỉnh: Điều chỉnh hóa đơn sai sót, ghi rõ "Điều chỉnh cho hóa đơn...".
• Lập hóa đơn thay thế: Lập hóa đơn mới thay thế hóa đơn sai, ghi rõ "Thay thế cho hóa đơn...".

Cơ quan thuế phát hiện sai sót

Xử lý: Nhận thông báo rà soát từ cơ quan thuế. Thông báo kết quả rà soát cho cơ quan thuế, lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế nếu cần.

>>>Tìm hiểu thêm thông tin Mã tra cứu hóa đơn điện tử là gì? Ý nghĩa?

4. Câu hỏi thường gặp

Sau khi điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn, cần lưu giữ những giấy tờ gì để làm bằng chứng?

Trả lời: Nên lưu giữ bản sao hóa đơn gốc, hóa đơn điều chỉnh/thay thế, thông báo gửi cơ quan thuế (Mẫu 04/SS-HĐĐT) và (nếu có) biên bản thỏa thuận giữa hai bên.

Nếu doanh nghiệp sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử, phần mềm đó có hỗ trợ tự động tạo Mẫu 04/SS-HĐĐT không?

Trả lời: Phần lớn các phần mềm hóa đơn điện tử hiện nay đều hỗ trợ tạo tự động Mẫu 04/SS-HĐĐT. Tuy nhiên, bạn nên kiểm tra kỹ hướng dẫn sử dụng của phần mềm mình đang dùng.

Trong trường hợp hóa đơn điện tử bị sai sót do lỗi của phần mềm, doanh nghiệp có thể yêu cầu nhà cung cấp phần mềm hỗ trợ không?

Trả lời: Hoàn toàn có thể. Nhà cung cấp phần mềm có trách nhiệm hỗ trợ khách hàng khắc phục các lỗi phát sinh từ phần mềm của họ.

Nếu hóa đơn điện tử bị sai sót do lỗi của cơ quan thuế, doanh nghiệp phải làm gì?

Trả lời: Nếu doanh nghiệp xác định được lỗi sai là do cơ quan thuế gây ra, nên liên hệ trực tiếp với cơ quan thuế để được hướng dẫn giải quyết.

Việc điều chỉnh hóa đơn điện tử bị sai nội dung đòi hỏi sự tuân thủ nghiêm ngặt theo quy định pháp luật, nhằm đảm bảo tính minh bạch và tránh những rủi ro về pháp lý cho doanh nghiệp. Qua bài viết của Công ty Luật ACC, hy vọng doanh nghiệp có thể dễ dàng áp dụng để xử lý các sai sót trên hóa đơn một cách nhanh chóng, chính xác.