Mẫu chứng từ kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp

Thông tư 107/2017/TT-BTC đã quy định chi tiết về hệ thống mẫu chứng từ kế toán bắt buộc sử dụng trong các đơn vị hành chính, sự nghiệp. Các mẫu chứng từ này được thiết kế để thống nhất và đảm bảo tính chính xác trong quá trình ghi nhận, xử lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Qua bài viết dưới đây, Công ty Luật ACC cung cấp thông tin về mẫu chứng từ kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp. 

Mẫu chứng từ kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp

1. Quy định về chứng từ kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp

Quy định chung về chứng từ kế toán:

- Nguyên tắc lập chứng từ:

• Mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phải có một chứng từ kế toán.
• Chứng từ phải được lập đầy đủ các nội dung theo quy định.
• Chứng từ phải được lập ngay sau khi nghiệp vụ phát sinh.
• Chứng từ phải được lưu trữ đầy đủ, khoa học.

- Bảo quản chứng từ:

• Chứng từ phải được bảo quản ở nơi khô ráo, sạch sẽ, tránh bị hư hỏng, mất mát.
• Thời gian lưu trữ chứng từ theo quy định của pháp luật.

Ý nghĩa của việc tuân thủ quy định về chứng từ kế toán:

• Đảm bảo tính chính xác, minh bạch: Các thông tin về giao dịch được ghi nhận đầy đủ, rõ ràng, giúp kiểm soát tài chính hiệu quả.
• Phục vụ cho công tác kiểm toán: Cung cấp đầy đủ cơ sở để kiểm toán viên kiểm tra, đánh giá tình hình tài chính của đơn vị.
• Tuân thủ pháp luật: Đảm bảo đơn vị thực hiện đúng các quy định của pháp luật về kế toán.

2. Tổng hợp mẫu chứng từ kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp

• Phiếu thu là mẫu số C40-BB.

Dưới đây là mẫu Phiếu thu là mẫu số C40-BB.

 PHIẾU THU

Họ và tên người nộp tiền: ......................................................................................................

Địa chỉ: .................................................................................................................................

Nội dung: ..............................................................................................................................

Số tiền: ................................................................................................................... (loại tiền)

(viết bằng chữ): .....................................................................................................................

Kèm theo: .............................................................................................................................

Đã nhận đủ số tiền: - Bằng số: ...............................................................................................

- Bằng chữ: ........................................................................................................................... 

+ Tỷ giá ngoại tệ: ...................................................................................................................

+ Số tiền quy đổi: ..................................................................................................................

• Phiếu chi là mẫu số C41-BB

Dưới đây là mẫu Phiếu chi là mẫu số C41-BB

 PHIẾU CHI

Họ và tên người nhận tiền: .....................................................................................................

Địa chỉ: .................................................................................................................................

Nội dung: ..............................................................................................................................

Số tiền: ................................................................................................................... (loại tiền)

(viết bằng chữ): .....................................................................................................................

Kèm theo: .............................................................................................................................

Đã nhận đủ số tiền: - Bằng số: ...............................................................................................

- Bằng chữ: ........................................................................................................................... 

+ Tỷ giá ngoại tệ: ...................................................................................................................

+ Số tiền quy đổi:          

>>> Xem thêm về Mẫu sổ kế toán hành chính sự nghiệp qua bài viết của Công ty Luật ACC nhé.

3. Lập và lưu trữ chứng từ kế toán

Lập và lưu trữ chứng từ kế toán

Việc lập chứng từ kế toán là một khâu vô cùng quan trọng trong quá trình quản lý tài chính của đơn vị hành chính, sự nghiệp. Chứng từ kế toán không chỉ là bằng chứng cho các giao dịch kinh tế - tài chính mà còn là cơ sở để ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính và kiểm toán.

Các nguyên tắc khi lập chứng từ:

• Kịp thời: Chứng từ phải được lập ngay sau khi giao dịch xảy ra.
• Chính xác: Nội dung ghi trên chứng từ phải chính xác, đầy đủ, rõ ràng và trung thực.
• Đầy đủ: Chứng từ phải có đầy đủ các yếu tố bắt buộc như: tên đơn vị, số, ký hiệu, ngày lập, nội dung giao dịch, tài khoản nợ, tài khoản có, số tiền, người lập, người kiểm tra, người phê duyệt.
• Hợp lệ: Chứng từ phải được lập theo đúng mẫu quy định và có chữ ký, dấu của người có thẩm quyền.

Các loại chứng từ kế toán thường dùng:

• Phiếu thu: Dùng để ghi nhận các khoản tiền thu vào.
• Phiếu chi: Dùng để ghi nhận các khoản tiền chi ra.
• Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng: Dùng để xin phê duyệt tạm ứng kinh phí.
• Các chứng từ khác: Hóa đơn, hợp đồng, biên bản bàn giao...

Lưu trữ chứng từ kế toán

Việc lưu trữ chứng từ kế toán đảm bảo tính liên tục của thông tin kế toán, phục vụ cho công tác kiểm tra, đối chiếu, lập báo cáo và giải quyết các vấn đề phát sinh.

Các nguyên tắc lưu trữ chứng từ:

• Hệ thống: Sắp xếp chứng từ theo một hệ thống khoa học, dễ tìm kiếm (theo ngày, theo loại chứng từ, theo đối tượng...).
• An toàn: Bảo quản chứng từ ở nơi khô ráo, sạch sẽ, tránh bị mất mát, hư hỏng.
• Bảo mật: Chỉ những người có thẩm quyền mới được phép tiếp cận chứng từ.
• Thời gian lưu trữ: Tuân thủ theo quy định của pháp luật (thường là 5 năm trở lên).

Quy trình lưu trữ chứng từ:

• Sắp xếp: Sắp xếp chứng từ theo một tiêu chí nhất định (ví dụ: theo năm, tháng, loại chứng từ).
• Đóng bìa: Đóng chứng từ vào các bìa hồ sơ, ghi rõ thông tin về thời gian, loại chứng từ.
• Lưu trữ: Lưu trữ hồ sơ chứng từ ở nơi an toàn, có tủ, kệ để hồ sơ.
• Lập danh mục: Lập danh mục các hồ sơ chứng từ để dễ dàng tìm kiếm khi cần.

Ý nghĩa của việc lập và lưu trữ chứng từ kế toán

• Cơ sở cho việc ghi sổ: Chứng từ là căn cứ để ghi sổ kế toán, đảm bảo tính chính xác của số liệu kế toán.
• Bằng chứng cho các giao dịch: Chứng từ là bằng chứng pháp lý cho các giao dịch kinh tế - tài chính đã xảy ra.
• Phục vụ cho công tác kiểm toán: Chứng từ cung cấp thông tin đầy đủ để kiểm toán viên kiểm tra, đánh giá tình hình tài chính của đơn vị.
• Cơ sở để lập báo cáo tài chính: Chứng từ là nguồn dữ liệu chính để lập báo cáo tài chính.

>>> Xem thêm về Phân loại kế toán hành chính sự nghiệp tiền mặt qua bài viết của Công ty Luật ACC nhé.

4. Hành vi bị nghiêm cấm trong hoạt động kế toán

Các hành vi bị nghiêm cấm chính:

- Giả mạo, khai man chứng từ kế toán:

• Tạo ra các chứng từ giả mạo, không có thật.
• Sửa chữa, tẩy xóa thông tin trên chứng từ đã được lập.
• Ép buộc người khác làm giả hoặc sửa chữa chứng từ.

- Cung cấp thông tin, số liệu kế toán sai sự thật:

• Cố ý cung cấp thông tin không chính xác, không đầy đủ trong báo cáo tài chính hoặc các tài liệu kế toán khác.
• Ép buộc người khác cung cấp thông tin sai sự thật.

- Để ngoài sổ sách kế toán các khoản mục:

• Không ghi nhận đầy đủ các giao dịch kinh tế - tài chính vào sổ sách kế toán.
• Ẩn giấu thông tin về tài sản, nợ phải trả của đơn vị.

- Mua chuộc, đe dọa, trù dập người làm kế toán:

• Ép buộc người làm kế toán thực hiện các hành vi sai trái.
• Can thiệp vào công việc độc lập của người làm kế toán.

- Kiêm nhiệm các chức vụ trái quy định:

• Người có trách nhiệm quản lý, điều hành đơn vị kế toán kiêm làm kế toán, thủ kho, thủ quỹ (trừ trường hợp của doanh nghiệp tư nhân và công ty TNHH do một cá nhân làm chủ sở hữu).

Hậu quả khi vi phạm:

• Trách nhiệm hành chính: Phạt tiền, đình chỉ hoạt động.
• Trách nhiệm hình sự: Trong trường hợp vi phạm có tính chất nghiêm trọng, có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự.
• Mất uy tín: Đơn vị và cá nhân vi phạm sẽ mất uy tín trong cộng đồng kinh doanh.

5. Câu hỏi thường gặp

Chứng từ kế toán là gì trong đơn vị hành chính sự nghiệp?

Chứng từ kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp là các tài liệu dùng để ghi nhận và chứng minh các giao dịch tài chính của đơn vị. Chứng từ này bao gồm các loại như phiếu thu, phiếu chi, hóa đơn, biên lai, quyết định chi tiêu, và các tài liệu hỗ trợ khác.

Các mẫu chứng từ kế toán chính thường được sử dụng trong đơn vị hành chính sự nghiệp là gì?

Các mẫu chứng từ kế toán chính bao gồm:

• Phiếu thu (Mẫu số 01-TT): Ghi nhận việc thu tiền vào quỹ của đơn vị.
• Phiếu chi (Mẫu số 02-TT): Ghi nhận việc chi tiền từ quỹ của đơn vị.
• Hóa đơn (Mẫu số 03-TT): Chứng từ ghi nhận giao dịch mua bán hàng hóa hoặc dịch vụ.
• Biên lai (Mẫu số 04-TT): Chứng từ nhận tiền từ các nguồn thu khác.
• Quyết định chi tiêu (Mẫu số 05-TT): Chứng từ ghi nhận quyết định chi tiền cho các mục đích cụ thể.

Cấu trúc của một phiếu thu trong đơn vị hành chính sự nghiệp là gì?

Một phiếu thu thường có các phần chính sau:

• Tên đơn vị: Thông tin về đơn vị hành chính sự nghiệp.
• Số phiếu: Số hiệu của phiếu thu.
• Ngày tháng: Ngày lập phiếu thu.
• Người nộp tiền: Tên và thông tin của người nộp tiền.
• Lý do thu: Mô tả lý do thu tiền.
• Số tiền: Số tiền thu.
• Chữ ký: Chữ ký của người lập phiếu và người nhận tiền.

Cấu trúc của một phiếu chi trong đơn vị hành chính sự nghiệp là gì?

Một phiếu chi thường có các phần chính sau:

• Tên đơn vị: Thông tin về đơn vị hành chính sự nghiệp.
• Số phiếu: Số hiệu của phiếu chi.
• Ngày tháng: Ngày lập phiếu chi.
• Người nhận tiền: Tên và thông tin của người nhận tiền.
• Lý do chi: Mô tả lý do chi tiền.
• Số tiền: Số tiền chi.
• Chữ ký: Chữ ký của người lập phiếu và người nhận tiền.

Hóa đơn trong đơn vị hành chính sự nghiệp có cần phải tuân theo các quy định gì?

Hóa đơn cần phải tuân theo quy định của pháp luật về thuế và kế toán, bao gồm:

• Thông tin đầy đủ: Hóa đơn phải có đầy đủ thông tin về bên bán, bên mua, mô tả hàng hóa/dịch vụ, số lượng, giá trị, và thuế GTGT nếu có.
• Ký tên và đóng dấu: Hóa đơn cần được ký tên và đóng dấu của người có thẩm quyền.
• Lưu trữ: Hóa đơn phải được lưu trữ theo quy định về thời gian và hình thức lưu trữ.

Quy trình xử lý chứng từ kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp là gì?

Quy trình xử lý chứng từ kế toán bao gồm các bước:

• Lập chứng từ: Tạo lập chứng từ kế toán theo mẫu quy định.
• Kiểm tra và phê duyệt: Kiểm tra tính chính xác và hợp lệ của chứng từ; phê duyệt chứng từ theo quy định của đơn vị.
• Ghi sổ kế toán: Ghi nhận chứng từ vào hệ thống sổ sách kế toán.
• Lưu trữ: Lưu trữ chứng từ theo quy định của pháp luật và chính sách nội bộ.
• Đối chiếu và kiểm tra: Đối chiếu chứng từ với các báo cáo tài chính và thực hiện kiểm tra định kỳ.

Những sai sót phổ biến trong việc lập chứng từ kế toán là gì?

Những sai sót phổ biến bao gồm:

• Lỗi ghi chép: Nhập sai thông tin về ngày tháng, số tiền, hoặc đối tượng giao dịch.
• Chứng từ thiếu: Thiếu chứng từ cần thiết hoặc không đầy đủ thông tin.
• Chậm trễ trong xử lý: Xử lý chứng từ chậm dẫn đến việc không đồng bộ với các báo cáo tài chính.
• Sai lệch số liệu: Số liệu trên chứng từ không khớp với số liệu trong sổ sách kế toán.

Cần lưu ý gì khi lưu trữ chứng từ kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp?

• Tổ chức và bảo mật: Lưu trữ chứng từ một cách có tổ chức và bảo mật để dễ dàng tra cứu và kiểm tra.
• Thời gian lưu trữ: Tuân thủ quy định về thời gian lưu trữ chứng từ theo pháp luật và quy định của đơn vị.
• Sao lưu dữ liệu: Đối với chứng từ điện tử, thực hiện sao lưu dữ liệu định kỳ để tránh mất mát thông tin.

Trên đây là toàn bộ thông tin tư vấn của Công ty Luật ACC liên quan đến mẫu chứng từ kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp. Chúng tôi hy vọng nhận được nhiều ý kiến đóng góp của quý khách hàng trên cả nước để chúng tôi ngày một chuyên nghiệp hơn.