Chức năng, vai trò của hóa đơn thương mại - Công ty Luật ACC

Hóa đơn thương mại có tên quốc tế là Commercial Invoice – viết tắt CI, là một tài liệu chứng từ thương mại cơ bản do người bán phát hành cho người mua, trong đó bao gồm chi phí người mua/nhà nhập khẩu phải trả cho nhà cung cấp/xuất khẩu. Hóa đơn thương mại thông thường ghi rõ đặc điểm hàng hóa, đơn giá, tổng giá trị của hàng hóa, điều kiện giao hàng, phương thức thanh toán hay phương thức vận chuyển. Tuy nhiên nhiều người lại chưa hiểu rõ về vấn đề này. Hãy cùng ACC tìm hiểu các thông tin về chức năng của hóa đơn thương mại thông qua bài viết dưới đây để hiểu rõ thêm về vấn đề này nhé.

chức năng của hóa đơn thương mại

1. Hóa đơn thương mại là gì?

Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) viết tắt là Invoice, là chứng từ dùng để thanh toán giữa Người bán và Người mua. Chứng từ xuất khẩu đặc biệt này được yêu cầu bởi Hải quan, Cơ quan có trách nhiệm kiểm soát nhập khẩu. Họ cần hóa đơn thương mại để nhanh chóng quyết định loại thuế nào áp dụng cho gói hàng và ngăn chặn bất kỳ trường hợp nào bị giữ lại. Tuy nhiên, nó không đóng vai trò như một yêu cầu thanh toán, nó chỉ cung cấp cho người mua biết về số tiền họ sẽ phải trả trong tương lai.

2. Vai trò của Hóa đơn thương mại:

• Tính thuế nhập khẩu: Hòa đơn thương mại là căn cứ để xác định giá trị hải quan của hàng hóa, dùng cho mục đích làm thủ tục hải quan để tính toán và đánh giá các khoản thuế phải nộp;
• Xác lập thanh toán: Được yêu cầu cho các mục đích thanh toán (chẳng hạn như trong trường hợp thanh toán qua Thư tín dụng và người mua có thể phải xuất trình cho ngân hàng của họ để hướng dẫn xuất tiền cho người bán để thanh toán;
• Hóa đơn thương mại nêu chi tiết (các) giá, giá trị và số lượng hàng hóa đang được bán. Nó cũng phải bao gồm các điều kiện mua bán hoặc giao dịch được cả người mua và người bán đồng ý với giao dịch đang được thực hiện. Hóa đơn thương mại không chỉ ra quyền sở hữu hoặc quyền sở hữu đối với hàng hóa. Tuy nhiên, hóa đơn thương mại là bắt buộc để làm thủ tục hải quan.

Với những người mới vào ngành, chưa quen đọc và hiểu chứng từ cần phân biệt một chút giữa hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) với phiếu đóng gói (Packing List). Hai loại chứng từ trên thường nhìn gần giống nhau (vì thường được tạo ra từ 1 mẫu), và có nhiều thông tin trùng nhau, nhưng có chức năng khác nhau nên cần những dữ liệu đặc thù riêng. Hóa đơn thương mại là chứng từ thiên về chức năng thanh toán, trên đó quan trọng thể hiện hàng hóa bao nhiêu tiền. Còn phiếu đóng gói lại cần thể hiện hàng hóa được đóng gói như thế nào, bao nhiêu kiện, trọng lượng và thể tích bao nhiêu,…

3. Cách lập hóa đơn thương mại

Thứ nhất, thông tin của Seller (người bán) bao gồm các thông tin quan trọng sau:

• Tên của người bán.
• Địa chỉ người bán
• Thông tin liên hệ (nếu có)

Thứ hai, thông tin của buyer (người mua) bao gồm các thông tin:

• Tên của người mua hàng.
• Địa chỉ người mua (cần ghi rõ địa chỉ trên đăng ký kinh doanh, vì nó liên quan đến làm thủ tục nhập khẩu, chuyển tiền quốc tế qua ngân hàng, làm các chứng từ liên quan)
• Thông tin liên hệ (nếu có)

Đó là các thông tin cơ bản về buyer và seller cần phải thể hiện lên các hợp đồng thương mại. Bất kỳ form mẫu nào cũng phải chứa đựng hai thông tin quan trọng này. Bên cạnh đó về mục seller và buyer người ta thường có thể thêm thông tin của người phụ trách.

Thứ ba, số và ngày phát hành hóa đơn:

• Số hóa đơn ( Commercial No.): Tất cả các chứng từ đều phải có số của chứng từ, không ngoại trừ hóa đơn thương mại. Theo lời khuyên của Door to Door Việt thì số hóa đơn nên để ngắn gọn, dễ đọc dễ nhớ, thông thường người ta để số hóa đơn, số hợp đồng, số packing list cùng một số.
• Ngày phát hành hóa đơn (Date): Ngày phát hành hóa đơn thường để trùng với ngày phát hành packing list. Nhằm mục đích hạn chế việc nhầm lẫn về thời gian trên các chứng từ khác.

Thứ tư, thông tin về hàng hóa:

• Tên hàng bằng tiếng anh (mô tả cụ thể nếu có)
• Đơn giá và đơn vị tính giá (ví dụ: nếu đơn giá là USD/PCE, thì đơn vị tính là PCE nếu đơn đơn giá là USD/KGS thì đơn vị tính là KGS …), cần phải lưu ý loại tiền thống nhất trên hóa đơn.
• Tổng tiền (amount): là tích giữa đơn giá và đơn vị tính

Thứ năm, các thông tin khác:

• Tổng cộng (total) tiền bằng số và tổng tiền bằng chữ (by word)
• Điều kiện mua bán quốc tế – incoterms (ví dụ: CIF, Taichung Port, Taiwan)
• Ký tên và đóng dấu( nếu có) của nhà xuất khẩu
• Shipping cost (thông thường có nhiều người thêm vào, nhưng mục này theo Door to Door Việt là không nên, tốt nhất cộng vào trong tiền hàng)

Năm thông tin cơ bản trên có thể giải thích cho câu hỏi invoice là gì, hóa đơn thương mại là gì. Những thông tin trên không bắt buộc phải có tất cả. Tuy nhiên, việc h

Đó là các thông tin cơ bản của một hóa đơn thương mại, cần thể hiện thông tin thống nhất giữa hóa đơn thương mại với các chứng từ khác gồm:

• Đối với packing list: Cần thể hiện thống nhất về số lượng, trọng lượng nếu có.
• Đối với hợp đồng thương mại: Cần thể hiện thống nhất về đơn giá, số tiền và tổng tiền, điều kiện thương mại (incoterms)
• Cần thể hiện tên hàng và mô tả (nếu có) thống nhất trên các chứng từ tránh tình trạng dùng từ khác nhau (mặc dù là cùng nghĩa)

Trên đây là một số thông tin về chức năng của hóa đơn thương mại. Hy vọng với những thông tin ACC đã cung cấp sẽ giúp bạn giải đáp được những thắc mắc về vấn đề trên. Nếu bạn cần hỗ trợ hãy đừng ngần ngại mà liên hệ với Công ty Luật ACC, để được chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng. ACC cam kết sẽ giúp bạn có trải nghiệm tốt nhất về các dịch vụ mà mình cung cấp đến khách hàng. Chúng tôi luôn đồng hành pháp lý cùng bạn.