Những chính sách về phúc lợi cho nhân viên luôn cần thiết, cụ thể các chi phí phúc lợi là gì? Bài viết dưới đây sẽ giúp các bạn hiểu rõ hơn về vấn đề chi phí phúc lợi. 
Chi phí phúc lợi là gì? Chi phí phúc lợi cho nhân viên có tính thuế TNCN?
1. Chi phí phúc lợi là gì?
Chi phí phúc lợi là những khoản chi trả của doanh nghiệp cho người lao động ngoài lương, nhằm mục đích nâng cao đời sống vật chất và tinh thần cho người lao động, thu hút và giữ chân nhân tài.
2. Chi phí phúc lợi cho nhân viên gồm những khoản nào?
Theo Khoản 4 Điều 3 của Thông tư 25/2018/TT-BTC, các khoản chi có tính chất phúc lợi chi trực tiếp cho người lao động (NLĐ) bao gồm:
- Chi đám hiếu, hỷ của bản thân và gia đình người lao động.
- Chi nghỉ mát và chi hỗ trợ điều trị.
- Chi hỗ trợ bổ sung kiến thức học tập tại cơ sở đào tạo.
- Chi hỗ trợ gia đình người lao động bị ảnh hưởng bởi thiên tai, địch họa, tai nạn, ốm đau.
- Chi khen thưởng con của người lao động có thành tích tốt trong học tập.
- Chi hỗ trợ chi phí đi lại ngày lễ, tết cho người lao động.
- Chi bảo hiểm tai nạn, bảo hiểm sức khỏe, bảo hiểm tự nguyện khác cho người lao động (trừ Khoản chi mua bảo hiểm nhân thọ cho người lao động, bảo hiểm hưu trí tự nguyện cho người lao động hướng dẫn tại điểm 2.11 của Điều này).
- Những khoản chi có tính chất phúc lợi khác như Phí hội viên và các khoản chi dịch vụ khác phục vụ cho cá nhân theo yêu cầu như: chăm sóc sức khoẻ, vui chơi, thể thao, giải trí, thẩm mỹ…
3. Chi phí phúc lợi cho nhân viên có tính thuế TNCN?
Dựa trên quy định, các khoản chi phúc lợi có thể được miễn thuế TNCN hoặc không như sau:
Miễn thuế TNCN theo quy định Điểm đ Khoản 2 Điều 2 Thông tư 111/2013/TT-BTC ( sửa đổi Thông tư 92/2015/TT-BTC) sẽ không tính vào thu nhập chịu thuế đối với các khoản sau:
- Khoản chi đám hiếu, hỷ của bản thân và gia đình người lao động (tổng chi không quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế của doanh nghiệp).
- Khoản hỗ trợ cho việc khám chữa bệnh hiểm nghèo cho bản thân người lao động và thân nhân của người lao động.
- Khoản chi trả hộ tiền đào tạo nâng cao trình độ, tay nghề cho người lao động phù hợp với công việc chuyên môn, nghiệp vụ của người lao động hoặc theo kế hoạch của đơn vị sử dụng lao động.
- Tính thuế TNCN theo Điểm đ Khoản 2 Điều 2 Thông tư 111/2013/TT-BTC
- Các khoản còn lại như chi nghỉ mát, chi hỗ trợ gia đình người lao động bị ảnh hưởng bởi thiên tai, địch họa, tai nạn, chi khen thưởng con của người lao động có thành tích tốt trong học tập, chi hỗ trợ chi phí đi lại ngày lễ, tết cho người lao động, chi bảo hiểm tai nạn, bảo hiểm sức khỏe, bảo hiểm tự nguyện khác cho người lao động.
Nếu nội dung chi trả không ghi tên cá nhân được hưởng mà chi chung cho tập thể người lao động thì được miễn thuế TNCN. Tuy nhiên, nếu ghi rõ tên cá nhân được hưởng, thì sẽ tính thuế TNCN và cộng vào thu nhập của người đó để tính thuế TNCN.
Chi phí phúc lợi (Hình ảnh minh hoạ)
4. Điều kiện để doanh nghiệp được trừ các khoản chi phí.
Các điều kiện cụ thể để công ty được giảm trừ các khoản chi phí phúc lợi không phải đóng thuế TNCN cho nhân viên như sau:
- Điều kiện về các loại chi phí: Các khoản chi phí phúc lợi phải nằm trong danh mục các khoản thu nhập không chịu thuế TNCN theo quy định của pháp luật.
- Điều kiện về số tiền trừ: Tổng các khoản chi phí phúc lợi không được vượt quá 1 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế của doanh nghiệp. Mức lương bình quân được tính bằng cách chia tổng quỹ tiền lương thực hiện trong năm cho 12 tháng.
- Điều kiện về chứng từ và bảo lưu hồ sơ: Doanh nghiệp phải lưu trữ đầy đủ các chứng từ và hồ sơ chứng minh các khoản chi phúc lợi đã chi trả, và phải có dấu xác nhận của doanh nghiệp. Hồ sơ bảo lưu bao gồm chứng từ chi trả tiền viện phí, chi bảo hiểm y tế, và các khoản hỗ trợ cho nhân viên và người thân mắc bệnh hiểm nghèo.
- Tính hợp lệ và hợp pháp của các khoản chi: Các khoản chi phúc lợi phải tuân thủ quy định của pháp luật và đảm bảo tính hợp lệ.
Ngoài ra, đối với các trường hợp thanh toán không có chứng từ và không dùng tiền mặt, doanh nghiệp cần kê khai và điều chỉnh giảm chi phí đối với phần hàng hóa, dịch vụ không có chứng từ thanh toán vào kỳ tính thuế phát sinh việc thanh toán bằng tiền mặt. Điều này giúp đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ đúng quy định của pháp luật về việc giảm trừ các khoản chi phí phúc lợi khi tính thuế TNCN cho nhân viên.
5. Hồ sơ cần thiết để được trừ khi tính thuế TNCN đối với chi phí phúc lợi cho nhân viên.
Để được trừ khi tính thuế TNCN đối với chi phí phúc lợi cho nhân viên, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các hồ sơ sau:
- Hợp đồng lao động: Hợp đồng lao động phải ghi rõ các khoản phúc lợi mà doanh nghiệp cung cấp cho người lao động. Hợp đồng lao động phải được ký kết hợp lệ giữa hai bên.
- Quyết định về chế độ phúc lợi: Doanh nghiệp phải có quyết định về chế độ phúc lợi, trong đó quy định cụ thể các khoản phúc lợi, mức chi trả và điều kiện hưởng phúc lợi. Quyết định về chế độ phúc lợi phải được ban hành bởi người có thẩm quyền của doanh nghiệp.
- Hóa đơn, chứng từ thanh toán các khoản phúc lợi: Hóa đơn, chứng từ thanh toán các khoản phúc lợi phải hợp lệ theo quy định của pháp luật về thuế. Hóa đơn, chứng từ thanh toán phải thể hiện đầy đủ các thông tin liên quan đến khoản chi trả như: tên người bán, tên người mua, nội dung hàng hóa, dịch vụ, số tiền thanh toán, ngày tháng thanh toán,...
Ngoài ra, doanh nghiệp cần lưu ý một số điểm sau:
- Các khoản chi phí phúc lợi chỉ được trừ khi tính thuế TNCN khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện quy định tại Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp và các văn bản hướng dẫn thi hành. Doanh nghiệp có trách nhiệm lưu giữ đầy đủ hồ sơ, chứng từ liên quan đến các khoản chi phí phúc lợi trong thời hạn 5 năm.
- Doanh nghiệp có thể bị truy thu thuế nếu không thực hiện đúng các quy định về trừ khi tính thuế TNCN đối với chi phí phúc lợi cho nhân viên.
Nội dung bài viết:
Hãy để lại bình luận của bạn tại đây!