Xuất hóa đơn theo hợp đồng liệu có nhiều khác biệt so với xuất hóa đơn giấy hoặc hóa đơn điện tử hay không? Khi lập hóa đơn này cần lưu ý điều gì? Dưới đây sẽ là câu trả lời chi tiết và chuẩn xác nhất cho tất cả những thắc mắc nêu trên!
1. Khái niệm xuất hóa đơn theo hợp đồng
1.1 Khái niệm xuất hóa đơn theo hợp đồng
Trước khi đi sâu vào tìm hiểu các nội dung khác liên quan, trước tiên, chúng ta phải nắm rõ khái niệm hóa đơn theo hợp đồng. Trong thực tế, khi bên mua và bên bán ký kết hợp đồng với nhau, hóa đơn được xuất ra từ hợp đồng đó chính là hóa đơn theo hợp đồng, ngoài ra nó còn có tên gọi khác là Hóa đơn giá trị gia tăng hoặc Hóa đơn đỏ.
Hóa đơn theo hợp đồng là minh chứng rõ ràng nhất cho những hoạt động mua bán hàng hóa, sản phẩm, cung ứng dịch vụ giữa hai bên. Do đó, các thông tin ghi trên loại hóa đơn này phải rõ ràng, chính xác và tuân theo các quy định của pháp luật về nội dung hóa đơn.
Các loại hóa đơn theo hợp đồng đang được sử dụng là:
+ Hóa đơn điện tử
+ Hóa đơn giấy (Hóa đơn đặt in – Hóa đơn tự in)
1.2 Đối tượng áp dụng
Đối tượng áp dụng duy nhất của hóa đơn theo hợp đồng là những tổ chức, cá nhân kinh doanh kê khai và tính thuế theo phương pháp khấu trừ trong các hoạt động như mua bán sản phẩm, hàng hóa, vận tải quốc tế, cung ứng dịch vụ trong nước, xuất khẩu hàng hóa và dịch vụ sang nước ngoài,…
2. Nội dung xuất hóa đơn theo hợp đồng
Trước khi xuất hóa đơn theo hợp đồng, bạn cần kiểm tra những nội dung dưới đây để đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp của hóa đơn:
2.1 Thông tin của người bán/mua
– Họ và tên của người mua: phải được ghi đầy đủ và chính xác. Trong trường hợp người mua không cung cấp thông tin hoặc không lấy hóa đơn thì phải ghi chú lại.
– Tên cơ quan/tổ chức/công ty: cũng phải ghi đầy đủ và chính xác. Trong trường hợp tên cơ quan/tổ chức/công ty quá dài, người lập hóa đơn có thể tham khảo quy định viết tắt để rút ngắn tên đơn vị của mình lại.
Ví dụ, công ty trách nhiệm hữu hạn có thể viết tắt là công ty TNHH, công ty cổ phần viết tắt thành công ty CP,…
– Mã số thuế: trường thông tin này rất dễ viết sai, do đó người lập hóa đơn cần kiểm tra lại kĩ trước khi xuất hóa đơn.
– Địa chỉ: người lập hóa đơn lưu ý phải điền đúng địa chỉ được đăng ký trong Giấy phép đăng ký kinh doanh.
2.2 Đồng tiền ghi trên hóa đơn
– Phần tiền ghi trên hóa đơn theo hợp đồng sẽ không được làm tròn số lẻ.
– Trong trường hợp người mua dùng ngoại tệ để thanh toán, người lập hóa đơn phải ghi tổng tiền thanh toán bằng nguyên tệ và kèm theo Tiếng Việt tại mục “Số tiền bằng chữ”.
2.3 Chữ ký
– Chữ ký của người bán: ai là người lập hóa đơn thì sẽ là người đó trực tiếp ký, thường sẽ là thủ trưởng đơn vị, hoặc người được thủ trưởng đơn vị ủy quyền để ký (phải có giấy ủy quyền), dấu của đơn vị sẽ được đóng vào bên trái của hóa đơn.
– Chữ ký của người mua: ai là người giao dịch trực tiếp thì sẽ là người đó ký. Tuy nhiên, chữ ký của người mua là không bắt buộc. Trong trường hợp người mua không trực tiếp tới mua thì người bán phải ghi rõ giao dịch qua điện thoại, qua Internet hay qua fax.
3. Lưu ý khi xuất hóa đơn theo hợp đồng
Bên cạnh quy định về nội dung trên hóa đơn theo hợp đồng, doanh nghiệp cũng cần chú ý tới một vài nguyên tắc sau để quá trình xuất hóa đơn được suôn sẻ, thuận lợi:
Lưu ý 1:
Người viết hóa đơn phải là người bán.
Lưu ý 2:
Người bán phải lập hóa đơn theo hợp đồng theo đúng số thứ tự từ bé tới lớn.
Lưu ý 3:
Nếu danh mục hàng hóa trên hóa đơn quá dài, người bán có thể xuất hóa đơn theo các hình thức dưới đây:
– Hóa đơn giấy: người bán xuất nhiều hóa đơn nối tiếp hoặc xuất hóa đơn kèm bảng kê.
– Hóa đơn điện tử: người bán chỉ cần xuất duy nhất một hóa đơn gồm nhiều trang.
Lưu ý 4:
Trong ngành xây dựng, người lập hóa đơn được phép ghi thông tin về hàng hóa theo công trình được bàn giao.
4. Các chứng từ làm căn cứ hạch toán hàng về trước hoá đơn về sau
Để chứng minh được việc hàng về trước hóa đơn về sau, kế toán doanh nghiệp cần chuẩn bị các giấy tờ liên quan như sau:
Hợp đồng pháp lý với các bên, các phiếu nhập, phiếu xuất kho, chứng từ chuyển tiền
Hợp đồng cần ghi rõ thời điểm giao hàng, thời điểm giao hóa đơn, chứng từ cho hàng đi đường (bên bán sử dụng phiếu xuất kho kiêm lệnh vận chuyển/điều động sau khi giao nhận đủ và thanh toán tiền mới xuất hóa đơn GTGT)
Cần đối chiếu hàng hóa đó với hợp đồng mua hàng, tiến hành kiểm kê và lập phiếu nhập kho
Sau khi đầy đủ các giấy tờ, kế toán doanh nghiệp thực hiện đối chiếu hàng hóa đó với hợp đồng mua hàng, tiến hành kiểm kê và nhập phiếu xuất kho.
5. Hạch toán hàng về trước hóa đơn về sau theo từng trường hợp
Nợ 152 (153, 156): Số lượng nhập vào x Giá tính tạm thời
Có 111 (112,331…): Số lượng nhập vào x Giá tính tạm thời
Khi hóa đơn về, căn cứ vào hóa đơn, tiến hành hạch toán như sau:
a) Nếu giá mua bằng Giá tạm tính
Nợ tài khoản 133: Theo số tiền thuế trên hóa đơn.
Có tài khoản 111,112, 331: Số lượng mua x Giá mua x % Thuế suất
b) Nếu giá mua lớn hơn Giá tạm tính
Phản ánh thuế:
Nợ tài khoản 133:
Có tài khoản 111,112,331: Số lượng mua x Giá mua x % Thuế suất
Điều chỉnh tăng giá nhập kho:
Nợ tài khoản 152, 156: Số lượng x (Giá mua – Giá tạm tính)
Có tài khoản 111,112,331: Số lượng mua x (Giá mua – Giá tạm tính)
c) Nếu giá mua nhỏ hơn Giá tạm tính
Phản ánh thuế:
Nợ tài khoản 133:
Có tài khoản 111,112,331: Số lượng mua x Giá mua x % Thuế suất
Điều chỉnh giảm giá nhập kho:
Nợ tài khoản 111,112,331: Số lượng x (Giá tạm tính – Giá mua)
Có tài khoản 152, 156: Số lượng x (Giá tạm tính – Giá mua)
Ví dụ hạch toán hàng về trước hóa đơn về sau
Ngày 29/06/2021, Công ty Lanka đã mua hàng của công ty TNHH Zenkiz đã có hóa đơn về nhưng chưa thanh toán nhưng đến ngày 31/06/2021 vẫn chưa nhận được hàng.
Thông tin chi tiết lô hàng đã mua:
Máy giặt LG 8kg, số lượng 30, đơn giá 8.000.000đ, thuế GTGT 10%
Máy giặt LG 9kg, số lượng 30, đơn giá 9.000.000đ, thuế GTGT 10%
– Ngày 02/07/2021, Công ty nhận được hàng.
– Ngày 16/7/2021, Công ty mới chuyển khoản thanh toán tiền hàng cho Công ty TNHH Zenkiz
Cách hạch toán hóa đơn về trước hàng về sau:
Ngày 29/06/2021 dựa vào hóa đơn GTGT đã về:
Nợ TK 151 : (30 x 8.000.000) + (30 x 9.000.000đ) = 510.000.000
Nợ TK 133 : 51.000.000
Có TK 331: 561.000.000
Ngày 02/07/2021 khi hàng về, nhập kho:
Nợ TK 156 : 510.000.000
Có TK 151 : 510.000.000
Ngày 16/7/2021 khi thanh toán tiền hàng dựa vào ủy nhiệm chi và giấy báo nợ:
Nợ TK 331: 561.000.000
6. Các tình huống phát sinh hóa đơn điều chỉnh giảm
Một số tình huống phát sinh hóa đơn điều chỉnh giảm như: khi phát hiện hóa đơn giá trị gia tăng viết sai, doanh nghiệp bán hàng chiết khấu thương mại, trường hợp giảm do quyết toán công ty xây dựng…
Khi phát hiện hóa đơn giá trị gia tăng viết sai
Khi phát hiện hóa đơn GTGT viết sai nhưng đã thực hiện kê khai thuế thì 2 bên phải lập biên bản điều chỉnh hóa đơn sai sót và người bán phải lập hóa đơn điều chỉnh sai sót. Các mục trên hóa đơn thường có thể viết sai như:
+ Mã số thuế
+ Ngày tháng năm sinh
+ Tên hàng hóa
+ Đơn vị tính
+ Đơn giá
+ Thuế suất
+ Tiền thuế
+ Thành tiền
+ Số tiền bằng chữ…
Căn cứ theo khoản 3, điều 20 Thông tư 39/2014/TT-BTC quy định:
Hóa đơn ghi rõ điều chỉnh (tăng, giám) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng…, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn số…, ký hiệu…
Trường hợp nếu chỉ ghi sai tên công ty mà MST vẫn đúng thì kế toán doanh nghiệp chỉ cần lập biên bản điều chỉnh mà không cần lập hóa đơn điều chỉnh.
Trường hợp doanh nghiệp bán hàng chiết khấu thương mại
Căn cứ theo khoản 2.5 phụ lục 4 thông tư 39/2019/TT-BTC quy định:
Trường hợp số tiền chiết khấu được lập khi kết thúc kỳ chiết khấu hàng bán thì doanh nghiệp được lập hóa đơn điều chỉnh kèm bảng kê các số hóa đơn cần điều chỉnh, số tiền và tiền thuế điều chỉnh.
Theo quy định tại thông tư 32/2011/TT-BTC thì hóa đơn điều chỉnh sẽ không được ghi số âm. Tuy nhiên, theo quy định tại mục e, khoản 1, Điều 7 Thông tư số 78/2021/TT-BTC của thông tư 78/2021/TT-BTC thì nội dung về giá trị trên hóa đơn có sai sót được sử dụng dấu âm để điều chỉnh giảm theo đúng với thực tế cần điều chỉnh
Trường hợp giảm do quyết toán công ty xây dựng
Đối với công trình xây dựng đã được quyết toán, nhưng sau đó cơ quan thẩm quyền kiểm tra quyết toán lại làm thay đổi giá trị được thanh toán:
+ Trường hợp 1: Nếu việc quyết toán làm tăng thêm giá trị được thanh toán, thì bên B viết hoá đơn cho phần tăng thêm để A, B hạch toán bình thường.
+ Trường hợp 2: Nếu giảm giá trị được thanh toán thì bên B viết hoá đơn, điều chỉnh giảm và 2 bên hạch toán như trường hợp giảm giá hàng bán sau khi đã nhập hàng.
Như vậy với trường hợp 2 thì doanh nghiệp cần thực hiện lập hóa đơn điều chỉnh giảm.
Nội dung bài viết:
Bình luận