Cách quyết toán thuế TNCN trong phần mềm HTKK

Quyết toán thuế TNCN là công việc bắt buộc của các doanh nghiệp, cho dù doanh nghiệp có hay không phát sinh thu nhập chịu thuế của nhân viên. Dưới đây là hướng dẫn cách quyết toán thuế TNCN trong phần mềm HTKK để mọi người tham khảo.

Cách quyết toán thuế TNCN trong phần mềm HTKK

1. Thuế TNCN là gì?

Thuế TNCN là thuế trực thu, tính trên thu nhập của người nộp thuế sau khi đã trừ các thu nhập miễn thuế và các khoản được giảm trừ gia cảnh. 

2. Quyết toán thuế TNCN là gì?

Quyết toán thuế TNCN là việc cá nhân tiến hành các công việc kê khai số thuế trong một năm tính thuế về các vấn đề số thuế cần phải nộp thêm, hoàn trả số tiền thuế đã nộp thừa và bù trừ thuế vào kỳ tiếp theo.

 3. Hồ sơ quyết toán thuế TNCN bao gồm những gì?

Hồ sơ quyết toán thuế TNCN bao gồm những gì?

Theo quy định tại Nghị định 126/2020/NĐ-CP và mẫu tờ khai ban hành kèm Thông tư 80/2021/TT-BTC, hồ sơ quyết toán thuế TNCN của tổ chức, cá nhân trả tiền lương, tiền công bao gồm:

• Tờ khai quyết toán thuế TNCN theo mẫu 05/QTT-TNCN ban hành kèm theo Thông tư 80.
• Phụ lục bảng kê chi tiết cá nhân thuộc diện tính thuế theo biểu lũy tiến từng phần theo mẫu 05-1/BK-QTT-TNCN được ban hành kèm Thông tư 80.
• Phụ lục bảng kê chi tiết cá nhân thuộc diện tính thuế theo thuế suất toàn phần theo mẫu số 05-2/BK-QTT-TNCN ban hành kèm Thông tư 80.
• Phụ lục bảng kê chi tiết người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh theo mẫu số 05-3/BK-QTT-TNCN ban hành kèm Thông tư 80.

4.  Phần mềm HTKK là gì?

HTKK là phần mềm Hỗ trợ kê khai thuế do Tổng cục Thuế phát triển và cung cấp miễn phí cho người nộp thuế. Phần mềm này giúp người nộp thuế kê khai thuế một cách chính xác, nhanh chóng và thuận tiện.

5. Cách làm quyết toán thuế TNCN trên HTKK theo mẫu số 05/QTT-TNCN

Bước 1: Đăng nhập vào phần mềm HTKK bằng Mã số thuế của Doanh nghiệp
Chọn “Thuế thu nhập cá nhân” -> Chọn “05/QTT-TNCN Tờ khai quyết toán của tổ chức, CN (TT92/2015) -> Chọn “Kỳ tính thuế”.
Lưu ý: Nếu quyết toán không tròn năm thì click vào ô “Quyết toán không tròn năm” và nhập lý do.
Bước 2: Kê khai quyết toán thuế theo mẫu số 05/QTT-TNCN
Chỉ cần kê khai tại phụ lục 05-1/BK-QTT-TNCN, PL 05-2/BK-QTT-TNCN và PL 05-3/BK-QTT-TNCN. Sau đó phần mềm sẽ tự động cập nhật sang “Tờ khai 05/QTT-TNCN”.

5.1. Kê khai trên phụ lục 05-1/BK-QTT-TNCN

Người lao động là cá nhân cư trú và ký hợp đồng 3 tháng trở lên thì kê khai vào mục này.
Doanh nghiệp có thể làm bảng kê trên file excel rồi tải lên HTKK trong trường hợp có nhiều lao động.
Đối với lao động trong thời gian thử việc, nếu đủ điều kiện ủy quyền thì tổng thu nhập đều nhập vào phụ lục 05-1/BK. Nếu không đủ điều kiện ủy quyền thì phải tách thu nhập từng phần để nhập vào 2 phụ lục 05-1BK và 05-2BK.

• Chỉ tiêu [07] đến [09]: Nhập thông tin cá nhân của người lao động: Họ và tên, Mã số thuế, Số CMND/CCCD
• Chỉ tiêu [10]: Click chọn nếu cá nhân ủy quyền cho SN quyết toán thuế.
• Chỉ tiêu [11]: Tổng các khoản thu nhập chịu thuế từ tiền công, tiền lương của cá nhân cư trú có hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên.

Thu nhập chịu thuế = Tổng thu nhập - Các khoản được miễn thuế.

• Chỉ tiêu [12]: Làm việc trong KKT: Khoản thu nhập chịu thuế mà tổ chức, cá nhân trả thu nhập cho cá nhân do làm việc trong khu kinh tế trong kỳ.
• Chỉ tiêu [13]: Theo hiệp định: Khoản thu nhập chịu thuế làm căn cứ để xét miễn hoặc giảm thuế theo Hiệp định tránh đánh thuế 2 lần.
• Chỉ tiêu [14]: Số lượng NPT tính giảm trừ: Số người phụ thuộc mà cá nhân đăng ký giảm trừ gia cảnh.
• Chỉ tiêu [15]: Tổng số tiền giảm trừ gia cảnh: Tổng các khoản giảm trừ cho bản thân và giảm trừ cho người phụ thuộc.
• Chỉ tiêu [16]: Từ thiện, nhân đạo, khuyến học: Các khoản chi đóng góp vào các tổ chức, cơ sở chăm sóc, nuôi dưỡng trẻ em có hoàn cảnh khó khăn, người già không nơi nương tựa và các tổ chức khuyến học, từ thiện…
• Chỉ tiêu [17]: Bảo hiểm được trừ: Các khoản đóng góp bảo hiểm như: BHXH, BHYT, BHTN…
• Chỉ tiêu [18]: Quỹ hưu trí tự nguyện được trừ: Khoản đóng góp vào quỹ hưu trí tự nguyện theo thực tế phát sinh, tối đa không quá 1 triệu đồng/tháng.
• Chỉ tiêu [19]: Thu nhập tính thuế sẽ được tự động cập nhật.
• Chỉ tiêu [20]: Số thuế TNCN đã khấu trừ: Số tiền mà doanh nghiệp khấu trừ của cá nhân cư trú có hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên trong kỳ.
• Chỉ tiêu [21]: Số thuế TNCN được giảm trừ do làm việc trong KKT: Số thuế được giảm bằng 50% số thuế phải nộp của TN chịu thuế cá nhân được do làm việc trong các khu kinh tế.
• Chỉ tiêu [22]: Tổng số thuế phải nộp: Phần mềm tự động cập nhật.
• Chỉ tiêu [23]: Số thuế đã nộp thừa: Nếu chỉ tiêu này xuất hiện thì bạn làm thủ tục hoàn thuế hoặc chuyển kỳ sau.
• Chỉ tiêu [24]: Số thuế còn phải nộp: Nếu chỉ tiêu này xuất hiện thì phải thông báo cho nhân viên đó biết để nộp tiền bổ sung.

Sau khi đã hoàn tất Phụ lục 05-1BK-TNCN, ấn “Ghi” để hệ thống cập nhật số liệu sang tờ khai 05-QTT-TNCN.

5.2. Kê khai trên phụ lục 05-2/BK-TNCN

Phụ lục này dùng để kê khai cho các cá nhân ký hợp đồng lao động thời vụ, hợp đồng lao động dưới 3 tháng hoặc các cá nhân không cư trú. Trường hợp doanh nghiệp có nhiều lao động, có thể làm bảng kê này trên file excel rồi tải lên phần mềm HTKK để cập nhật thông tin chính xác.

• Chỉ tiêu [07] đến [09]: Điền theo thông tin của từng cá nhân. Ấn F5 để thêm dòng.
• Chỉ tiêu [10]: Tick chọn nếu là cá nhân không cư trú.
• Chỉ tiêu [11]: Tổng các khoản thu nhập chịu thuế từ tiền lương, tiền công đã trả cho cá nhân cư trú không ký hợp đồng lao động, hoặc hợp đồng lao động dưới 3 tháng, cá nhân không cư trú.
• Chỉ tiêu [12]: TNCT từ phí mua bảo hiểm nhân thọ, bảo hiểm không bắt buộc: Là khoản tiền mà doanh nghiệp mua bảo hiểm nhân thọ, bảo hiểm không bắt buộc cho người lao động.
• Chỉ tiêu [13]: Làm việc trong KKT: Khoản thu nhập chịu thuế làm căn cứ được giảm thuế mà doanh nghiệp trả cho cá nhân do làm việc tại các khu kinh tế, không bao gồm thu nhập được miễn giảm theo Hiệp định tránh đánh thuế 2 lần.
• Chỉ tiêu [14]: Theo hiệp định: Khoản thu nhập chịu thuế làm căn cứ được miễn giảm thuế theo Hiệp định tránh đánh thuế 2 lần.
• Chỉ tiêu [15] Tổng số thuế TNCN mà doanh nghiệp đã khấu trừ của từng cá nhân. Lưu ý, với cá nhân đã làm cam kết 02/CK-TNCN thì nhập số 0 vào đây.
• Chỉ tiêu [16]: Số thuế từ phí mua Bảo hiểm nhân thọ và các loại bảo hiểm không bắt buộc của doanh nghiệp cho người lao động. Chỉ tiêu [16] = Chỉ tiêu [12] x 10%
• Chỉ tiêu [17]: Số thuế TNCN được giảm do làm việc trong KKT
• Chỉ tiêu [17] = {([11]-[14]) x Thuế suất toàn phần} x {[13]/([11] - [14])} x 50%.

5.3. Cách lập Phụ lục 05-3/BK-TNCN

• Doanh nghiệp thực hiện kê khai đầy đủ số lượng người phụ thuộc đã tính giảm trừ trong năm vào phụ lục 05-3/BK-TNCN.
• Trường hợp người phụ thuộc chỉ có thông tin năm sinh, không có ngày tháng thì lấy ngày 01/01 nhập vào chỉ tiêu ngày sinh.
• Cột cuối cùng “Thời gian tính giảm trừ - Đến tháng”: Gõ đến tháng, năm hiện tại quyết toán.

6. Trường hợp không phát sinh thuế thì có phải nộp tờ khai hay không?

Theo điều 1 Nghị định 91/2022/NĐ-CP ngày 30/10/2022 sửa đổi bổ sung một số điều của Nghị định số 126/2020/NĐ-CP

Theo khoản 2 Điều 1 Nghị định 91/2022/NĐ-CP có bổ sung điểm e khoản 3 điều 7 Nghị định 126/2020/NĐ-CP như sau:

“3. Người nộp thuế không phải nộp hồ sơ khai thuế trong các trường hợp sau đây:

e) Người khai thuế thu nhập cá nhân là tổ chức, cá nhân trả thu nhập thuộc trường hợp khai thuế thu nhập cá nhân theo tháng, quý mà trong tháng, quý đó không phát sinh việc khấu trừ thuế thu nhập cá nhân của đối tượng nhận thu nhập.”

Như vậy:

– Nếu trong tháng, quý đó doanh nghiệp không phát sinh thuế TNCN (do thu nhập chưa đến mức phải nộp thuế) phải nộp hàng tháng, quý thì không phải nộp tờ khai thuế TNCN

– Nếu tháng, quý nào mà có người lao động phải nộp thuế TNCN thì tháng, quý đó vẫn phải lập và gửi tờ khai mẫu 05/KK-TNCN như bình thường.

6. Câu hỏi thường gặp

Lợi ích khi sử dụng phần mềm HTKK để quyết toán thuế TNCN?

Sử dụng phần mềm HTKK để quyết toán thuế TNCN mang lại nhiều lợi ích như sau:

• Tiết kiệm thời gian và công sức: Phần mềm HTKK tự động tính toán thuế TNCN, giúp người nộp thuế tiết kiệm thời gian và công sức so với việc kê khai thuế thủ công.
• Chính xác: Phần mềm HTKK được lập trình theo đúng quy định của pháp luật thuế, đảm bảo độ chính xác cao trong việc tính toán thuế TNCN.
• Thuận tiện: Người nộp thuế có thể sử dụng phần mềm HTKK trên máy tính hoặc điện thoại thông minh, truy cập mọi lúc mọi nơi.
• Miễn phí: Phần mềm HTKK được cung cấp miễn phí cho người nộp thuế.

Phần mềm HTKK có hỗ trợ quyết toán thuế TNCN cho nhiều cá nhân cùng một lúc không?

Có, phần mềm HTKK hỗ trợ người dùng quyết toán thuế TNCN cho nhiều cá nhân cùng một lúc. Bạn có thể thêm mới, chỉnh sửa thông tin của từng cá nhân một cách dễ dàng.

Có thể sửa chữa tờ khai quyết toán thuế TNCN sau khi đã nộp không?

Có, bạn có thể sửa chữa tờ khai quyết toán thuế TNCN sau khi đã nộp trong một số trường hợp nhất định, cụ thể như sau:

• Sửa sai sót về thông tin cá nhân.
• Sửa sai sót về thu nhập.
• Sửa sai sót về các khoản khấu trừ.
• Sửa sai sót về số tiền thuế phải nộp.

Làm thế nào để theo dõi tình trạng hồ sơ quyết toán thuế TNCN đã nộp?

Bạn có thể theo dõi tình trạng hồ sơ quyết toán thuế TNCN đã nộp trực tiếp trên phần mềm HTKK hoặc tại website của Tổng cục Thuế.

Hy vọng qua bài viết, Công ty Luật ACC đã giúp quý khách hàng hiểu rõ hơn về vấn đề Cách quyết toán thuế TNCN trong phần mềm HTKK. Đừng ngần ngại hãy liên hệ với Công ty Luật ACC nếu quý khách hàng có bất kỳ thắc mắc gì cần tư vấn giải quyết.