Mẫu biên bản họp hội đồng thành viên công ty TNHH 2 TV

Mẫu biên bản họp hội đồng thành viên công ty TNHH 2 thành viên không chỉ giúp các quyết định được ghi nhận đầy đủ mà còn là cơ sở để thực hiện các bước tiếp theo trong quản trị công ty. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giới thiệu về mẫu biên bản họp và những điểm cần lưu ý khi sử dụng mẫu này.

1. Mẫu biên bản họp hội đồng thành viên công ty TNHH 2 thành viên

BIÊN BẢN HỌP HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN CÔNG TY TNHH (1) ......
(V/v: (2)  ……………………………………………….)

Hôm nay, vào hồi ……….., tại ………………………………………………..

1. THÔNG TIN CÔNG TY

Tên Công ty: Công ty TNHH …………………………………………………….

Giấy phép đăng ký kinh doanh số: (3) .................... do Sở kế hoạch và đầu tư ................ đăng ký lần đầu ngày .............................................................................

Trụ sở công ty: ........................................................................................................

Người đại diện theo pháp luật Bà ................... – Chức vụ: ....................................

1. MỤC ĐÍCH TỔ CHỨC CUỘC HỌP

Hôm nay, hội đồng thành viên Công ty TNHH XXX tiến hành phiên họp nhằm thảo luận và thông qua việc (2)  ………………………………………………….

…………………………………………………………………………………….

1. THÀNH PHẦN THAM DỰ
2. Các thành viên có mặt:

2. Các thành viên vắng mặt: Không
3. NỘI DUNG CUỘC HỌP

Hội đồng thành viên công ty tiến hành phiên họp nhằm thảo luận và thông qua việc …………………………………………………………………………………………., đã thống nhất một số điều với nội dung như sau: (4)

1. ……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

2. …………………………………………………………………………………….

…………………………………………………………………………………….

3. Biểu quyết

Tán thành: ……… % (tương đương ……….. % trên tổng số vốn điều lệ)

Không tán thành: Không (tương đương 0% trên tổng số vốn điều lệ)

4. Biên bản này đã được các thành viên Hội đồng thành viên nhất trí thông qua tại cuộc họp HĐTV Công ty, phù hợp với quy định tại điều lệ của Công ty, có hiệu lực thi hành từ ngày ký.

Biên bản này được lập thành …….. (……) bản chính có giá trị pháp lý như nhau.

CÁC THÀNH VIÊN TRONG HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN CÙNG KÝ TÊN

        GIÁM ĐỐC                                                                 THƯ KÝ CUỘC HỌP

  (Ký tên và đóng dấu)                                             (ký, ghi rõ họ tên)

THÀNH VIÊN THAM GIA

2. Vai trò của biên bản họp hội đồng thành viên công ty TNHH 2 thành viên

Biên bản họp hội đồng thành viên trong công ty TNHH 2 thành viên có vai trò quan trọng trong việc quản lý và điều hành công ty. Dưới đây là những vai trò chính:

• Ghi nhận các quyết định quan trọng: Biên bản họp ghi lại các quyết định quan trọng của hội đồng thành viên, bao gồm việc thay đổi vốn điều lệ, bổ nhiệm hoặc bãi nhiệm người quản lý, sửa đổi điều lệ, và các vấn đề kinh doanh chiến lược khác.
• Tăng cường tính minh bạch và trách nhiệm: Biên bản họp giúp đảm bảo sự minh bạch trong hoạt động điều hành công ty, thể hiện rõ ràng trách nhiệm của các thành viên và ban lãnh đạo trong việc ra quyết định.
• Cơ sở pháp lý: Biên bản họp là tài liệu pháp lý quan trọng có thể được sử dụng để làm bằng chứng trong trường hợp có tranh chấp hoặc cần xem xét lại quyết định. Nó giúp chứng minh tính hợp pháp của các quyết định được đưa ra trong cuộc họp.
• Quản lý nội bộ: Biên bản họp giúp theo dõi các hoạt động và tiến trình của công ty, đồng thời là tài liệu tham khảo cho các thành viên trong các cuộc họp sau.
• Đáp ứng yêu cầu của pháp luật: Theo Luật Doanh nghiệp, các quyết định quan trọng trong công ty TNHH 2 thành viên cần được ghi nhận bằng biên bản và lưu trữ đầy đủ để tuân thủ quy định pháp luật.

Nhờ biên bản họp, công ty có thể duy trì tính thống nhất và ổn định trong quá trình hoạt động, đảm bảo sự đồng thuận giữa các thành viên và tránh những mâu thuẫn không đáng có.

3. Hướng dẫn viết biên bản họp hội đồng thành viên công ty TNHH 2 thành viên

3.1 Tiêu đề biên bản

• Tên công ty: Ghi rõ tên đầy đủ của công ty, đúng với tên đăng ký kinh doanh.
• Tiêu đề tài liệu: "Biên bản họp hội đồng thành viên" kèm theo số hiệu của biên bản (nếu có) để dễ dàng quản lý.
• Thời gian và địa điểm: Ghi rõ thời gian (ngày, tháng, năm, giờ họp) và địa điểm tổ chức cuộc họp.

Ví dụ:

CÔNG TY TNHH ABC
BIÊN BẢN HỌP HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN
Số: 01/2024/BB-HĐTV

Thời gian: 09h00, ngày 10/09/2024
Địa điểm: Văn phòng công ty, số 123 đường ABC, Quận 1, TP. Hồ Chí Minh

3.2 Thành phần tham dự

Ghi rõ tên đầy đủ và chức vụ của các thành viên tham gia cuộc họp, bao gồm các thành viên chính và người đại diện (nếu có). Trong trường hợp có thành viên vắng mặt, cần ghi rõ lý do và xác nhận có ủy quyền hay không.

Ví dụ:

Thành phần tham dự:

Ông Nguyễn Văn A – Giám đốc, thành viên góp vốn, chiếm 60% vốn điều lệ.

Ông Trần Văn B – Phó giám đốc, thành viên góp vốn, chiếm 40% vốn điều lệ.

3.3 Nội dung cuộc họp

Biên bản phải ghi rõ nội dung chính của cuộc họp, bao gồm:

Lý do tổ chức cuộc họp.

Các vấn đề được đưa ra thảo luận.

Ý kiến và góp ý của từng thành viên.

Kết quả bỏ phiếu (nếu có).

Các quyết định cuối cùng đã được thông qua hoặc chưa đạt được đồng thuận.

Ví dụ:

Nội dung cuộc họp:
Cuộc họp nhằm thảo luận về việc mở rộng chi nhánh công ty tại TP. Đà Nẵng. Các ý kiến của các thành viên như sau:

• Ông Nguyễn Văn A đề xuất tăng vốn đầu tư lên 5 tỷ đồng.
• Ông Trần Văn B không đồng ý, đề nghị chỉ đầu tư 3 tỷ đồng.

3.4 Kết quả biểu quyết

Biên bản cần ghi rõ kết quả biểu quyết của các thành viên về từng vấn đề. Kết quả có thể là tỷ lệ phần trăm đồng ý, không đồng ý hoặc ý kiến khác.

Ví dụ:

Kết quả biểu quyết:

Về việc mở rộng chi nhánh công ty tại Đà Nẵng với vốn đầu tư 4 tỷ đồng:

Đồng ý: 60% (Ông Nguyễn Văn A).

Không đồng ý: 40% (Ông Trần Văn B).
Kết quả: Quyết định được thông qua.

3.5 Kết luận cuộc họp

Ghi lại quyết định cuối cùng và các công việc tiếp theo cần thực hiện sau cuộc họp.

Ví dụ:

Kết luận:
Cuộc họp kết thúc vào lúc 11h00. Các thành viên đã thống nhất mở rộng chi nhánh tại Đà Nẵng với vốn đầu tư 4 tỷ đồng. Bộ phận tài chính và pháp lý được giao nhiệm vụ chuẩn bị hồ sơ liên quan.

3.6 Chữ ký xác nhận

Biên bản cần có chữ ký của tất cả các thành viên tham dự và người chủ trì cuộc họp để xác nhận tính chính xác và hợp lệ của nội dung biên bản.

Ví dụ:

Người chủ trì
(Ký, ghi rõ họ tên)

Thư ký
(Ký, ghi rõ họ tên)

Lưu ý:

Biên bản họp hội đồng thành viên cần được lập ngay sau cuộc họp và gửi cho các thành viên không tham dự (nếu có).

Biên bản cần được lưu trữ cẩn thận để làm bằng chứng trong trường hợp có tranh chấp hoặc cần xác minh các quyết định đã được thông qua.

Biên bản họp đóng vai trò quan trọng trong quản lý và điều hành công ty TNHH 2 thành viên, đảm bảo sự minh bạch và pháp lý trong mọi quyết định.

4. Những lưu ý khi viết biên bản họp hội đồng thành viên công ty TNHH 2 thành viên

Khi viết biên bản họp hội đồng thành viên cho công ty TNHH 2 thành viên, cần chú ý những điểm sau để đảm bảo tính hợp lệ và hiệu quả:

• Đầy đủ thông tin về cuộc họp:

Biên bản phải ghi rõ ngày, giờ, địa điểm tổ chức cuộc họp, cũng như danh sách các thành viên tham dự và chức vụ của họ.

Nếu có thành viên vắng mặt, cần ghi rõ lý do và xác nhận có ủy quyền cho người khác tham dự hay không.

• Nội dung chính xác và chi tiết:

Ghi lại chính xác các nội dung được thảo luận trong cuộc họp, bao gồm các vấn đề đã đưa ra, các ý kiến đóng góp của các thành viên và quá trình biểu quyết.

Biên bản cần phản ánh đầy đủ quyết định được đưa ra và các lý do dẫn đến quyết định đó.

• Kết quả biểu quyết rõ ràng:

Ghi rõ kết quả biểu quyết của từng vấn đề, bao gồm tỷ lệ đồng ý, không đồng ý hoặc các ý kiến khác.

Tỷ lệ biểu quyết phải tuân thủ theo điều lệ công ty hoặc quy định của pháp luật (thường là đa số hoặc theo tỷ lệ vốn góp).

• Chữ ký xác nhận:

Biên bản phải có chữ ký của người chủ trì cuộc họp và thư ký hoặc người lập biên bản. Điều này đảm bảo biên bản được xác nhận chính thức.

Tùy theo quy định của công ty, có thể yêu cầu chữ ký của tất cả các thành viên tham dự để xác nhận tính chính xác của biên bản.

• Tuân thủ quy định pháp luật:

Biên bản họp phải tuân thủ các quy định của Luật Doanh nghiệp về trình tự và thủ tục tổ chức cuộc họp hội đồng thành viên.

Nội dung biên bản phải phù hợp với điều lệ công ty, đặc biệt là về cách thức biểu quyết và tỷ lệ thông qua quyết định.

• Bảo quản và lưu trữ biên bản:

Sau khi lập biên bản, cần sao lưu và lưu trữ bản gốc tại trụ sở chính của công ty theo đúng quy định. Điều này rất quan trọng để làm bằng chứng trong trường hợp có tranh chấp pháp lý.

Gửi biên bản cho các thành viên vắng mặt (nếu có) để họ biết được nội dung và quyết định của cuộc họp.

• Tính minh bạch và rõ ràng:

Biên bản cần được viết một cách minh bạch, rõ ràng, tránh mập mờ để đảm bảo các thành viên có thể hiểu đúng nội dung và kết quả cuộc họp.

Hạn chế sử dụng các thuật ngữ không rõ ràng hoặc có thể gây hiểu nhầm.

• Thời gian lập biên bản:

Biên bản cần được lập ngay sau cuộc họp để đảm bảo tính chính xác, không bị bỏ sót thông tin.

Việc lập và lưu trữ biên bản đúng thời hạn giúp bảo vệ quyền lợi của công ty trong các vấn đề pháp lý.

Việc chú ý đến các yếu tố này khi viết biên bản họp sẽ giúp đảm bảo tính chính xác, hợp pháp và minh bạch cho các quyết định quan trọng của công ty TNHH 2 thành viên.

Những lưu ý khi viết biên bản họp hội đồng thành viên công ty TNHH 2 thành viên

5. Một số câu hỏi về biên bản họp hội đồng thành viên công ty TNHH 2 thành viên

Nếu một thành viên không tham gia cuộc họp, biên bản có hiệu lực không?

Biên bản họp vẫn có hiệu lực nếu có đủ số thành viên tham gia đáp ứng tỷ lệ tối thiểu theo quy định của điều lệ công ty. Thành viên vắng mặt có thể ủy quyền cho người khác tham dự và bỏ phiếu thay thế, và điều này cần được ghi nhận trong biên bản.

Biên bản họp hội đồng thành viên cần được lưu trữ bao lâu?

Biên bản họp phải được lưu trữ tại trụ sở chính của công ty trong suốt quá trình hoạt động của công ty, hoặc ít nhất là 10 năm theo quy định của pháp luật. Điều này đảm bảo các quyết định quan trọng luôn có sẵn để kiểm tra khi cần.

Ai có quyền ký vào biên bản họp?

Người chủ trì cuộc họp và thư ký là hai người bắt buộc phải ký vào biên bản họp để xác nhận tính hợp lệ của nó. Trong một số trường hợp, tất cả các thành viên tham dự cũng có thể ký để đảm bảo sự đồng thuận.

Mẫu biên bản họp hội đồng thành viên công ty TNHH 2 thành viên đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì sự minh bạch và hợp pháp trong quản lý công ty. Để đảm bảo biên bản của bạn được soạn thảo đúng quy định và phản ánh chính xác các quyết định, hãy liên hệ với ACC để được tư vấn và hỗ trợ chuyên nghiệp. Chúng tôi luôn sẵn sàng giúp bạn giải quyết mọi vấn đề pháp lý liên quan