Mẫu biên bản giao nhận tài sản cố định đầy đủ, chi tiết

Biên bản giao nhận tài sản cố định là một văn bản pháp lý quan trọng, xác nhận việc chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng một tài sản cố định từ bên này sang bên khác. Tài sản cố định có thể là máy móc, thiết bị, nhà xưởng, đất đai,... Bài viết của Công ty Luật ACC dưới đây là mẫu biên bản giao nhận tài sản cố định đầy đủ, chi tiết. 

Mẫu biên bản giao nhận tài sản cố định đầy đủ, chi tiết

1. Biên bản giao nhận tài sản cố định là gì?

Biên bản giao nhận tài sản cố định (TSCĐ) là một văn bản ghi lại quá trình bàn giao, tiếp nhận TSCĐ giữa hai bên, thường là giữa bên bán và bên mua. Biên bản này đóng vai trò quan trọng trong việc xác nhận tình trạng, số lượng, giá trị của TSCĐ được bàn giao, đồng thời là căn cứ để hạch toán kế toán cho cả hai bên.

Nội dung chính của Biên bản giao nhận TSCĐ:

- Thông tin chung:

• Tên đơn vị lập Biên bản.
• Ngày tháng lập Biên bản.

- Thông tin về người giao và người nhận TSCĐ:

• Họ tên, chức vụ.
• Số điện thoại, email (nếu có).

- Thông tin về TSCĐ:

• Mã số TSCĐ.
• Tên TSCĐ.
• Số lượng.
• Đơn vị tính.
• Giá trị nguyên gốc.
• Tình trạng TSCĐ.
• Ghi chú (nếu có).

- Ghi nhận tình trạng TSCĐ:

• Ghi rõ tình trạng TSCĐ khi bàn giao, tiếp nhận.
• Ghi rõ các hư hỏng, hao mòn (nếu có).

- Ý kiến của người giao và người nhận:

• Xác nhận đã bàn giao, tiếp nhận TSCĐ.
• Ghi rõ ý kiến về tình trạng TSCĐ.

- Ký tên và đóng dấu:

• Người giao và người nhận TSCĐ ký tên, đóng dấu.
• Đại diện đơn vị lập Biên bản ký tên, đóng dấu.

2. Trường hợp dùng mẫu biên bản giao nhận tài sản cố định 

Mẫu Biên bản giao nhận tài sản cố định (TSCĐ) được sử dụng trong nhiều trường hợp khác nhau liên quan đến việc bàn giao, tiếp nhận TSCĐ giữa hai bên. Dưới đây là một số trường hợp phổ biến:

• Mua bán TSCĐ: Khi mua bán TSCĐ, Biên bản giao nhận TSCĐ được sử dụng để ghi nhận đầy đủ thông tin về tài sản được mua bán, bao gồm tình trạng, số lượng, giá trị, trách nhiệm của hai bên trong quá trình bàn giao.
• Cấp phát TSCĐ cho đơn vị sử dụng: Khi cấp phát TSCĐ cho đơn vị sử dụng, Biên bản giao nhận TSCĐ được sử dụng để xác định rõ ràng trách nhiệm của đơn vị sử dụng đối với tài sản được cấp phát, bao gồm việc bảo quản, sử dụng và bảo dưỡng TSCĐ.
• Chuyển giao TSCĐ giữa các đơn vị trong doanh nghiệp: Khi chuyển giao TSCĐ giữa các đơn vị trong doanh nghiệp, Biên bản giao nhận TSCĐ được sử dụng để ghi nhận đầy đủ thông tin về tài sản được chuyển giao, bao gồm tình trạng, số lượng, giá trị, trách nhiệm của các đơn vị liên quan trong quá trình bàn giao.
• Thanh lý TSCĐ: Khi thanh lý TSCĐ, Biên bản giao nhận TSCĐ được sử dụng để ghi nhận tình trạng, số lượng, giá trị của tài sản được thanh lý, cũng như xác định bên mua và giá bán TSCĐ.
• Nhận viện trợ TSCĐ: Khi nhận viện trợ TSCĐ, Biên bản giao nhận TSCĐ được sử dụng để ghi nhận đầy đủ thông tin về tài sản được nhận viện trợ, bao gồm nguồn gốc, tình trạng, số lượng, giá trị và trách nhiệm của đơn vị nhận viện trợ đối với tài sản.

Ngoài ra, Biên bản giao nhận TSCĐ cũng có thể được sử dụng trong một số trường hợp khác như:

• Cho thuê TSCĐ.
• Cho mượn TSCĐ.
• Thay thế TSCĐ.
• Sửa chữa TSCĐ.

>>> Xem thêm về Biên bản giao nhận tài sản cố định theo Thông tư 133/2016/TT-BTC  qua bài viết của Công ty Luật ACC nhé.

3. Cách ghi biên bản giao nhận tài sản cố định

Cách ghi biên bản giao nhận tài sản cố định

Thông tin chung:

• Tên đơn vị lập Biên bản: Ghi rõ tên đầy đủ của đơn vị lập Biên bản.
• Ngày tháng lập Biên bản: Ghi rõ ngày, tháng, năm lập Biên bản.
• Địa điểm lập Biên bản: Ghi rõ địa điểm lập Biên bản (nếu có).

Thông tin về người giao và người nhận TSCĐ:

• Họ và tên: Ghi rõ họ và tên của người giao và người nhận TSCĐ.
• Chức vụ: Ghi rõ chức vụ của người giao và người nhận TSCĐ.
• Số điện thoại, email: Ghi rõ số điện thoại và email (nếu có) của người giao và người nhận TSCĐ.

Thông tin về TSCĐ:

• Mã số TSCĐ: Ghi mã số TSCĐ theo quy định của đơn vị.
• Tên TSCĐ: Ghi rõ tên gọi của TSCĐ.
• Số lượng: Ghi rõ số lượng TSCĐ được bàn giao.
• Đơn vị tính: Ghi rõ đơn vị tính của TSCĐ (ví dụ: cái, chiếc, bộ...).
• Giá trị nguyên gốc: Ghi rõ giá trị nguyên gốc của TSCĐ tại thời điểm bàn giao.
• Tình trạng TSCĐ: Ghi rõ tình trạng TSCĐ tại thời điểm bàn giao, bao gồm: tốt, trung bình, hư hỏng (nếu có).
• Ghi chú: Ghi chú thêm thông tin về TSCĐ (nếu có).

Ghi nhận tình trạng TSCĐ:

• Ghi rõ tình trạng TSCĐ khi bàn giao, tiếp nhận.
• Ghi rõ các hư hỏng, hao mòn (nếu có).

Ý kiến của người giao và người nhận:

• Xác nhận đã bàn giao, tiếp nhận TSCĐ.
• Ghi rõ ý kiến về tình trạng TSCĐ.

Ký tên và đóng dấu:

• Người giao và người nhận TSCĐ ký tên, đóng dấu.
• Đại diện đơn vị lập Biên bản ký tên, đóng dấu.

Phụ lục kèm theo Biên bản (nếu có):

• Danh sách TSCĐ chi tiết.
• Hình ảnh TSCĐ.
• Các tài liệu liên quan khác.

4. Hạch toán biên bản giao nhận tài sản cố định

Hạch toán biên bản giao nhận TSCĐ là việc ghi nhận các nghiệp vụ liên quan đến việc bàn giao, tiếp nhận TSCĐ giữa hai bên, thường là giữa bên giao và bên nhận. Việc hạch toán đúng và đầy đủ sẽ giúp đảm bảo tính chính xác của sổ sách kế toán và phục vụ cho công tác quản lý TSCĐ hiệu quả.

Dưới đây là hướng dẫn hạch toán biên bản giao nhận TSCĐ:

- Xác định các nghiệp vụ cần hạch toán: Dựa vào nội dung của biên bản giao nhận TSCĐ, xác định các nghiệp vụ cần hạch toán, bao gồm:

• Nghiệp vụ mua vào TSCĐ (nếu có).
• Nghiệp vụ bán TSCĐ (nếu có).
• Nghiệp vụ cấp phát TSCĐ cho đơn vị sử dụng.
• Nghiệp vụ chuyển giao TSCĐ giữa các đơn vị trong doanh nghiệp.
• Nghiệp vụ thanh lý TSCĐ.
• Nghiệp vụ nhận viện trợ TSCĐ.

- Chọn tài khoản kế toán phù hợp: Mỗi nghiệp vụ sẽ được hạch toán vào các tài khoản kế toán cụ thể theo quy định của hệ thống kế toán mà doanh nghiệp đang áp dụng.

Ví dụ:

• Nghiệp vụ mua vào TSCĐ được hạch toán vào tài khoản 121 - Tài sản cố định hữu hình đang xây dựng hoặc 122 - Tài sản cố định hữu hình tùy theo trường hợp.
• Nghiệp vụ bán TSCĐ được hạch toán vào tài khoản 111 - Tiền mặt hoặc 112 - Các khoản tiền gửi ngân hàng và 153 - Doanh thu từ thanh lý TSCĐ.
• Nghiệp vụ cấp phát TSCĐ cho đơn vị sử dụng được hạch toán vào tài khoản 122 - Tài sản cố định hữu hình và 211 - Tài khoản chi phí sử dụng dịch vụ.
• Ghi sổ kế toán: Sau khi xác định các nghiệp vụ cần hạch toán và chọn tài khoản kế toán phù hợp, tiến hành ghi sổ kế toán theo từng nghiệp vụ cụ thể.

Ví dụ:

Nghiệp vụ mua vào TSCĐ:

• Nợ: 121/122 - Tài sản cố định hữu hình đang xây dựng/Tài sản cố định hữu hình
• Có: 211 - Tài khoản chi phí sử dụng dịch vụ (chi phí mua sắm TSCĐ)

Nghiệp vụ bán TSCĐ:

• Nợ: 153 - Doanh thu từ thanh lý TSCĐ
• Có: 122 - Tài sản cố định hữu hình (giá trị TSCĐ được bán) 151 - Tiền mặt 112 - Các khoản tiền gửi ngân hàng (nếu có)

Nghiệp vụ cấp phát TSCĐ cho đơn vị sử dụng:

• Nợ: 211 - Tài khoản chi phí sử dụng dịch vụ (chi phí sử dụng TSCĐ
• Có: 122 - Tài sản cố định hữu hình (giá trị TSCĐ được cấp phát)

5. Mẫu biên bản giao nhận tài sản cố định đầy đủ, chi tiết

Mẫu 01-TSCĐ

 BIÊN BẢN GIAO NHẬN TSCĐ[2]

Ngày .....tháng .....năm 2023

                                                                                                                    Số:......................

                                                                                                                    Nợ: ....................

                                                                                                                    Có: .................... 

Căn cứ  Quyết định số:[3] ......................ngày .......tháng .......năm .......của ......................

.........................................................................................về việc bàn giao TSCĐ..........

Ban giao nhận TSCĐ gồm:[4]

- Ông/Bà .........................................chức vụ .............................. Đại diện bên giao

- Ông/Bà .........................................chức vụ ...............................Đại diện bên nhận

- Ông/Bà .........................................chức vụ ...............................Đại diện .....................

Địa điểm giao nhận TSCĐ :............................................................................................

Xác nhận việc giao nhận TSCĐ như sau: 

 DỤNG CỤ, PHỤ TÙNG KÈM THEO[10]

 >>> Xem thêm về Mẫu biên bản bàn giao tài sản cho nhân viên qua bài viết của Công ty Luật ACC nhé.

6. Câu hỏi thường gặp

Biên bản giao nhận tài sản cố định có cần chứng thực không?

Không bắt buộc phải có chứng thực từ cơ quan công chứng. Tuy nhiên, biên bản cần được ký và đóng dấu (nếu có) bởi các bên liên quan để tăng tính chính xác và pháp lý của tài liệu.

Biên bản giao nhận tài sản cố định có ảnh hưởng đến kế toán không?

Biên bản giao nhận tài sản cố định giúp bộ phận kế toán cập nhật chính xác các thay đổi về tài sản trong sổ sách kế toán, bao gồm việc ghi nhận nguyên giá, khấu hao, và giá trị còn lại của tài sản.

Trường hợp sử dụng mẫu Biên bản giao nhận TSCĐ?

Mẫu Biên bản giao nhận TSCĐ được sử dụng trong nhiều trường hợp khác nhau liên quan đến việc bàn giao, tiếp nhận TSCĐ giữa hai bên. Dưới đây là một số trường hợp phổ biến:

Mua bán TSCĐ, Cấp phát TSCĐ cho đơn vị sử dụng, Chuyển giao TSCĐ giữa các đơn vị trong doanh nghiệp, Thanh lý TSCĐ, Nhận viện trợ TSCĐ, Cho thuê TSCĐ, Cho mượn TSCĐ, Thay thế TSCĐ, Sửa chữa TSCĐ.

Lưu ý khi lập Biên bản giao nhận TSCĐ?

Biên bản giao nhận TSCĐ phải được lập thành 2 bản, mỗi bản có giá trị như nhau. 1 bản lưu tại đơn vị bàn giao, 1 bản lưu tại đơn vị tiếp nhận. Biên bản giao nhận TSCĐ phải được lập đầy đủ, chính xác, không tẩy xóa, sửa chữa.

Cần kiểm tra kỹ tình trạng TSCĐ trước khi bàn giao, tiếp nhận. Phụ lục kèm theo Biên bản (nếu có) phải được ghi rõ ràng, cụ thể.

Trên đây là toàn bộ thông tin tư vấn của Công ty Luật ACC liên quan đến mẫu biên bản giao nhận tài sản cố định. Chúng tôi hy vọng nhận được nhiều ý kiến đóng góp của quý khách hàng trên cả nước để chúng tôi ngày một chuyên nghiệp hơn.