Nhiều doanh nghiệp mở văn phòng đại diện hay chi nhánh và không có bảng hiệu hoặc làm không đúng yêu cầu. Bởi ít người biết rằng bảng hiệu văn phòng đại diện là bắt buộc theo luật Doanh nghiệp và cần một số tiêu chuẩn chung. Bên cạnh đó, tấm bảng cũng phải sang trọng để tạo ấn tượng tốt với đối tác, khách hàng. ACC mời bạn đọc tham khảo bài viết Quy định về bảng hiệu của văn phòng đại diện
Văn phòng đại diện là gì?
Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp và có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó theo quy định tại điều 45 của Luật Doanh Nghiệp.
Văn phòng đại diện sẽ được chia thành 02 nhóm: (i) văn phòng đại diện cho công ty có hiện hiện thương mại tại Việt Nam (ii) văn phòng đại diện cho thương nhận nước ngoài tại Việt Nam (doanh nghiệp không có hiện diện thương mại tại Việt Nam). Trong bài viết này, chúng tôi chỉ tư vấn về các vấn đề liên quan đến văn phòng đại diện công ty có hiện diện tại Việt Nam.
Quý khách hàng có thể tham khảo thành lập văn phòng đại diện cho công ty nước ngoài tại Việt nam
Như vậy có thể thấy, chức năng của văn phòng đại diện khá đơn giản chỉ phục vụ mục đích chính là:
– Giữ vài trò là văn phòng liên lạc giữa công ty với khách hàng;
– Thực hiện tìm hiểu thị trường kinh doanh, hỗ trợ cho công ty đánh giá thị trường, xúc tiến hoạt động kinh doanh
Một số lưu ý khác về văn phòng đại diện như sau:
– Văn phòng đại diện không được trực tiếp kinh doanh mua bán sản phẩm, hàng hóa để thực hiện hoạt động thương mại;
– Văn phòng đại diện không được ký kết hợp đồng mua bán hàng hóa với bên thứ 3 với mục đích thương mại;
– Nghĩa vụ tài chính từ hoạt động của văn phòng đại diện sẽ đều phụ thuộc vào công ty mẹ và do công ty mẹ chi trả toàn bộ
Cơ cấu tổ chức của văn phòng đại diện như thế nào?
Như trình bày ở trên, chức năng hoạt động của văn phòng đại diện là tương đối đơn giản. Do đó, cơ cấu tổ chức của văn phòng đại diện cũng đơn giản với chức danh của người đứng đâu là: Trưởng văn phòng đại diện
Văn phòng đại diện được phép thay mặt công ty ký kết hợp đồng để phục vụ cho hoạt động của văn phòng như thuê nhà; mua sắm trang thiết bị, kts kết hợp đồng lao động với người lao động làm việc tại văn phòng…vv. Cơ cấu tổ chức của văn phòng sẽ do công ty mẹ quyết định, hoạt động theo sự cho phép của công ty mẹ.
Vốn điều lệ của văn phòng đại diện
Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc vào công ty mẹ, không có tư cách pháp nhân nên khi tiến hành thành lập sẽ không đăng ký mức vốn điều lệ công ty. Như đã phân tích, công ty mẹ sẽ chịu trách nhiệm về hoạt động tài chính của văn phòng, do đó, mọi chi phí hoạt động sẽ đều do công ty mẹ chi trả cho văn phòng. Thuế môn bài cho văn phòng sẽ được nộp hàng năm và sẽ do công ty mẹ nộp trên cơ sở đơn vị phụ thuộc vào công ty mẹ.
Nên thành lập văn phòng đại diện hay chi nhánh công ty?
Việc thành lập văn phòng đại diện hay chi nhánh công ty sẽ phụ thuộc vào mục địch kinh doanh của công ty. Trường hợp, mục đích của công ty chỉ là muốn có đơn vị phụ thuộc đại diện cho công ty trong việc xúc tiến mối quan hệ với khách hàng, giới thiệu sản phẩm, dịch vụ tới khách hàng và không có mục đích thu lợi trực tiếp. Doanh nghiệp chỉ nên thành lập văn phòng đại diện công ty.
Trường hợp doanh nghiệp muốn có 1 đơn vị kinh doanh độc lập và thu lợi trực tiếp từ việc kinh doanh, doanh nghiệp nên thành lập chi nhánh công ty để đảm bảo đơn vị phụ thuộc có thể hoạt động kinh doanh trực tiếp với khách hàng.
Các tiêu chuẩn của bảng hiệu văn phòng đại diện
Luật Doanh nghiệp đã quy định rõ tại điều 31, khoản 2: Tên doanh nghiêp phải được viết rõ và treo hoặc đặt ở trụ sở, văn phòng đại diện và chi nhánh.
Bảng hiệu cần tuân thủ các quy định chung
Trong hướng dẫn cũng thể hiện rằng việc chọn làm bảng hiệu văn phòng đại diện bằng chất liệu gì là quyền của doanh nghiệp. Khi thi công, doanh nghiệp không phải xin phép, nhưng cần tuân theo những tiêu chuẩn:
– Đảm bảo mỹ quan.
– Chữ trên bảng hiệu bằng tiếng Việt, nếu dùng ngôn ngữ khác thì kích cỡ chữ phải nhỏ hơn và đặt dưới tiếng Việt.
– Bảng hiệu cần đặt ở mặt trước, sát cổng của văn phòng đại diện.
– Trên bảng hiệu văn phòng cần có tên của cơ quan chủ quản.
– Viết đầy đủ tên của văn phòng đại diện bằng chữ Việt Nam đúng với quyết định thành lập hoặc giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh do cơ quan có thẩm quyền cấp.
– Cần ghi số điện thoại, địa chỉ cụ thể của văn phòng trên bảng hiệu.
– Trên biển hiệu được thể hiện logo đã đăng ký với cơ quan có thẩm quyền, diện tích logo không quá 20% diện tích biển hiệu.
Luật cũng quy định chế tài xử phạt khi doanh nghiệp không treo bảng hiệu tại trụ sở, chi nhánh hoặc văn phòng đại diện là 10.000.000đ đến 15.000.000đ.
Như vậy, việc làm bảng hiệu cho văn phòng đại diện cần được quan tâm để tuân thủ pháp luật. Ngoài ra, đây cũng là “bộ mặt” của doanh nghiệp trong mắt đối tác và khách hàng.
Nội dung bài viết:
Bình luận