Thủ tục tạm ngừng kinh doanh văn phòng đại diện năm 2024

Việc tạm ngừng kinh doanh văn phòng đại diện là một quyết định quan trọng của doanh nghiệp nhằm tối ưu hóa hoạt động và nguồn lực. Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn những thông tin chi tiết về thủ tục tạm ngừng kinh doanh văn phòng đại diện, bao gồm các bước thực hiện, hồ sơ cần thiết, thời hạn và lưu ý quan trọng. 

Thủ tục tạm ngừng kinh doanh văn phòng đại diện

1. Những trường hợp nào cần tạm ngừng kinh doanh văn phòng đại diện?

Theo quy định của Khoản 2 Điều 206 của Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp cần tạm ngừng hoạt động văn phòng đại diện trong hai trường hợp chính sau đây:

Vi Phạm Pháp Luật:

Trường hợp đầu tiên mà doanh nghiệp cần xem xét tạm ngừng hoạt động văn phòng đại diện là khi vi phạm các quy định pháp luật liên quan đến doanh nghiệp, thuế, lao động, bảo vệ môi trường... Điều này có thể bao gồm:

• Vi phạm các quy định về doanh nghiệp, thuế, lao động, bảo vệ môi trường...
• Không tuân thủ nghĩa vụ thông báo, công khai thông tin theo quy định của pháp luật.
• Hành vi gian lận, trốn thuế...

Gặp Sự Cố Bất Khả Kháng:

Trong trường hợp doanh nghiệp gặp phải các sự cố bất khả kháng, cũng có thể là lý do để tạm ngừng hoạt động văn phòng đại diện. Các sự cố này có thể bao gồm:

• Bị thiệt hại nặng nề do thiên tai, hoả hoạn...
• Không thể tiếp tục hoạt động do chiến tranh, dịch bệnh...
• Gặp sự cố về an ninh, chính trị ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.

Những trường hợp nào cần tạm ngừng kinh doanh văn phòng đại diện?

2. Thời hạn tạm ngừng kinh doanh văn phòng đại diện

Căn cứ theo khoản 2 Điều 57 nghị định 78/2015/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp: “Tạm ngừng kinh doanh, tiếp tục kinh doanh trước thời hạn đã thông báo đối với doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện,địa điểm kinh doanh

Thời hạn tạm ngừng kinh doanh không được quá một năm. Sau khi hết thời hạn đã thông báo, nếu doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh vẫn tiếp tục tạm ngừng kinh doanh thì phải thông báo tiếp cho Phòng Đăng ký kinh doanh. Tổng thời gian tạm ngừng kinh doanh liên tiếp không được quá hai năm.”

Như vậy, thời hạn tạm ngừng kinh doanh văn phòng đại diện tối đa là 01 năm cho mỗi lần thông báo.

3. Thủ tục tạm ngừng kinh doanh văn phòng đại diện

Quy trình tạm ngừng kinh doanh văn phòng đại diện không quá phức tạp, nhưng đòi hỏi sự chuẩn bị và tuân thủ đúng quy định của pháp luật. Dưới đây là các bước cụ thể bạn cần thực hiện:

Bước 1: Chuẩn Bị Hồ Sơ

• Đơn Xin Tạm Ngừng Kinh Doanh: Doanh nghiệp tải mẫu từ website của Cổng Dịch vụ công Quốc gia hoặc tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở.
• Giấy Ủy Quyền: Nếu cần, chuẩn bị giấy ủy quyền nếu hồ sơ được nộp qua người được ủy quyền.
• Thông Báo Tạm Ngừng Hoạt Động: Gửi thông báo đến Phòng Đăng ký kinh doanh ít nhất 03 ngày làm việc trước ngày tạm ngừng kinh doanh.
• Giấy Đề Nghị Bổ Sung Thông Tin: Trong trường hợp cần, chuẩn bị giấy đề nghị bổ sung thông tin đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện.

Bước 2: Nộp Hồ Sơ

Nộp Trực Tiếp: Gửi hồ sơ trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở.

Bước 3: Nhận Kết Quả

Thời Gian Xử Lý: Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ giải quyết hồ sơ trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

Nhận Giấy Chứng Nhận: Sau khi hoàn thành thủ tục, doanh nghiệp sẽ nhận được Giấy chứng nhận tạm ngừng kinh doanh văn phòng đại diện.

4. Không thông báo tạm ngừng kinh doanh văn phòng đại diện có bị xử phạt hay không?

Việc không thông báo tạm ngừng kinh doanh văn phòng đại diện có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng và bị xử phạt theo quy định của pháp luật. Căn cứ theo Điểm c Khoản 1 Điều 50 Nghị Định Số 122/2021/NĐ-CP: Quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực doanh nghiệp:

Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:

c) Không thông báo hoặc thông báo không đúng thời hạn đến cơ quan đăng ký kinh doanh về thời điểm và thời hạn tạm dừng kinh doanh hoặc tiếp tục kinh doanh.

Như vậy, việc không thông báo tạm ngừng kinh doanh văn phòng đại diện có thể phải chịu xử phạt hành chính từ 10.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng theo quy định của pháp luật.

5. Tác động của việc tạm ngừng kinh doanh văn phòng đại diện

Tác Động Tích Cực

Giảm Thiểu Chi Phí Hoạt Động: Việc tạm ngừng kinh doanh giúp doanh nghiệp giảm thiểu các chi phí vận hành như tiền thuê mặt bằng, chi phí nhân sự và văn phòng phẩm.

Tập Trung Nguồn Lực: Doanh nghiệp có thể tập trung nguồn lực vào các hoạt động kinh doanh chính tại thị trường nội địa hoặc các thị trường khác có tiềm năng hơn.

Đánh Giá Lại Thị Trường: Thời gian tạm ngừng kinh doanh cũng là cơ hội để doanh nghiệp đánh giá lại hiệu quả hoạt động của VPĐD và tiềm năng phát triển tại thị trường đó.

Tác Động Tiêu Cực

Mất Đi Thị Trường và Khách Hàng: Việc tạm ngừng kinh doanh VPĐD có thể khiến doanh nghiệp mất thị phần và khách hàng cho các đối thủ cạnh tranh khác.

Mất Đi Uy Tín: Điều này có thể ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp trên thị trường quốc tế.

Khó Khăn Trong Việc Quay Lại Thị Trường: Nếu muốn quay lại thị trường sau này, doanh nghiệp có thể gặp nhiều khó khăn trong việc tìm kiếm khách hàng và đối tác mới.

Vấn Đề Phụ Trợ

Thuế: Doanh nghiệp cần tuân thủ các quy định về thuế liên quan đến việc tạm ngừng kinh doanh VPĐD.

Nhân Sự: Việc tạm ngừng kinh doanh cũng đòi hỏi doanh nghiệp giải quyết các vấn đề liên quan đến nhân sự của VPĐD như chấm dứt hợp đồng lao động và thanh toán lương.

Hồ Sơ Pháp Lý: Cần hoàn tất các thủ tục pháp lý liên quan đến việc tạm ngừng kinh doanh VPĐD.

6. Câu hỏi thường gặp

6.1. Có thể gia hạn thời hạn tạm ngừng hoạt động văn phòng đại diện hay không?

Có. Doanh nghiệp có thể gia hạn thời hạn tạm ngừng hoạt động văn phòng đại diện nhưng phải thông báo cho Phòng Đăng ký kinh doanh chậm nhất 03 ngày làm việc trước khi hết hạn thời hạn tạm ngừng kinh doanh hiện tại.

6.2. Có cần thực hiện thủ tục gì khác ngoài việc thông báo khi tạm ngừng hoạt động văn phòng đại diện?

Có. Doanh nghiệp cần thanh lý hợp đồng lao động với người lao động đang làm việc tại văn phòng đại diện, thanh lý các hợp đồng khác liên quan đến hoạt động của văn phòng đại diện và thực hiện các nghĩa vụ thuế theo quy định.

6.3. Có quy định về việc hủy bỏ việc tạm ngừng hoạt động văn phòng đại diện hay không?

Có. Doanh nghiệp có thể hủy bỏ việc tạm ngừng hoạt động văn phòng đại diện bằng cách thông báo cho Phòng Đăng ký kinh doanh chậm nhất 03 ngày làm việc trước ngày dự kiến tiếp tục hoạt động

Hy vọng qua bài viết, Công ty Luật ACC đã giúp quý khách hàng hiểu rõ hơn về vấn đề Thủ tục tạm ngừng kinh doanh văn phòng đại diện. Đừng ngần ngại hãy liên hệ với Công ty Luật ACC nếu quý khách hàng có bất kỳ thắc mắc cần tư vấn giải quyết.