Thủ tục giải thể chi nhánh văn phòng đại diện

Việc giải thể chi nhánh văn phòng đại diện là một thủ tục hành chính quan trọng, đòi hỏi sự tuân thủ chặt chẽ theo quy định của pháp luật nhằm đảm bảo tính minh bạch, rõ ràng và hợp pháp. Bài viết này sẽ trình bày chi tiết về các bước cần thiết trong thủ tục giải thể chi nhánh văn phòng đại diện, giúp doanh nghiệp thực hiện đúng quy định và tránh những sai sót trong quá trình thực hiện.

Thủ tục giải thể chi nhánh văn phòng đại diện

1. Văn phòng đại diện là gì?

Khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020, văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp.

2. Các trường hợp giải thể chi nhánh văn phòng đại diện

Do văn phòng đại diện không tạo ra lợi nhuận nên trong trường hợp doanh nghiệp gặp khó khăn trong triển khai hoạt động kinh doanh, thay đổi chiến lược kinh doanh thì công ty hoàn toàn có thể chủ động giải thể văn phòng đại diện để giảm bớt gánh nặng tài chính. 

Ngoài ra, theo quy định tại Khoản 1 Điều 213 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện trong các trường hợp sau: 

- Do công ty mẹ giải thể nên văn phòng đại diện phải giải thể theo; 

- Phải giải thể do hết thời hạn hoạt động ghi trong giấy phép thành lập VPĐD mà doanh nghiệp không tiếp tục gia hạn;

- Phải giải thể do bị cơ quan nhà nước có thẩm quyền thu hồi giấy phép hoạt động hoặc không gia hạn giấy phép hoạt động của VPĐD;

- Phải giải thể do hoạt động của VPĐD không phù hợp với cam kết ghi trong giấy phép thành lập VPĐD theo quy định của pháp luật.

3. Thủ tục giải thể chi nhánh văn phòng đại diện

Thủ tục giải thể văn phòng đại diện công ty, doanh nghiệp được hướng dẫn cụ thể tại Khoản 1 Điều 72 Nghị định 01/2021/NĐ-CP. Quy trình giải thể văn phòng đại diện cần tiến hành lần lượt các bước như sau:

Bước 1: Chấm dứt hiệu lực mã số thuế và hoàn thành nghĩa vụ thuế. 

Trước khi thông báo giải thể văn phòng đại diện tới cơ quan đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp phải làm thủ tục với cơ quan thuế quản lý trực tiếp để chấm dứt hiệu lực mã số thuế và hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế theo quy định của pháp luật.

• Hồ sơ chấm dứt hiệu lực mã số thuế văn phòng đại diện cần chuẩn bị bao gồm:  

+ Thông báo chấm dứt hiệu lực mã số thuế (theo mẫu 24/ĐK-TCT ban hành tại Thông tư 105/2020/TT-BTC);

+ Quyết định của chủ sở hữu công ty TNHH 1 thành viên về việc chấm dứt hoạt động VPĐD;

+ Quyết định và biên bản họp của hội đồng thành viên công ty TNHH 2 thành viên trở lên hoặc hội đồng quản trị công ty cổ phần về việc chấm dứt hoạt động VPĐD.

Lưu ý: 

• Doanh nghiệp có thể cần bổ sung các giấy tờ sau vào hồ sơ:

Quyết định thu hồi giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của VPĐD (trong trường hợp giải thể văn phòng đại diện theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền);

Giấy ủy quyền (trong trường hợp người đại diện pháp luật công ty không trực tiếp thực hiện thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế văn phòng đại diện).

Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ nêu trên, doanh nghiệp nộp hồ sơ cho Chi cục Thuế cấp quận/huyện nơi đặt địa chỉ trụ sở chính của văn phòng đại diện.

Doanh nghiệp cũng có thể tra cứu cơ quan thuế quản lý trực tiếp của văn phòng đại diện tại website http://tracuunnt.gdt.gov.vn/ của Tổng cục Thuế.

Bước 2: Làm thủ tục giải thể văn phòng đại diện công ty, doanh nghiệp

Sau khi hoàn thành việc chấm dứt hiệu lực mã số thuế và hoàn thành nghĩa vụ thuế của văn phòng đại diện, doanh nghiệp tiếp tục làm thủ tục giải thể (hay còn gọi là thủ tục chấm dứt hoạt động) văn phòng đại diện tại cơ quan đăng ký kinh doanh.

• Hồ sơ giải thể văn phòng đại diện của doanh nghiệp gồm có:

+ Thông báo về việc giải thể văn phòng đại diện;

+ Quyết định giải thể VPĐD của chủ sở hữu/hội đồng thành viên/đại hội đồng cổ đông;

+ Biên bản họp hội đồng thành viên/đại hội đồng cổ đông về việc giải thể VPĐD;

+ Văn ủy quyền cho người đại diện làm thủ tục giải thể VPĐD (nếu có);

+ Bản sao CCCD/CMND của người đại diện làm thủ tục giải thể VPĐD.

Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, doanh nghiệp cần nộp tại bộ phận Một cửa - Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư cấp tỉnh nơi đặt trụ sở văn phòng đại diện hoặc nộp hồ sơ online trên trang https://dangkykinhdoanh.gov.vn/. 

Sau khi nhận được hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ gửi thông tin về việc giải thể văn phòng đại diện của doanh nghiệp cho cơ quan thuế. 

Tối đa 2 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo của Phòng Đăng ký kinh doanh, cơ quan thuế sẽ gửi ý kiến về việc hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế của VPĐD đến Phòng Đăng ký kinh doanh.

Trong thời hạn tối đa 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh phải thực hiện giải thể văn phòng đại diện trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp nếu cơ quan thuế không có ý kiến từ chối, đồng thời phải ra thông báo về việc giải thể văn phòng đại diện đó.

Bước 3: Hoàn trả dấu doanh nghiệp tại cho cơ quan công an

Đối với văn phòng đại diện có sử dụng con dấu do cơ quan công an cấp, thì khi giải thể doanh nghiệp cần phải trả lại con dấu của văn phòng đại diện cho cơ quan công an đã cấp mẫu dấu trước đó.

• Hồ sơ trả con dấu văn phòng đại diện cho cơ quan công an gồm có:

+ Công văn đề nghị hoàn trả con dấu;

+ Con dấu và giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu (bản gốc);

+ Quyết định giải thể văn phòng đại diện của công ty;

+ Giấy ủy quyền cho người đi thực hiện thủ tục trả con dấu văn phòng đại diện (nếu có).

Lưu ý:

Việc trả lại con dấu chỉ áp dụng cho những văn phòng đại diện thành lập trước ngày 01/07/2015, có con dấu do cơ quan công an cấp.

Đối với con dấu văn phòng đại diện do công ty tự khắc thì không cần trả lại con dấu. Khi có thông báo về việc giải thể văn phòng đại diện của công ty, con dấu này sẽ tự động hết hiệu lực.

4. Thời hạn doanh nghiệp thông báo giải thể chi nhánh văn phòng đại diện theo quy định

- Trước khi thông báo chấm dứt hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh thì doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện phải đăng ký với Cơ quan thuế để hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế theo quy định của pháp luật về thuế.

- Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày quyết định chấm dứt hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh, doanh nghiệp gửi Thông báo về việc chấm dứt hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh.

5. Lưu ý khi giải thể chi nhánh văn phòng đại diện

Lưu ý khi giải thể chi nhánh văn phòng đại diện

Trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày có quyết định thu hồi giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục giải thể doanh nghiệp (trừ trường hợp bị thu hồi giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện do cưỡng chế nợ thuế).

Trường hợp doanh nghiệp giải thể văn phòng đại diện nhưng không thông báo cho Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ bị phạt tiền từ 20.000.000 - 30.000.000 đồng (Điều 54 Nghị định số 122/2021/NĐ-CP).

Doanh nghiệp cần đảm bảo công ty đã hoàn tất mọi nghĩa vụ thuế của văn phòng đại diện cho cơ quan thuế và được cơ quan thuế xác nhận đã hoàn tất nghĩa vụ thuế.

Doanh nghiệp nên tuân thủ 3 nguyên tắc sau khi giải thể văn phòng đại diện: 

Thực hiện thông báo cho Phòng Đăng ký kinh doanh khi giải thể VPĐD công ty;

Đảm bảo hoàn tất mọi nghĩa vụ thuế liên quan cho cơ quan thuế; 

Đảm bảo về tính chính xác, trung thực của hồ sơ.

6. Câu hỏi thường gặp

Doanh nghiệp có thể tự ý giải thể chi nhánh văn phòng đại diện mà không cần thông qua cơ quan nhà nước có thẩm quyền hay không?

Không. Doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục giải thể chi nhánh văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật và thông qua cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Doanh nghiệp có cần thanh toán các khoản nợ, nghĩa vụ của chi nhánh văn phòng đại diện trước khi giải thể hay không?

Có. Doanh nghiệp phải thanh toán đầy đủ các khoản nợ, nghĩa vụ của chi nhánh văn phòng đại diện trước khi tiến hành giải thể.

Doanh nghiệp có cần thanh lý hợp đồng lao động với người lao động đang làm việc tại chi nhánh văn phòng đại diện hay không?

Có. Doanh nghiệp phải thanh lý hợp đồng lao động với người lao động đang làm việc tại chi nhánh văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật lao động.

Hy vọng qua bài viết, Công ty Luật ACC đã giúp quý khách hàng hiểu rõ hơn về vấn đề Thủ tục giải thể chi nhánh văn phòng đại diện. Đừng ngần ngại hãy liên hệ với Công ty Luật ACC nếu quý khách hàng có bất kỳ thắc mắc gì cần tư vấn giải quyết.