Quy trình, thủ tục Chứng nhận hợp quy

Chứng nhận hợp quy là một văn bản quan trọng, khẳng định sản phẩm, hàng hóa của doanh nghiệp (DN) đáp ứng các yêu cầu về chất lượng theo quy chuẩn kỹ thuật quốc gia (QCVN). Việc đăng ký Chứng nhận hợp quy mang lại nhiều lợi ích cho DN như nâng cao uy tín, tăng khả năng cạnh tranh, mở rộng thị trường,...Để hiểu rõ hơn về Quy trình, thủ tục Chứng nhận hợp quy hãy cùng Công ty Luật ACC tìm hiểu bài viết sau.

Quy trình, thủ tục Chứng nhận hợp quy

I. Chứng nhận hợp quy là gì?

Chứng nhận hợp quy  là một văn bản do tổ chức chứng nhận (TCN) được cấp phép cấp cho doanh nghiệp (DN) khi sản phẩm, hàng hóa của DN đáp ứng các yêu cầu về chất lượng theo quy chuẩn kỹ thuật quốc gia (QCVN).

II. Hồ sơ đăng ký Chứng nhận hợp quy

Hồ sơ đăng ký chứng nhận hợp quy bao gồm:

1. Đơn đề nghị cấp chứng nhận hợp quy:

Nêu rõ tên, địa chỉ, số điện thoại, email của doanh nghiệp.

Nêu rõ tên sản phẩm, hàng hóa đề nghị cấp chứng nhận hợp quy.

Nêu rõ số lượng sản phẩm, hàng hóa đề nghị cấp chứng nhận hợp quy.

Nêu rõ quy chuẩn kỹ thuật quốc gia áp dụng cho sản phẩm, hàng hóa đề nghị cấp chứng nhận hợp quy.

Ký tên và đóng dấu của doanh nghiệp.

2. Giấy phép kinh doanh:

Bản sao hợp lệ.

3. Báo cáo kết quả đánh giá hệ thống quản lý chất lượng:

Do tổ chức đánh giá hệ thống quản lý chất lượng được cấp phép cấp.

Có hiệu lực trong thời hạn 03 năm.

4. Báo cáo kết quả thử nghiệm sản phẩm:

Do phòng thử nghiệm được cấp phép cấp.

Có hiệu lực trong thời hạn 02 năm.

5. Các tài liệu liên quan khác theo quy định:

Tùy thuộc vào từng loại sản phẩm, hàng hóa mà có thể yêu cầu thêm các tài liệu khác như: công bố hợp chuẩn, công bố hợp quy, bản công bố chất lượng sản phẩm, ...

III. Quy trình, thủ tục Chứng nhận hợp quy

Bước 1: Đánh giá sơ bộ

– Khảo sát, kiểm tra việc thực hiện của doanh nghiệp theo các quy định pháp luật cụ thể như:

Hoạt động sản xuất, hồ sơ lưu trữ, hiệu chuẩn, kiểm định phương tiện đo, bảo dưỡng, bảo trì máy móc thiết bị (nếu có), sở hữu trí tuệ (nhãn hiệu hàng hóa), cách bố trí mặt bằng sản xuất,…

– Hướng dẫn doanh nghiệp thực hiện trước các bước đã nêu trên; và các việc khác có liên quan đến hệ thống đảm bảo chất lượng như khảo sát mặt bằng, nhân sự, máy móc, quy trình,… và đề nghị sắp xêp lại mặt bằng (nếu cần)

– Hướng dẫn làm hồ sơ nộp cho tổ chức chứng nhận bao gồm: làm hợp đồng chứng nhận; phiếu đăng ký chứng nhận; chụp hình; mô tả sản phẩm; sơ đồ tổ chức,…

Bước 2: Xây dựng hồ sơ, hệ thống

–  Thời gian: 30 ngày

– Sơ đồ tổ chức và xác định trách nhiệm, quyền hạn

– Sổ tay chất lượng; thủ tục kiểm soát các tài liệu chất lượng; thủ tục (quy trình) kiểm sóat vật tư, nguyên liệu sản xuất; thủ tục (hướng dẫn) nhận biết sản phẩm và trạng thái kiểm tra; thử nghiệm; thủ tục kiểm soát hồ sơ chất lượng; thủ tục kiểm soát sản phẩm không phù hợp; thủ tục khắc phục; phòng ngừa; thủ tục (quy định) việc xếp dỡ, lưu kho, bao gói, bảo quản và giao hàng; thủ tục đào tạo; chính sách chất lượng. Mục tiêu chất lượng, kế hoạch kiểm sóat chất lượng, kế hoạch kiểm sóat sản xuất.

– Các hướng dẫn công việc, hướng dẫn vận hành máy móc thiết bị (nếu có)

– Xây dựng cụ thể các biểu mẫu có liên quan để Doanh Nghiệp áp dụng.

Bước 3: Hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện

– Thời gian: từ 3- 7 ngày

– Hướng dẫn cách thực hiện tất cả các vấn đề có liên quan đến việc xây dựng hệ thống đảm bảo chất lượng nêu tại bước 2.

– Kiểm tra việc thực hiện tại Doanh nghiệp.

Bước 4: Đánh giá chứng nhận, thực hiện hành động khắc phục (nếu có)

– Tổ chức chứng nhận đến doanh nghiệp đánh giá chứng nhận sản phẩm, lấy mẫu thử nghiệm.

– Thực hiện khắc phục và báo cáo hành động khắc phục sau chứng nhận (nếu có)

Bước 5: Công bố hợp quy

– Thời gian: 10 ngày

IV. Thời gian hoàn thành thủ tục Chứng nhận hợp quy 

Theo quy định chung, thời gian hoàn thành thủ tục Chứng nhận hợp quy tối đa là 30 ngày làm việc. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, TCN có thể yêu cầu gia hạn thời gian nếu cần thiết

Thời gian hoàn thành thủ tục Chứng nhận hợp quy phụ thuộc vào nhiều yếu tố, bao gồm:

- Loại sản phẩm, hàng hóa: Các sản phẩm, hàng hóa có quy trình kiểm tra, thử nghiệm phức tạp sẽ mất nhiều thời gian hơn.

- Số lượng sản phẩm, hàng hóa: Số lượng sản phẩm, hàng hóa càng nhiều, thời gian kiểm tra, thử nghiệm càng lâu.

- Hồ sơ đăng ký: Hồ sơ đầy đủ và chính xác sẽ giúp rút ngắn thời gian thẩm định.

- Khả năng đáp ứng yêu cầu của TCN: Nếu DN đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của TCN, thời gian hoàn thành thủ tục sẽ nhanh hơn.

Theo quy định chung, thời gian hoàn thành thủ tục chứng nhận hợp quy tối đa là 30 ngày làm việc. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, TCN có thể yêu cầu gia hạn thời gian nếu cần thiết

V. Những câu hỏi thường gặp:

1. Có những tổ chức nào được cấp phép thực hiện chứng nhận hợp quy?

Danh sách các tổ chức được cấp phép thực hiện chứng nhận hợp quy được công bố trên website của Bộ Khoa học và Công nghệ (KHCN).

2. Có thể tra cứu thông tin về chứng nhận hợp quy ở đâu?

Có thể tra cứu thông tin về chứng nhận hợp quy tại website của Trung tâm Tiêu chuẩn Chất lượng Việt Nam (QUACERT) hoặc website của Bộ KHCN.

3. Có mấy loại chứng nhận hợp quy?

Có hai loại chứng nhận hợp quy:

Chứng nhận hợp quy bắt buộc: Áp dụng cho sản phẩm, hàng hóa được quy định trong danh mục hàng hóa, sản phẩm bắt buộc CQHQ theo quy định của pháp luật.

Chứng nhận hợp quy tự nguyện: Do DN tự nguyện thực hiện để nâng cao uy tín và chất lượng sản phẩm, hàng hóa.