Mẫu thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật​

Khi thay đổi người đại diện theo pháp luật, các cá nhân và tổ chức phải thực hiện thông báo đúng theo quy định pháp lý để đảm bảo tính hợp pháp và tránh rủi ro pháp lý. Mẫu thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật của Công ty Luật ACC sẽ cung cấp mẫu mới nhất, đồng thời hướng dẫn bạn quy trình chi tiết và các yêu cầu cần thiết khi thực hiện thủ tục này.

Mẫu thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật​

1. Người đại diện theo pháp luật là ai?

Người đại diện theo pháp luật là cá nhân hoặc tổ chức được pháp luật hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền chỉ định để thay mặt tổ chức, cá nhân thực hiện các hành vi pháp lý, như ký hợp đồng, tham gia vụ kiện, hoặc thực hiện giao dịch dân sự, hành chính. Người đại diện này không do các bên tự chọn mà được chỉ định hoặc quy định bởi pháp luật.

Có hai loại người đại diện: đại diện cho cá nhân và đại diện cho pháp nhân. Người đại diện thực hiện các hành vi pháp lý thay mặt tổ chức hoặc cá nhân, chịu trách nhiệm về những hành vi này và phải đảm bảo tuân thủ pháp luật. Quyền đại diện không thể chuyển nhượng mà không có sự đồng ý của cơ quan có thẩm quyền. Mỗi người đại diện đều có chức danh và phạm vi quyền hạn rõ ràng, nhằm bảo vệ quyền lợi hợp pháp của tổ chức hoặc cá nhân mình đại diện.

>> Bạn có thể đọc thêm bài viết khác tại: Người đại diện theo pháp luật là gì?

2. Điều kiện thay đổi người đại diện theo pháp luật

Khi thay đổi người đại diện theo pháp luật, cá nhân hoặc doanh nghiệp phải đảm bảo người được chọn đáp ứng các điều kiện sau:

• Đủ năng lực hành vi dân sự: Người đại diện phải có khả năng tự thực hiện quyền và nghĩa vụ pháp lý, không bị hạn chế về mặt pháp lý.
• Không thuộc đối tượng cấm quản lý doanh nghiệp: Các đối tượng như người thi hành án, người bị tuyên bố phá sản, hoặc người bị cấm quản lý doanh nghiệp không được làm người đại diện theo pháp luật.
• Quy định với doanh nghiệp phá sản: Những người quản lý doanh nghiệp bị tuyên bố phá sản không được thành lập doanh nghiệp mới hoặc làm người quản lý trong thời gian từ 01 đến 03 năm.

Các điều kiện này giúp đảm bảo tính hợp pháp và tránh rủi ro pháp lý cho tổ chức.

>> Bạn có thể đọc thêm bài viết khác tại: Giám định viên là gì? Điều kiện trở thành giám định viên

3. Mẫu thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật

Mẫu thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật

Phụ lục II-2 Ban hành kèm theo Thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT quy định mẫu văn bản thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp. Mẫu văn bản này cần có đầy đủ các thông tin quan trọng để đảm bảo tính hợp pháp và thực hiện đúng quy định của pháp luật khi thay đổi người đại diện.

Mẫu thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật là một văn bản quan trọng, cần được soạn thảo chính xác và đầy đủ để gửi đến cơ quan đăng ký kinh doanh. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết để bạn có thể tự mình hoàn thiện mẫu thông báo này:

Bước 1. Tìm hiểu mẫu chuẩn

Tham khảo các mẫu có sẵn: Bạn có thể tìm thấy các mẫu thông báo này trên các trang web cung cấp dịch vụ pháp lý, trang web của Sở Kế hoạch và Đầu tư, hoặc các văn bản mẫu của công ty luật.

Kiểm tra lại thông tin: Luôn so sánh các mẫu bạn tìm được với quy định hiện hành để đảm bảo tính chính xác và cập nhật.

Bước 2. Chuẩn bị đầy đủ thông tin

• Thông tin doanh nghiệp: Tên công ty, mã số thuế, địa chỉ trụ sở chính.
• Thông tin người đại diện cũ: Họ tên, chức danh, ngày sinh, số CMND/CCCD, giấy tờ chứng thực cá nhân khác (nếu không có CMND/CCCD) kèm theo số giấy chứng thực cá nhân, ngày cấp, nơi cấp.
• Thông tin người đại diện mới: Họ tên, chức danh, ngày sinh, số CMND/CCCD, giấy tờ chứng thực cá nhân khác (nếu không có CMND/CCCD) kèm theo số giấy chứng thực cá nhân, ngày cấp, nơi cấp, sổ hộ khẩu
• Nguyên nhân thay đổi: Nêu rõ lý do dẫn đến việc thay đổi người đại diện (ví dụ: thôi việc, nghỉ hưu, chuyển công tác...).
• Ngày có hiệu lực: Ngày mà quyết định thay đổi có hiệu lực.

Bước 3. Cách trình bày

• Thông tin về doanh nghiệp:

Tên doanh nghiệp: Ghi đầy đủ tên công ty như đã đăng ký.

Mã số doanh nghiệp/Mã số thuế: Là mã số duy nhất để nhận biết doanh nghiệp.

Số giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh: Nếu không có mã số doanh nghiệp, bạn cần ghi rõ số giấy chứng nhận.

Ngày cấp: Ngày cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.

Nơi cấp: Cơ quan đã cấp giấy chứng nhận.

• Thông tin về người đại diện cũ:

Họ và tên: Ghi đầy đủ họ và tên của người đại diện cũ.

Giới tính: Nam hoặc nữ.

Ngày sinh: Ngày sinh của người đại diện mới.

Dân tộc: Dân tộc của người đại diện mới.

Quốc tịch: Quốc tịch của người đại diện mới.

Loại giấy tờ pháp lý: Chọn loại giấy tờ tùy theo loại giấy tờ mà người đại diện mới đang sử dụng (chứng minh nhân dân, căn cước công dân, hộ chiếu, hoặc loại giấy tờ khác).

Số giấy tờ pháp lý: Ghi số của loại giấy tờ đã chọn.

Ngày cấp: Ngày cấp giấy tờ.

Nơi cấp: Nơi cấp giấy tờ.

Ngày hết hạn (nếu có): Nếu giấy tờ có hạn, ghi rõ ngày hết hạn.

• Thông tin về người đại diện mới: tương tự với thông tin của người đại diện cũ, ngoài ra điền thêm nơi đăng ký hộ khẩu thường trú của người đại diện mới.

Bước 4. Chuẩn bị các giấy tờ kèm theo

Nghị quyết/Quyết định: Nghị quyết hoặc quyết định của Hội đồng thành viên, cổ đông về việc thay đổi người đại diện.

Bản sao CMND/CCCD: Bản sao CMND/CCCD của người đại diện mới.

Các giấy tờ khác: Tùy theo yêu cầu của cơ quan đăng ký kinh doanh, có thể cần thêm các giấy tờ khác như văn bản ủy quyền, giấy xác nhận...

Bước 5. Nộp hồ sơ

Nơi nộp: Nộp trực tiếp tại cơ quan đăng ký kinh doanh hoặc nộp qua dịch vụ công trực tuyến.

Công ty Luật ACC cung cấp Mẫu thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật mới nhất: 

4. Trách nhiệm của người đại diện theo pháp luật

Trách nhiệm của người đại diện theo pháp luật

Người đại diện theo pháp luật, bất kể là của cá nhân hay doanh nghiệp, có trách nhiệm quan trọng trong việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ hợp pháp. Dưới đây là các trách nhiệm cơ bản mà người đại diện theo pháp luật cần tuân thủ:

• Thực hiện quyền và nghĩa vụ một cách trung thực, cẩn trọng
  Người đại diện phải thực hiện các quyền và nghĩa vụ được giao một cách trung thực và cẩn trọng, bảo đảm lợi ích hợp pháp của cá nhân hoặc tổ chức mà mình đại diện. Họ cần thực hiện nhiệm vụ với tinh thần trách nhiệm cao, tránh hành động bất lợi cho bên mà họ đại diện.
• Không lạm dụng quyền hạn vì lợi ích cá nhân
  Người đại diện không được phép lợi dụng vị thế của mình để thu lợi cá nhân hoặc phục vụ lợi ích của tổ chức, cá nhân khác. Họ không được phép sử dụng thông tin, tài sản, bí mật kinh doanh hoặc cơ hội kinh doanh của bên mình đại diện vào mục đích cá nhân.
• Thông báo đầy đủ, chính xác về các thông tin liên quan
  Người đại diện có trách nhiệm thông báo kịp thời, chính xác về các thông tin quan trọng liên quan đến quyền lợi của cá nhân hoặc tổ chức mà họ đại diện, đặc biệt khi có sự thay đổi về tình trạng pháp lý, tài sản, quyền lợi hoặc các yếu tố ảnh hưởng đến quyền lợi của bên được đại diện.
• Chịu trách nhiệm về thiệt hại do vi phạm nghĩa vụ
  Người đại diện theo pháp luật phải chịu trách nhiệm cá nhân đối với những thiệt hại phát sinh từ hành động vi phạm nghĩa vụ. Nếu họ không thực hiện đúng trách nhiệm hoặc gây thiệt hại, họ sẽ phải chịu trách nhiệm về những hậu quả pháp lý và tài chính liên quan.
• Hành động vì lợi ích hợp pháp của bên được đại diện
  Người đại diện phải luôn hành động vì lợi ích hợp pháp của cá nhân hoặc tổ chức mà mình đại diện, bảo vệ quyền lợi hợp pháp của họ trong tất cả các giao dịch và quan hệ pháp lý. Điều này bao gồm việc thực hiện các hành vi pháp lý như ký kết hợp đồng, tham gia tranh tụng hoặc thực hiện các giao dịch hành chính.

Trách nhiệm của người đại diện theo pháp luật được quy định chặt chẽ nhằm bảo vệ quyền lợi của bên đại diện và đảm bảo rằng mọi hành động pháp lý diễn ra đúng quy định của pháp luật. Việc tuân thủ những trách nhiệm này sẽ giúp tránh được các rủi ro pháp lý và đảm bảo sự minh bạch trong các giao dịch pháp lý.

>> Bạn có thể đọc thêm bài viết khác tại: Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp​ là gì?

5. Câu hỏi thường gặp 

Khi nào cần thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty?

Việc thay đổi người đại diện theo pháp luật thường xảy ra khi có sự thay đổi trong cấu trúc lãnh đạo của công ty, ví dụ như khi giám đốc hoặc tổng giám đốc nghỉ hưu, thôi việc hoặc có những lý do cá nhân khác. Ngoài ra, thay đổi cũng có thể do các yếu tố pháp lý yêu cầu, chẳng hạn như khi người đại diện cũ không còn đủ điều kiện để tiếp tục đảm nhận vai trò này.

Những doanh nghiệp nào cần thực hiện thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật?

Tất cả các doanh nghiệp, bao gồm công ty TNHH, công ty cổ phần và các loại hình doanh nghiệp khác, đều cần thực hiện thủ tục thay đổi người đại diện khi có sự thay đổi về nhân sự đảm nhận vai trò này. Thủ tục này giúp đảm bảo tính hợp pháp và thông suốt trong các giao dịch pháp lý của doanh nghiệp.

Có thể thay đổi người đại diện theo pháp luật mà không cần thông báo với cơ quan nhà nước không?

Không, việc thay đổi người đại diện theo pháp luật phải được thông báo và cập nhật với cơ quan đăng ký kinh doanh. Nếu không thực hiện đúng quy trình thông báo, doanh nghiệp có thể gặp phải các rủi ro pháp lý, bao gồm mất quyền hạn đại diện hợp pháp trong các giao dịch và bị xử phạt hành chính.

Trên đây là những thông tin quan trọng mà bạn cần biết về mẫu thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật. Nếu bạn cần thêm thông tin chi tiết, hãy liên hệ Công ty Luật ACC để được tư vấn chuyên sâu hơn về tìm hiểu sâu hơn về người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.