Người đại diện theo pháp luật là gì?

Hiểu đúng về người đại diện theo pháp luật rất quan trọng để tránh rủi ro trong kinh doanh và pháp lý. Bài viết dưới đây của Công ty Luật ACC sẽ giúp bạn làm rõ khái niệm, trách nhiệm, và quy định liên quan đến vai trò này trong quản lý doanh nghiệp.

Người đại diện theo pháp luật là gì?

1. Người đại diện theo pháp luật là gì?

Người đại diện theo pháp luật là cá nhân được quy định bởi pháp luật hoặc được cơ quan nhà nước có thẩm quyền chỉ định, chứ không phải do các bên tự thỏa thuận. 

Những trường hợp người đại diện theo pháp luật bao gồm: cha mẹ là đại diện cho con chưa thành niên; người giám hộ cho người được giám hộ; người được Tòa án chỉ định cho người bị hạn chế năng lực hành vi dân sự; người đứng đầu pháp nhân theo điều lệ hoặc do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quyết định; chủ hộ trong các giao dịch nhằm mang lại lợi ích chung cho cả hộ gia đình; tổ trưởng của tổ hợp tác trong các giao dịch của tổ; và những người khác theo quy định của pháp luật.

2. Các loại đại diện theo pháp luật

2.1. Người đại diện theo pháp luật của cá nhân bao gồm những ai?

Căn cứ theo Điều 136 Bộ luật Dân sự 2015 thì người đại diện theo pháp luật của cá nhân bao gồm:

- Cha, mẹ đối với con chưa thành niên.

- Người giám hộ đối với người được giám hộ. Người giám hộ của người có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi là người đại diện theo pháp luật nếu được Tòa án chỉ định.

- Người do Tòa án chỉ định trong trường hợp không xác định được người đại diện quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều 136 Bộ luật Dân sự 2015.

- Người do Tòa án chỉ định đối với người bị hạn chế năng lực hành vi dân sự.

2.2. Người đại diện theo pháp luật của pháp nhân bao gồm những ai?

Người đại diện theo pháp luật của pháp nhân được quy định tại khoản 1 Điều 137 Bộ luật Dân sự 2015, cụ thể: 

- Người được pháp nhân chỉ định theo điều lệ;

- Người có thẩm quyền đại diện theo quy định của pháp luật;

- Người do Tòa án chỉ định trong quá trình tố tụng tại Tòa án.

>> Bạn có thể tham khảo thêm Nghề luật sư là gì ? tại đây

3. Phạm vi và thời hạn của người đại diện theo pháp luật

Về thời hạn đại diện theo pháp luật được xác định theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền, hoặc theo điều lệ của pháp nhân hoặc theo quy định của pháp luật.

Trường hợp nếu không xác định được thời hạn đại diện theo pháp luật như đã nêu trên, thì thời hạn đại diện sẽ được xác định theo khoản 2 Điều 140 Bộ luật Dân sự 2015 như sau:

- Nếu quyền đại diện được xác định theo giao dịch dân sự cụ thể thì thời hạn đại diện được tính đến thời điểm chấm dứt giao dịch dân sự đó;

- Nếu quyền đại diện không được xác định với giao dịch dân sự cụ thể thì thời hạn đại diện là 01 năm, kể từ thời điểm phát sinh quyền đại diện.

Về phạm vi, người đại diện theo pháp luật chỉ được xác lập, thực hiện giao dịch dân sự theo căn cứ quy định tại khoản 1 Điều 141 Bộ luật Dân sự 2015, cụ thể là:

- Quyết định của cơ quan có thẩm quyền;

- Điều lệ của pháp nhân;

- Quy định khác của pháp luật.

Tuy nhiên, trường hợp nếu không xác định được cụ thể phạm vi đại diện theo quy định trên thì người đại diện theo pháp luật có quyền được xác lập, thực hiện mọi giao dịch dân sự vì lợi ích của người được đại diện, và trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

4. Các trường hợp chấm dứt đại diện theo pháp luật

Căn cứ theo khoản 4 Điều 140 Bộ luật Dân sự 2015, đại diện theo pháp luật sẽ bị chấm dứt trong các trường hợp sau đây:

Chấm dứt đại diện theo pháp luật của cá nhân:

- Người được đại diện đã thành niên hoặc đã khôi phục năng lực hành vi dân sự: Khi cá nhân được đại diện đạt độ tuổi trưởng thành và có khả năng tự quyết định các vấn đề thì khi đó quyền đại diện sẽ bị chấm dứt.

- Người được đại diện đã qua đời: Trong trường hợp người được đại diện không còn sống thì quyền đại diện cũng sẽ bị chấm dứt.

- Các trường hợp khác theo quy định của pháp luật: Có thể bao gồm các trường hợp như người được đại diện bị Tòa án tuyên bố mất năng lực hành vi dân sự, bị hạn chế năng lực hành vi dân sự, hoặc những quy định đặc biệt khác của pháp luật.

Chấm dứt đại diện theo pháp luật của pháp nhân:

- Người được đại diện là pháp nhân đã chấm dứt tồn tại: Khi pháp nhân không còn tồn tại do giải thể, phá sản, hoặc vì lý do khác thì quyền đại diện sẽ không còn hiệu lực nữa.

- Đại diện theo uỷ quyền của pháp nhân chấm dứt: Tương tự như đối với cá nhân, đại diện theo uỷ quyền của pháp nhân cũng có thể bị chấm dứt khi hết thời hạn uỷ quyền hoặc công việc được uỷ quyền hoàn thành.

Và trường hợp đặc biệt cần lưu ý như sau:

- Theo quyết định của Tòa án: Tòa án có thể ra quyết định chấm dứt quyền đại diện nếu có bằng chứng cho thấy người đại diện đã vi phạm nghĩa vụ hoặc gây thiệt hại cho bên đại diện.

- Vi phạm pháp luật hoặc điều lệ của pháp nhân: Nếu người đại diện vi phạm các quy định của pháp luật hoặc nội quy, điều lệ của doanh nghiệp, quyền đại diện có thể bị chấm dứt theo quy định.

5. Tại sao doanh nghiệp cần phải có người đại diện theo pháp luật?

Thứ nhất, người đại diện theo pháp luật sẽ thực hiện quyền và nghĩa vụ pháp lý:  Người đại diện theo pháp luật là người đại diện cho doanh nghiệp trong các giao dịch và hoạt động pháp lý. Họ có quyền ký kết các hợp đồng, thực hiện các nghĩa vụ tài chính và đại diện cho doanh nghiệp trước các cơ quan nhà nước khi doanh nghiệp bị kiện tụng. Việc có người đại diện giúp doanh nghiệp dễ dàng thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình theo quy định của pháp luật.

Thứ hai, họ bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp: Người đại diện theo pháp luật có trách nhiệm bảo vệ quyền lợi hợp pháp của doanh nghiệp trong mọi hoạt động kinh doanh. Họ cần phải thực hiện công việc một cách trung thực và cẩn trọng, đảm bảo rằng các quyết định và hành động của doanh nghiệp là có lợi và hợp pháp.

Thứ ba, khi doanh nghiệp có người đại diện theo pháp luật thì sẽ giảm thiểu được rủi ro pháp lý: Khi có người đại diện theo pháp luật, doanh nghiệp sẽ có một cá nhân rõ ràng chịu trách nhiệm về các hành động và quyết định liên quan đến hoạt động của công ty. Điều này giúp làm giảm thiểu rủi ro pháp lý, vì nếu có tranh chấp hoặc kiện tụng xảy ra, người đại diện sẽ là người đứng ra giải quyết và bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp.

Thứ tư, họ tạo dựng sự tin cậy và uy tín cho doanh nghiệp: Người đại diện theo pháp luật thường là các cá nhân có uy tín và kinh nghiệm trong lĩnh vực kinh doanh và pháp lý. Sự hiện diện của họ giúp doanh nghiệp tạo dựng được lòng tin với đối tác, khách hàng và các cơ quan chức năng. Điều này không chỉ nâng cao hình ảnh doanh nghiệp mà còn mở rộng cơ hội hợp tác và phát triển.

Thứ năm, khi doanh nghiệp có người đại diện theo pháp luật thì khi đó họ sẽ thực hiện các công việc quản lý và điều hành hiệu quả: Người đại diện theo pháp luật thường đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và điều hành hoạt động của doanh nghiệp. Họ có quyền tham gia vào các quyết định quan trọng của công ty, giúp đảm bảo rằng mọi hoạt động của công ty đều được thực hiện một cách hiệu quả và đúng hướng, đồng thời không vi phạm pháp luật.

Cuối cùng, họ đảm bảo rằng họ sẽ đáp ứng yêu cầu pháp lý mà doanh nghiệp đã đề ra: Theo quy định của pháp luật, mọi doanh nghiệp đều phải có ít nhất một người đại diện theo pháp luật. Việc không có người đại diện sẽ dẫn đến những hệ quả pháp lý tiêu cực, có thể gây khó khăn cho doanh nghiệp trong việc thực hiện các giao dịch hoặc tham gia vào các thủ tục tố tụng.

Tóm lại, việc có người đại diện theo pháp luật là điều cần thiết và không thể thiếu đối với bất kỳ doanh nghiệp nào. Họ không chỉ đảm bảo rằng doanh nghiệp hoạt động hợp pháp và hiệu quả mà còn giúp bảo vệ quyền lợi và giảm thiểu rủi ro pháp lý. Do đó, các doanh nghiệp nên chú trọng việc lựa chọn và bổ nhiệm người đại diện phù hợp để phát triển bền vững trong môi trường kinh doanh hiện nay.

>> Ngoài ra các bạn có thể tham khảo thêm về: Nghề luật sư 

6. Quy định pháp luật về người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp

6.1. Người đại diện theo pháp luật của công ty đáp ứng yêu cầu gì?

Điều kiện để trở thành người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp

Có 6 điều kiện để trở thành người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp, bao gồm:

- Người phải từ đủ 18 tuổi trở lên;

- Người có năng lực hành vi dân sự đầy đủ;

- Người đó không thuộc đối tượng bị cấm thành lập và quản lý doanh nghiệp;

- Cần cung cấp duy nhất 01 bản sao chứng minh thư nhân dân hoặc hộ chiếu;

- Không bị treo mã số thuế trên dữ liệu quản lý thuế và quản lý doanh nghiệp;

- Người đại diện không nhất thiết phải là người góp vốn tại Công ty.

6.2. Quyền của người đại diện theo pháp luật

Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp có quyền và nghĩa vụ như sau:

Về quyền:

- Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là cá nhân đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp, bao gồm việc ký kết các hợp đồng, báo cáo tuân thủ theo quy định, các chứng từ giao dịch hằng ngày…

- Đại diện cho doanh nghiệp với tư cách nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trước Trọng tài, Tòa án và các quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.

- Tham gia quản lý và điều hành các hoạt động kinh doanh hằng ngày của doanh nghiệp.

- Được hưởng lương và các quyền khác theo vị trí chức danh quản lý, nếu là người nước ngoài thì được cấp giấy phép lao động và được coi là có kinh nghiệm quản lý.

6.3. Số lượng người đại diện theo pháp luật

Mỗi doanh nghiệp đều rất cần người đại diện theo pháp luật để nhân danh mình thực hiện các công việc quan trọng của doanh nghiệp. Vậy doanh nghiệp được phép có bao nhiêu người đại diện theo pháp luật?

Theo Luật Doanh nghiệp 2005 thì quy định mỗi doanh nghiệp chỉ được một người đại diện theo pháp luật. Tuy nhiên, Luật Doanh nghiệp 2020 đã sửa đổi, bổ sung mỗi doanh nghiệp được phép có nhiều người đại diện theo pháp luật. Căn cứ cụ thể tại khoản 2 Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020 như sau: 

“Công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần có thể có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật. Điều lệ công ty quy định cụ thể số lượng, chức danh quản lý và quyền, nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp. Nếu công ty có nhiều hơn một người đại diện theo pháp luật thì Điều lệ công ty quy định cụ thể quyền, nghĩa vụ của từng người đại diện theo pháp luật. Trường hợp việc phân chia quyền, nghĩa vụ của từng người đại diện theo pháp luật chưa được quy định rõ trong Điều lệ công ty thì mỗi người đại diện theo pháp luật của công ty đều là đại diện đủ thẩm quyền của doanh nghiệp trước bên thứ ba; tất cả người đại diện theo pháp luật phải chịu trách nhiệm liên đới đối với thiệt hại gây ra cho doanh nghiệp theo quy định của pháp luật về dân sự và quy định khác của pháp luật có liên quan.”

Mặc dù Luật doanh nghiệp 2020 quy định là mỗi doanh nghiệp có thể có nhiều hơn một người đại diện theo pháp luật. Tuy vậy, quy định này chỉ được áp dụng đối với loại hình doanh nghiệp là công ty TNHH một thành viên và công ty TNHH 2 thành viên trở lên, công ty cổ phần mà không áp dụng đối với công ty hợp danh hoặc doanh nghiệp tư nhân. Và doanh nghiệp phải đảm bảo luôn có ít nhất một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam. 

6.4. Trách nhiệm của người đại diện theo pháp luật

Về phần trách nhiệm của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp được quy định tại Điều 13 Luật Doanh nghiệp 2020 như sau:

Thứ nhất, người đại diện cần thực hiện quyền và nghĩa vụ được giao một cách trung thực, cẩn trọng, tốt nhất nhằm bảo đảm lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp;

Thứ hai, tuyệt đối trung thành với lợi ích của doanh nghiệp; không lạm dụng địa vị, chức vụ và sử dụng thông tin, bí quyết, cơ hội kinh doanh, tài sản khác của doanh nghiệp để tư lợi hoặc phục vụ lợi ích của tổ chức, cá nhân khác;

Thứ ba, cần phải thông báo kịp thời, đầy đủ, chính xác cho doanh nghiệp về doanh nghiệp mà mình, người có liên quan của mình làm chủ hoặc có cổ phần, phần vốn góp theo quy định của Luật này.

Cuối cùng, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm cá nhân đối với thiệt hại cho doanh nghiệp do vi phạm trách nhiệm quy định của pháp luật.

7. Các trường hợp chấm dứt người đại diện theo pháp luật

Khi chấm dứt đại diện, quyền và nghĩa vụ pháp lý, hậu quả pháp lý phát sinh từ giao dịch dân sự do người đại diện xác lập, thực hiện sau khi chấm dứt đại diện đều không có giá trị pháp lý đối với người được đại diện. Căn cứ theo khoản 3 Điều 140 Bộ luật Dân sự 2015 quy định các trường hợp chấm dứt đại diện như sau:

Đối với người đại diện theo pháp luật của cá nhân

-  Đại diện theo pháp luật của cá nhân chấm dứt trong các trường hợp sau đây:

+ Người được đại diện đã thành niên hoặc năng lực hành vi dân sự đã được khôi phục;

+ Người được đại diện chết;

+ Các trường hợp khác do pháp luật quy định.

-  Đại diện theo uỷ quyền của cá nhân chấm dứt trong các trường hợp sau đây:

+ Thời hạn uỷ quyền đã hết hoặc công việc được uỷ quyền đã hoàn thành;

+ Người uỷ quyền huỷ bỏ việc uỷ quyền hoặc người được uỷ quyền từ chối việc uỷ quyền;

+ Người uỷ quyền hoặc người được uỷ quyền chết, bị Toà án tuyên bố mất năng lực hành vi dân sự, bị hạn chế năng lực hành vi dân sự, mất tích hoặc đã chết.

Lưu ý rằng: Khi chấm dứt đại diện theo uỷ quyền, người đại diện sẽ phải thanh toán xong các nghĩa vụ tài sản với người được đại diện hoặc với người thừa kế của người được đại diện.

Đối với người đại diện theo pháp luật của pháp nhân:

- Đại diện theo pháp luật của pháp nhân chấm dứt trong trường hợp người được đại diện là pháp nhân chấm dứt tồn tại.

- Đại diện theo uỷ quyền của pháp nhân chấm dứt trong các trường hợp sau đây:

+ Thời hạn uỷ quyền đã hết hoặc công việc được uỷ quyền đã hoàn thành;

+ Người đại diện theo pháp luật của pháp nhân huỷ bỏ việc uỷ quyền hoặc người được uỷ quyền từ chối việc uỷ quyền;

+ Pháp nhân chấm dứt hoặc người được uỷ quyền chết, bị Toà án tuyên bố mất năng lực hành vi dân sự, bị hạn chế năng lực hành vi dân sự, mất tích hoặc đã chết.

8. Câu hỏi thường gặp

Người đại diện theo pháp luật có thể đồng thời là thành viên góp vốn trong công ty không?   

Có. Người đại diện theo pháp luật hoàn toàn có thể đồng thời là thành viên góp vốn trong công ty. Tuy nhiên, việc này không phải là điều kiện bắt buộc, và không phải tất cả người đại diện theo pháp luật đều cần có phần vốn góp. 

Một doanh nghiệp có thể hoạt động mà không cần người đại diện theo pháp luật không?  

Không. Theo quy định pháp luật, mọi doanh nghiệp phải có ít nhất một người đại diện theo pháp luật để thực hiện các giao dịch và nghĩa vụ pháp lý. Doanh nghiệp không thể hoạt động hợp pháp nếu thiếu người đại diện này.

Người đại diện theo pháp luật có thể chịu trách nhiệm cá nhân cho các thiệt hại gây ra cho doanh nghiệp không?  

Có. Người đại diện theo pháp luật phải chịu trách nhiệm cá nhân nếu hành vi vi phạm trách nhiệm, chẳng hạn như lạm dụng chức vụ hoặc không trung thành với lợi ích doanh nghiệp, gây thiệt hại cho doanh nghiệp.

Hy vọng qua bài viết này, bạn đã có cái nhìn tổng quan và hiểu rõ hơn về khái niệm người đại diện theo pháp luật là gì cùng các quy định liên quan. Việc nắm bắt các thông tin này không chỉ giúp bạn tuân thủ pháp luật mà còn hỗ trợ hiệu quả trong việc quản lý doanh nghiệp và thực hiện các giao dịch một cách an toàn, chính xác. Nếu bạn còn thắc mắc hoặc cần tư vấn thêm, đừng ngần ngại liên hệ với Công ty Luật ACC để được hỗ trợ và giải đáp một cách chi tiết và tận tình nhất