Thủ tục, hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp tư nhân

Việc thành lập doanh nghiệp tư nhân đòi hỏi phải tuân thủ một số quy định pháp lý cụ thể. Để hỗ trợ các cá nhân trong việc thực hiện đúng quy trình, bài viết ACC sẽ giới thiệu chi tiết về thủ tục, hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp tư nhân.

Thủ tục, hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp tư nhân

1. Điều kiện thành lập doanh nghiệp tư nhân 

Dựa trên quy định tại Điều 27 Luật Doanh nghiệp 2020 về việc cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, kết hợp với Điều 188 và khoản 1 Điều 189 của Luật Doanh nghiệp 2020 quy định cụ thể đối với loại hình Doanh nghiệp Tư nhân, có thể rút ra các nội dung chính sau đây:

• Doanh nghiệp tư nhân là doanh nghiệp do một cá nhân duy nhất làm chủ, người này chịu trách nhiệm vô hạn bằng toàn bộ tài sản cá nhân đối với mọi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
• Doanh nghiệp tư nhân không được phép phát hành bất kỳ loại chứng khoán nào, do đó không thể huy động vốn từ việc phát hành cổ phiếu hoặc trái phiếu.
• Mỗi cá nhân chỉ được phép thành lập một doanh nghiệp tư nhân. Ngoài ra, chủ sở hữu doanh nghiệp tư nhân không được đồng thời là chủ hộ kinh doanh hoặc thành viên hợp danh trong công ty hợp danh.
• Doanh nghiệp tư nhân không có quyền góp vốn, mua cổ phần, hoặc phần vốn góp trong các loại hình doanh nghiệp khác như công ty hợp danh, công ty trách nhiệm hữu hạn hoặc công ty cổ phần.
• Vốn đầu tư của doanh nghiệp tư nhân do chính chủ sở hữu đăng ký, và phải được ghi nhận chính xác, bao gồm cả vốn bằng tiền Việt Nam, ngoại tệ tự do chuyển đổi, vàng, hoặc các tài sản khác. Đối với vốn bằng tài sản, cần ghi rõ loại tài sản, số lượng, và giá trị còn lại của mỗi loại.

Như vậy, để thành lập doanh nghiệp tư nhân, các điều kiện cần đáp ứng bao gồm:

• Ngành, nghề đăng ký kinh doanh không thuộc danh mục bị cấm đầu tư kinh doanh.
• Tên doanh nghiệp không trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của các doanh nghiệp đã đăng ký trước đó.
• Chủ sở hữu doanh nghiệp tư nhân phải là cá nhân.
• Phải có nguồn vốn đầu tư được đăng ký chính xác theo quy định.

>>> Tìm hiểu thêm về: Sơ đồ cơ cấu tổ chức doanh nghiệp tư nhân

2. Thủ tục, hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp tư nhân

Theo quy định tại Điều 32 Nghị định 01/2021/NĐ-CP về việc tiếp nhận và xử lý hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, thủ tục đăng ký thành lập doanh nghiệp tư nhân bao gồm các bước và yêu cầu như sau:

2.1. Thủ tục đăng ký thành lập doanh nghiệp tư nhân

Thủ tục đăng ký thành lập doanh nghiệp tư nhân

(i) Chuẩn bị hồ sơ đăng ký

Hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp tư nhân bao gồm các tài liệu cơ bản sau:

• Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp tư nhân: Đây là tài liệu chính và bắt buộc, bao gồm các thông tin như tên doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở chính, ngành nghề kinh doanh, vốn đầu tư, và thông tin cá nhân của chủ doanh nghiệp.
• Bản sao giấy tờ chứng thực cá nhân của chủ doanh nghiệp tư nhân, chẳng hạn như chứng minh nhân dân hoặc căn cước công dân, hộ chiếu còn hiệu lực.

(ii) Nộp hồ sơ

• Sau khi hoàn thiện hồ sơ, chủ doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền có thể nộp hồ sơ trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh/thành phố nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.
• Nộp hồ sơ trực tuyến: Thông qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (https://dangkykinhdoanh.gov.vn), chủ sở hữu có thể nộp hồ sơ qua mạng. Hồ sơ trực tuyến cần đáp ứng các tiêu chuẩn về chữ ký số hoặc tài khoản đăng ký kinh doanh.

(iii) Xử lý và tiếp nhận hồ sơ

• Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ tiến hành kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ trong vòng 03 ngày làm việc kể từ khi nhận được hồ sơ.
• Trường hợp hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cho chủ sở hữu.
• Nếu hồ sơ không hợp lệ, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ thông báo bằng văn bản, nêu rõ lý do và yêu cầu chỉnh sửa, bổ sung.

(iv) Cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

• Sau khi hồ sơ được phê duyệt, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp tư nhân. Trong Giấy chứng nhận sẽ bao gồm thông tin về tên doanh nghiệp, mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở chính, ngành nghề kinh doanh, vốn đầu tư, và thông tin về chủ doanh nghiệp.

(v) Công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp

• Doanh nghiệp tư nhân sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp phải thực hiện công bố thông tin đăng ký trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trong vòng 30 ngày kể từ ngày cấp.

(vi) Khắc dấu và thông báo mẫu dấu

• Sau khi được cấp Giấy chứng nhận, doanh nghiệp có thể tiến hành khắc con dấu và phải thông báo mẫu dấu tới Phòng Đăng ký kinh doanh để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia.

Thủ tục đăng ký thành lập doanh nghiệp tư nhân theo Nghị định 01/2021/NĐ-CP khá đơn giản, bao gồm việc chuẩn bị hồ sơ, nộp và xử lý trong thời gian 3 ngày làm việc. Chủ sở hữu cần đảm bảo tuân thủ đầy đủ các quy định về công bố thông tin và mẫu dấu sau khi thành lập doanh nghiệp.

2.2. Hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp tư nhân

Hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp tư nhân theo quy định tại Nghị định 01/2021/NĐ-CP bao gồm các tài liệu sau:

(i) Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp tư nhân

Đây là tài liệu bắt buộc trong hồ sơ, ghi rõ các thông tin cơ bản như:

• Tên doanh nghiệp
• Địa chỉ trụ sở chính
• Ngành nghề kinh doanh
• Vốn đầu tư
• Thông tin cá nhân của chủ sở hữu doanh nghiệp

(ii) Bản sao giấy tờ chứng thực cá nhân của chủ doanh nghiệp tư nhân

Bao gồm một trong các loại giấy tờ sau:

• Chứng minh nhân dân
• Căn cước công dân
• Hộ chiếu còn hiệu lực

(iii) Văn bản ủy quyền (nếu có)

• Trường hợp chủ doanh nghiệp không trực tiếp nộp hồ sơ mà ủy quyền cho người khác, cần có văn bản ủy quyền hợp lệ và kèm theo giấy tờ chứng thực cá nhân của người được ủy quyền.

(iv) Giấy tờ khác (nếu có)

Tùy thuộc vào trường hợp cụ thể, doanh nghiệp có thể phải cung cấp thêm một số giấy tờ liên quan đến địa chỉ trụ sở chính hoặc ngành nghề kinh doanh.

>>> Tìm hiểu thêm về: Quy định về số lượng thành viên của doanh nghiệp tư nhân

3. Thời gian hoàn thành thủ tục đăng ký thành lập doanh nghiệp tư nhân mất khoảng bao lâu?

Thời gian hoàn thành thủ tục đăng ký thành lập doanh nghiệp tư nhân theo quy định tại Nghị định 01/2021/NĐ-CP là khoảng 03 ngày làm việc kể từ khi Phòng Đăng ký kinh doanh nhận được hồ sơ hợp lệ.

Cụ thể:

• 03 ngày làm việc: Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ. Nếu hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp sẽ được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
• Trong trường hợp hồ sơ không hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ thông báo bằng văn bản, nêu rõ lý do và yêu cầu sửa đổi hoặc bổ sung hồ sơ.

Lưu ý: Thời gian này có thể kéo dài hơn nếu hồ sơ cần bổ sung hoặc sửa chữa. Sau khi nhận được giấy chứng nhận, doanh nghiệp phải công bố thông tin đăng ký trong vòng 30 ngày trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

4. Những trường hợp nào phù hợp để thành lập doanh nghiệp tư nhân? 

Doanh nghiệp tư nhân là loại hình doanh nghiệp có những đặc điểm riêng biệt, phù hợp với một số trường hợp cụ thể. Dưới đây là những tình huống mà việc thành lập doanh nghiệp tư nhân sẽ là lựa chọn hợp lý:

Doanh nghiệp tư nhân là loại hình doanh nghiệp phù hợp trong nhiều tình huống đặc thù. Dưới đây là những trường hợp thường gặp khi thành lập doanh nghiệp tư nhân:

4.1. Chủ doanh nghiệp muốn toàn quyền quyết định

• Doanh nghiệp tư nhân là lựa chọn lý tưởng cho những cá nhân muốn giữ quyền kiểm soát hoàn toàn về mọi hoạt động và quyết định của doanh nghiệp mà không cần tham khảo ý kiến của các thành viên khác.

4.2. Doanh nghiệp quy mô nhỏ hoặc mới khởi nghiệp

• Đây là hình thức phù hợp cho các dự án khởi nghiệp hoặc doanh nghiệp nhỏ lẻ, nơi tài chính và quản lý đơn giản là ưu tiên hàng đầu. Doanh nghiệp tư nhân giúp giảm bớt thủ tục hành chính và chi phí quản lý.

4.3. Chủ doanh nghiệp không cần huy động vốn từ nhiều nguồn

• Doanh nghiệp tư nhân không được phát hành cổ phiếu hay chứng khoán để huy động vốn, vì vậy nó phù hợp với các cá nhân không cần vốn lớn từ nhiều nguồn hoặc không có kế hoạch mở rộng vốn đầu tư thông qua thị trường chứng khoán.

4.4. Ngành nghề kinh doanh không bị cấm hoặc hạn chế

• Doanh nghiệp tư nhân phù hợp với các lĩnh vực không thuộc danh mục cấm hoặc hạn chế đầu tư. Nếu doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực không bị pháp luật cấm, đây là lựa chọn khả thi.

4.5. Chủ doanh nghiệp không muốn liên kết với các tổ chức khác

• Doanh nghiệp tư nhân không cho phép góp vốn vào các loại hình doanh nghiệp khác như công ty cổ phần hay công ty trách nhiệm hữu hạn, vì vậy nó phù hợp với những người không có ý định tham gia liên kết hoặc hợp tác với các tổ chức khác.

4.6. Cần sự đơn giản trong quản lý và kế toán

• Với cấu trúc quản lý đơn giản và không cần phải thực hiện nhiều báo cáo hoặc công bố thông tin như các loại hình doanh nghiệp khác, doanh nghiệp tư nhân giúp giảm bớt gánh nặng hành chính.

Nhìn chung, doanh nghiệp tư nhân là lựa chọn phù hợp cho những cá nhân muốn có sự kiểm soát toàn diện, không cần huy động vốn lớn từ nhiều nguồn, và hoạt động trong các lĩnh vực không bị cấm hoặc hạn chế.

>>> Xem thêm về: Doanh nghiệp tư nhân tiếng Anh là gì? - Luật ACC

5. Câu hỏi thường gặp 

Hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp tư nhân gồm những gì?

Trả lời: Hồ sơ gồm: Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp, bản sao giấy tờ chứng thực cá nhân của chủ doanh nghiệp, và văn bản ủy quyền (nếu có).

Nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp tư nhân ở đâu?

Trả lời: Hồ sơ được nộp tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp đặt trụ sở hoặc nộp trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Doanh nghiệp tư nhân có thể đăng ký trực tuyến không?

Trả lời: Có, doanh nghiệp tư nhân có thể nộp hồ sơ trực tuyến thông qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Hy vọng bài viết ACC đã giúp Quý bạn đọc nắm bắt rõ ràng về thủ tục, hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp tư nhân. Nếu có bất kỳ vấn đề vướng mắc cần giải đáp cụ thể, Quý bạn đọc hãy liên hệ với Công ty luật ACC qua số hotline 1900.3330 để được hỗ trợ.