Hướng dẫn quyết toán thuế TNCN khi sáp nhập

Trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng có xu hướng sáp nhập để mở rộng hoạt động, việc quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) trở nên quan trọng. Quy trình này không chỉ ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế mà còn đến quyền lợi của người lao động. Công ty Luật ACC đã xây dựng hướng dẫn quyết toán thuế TNCN khi sáp nhập, giúp doanh nghiệp nắm rõ thủ tục và giảm thiểu rủi ro pháp lý, đảm bảo tuân thủ quy định của cơ quan thuế.

Hướng dẫn quyết toán thuế TNCN khi sáp nhập

1. Cần chuẩn bị những tài liệu gì trước khi thực hiện quyết toán thuế TNCN?

Theo Công văn 13762/CTHN-HKDCN năm 2023 của Cục thuế TP. Hà Nội, việc chuẩn bị hồ sơ quyết toán thuế TNCN là rất quan trọng để đảm bảo tính chính xác và tuân thủ quy định pháp luật. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về các tài liệu cần thiết cho từng đối tượng:

1.1. Đối với cá nhân quyết toán trực tiếp với cơ quan thuế:

• Tờ khai quyết toán thuế TNCN: Mẫu 02/QTT-TNCN: Tờ khai này phải được điền đầy đủ thông tin về thu nhập, các khoản khấu trừ và số thuế phải nộp. Đảm bảo điền chính xác các mục liên quan đến thu nhập từ nhiều nguồn khác nhau.
• Phụ lục bảng kê giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc: Mẫu 02-1/BK-QTT-TNCN: Cần liệt kê chi tiết thông tin về những người phụ thuộc như họ tên, ngày sinh, mối quan hệ và mã số thuế (nếu có).
• Chứng từ khấu trừ thuế: Bản sao các chứng từ: Bao gồm các chứng từ chứng minh số thuế đã khấu trừ, đã tạm nộp trong năm. Chứng từ nộp thuế ở nước ngoài: Nếu có, cần chuẩn bị bản sao chứng từ thể hiện số thuế đã nộp ở nước ngoài. Trường hợp không có chứng từ: Nếu tổ chức trả thu nhập không cấp chứng từ do đã chấm dứt hoạt động, cơ quan thuế sẽ căn cứ vào cơ sở dữ liệu của ngành thuế để xử lý hồ sơ mà không yêu cầu chứng từ khấu trừ.
• Chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử: Bản thể hiện chứng từ điện tử: Nếu tổ chức trả thu nhập sử dụng chứng từ khấu trừ điện tử, người nộp thuế cần in bản thể hiện từ chứng từ điện tử gốc mà tổ chức đã gửi.
• Giấy chứng nhận khấu trừ thuế: Bản sao giấy chứng nhận: Cần có giấy chứng nhận khấu trừ thuế do cơ quan trả thu nhập cấp, ghi rõ thông tin về tờ khai thuế đã nộp. Chứng từ ngân hàng: Nếu đã nộp thuế ở nước ngoài mà không có giấy xác nhận từ cơ quan thuế nước ngoài, cần bản sao chứng từ ngân hàng có xác nhận.
• Hóa đơn chứng từ về đóng góp: Bản sao các hóa đơn: Chứng minh các khoản đóng góp vào quỹ từ thiện, quỹ nhân đạo, quỹ khuyến học (nếu có). Cần đảm bảo hóa đơn hợp lệ và có đầy đủ thông tin.
• Tài liệu chứng minh thu nhập từ nước ngoài: Chứng từ từ tổ chức quốc tế: Bao gồm thông tin về số tiền đã nhận từ các tổ chức quốc tế, Đại sứ quán, Lãnh sự quán.
• Hồ sơ đăng ký người phụ thuộc: Nếu tính giảm trừ: Cần chuẩn bị hồ sơ đăng ký người phụ thuộc theo hướng dẫn nếu chưa thực hiện đăng ký trước đó.

1.2. Đối với tổ chức, cá nhân trả thu nhập:

• Tờ khai quyết toán thuế TNCN: Mẫu 05/QTT-TNCN: Tờ khai này dành cho tổ chức, cá nhân trả thu nhập. Cần điền đầy đủ thông tin về các cá nhân mà tổ chức đã chi trả thu nhập trong năm.
• Phụ lục bảng kê chi tiết cá nhân theo biểu lũy tiến: Mẫu 05-1/BK-QTT-TNCN: Liệt kê chi tiết các cá nhân thuộc diện tính thuế theo biểu lũy tiến từng phần. Cần ghi rõ tên, mã số thuế, tổng thu nhập và thuế đã khấu trừ.
• Phụ lục bảng kê chi tiết cá nhân theo thuế suất toàn phần: Mẫu 05-2/BK-QTT-TNCN: Dành cho các cá nhân có thu nhập chịu thuế theo thuế suất toàn phần. Cần cung cấp thông tin đầy đủ và chính xác.
• Phụ lục bảng kê người phụ thuộc: Mẫu 05-3/BK-QTT-TNCN: Dùng để kê khai thông tin về người phụ thuộc được giảm trừ gia cảnh. Cần điền đầy đủ thông tin về họ tên, ngày sinh, và mối quan hệ.

1.3. Trường hợp cá nhân ủy quyền cho tổ chức trả thu nhập quyết toán:

• Giấy ủy quyền quyết toán thuế TNCN: Mẫu 08/UQ-QTT-TNCN: Cá nhân cần lập Giấy ủy quyền theo mẫu này, trong đó ghi rõ thông tin ủy quyền cho tổ chức, cá nhân trả thu nhập thực hiện quyết toán thay. Cần ký tên và ghi rõ thông tin cá nhân của người ủy quyền.

Lưu ý chung:

• Tất cả các tài liệu, chứng từ cần phải được lưu giữ cẩn thận và có thể cung cấp khi cơ quan thuế yêu cầu kiểm tra.
• Đảm bảo các thông tin kê khai là chính xác và đầy đủ để tránh rủi ro phát sinh trong quá trình quyết toán thuế.
• Nếu có thắc mắc, hãy tham khảo ý kiến từ chuyên gia thuế hoặc kế toán để được tư vấn chi tiết hơn.

>> Mời các bạn đọc thêm thông tin tại Hướng dẫn thủ tục quyết toán thuế thu nhập cá nhân

2. Hợp đồng sáp nhập cần có những thông tin gì để phục vụ cho quyết toán thuế?

2.1. Thông tin về các bên tham gia

Hợp đồng sáp nhập cần bắt đầu với việc xác định rõ ràng thông tin của các doanh nghiệp tham gia. Điều này bao gồm tên đầy đủ, địa chỉ trụ sở chính và mã số thuế của từng bên. Thông tin này giúp cơ quan thuế dễ dàng nhận diện các doanh nghiệp và phục vụ cho việc theo dõi các nghĩa vụ thuế liên quan sau khi sáp nhập. Ngoài ra, cần có thông tin liên hệ của người đại diện theo pháp luật để thuận tiện cho việc trao đổi và xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình sáp nhập.

2.2. Mục tiêu và nội dung sáp nhập

Trong phần này, hợp đồng cần nêu rõ mục tiêu của việc sáp nhập. Các bên tham gia cần trình bày lý do quyết định sáp nhập, chẳng hạn như để tăng trưởng quy mô, tối ưu hóa chi phí hoạt động hoặc mở rộng thị trường. Điều này không chỉ giúp xác định hướng đi cho doanh nghiệp mà còn có ý nghĩa quan trọng trong việc quyết toán thuế sau này. Ngoài ra, hợp đồng cần chỉ rõ hình thức sáp nhập, liệu có sáp nhập vào một bên hay tạo thành một thực thể mới, điều này sẽ ảnh hưởng đến cách thức xử lý các nghĩa vụ thuế.

2.3. Tài sản và nghĩa vụ

Danh sách tài sản là một phần không thể thiếu trong hợp đồng. Các bên cần liệt kê chi tiết tất cả các tài sản sẽ được chuyển giao, bao gồm cả tài sản hữu hình như bất động sản, trang thiết bị và tài sản vô hình như thương hiệu, quyền sở hữu trí tuệ. Bên cạnh đó, các nghĩa vụ tài chính cũng cần được làm rõ. Điều này bao gồm các khoản nợ, cam kết tài chính và các nghĩa vụ khác mà doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm. Việc này sẽ giúp xác định chính xác giá trị doanh nghiệp và nghĩa vụ thuế khi tiến hành quyết toán.

2.4. Phân chia lợi ích

Một trong những vấn đề quan trọng trong hợp đồng sáp nhập là cách thức phân chia lợi ích giữa các bên. Hợp đồng cần xác định rõ ràng cách thức chia lợi ích sau khi sáp nhập, bao gồm cổ phần hoặc quyền lợi cụ thể của từng bên. Điều này sẽ giúp tránh những tranh chấp phát sinh trong tương lai và đảm bảo rằng mọi bên đều có quyền lợi hợp lý từ quá trình sáp nhập.

2.5. Thời điểm sáp nhập

Hợp đồng cần chỉ rõ thời điểm sáp nhập có hiệu lực, tức là ngày chính thức mà các điều khoản trong hợp đồng bắt đầu áp dụng. Điều này rất quan trọng vì nó sẽ ảnh hưởng đến các nghĩa vụ thuế và quyền lợi của người lao động, cũng như cách thức thực hiện quyết toán thuế TNCN. Thông tin về thời điểm này cũng sẽ được dùng để theo dõi các hoạt động tài chính của doanh nghiệp sau khi sáp nhập.

2.6. Quyền và nghĩa vụ của các bên

Hợp đồng cần xác định rõ quyền lợi và trách nhiệm của từng bên sau khi sáp nhập. Việc này không chỉ đảm bảo tính minh bạch trong hoạt động của doanh nghiệp mà còn giúp các bên hiểu rõ vai trò của mình trong tổ chức mới. Các bên cần làm rõ các trách nhiệm liên quan đến việc thực hiện nghĩa vụ thuế và các nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.

2.7. Các điều khoản pháp lý

Các điều khoản pháp lý trong hợp đồng cũng cần được chú trọng. Điều này bao gồm các điều khoản liên quan đến nghĩa vụ thuế TNCN và các loại thuế khác có thể phát sinh từ việc sáp nhập. Hợp đồng cũng cần đề cập đến cách thức giải quyết tranh chấp phát sinh từ hợp đồng sáp nhập. Việc có một điều khoản giải quyết tranh chấp rõ ràng sẽ giúp các bên xử lý nhanh chóng và hiệu quả khi có vấn đề xảy ra.

2.8. Chữ ký của các bên

Cuối cùng, hợp đồng sáp nhập cần có chữ ký của đại diện các bên tham gia. Điều này không chỉ là bước xác nhận sự đồng thuận mà còn thể hiện cam kết thực hiện các điều khoản trong hợp đồng. Việc này sẽ tạo ra một cơ sở pháp lý vững chắc cho các bên và giúp bảo vệ quyền lợi của từng bên trong quá trình sáp nhập.

3. Hướng dẫn quyết toán thuế tncn khi sáp nhập

Hướng dẫn quyết toán thuế TNCN khi sáp nhập

Quyết toán thuế TNCN là một quy trình quan trọng mà các doanh nghiệp cần thực hiện sau khi sáp nhập. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết để giúp doanh nghiệp hoàn tất thủ tục này một cách hiệu quả.

Bước 1. Chuẩn bị hồ sơ quyết toán

Bước 2. Thực hiện quyết toán thuế

• Nộp hồ sơ quyết toán: Doanh nghiệp cần nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN cho cơ quan thuế nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Hồ sơ cần được nộp đúng hạn theo quy định để tránh bị phạt.
• Kê khai thông tin chính xác: Trong tờ khai, cần kê khai đầy đủ và chính xác thông tin về thu nhập, các khoản giảm trừ gia cảnh, và số thuế đã khấu trừ. Điều này giúp đảm bảo rằng quyết toán được thực hiện một cách minh bạch và đúng luật.

Bước 3. Thời gian quyết toán

Thời gian quyết toán thuế TNCN thường là chậm nhất 90 ngày kể từ ngày kết thúc năm tài chính. Doanh nghiệp cần lưu ý thời gian này để thực hiện quyết toán kịp thời, tránh phát sinh các khoản phạt không đáng có.

Bước 4. Xử lý các trường hợp đặc biệt

• Nếu tổ chức trả thu nhập không cấp chứng từ khấu trừ: Cơ quan thuế có thể căn cứ vào cơ sở dữ liệu của ngành thuế để xử lý hồ sơ quyết toán mà không yêu cầu chứng từ khấu trừ.
• Trường hợp ủy quyền cho tổ chức quyết toán thay: Cá nhân cần lập Giấy ủy quyền quyết toán thuế theo mẫu 08/UQ-QTT-TNCN. Hồ sơ cần bao gồm thông tin của cả hai bên và phải có chữ ký xác nhận.

Bước 5. Kiểm tra và lưu trữ hồ sơ

Sau khi nộp hồ sơ quyết toán, doanh nghiệp cần theo dõi và kiểm tra tình trạng hồ sơ với cơ quan thuế. Đồng thời, lưu trữ tất cả các tài liệu, chứng từ liên quan đến quyết toán để sẵn sàng cung cấp khi cơ quan thuế yêu cầu kiểm tra.

Việc quyết toán thuế TNCN khi sáp nhập đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và tuân thủ đúng quy định pháp luật. Doanh nghiệp nên thường xuyên cập nhật các thay đổi trong quy định thuế và tìm kiếm sự tư vấn từ chuyên gia thuế để thực hiện quyết toán một cách hiệu quả và chính xác.

>> Đọc thêm thông tin liên quan tại Cách quyết toán thuế tncn từ tiền lương, tiền công

4. Cách xác định nghĩa vụ thuế TNCN của người lao động trong quá trình sáp nhập?

Việc xác định nghĩa vụ thuế TNCN của người lao động trong quá trình sáp nhập là rất quan trọng để đảm bảo quyền lợi hợp pháp cho người lao động và tuân thủ quy định của pháp luật. Dưới đây là các bước cần thực hiện:

4.1. Xác định thời điểm sáp nhập

Thời điểm sáp nhập là yếu tố quan trọng trong việc xác định nghĩa vụ thuế. Ngày mà các bên chính thức ký hợp đồng sáp nhập và thông báo cho cơ quan thuế sẽ là mốc để xác định các khoản thu nhập, khấu trừ thuế, và nghĩa vụ thuế của người lao động.

4.2. Đánh giá thu nhập chịu thuế

Cần xác định tổng thu nhập của người lao động trong năm tính thuế. Điều này bao gồm:

• Mức lương và các khoản phụ cấp: Mọi khoản thu nhập từ lương, thưởng, phụ cấp, và các khoản thu nhập khác phát sinh trong quá trình làm việc trước và sau sáp nhập.
• Các khoản thu nhập từ bên thứ ba: Nếu người lao động nhận thêm thu nhập từ các tổ chức khác, cần ghi nhận các khoản này để tính nghĩa vụ thuế.

4.3. Giảm trừ gia cảnh

Người lao động có thể được giảm trừ gia cảnh nếu có người phụ thuộc. Cần xác định số người phụ thuộc và chuẩn bị hồ sơ đăng ký nếu chưa thực hiện. Việc giảm trừ này sẽ ảnh hưởng đến số thuế TNCN phải nộp.

4.4. Xác định số thuế phải nộp

Dựa trên thu nhập chịu thuế đã xác định và các khoản giảm trừ, sử dụng biểu thuế lũy tiến để tính số thuế TNCN phải nộp. Cụ thể:

• Áp dụng thuế suất lũy tiến: Căn cứ vào tổng thu nhập chịu thuế để xác định mức thuế suất áp dụng.
• Tính toán số thuế đã khấu trừ: Kiểm tra các chứng từ khấu trừ thuế đã được tổ chức trả thu nhập thực hiện trong năm.

4.5. Xử lý các khoản thu nhập từ sáp nhập

Nếu người lao động nhận được các khoản tiền bồi thường hoặc cổ phần trong quá trình sáp nhập, các khoản này cũng sẽ được tính vào thu nhập chịu thuế. Cần xác định rõ nguồn gốc và cách tính toán các khoản này để đảm bảo nghĩa vụ thuế được thực hiện đúng.

4.6. Thực hiện quyết toán thuế

Người lao động cần thực hiện quyết toán thuế TNCN theo quy định. Hồ sơ quyết toán bao gồm:

• Tờ khai quyết toán thuế mẫu 02/QTT-TNCN.
• Bảng kê giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc (nếu có).
• Chứng từ chứng minh thu nhập và thuế đã khấu trừ.

Việc xác định nghĩa vụ thuế TNCN của người lao động trong quá trình sáp nhập cần sự phối hợp chặt chẽ giữa các bên liên quan. Doanh nghiệp cần đảm bảo rằng mọi khoản thu nhập và nghĩa vụ thuế đều được xử lý đúng theo quy định, đồng thời bảo vệ quyền lợi hợp pháp của người lao động.

5. Cách thức theo dõi và xác nhận hồ sơ quyết toán đã được nộp cho cơ quan thuế ra sao?

Theo dõi và xác nhận hồ sơ quyết toán thuế đã nộp là bước quan trọng để đảm bảo rằng mọi thông tin đã được ghi nhận và xử lý chính xác bởi cơ quan thuế. Dưới đây là các bước chi tiết để thực hiện điều này:

Bước 1. Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ

Trước khi nộp hồ sơ quyết toán, cần đảm bảo rằng tất cả các tài liệu cần thiết đã được chuẩn bị và hoàn chỉnh. Hồ sơ bao gồm:

• Tờ khai quyết toán thuế (mẫu 02/QTT-TNCN hoặc 05/QTT-TNCN).
• Các phụ lục liên quan (bảng kê giảm trừ gia cảnh, bảng kê thu nhập, chứng từ khấu trừ thuế, v.v.).

Bước 2. Nộp hồ sơ cho cơ quan thuế

Hồ sơ quyết toán thuế có thể được nộp trực tiếp hoặc qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế:

• Nộp trực tiếp: Đến cơ quan thuế nơi doanh nghiệp hoặc cá nhân đăng ký kinh doanh. Khi nộp, hãy ghi rõ thông tin người nộp và nội dung nộp hồ sơ.
• Nộp qua cổng thông tin điện tử: Nếu cơ quan thuế cho phép, có thể nộp hồ sơ qua hệ thống trực tuyến. Sau khi nộp, cần lưu lại biên nhận hoặc mã số hồ sơ để theo dõi.

Bước 3. Lưu giữ biên nhận nộp hồ sơ

Sau khi nộp hồ sơ, hãy yêu cầu biên nhận (nếu nộp trực tiếp) hoặc lưu lại biên bản xác nhận (nếu nộp trực tuyến). Biên nhận này là chứng cứ quan trọng chứng minh rằng hồ sơ đã được nộp đúng hạn.

Bước 4. Theo dõi tình trạng hồ sơ

Cơ quan thuế thường có hệ thống tra cứu hồ sơ đã nộp:

• Truy cập cổng thông tin điện tử: Nếu hồ sơ được nộp trực tuyến, có thể sử dụng tài khoản để đăng nhập vào cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế và kiểm tra tình trạng hồ sơ.
• Liên hệ với cơ quan thuế: Có thể gọi điện hoặc đến trực tiếp cơ quan thuế để hỏi về tình trạng hồ sơ quyết toán. Cung cấp thông tin về mã số hồ sơ hoặc biên nhận nộp để được hỗ trợ.

Bước 5. Xác nhận kết quả xử lý hồ sơ

Sau khi hồ sơ được xử lý, cơ quan thuế sẽ thông báo kết quả cho người nộp. Kết quả này có thể bao gồm:

• Số thuế TNCN phải nộp.
• Thông báo hoàn thuế (nếu có).
• Yêu cầu bổ sung hồ sơ hoặc giải trình (nếu có).

Hãy chắc chắn rằng tất cả thông tin đều chính xác và lưu trữ các thông báo này để tránh rắc rối trong tương lai.

Việc theo dõi và xác nhận hồ sơ quyết toán thuế đã nộp là một quy trình cần thiết để đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong hoạt động thuế. Hãy thực hiện đầy đủ các bước trên để bảo vệ quyền lợi của bạn và đảm bảo tuân thủ pháp luật.

>> Công ty Luật ACC cung cấp thêm thông tin tại Quyết toán thuế tncn cho doanh nghiệp mới thành lập

6. Câu hỏi thường gặp

Thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN sau khi sáp nhập là bao lâu?

Thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN thường là chậm nhất 90 ngày kể từ ngày kết thúc năm tài chính. Nếu sáp nhập diễn ra vào cuối năm tài chính, doanh nghiệp cần hoàn tất hồ sơ quyết toán thuế TNCN trong thời gian này để tránh bị phạt.

Có cần thông báo cho cơ quan thuế về việc sáp nhập doanh nghiệp hay không?

Có, doanh nghiệp cần phải thông báo cho cơ quan thuế về việc sáp nhập. Thông báo này giúp cơ quan thuế nắm rõ tình hình hoạt động của doanh nghiệp và cập nhật thông tin cần thiết. Thông báo nên bao gồm các thông tin cơ bản như tên, địa chỉ, mã số thuế của các bên tham gia sáp nhập và thời điểm sáp nhập.

Trong trường hợp phát hiện sai sót trong quyết toán, cần phải xử lý như thế nào?

Nếu phát hiện sai sót trong hồ sơ quyết toán thuế TNCN, cần thực hiện các bước sau:

• Bước 1: Kiểm tra và xác định rõ sai sót. Xác định các thông tin nào bị sai và ảnh hưởng đến số thuế phải nộp.
• Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ điều chỉnh. Lập tờ khai điều chỉnh theo mẫu quy định và bổ sung các tài liệu chứng minh sai sót.
• Bước 3: Nộp hồ sơ điều chỉnh. Gửi tờ khai điều chỉnh và các tài liệu liên quan đến cơ quan thuế nơi đã nộp hồ sơ quyết toán ban đầu.
• Bước 4: Theo dõi kết quả xử lý. Sau khi nộp, theo dõi tình trạng hồ sơ điều chỉnh với cơ quan thuế để biết được kết quả và các bước tiếp theo.
• Bước 5: Lưu trữ tài liệu. Giữ lại bản sao của hồ sơ điều chỉnh và các tài liệu liên quan để sẵn sàng cung cấp khi cần thiết.

Trong quá trình sáp nhập doanh nghiệp, quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) là bước quan trọng để đảm bảo tuân thủ pháp luật. Công ty Luật ACC đã hướng dẫn chi tiết từ việc chuẩn bị hồ sơ đến xác định nghĩa vụ thuế và xử lý sai sót. Nắm vững các quy định này giúp doanh nghiệp thực hiện nghĩa vụ thuế hiệu quả và bảo vệ quyền lợi của người lao động. Hãy tham khảo ý kiến chuyên gia để đảm bảo thực hiện đúng quy trình.