Mẫu thông báo thay đổi chữ ký giám đốc

1. Quy định về việc thay đổi chữ ký Giám đốc theo Luật doanh nghiệp năm 2014

Căn cứ theo Luật doanh nghiệp năm 2020, tuỳ theo loại hình, cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp, Giám đốc/ Tổng Giám đốc có thể là đại diện theo pháp luật hoặc không phải là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.

Trong các thủ tục đăng ký/ thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp được quy định từ Điều 40 đến Điều 54 Nghị định số 78/2015/NĐ-CP không có quy định liên quan đến việc thay đổi chữ ký của Giám đốc hoặc người đại diện theo pháp luật. Tuy nhiên Khoản 7 Điều 8 Luật doanh nghiệp năm 2020 quy định một trong những nghĩa vụ của doanh nghiệp đó là chịu trách nhiệm về tính trung thực, chính xác của thông tin kê khai trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp và các báo cáo; trường hợp phát hiện thông tin đã kê khai hoặc báo cáo thiếu chính xác, chưa đầy đủ thì phải kịp thời sửa đổi, bổ sung các thông tin đó.

Đồng thời, căn cứ Điểm b Khoản 2 Điều 15 Thông tư 20/2015/TT-BKHĐT, trường hợp doanh nghiệp chỉ cập nhật, bổ sung các thông tin trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp mà không làm thay đổi nội dung của Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và không thuộc các trường hợp thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp quy định tại các điều từ Điều 49 đến Điều 54 Nghị định số 78/2015/NĐ-CP thì doanh nghiệp gửi Thông báo theo mẫu quy định tại Phụ lục II-5 ban hành kèm theo Thông tư 20/2015/TT-BKHĐT (được sửa đổi bởi Phụ lục II-5 ban hành kèm Thông tư số 02/2019/TT-BKHĐT) đến Phòng đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.

Căn cứ Điều 24 Luật doanh nghiệp năm 2020, chữ ký chủ doanh nghiệp tư nhân, thành viên hợp danh; chữ ký của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là nội dung bắt buộc phải có trong Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp – một trong những hồ sơ khi đăng ký doanh nghiệp. Do đó, nếu người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp muốn thay đổi chữ ký, tức là thuộc trường hợp “cập nhật, bổ sung thông tin trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp mà không thuộc trường hợp thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và không thuộc các trường hợp thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp”.

Như vậy, trường hợp Giám đốc/ Tổng Giám đốc là người đại diện theo pháp luật, muốn thay đổi chữ ký thì doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục Thông báo cập nhật bổ sung thông tin trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp. Trường hợp Giám đốc/ Tổng Giám đốc không phải là người đại diện theo pháp luật thì doanh nghiệp không phải thực hiện thủ tục này.

>> Tham khảo thêm thông tin liên quan tại Thủ tục thay đổi chữ ký người đại diện theo pháp luật 

2. Quy định về việc thay đổi chữ ký Giám đốc/Tổng Giám đốc

Căn cứ Điều 118 Thông tư số 200/2014/TT-BTC, liên quan đến lập và ký chứng từ kế toán được quy định như sau:

“Mọi chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ mới có giá trị thực hiện. Riêng chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật. Tất cả các chữ ký trên chứng từ kế toán đều phải ký bằng bút bi hoặc bút mực, không được ký bằng mực đỏ, bằng bút chì, chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất và phải giống với chữ ký đã đăng ký theo quy định, trường hợp không đăng ký chữ ký thì chữ ký lần sau phải khớp với chữ ký các lần trước đó.

Chữ ký của người đứng đầu doanh nghiệp (Tổng Giám đốc, Giám đốc hoặc người được uỷ quyền), của kế toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền) và dấu đóng trên chứng từ phải phù hợp với mẫu dấu và chữ ký còn giá trị đã đăng ký tại ngân hàng. Chữ ký của kế toán viên trên chứng từ phải giống chữ ký đã đăng ký với kế toán trưởng.

Các doanh nghiệp phải mở sổ đăng ký mẫu chữ ký của thủ quỹ, thủ kho, các nhân viên kế toán, kế toán trưởng (và người được uỷ quyền), Tổng Giám đốc (và người được uỷ quyền). Sổ đăng ký mẫu chữ ký phải đánh số trang, đóng dấu giáp lai do Thủ trưởng đơn vị (hoặc người được uỷ quyền) quản lý để tiện kiểm tra khi cần. Mỗi người phải ký ba chữ ký mẫu trong sổ đăng ký”.

Như vậy, về mặt nguyên tắc, doanh nghiệp phải mở sổ đăng ký mẫu chữ ký số; và chữ ký của một người phải thống nhất và giống với chữ ký đã đăng ký trước đó. Đối với chữ ký của Tổng Giám đốc/ Giám đốc hoặc người được uỷ quyền và đóng dấu phải phù hợp với chữ ký và mẫu dấu còn giá trị tại ngân hàng.

Trường hợp Giám đốc/ Tổng Giám đốc có nhu cầu thay đổi mẫu chữ ký thì phải thực hiện thủ tục thay đổi mẫu chữ ký tại Ngân hàng doanh nghiệp đăng ký tại khoản (nếu doanh nghiệp có tài khoản ngân hàng).

>> Đọc bài viết Hướng dẫn thay đổi chữ ký số trên trang Tổng cục Hải quan để được tham khảo thêm thông tin liên quan

3. Mẫu thông báo thay đổi chữ ký giám đốc

[TÊN DOANH NGHIỆP]	CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Số: ……	[Địa điểm], ngày … tháng … năm ….

THÔNG BÁO

Về việc thay đỗi mẫu chữ ký của Giám đốc/ Tổng Giám đốc

Kính gửi: Quý đối tác, Quý khách hàng.

Lời đầu tiên, [Tên doanh nghiệp] xin gửi đến Quý đối tác, Quý khách hàng lời chào trân trọng.

Để thuận tiện trong việc nhận diện chữ ký trong quá trình giao dịch, nay [Tên doanh nghiệp] thông báo đến Quý đối tác, Quý khách hàng về việc thay đổi chữ ký của Ông/ Bà [Tên Giám đốc/ Tổng Giám đốc], là Giám đốc/ Tổng Giám đốc [Tên doanh nghiệp] như sau:

Mẫu chữ ký cũ	Mẫu chữ ký mới

Mẫu chữ ký mới thay thế chữ ký cũ và có hiệu lực từ ngày ...../…./…… Các thông tin khác liên quan đến Giám đốc/ Tổng Giám đốc không thay đổi.

Công ty xin trân trọng thông báo tới Quý khách hàng, Quý đối tác về sự thay đổi này. Chúng tôi xin cảm ơn sự hợp tác của Quý vị trong suốt thời gian qua và hy vọng sẽ nhận được sự hỗ trợ và hợp tác chặt chẽ hơn trong thời gian sắp tới.

Trân trọng.

                                           NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT

                                                     CỦA DOANH NGHIỆP

                                                                  (Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu)  

4. Có bị xử phạt khi thay đổi chữ ký trên các chứng từ?

Đồng thời Nghị định 41/2018/NĐ-CP quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế toán, kiểm toán độc lập có quy định như sau:

Điều 8. Xử phạt hành vi vi phạm quy định về chứng từ kế toán

“…

2. Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:

a) Lập chứng từ kế toán không đủ số liên theo quy định của mỗi loại chứng từ kế toán;

b) Ký chứng từ kế toán khi chưa ghi đủ nội dung chứng từ thuộc trách nhiệm của người ký;

 c) Ký chứng từ kế toán mà không đúng thẩm quyền;

d) Chữ ký của một người không thống nhất hoặc không đúng với sổ đăng ký mẫu chữ ký;”

5. Câu hỏi thường gặp

Mẫu thông báo thay đổi chữ ký giám đốc có cần được ký và đóng dấu không?

Có, mẫu thông báo thay đổi chữ ký giám đốc phải được ký và đóng dấu bởi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp. Việc ký và đóng dấu đảm bảo tính hợp pháp của thông báo và xác nhận rằng thông tin được cung cấp là chính xác và đầy đủ.

Thời hạn giải quyết thông báo thay đổi chữ ký giám đốc là bao lâu?

Thời hạn giải quyết thông báo thay đổi chữ ký giám đốc là 3 ngày làm việc kể từ ngày Phòng Đăng ký kinh doanh nhận được hồ sơ hợp lệ. Trong thời gian này, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ kiểm tra và cập nhật thông tin chữ ký mới vào Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Doanh nghiệp có thể nộp thông báo thay đổi chữ ký giám đốc qua hình thức trực tuyến không?

Có, doanh nghiệp có thể nộp thông báo thay đổi chữ ký giám đốc qua hình thức trực tuyến thông qua Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia. Việc nộp hồ sơ trực tuyến giúp tiết kiệm thời gian và thuận tiện hơn cho các doanh nghiệp trong việc thực hiện các thủ tục hành chính.

Trên đây là các nội dung giải đáp của chúng tôi về Mẫu thông báo thay đổi chữ ký giám đốc. Trong quá trình tìm hiểu, nếu như các bạn cần Công ty Luật ACC hướng dẫn các vấn đề pháp lý vui lòng liên hệ với chúng tôi để được giải đáp.